ACTA N.º 18-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del nueve de abril de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Modificación al Protocolo aplicable en caso de multiplicidad de solicitudes de reposición de cédulas de identidad por deterioro, robo o hurto, extravío o cambio de datos. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0351-2019 del 1.° de abril de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual presenta una propuesta de modificación al artículo 3 del Protocolo aplicable en casos de multiplicidad de solicitudes por reposición de cédulas de identidad por deterioro, robo o hurto, extravío o cambio de datos.

Se dispone: Aprobar la modificación al artículo 3 del referido Protocolo, de conformidad con el siguiente texto:

"ARTÍCULO 3. DE LA REPOSICIÓN POR ROBO O HURTO. –

Cuando la persona ciudadana manifieste que su solicitud de reposición obedece a robo o hurto, la persona funcionaria encargada de recibir el trámite, le solicitará copia del reporte de extravío de documentos presentado ante el Organismo de Investigación Judicial, o bien, el parte confeccionado por la autoridad policial administrativa correspondiente. En caso de presentar el referido documento, procederá a consignar en el sistema el comentario “reporte presentado”. En caso de que el gestionante manifieste no haber realizado dicha gestión, se recibirá el trámite consignando el comentario “No consta reporte de extravío de documento”. En ambos casos, la captura de la solicitud se realizará aplicando el mecanismo idóneo en el SICI, a efecto de que sea trasladada a investigación en la Sección de Análisis.

       Una vez que la solicitud sea recibida en la Sección de Análisis y se determine por medio de los comentarios que el gestionante aportó el documento solicitado, el analista procederá a aprobar la gestión, salvo que se determine pertinente realizar indagaciones adicionales. En caso de que el comentario consignado indique que no se aportó reporte de extravío de documento, se procederá a notificar a la persona usuaria para que se apersone a la Sección de Análisis o a cualquier Oficina Regional y presente el referido documento, con el fin de continuar con el trámite respectivo. Será responsabilidad de la Sección de Análisis, realizar la investigación respectiva y proceder según corresponda a aprobar o rechazar la solicitud, sin perjuicio de la posibilidad de disponer la ampliación de la investigación.". ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre ejecución del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna. De la señora Melissa Bagnarello Chaves, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0677-2019 del 2 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 38-2019, celebrada el 2 de abril de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre ejecución del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, el cual dispuso:

"Se dispone: Tener por rendido el informe relativo al plan de trabajo 2018 de la Auditoría Interna, cuyos servicios preventivos y de asesoría de las diferentes dependencias de estos organismos electorales el Tribunal aprecia muy particularmente y solicita se continúen prestando cada vez que resulte necesario. Tome nota el Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Informe de seguimiento n.° SRICI-02-2019. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica y José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1016-2019 del 2 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 4 de abril de 2019, mediante el cual se refieren al Informe de seguimiento n.° SRICI-02-2019, en relación con el cumplimiento de las acciones de mejora contenidas en los informes n.° ICI-02-2011 y n.° ICI-02-2017, y adjuntan cronograma de actividades para el cumplimiento de recomendaciones.

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna en el referido documento, de conformidad con el cronograma de cumplimiento propuesto por los señores Cascante Hernández y Rodríguez Siles. ACUERDO FIRME.

D) Reenvío de Informe de Gestiones II Semestre 2018. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-095-2019 del 4 de abril de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0085-2019 de fecha 19 de marzo, relacionado con la presentación del Informe de Gestiones II Semestre de 2018, se informa que las correcciones que según la Dirección Ejecutiva no fueron aplicadas, fueron analizadas y aplicadas

No obstante, lo anterior, esta Contraloría de Servicios desea aclarar algunos detalles sobre las observaciones mencionadas por dicha Dirección y que a continuación se detallan:

a) En referencia a la observación N.3, la inconsistencia radicó en que, para el informe del mes de noviembre, se invirtieron los valores de la Oficialía Mayor Electoral con Entrega de Cédula, sin embargo, esa inconsistencia había sido detectada cuando se confeccionó el informe semestral que nos ocupa.

b) Para la observación N.8 y para una mejor visualización considerando lo indicado por la unidad de estadística se amplió la sugerencia y se clasificó el “Criterio Consultas” en consultas de atención rápida y consultas por escrito

c) Finalmente, en la observación N.10 se modificó parcialmente el título, con la finalidad de que su entendimiento sea el más acertado al informe, toda vez que conforme con la recomendación planteada no todas son de “estudios previos” como lo sugiere la unidad de Estadística, por lo que no sería correcto esa indicación, ya que algunas son producto de las sugerencias de las personas usuarias y/o de la atención de inconformidades.

Cabe señalar que en el oficio CS-290-2017 del 13 de diciembre de 2017, se le solicitó a la Dirección Ejecutiva que —conforme con lo acordado explícitamente por el Superior en su momento — la revisión de la unidad de Estadística debe concentrarse en los aspectos propiamente técnicos-estadísticos, toda vez que lo relativo a la forma y redacción del informe es propia y exclusiva de esta Contraloría de Servicios —considerando por supuesto los datos estadísticos reflejados en el informe— de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la ley 9158.

Dicho lo anterior, se remite nuevamente el Informe de Gestiones II Semestre de 2018, con el fin de que una vez conocido por ese Concejo, el mismo se eleve a conocimiento del Tribunal, conforme lo dispuesto en la sesión N° 98-2015 (oficio STSE-2094-2015).".

Se dispone: Para referirse sobre el particular, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

E) Participación de funcionarios en el proceso de capacitación PAE 2019-2020. Del señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, se conoce oficio n.° DPE-134-2019 del 5 de abril de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De la manera más atenta, le hago envió [sic] del cuarto listado de los funcionarios que han firmado el formulario “Solicitud de Inscripción Asesores Electorales – Actualización de datos”. Lo anterior con el fin de solicitar la autorización respectiva, para que dichos funcionarios puedan asistir al proceso de capacitación PAE 2019-2020.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

F) Remisión de oficio n.° DE-0935-2019. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0732-2019 del 5 de abril de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 8 de abril de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones de la Presidencia del Tribunal Supremo de Elecciones, para su atención, le remito copia del oficio n.° DE-0935-2019 del 25 de marzo de 2019, recibido el día siguiente en esta Secretaría General, suscrito por el señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo.".

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

G) Información requerida sobre punto 2.1 del Informe de Auditoría Interna n.° ICI-10-2018. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones; Jesús Barboza Retana, Jefe de la Sección de Cédulas; Tommy Aguilar Peralta, Administrador de Proyectos y Dinny Moya Álvarez, Administrador Funcional del SICI, se conoce oficio n.° DTIC-096-2019 (SUSTITUIR) del 20 de marzo de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 25 de marzo de 2019, mediante el cual se refieren a la recomendación 4.1 del informe de Control Interno n.° ICI-10-2018, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"4. Conclusiones del análisis.

4.1 La solución contratada para la emisión de las cédulas de identidad, se encuentra debidamente atendida por las cláusulas contractuales relacionadas con el soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo, que permiten atender de

forma inmediata cualquier incidente y con esto reestablecer en el menor tiempo posible la capacidad de producción contratada para el CPDI.

4.2 Los componentes que son requeridos para la producción de los documentos de identidad a saber, hardware, software e insumos, pueden ser susceptibles de fallas, ya sea generados en el momento de su fabricación, así como eventuales errores que se presenten en el sitio de la personalización del documento.

4.3 La tasa de rechazo, es decir la tasa de reimpresión del documento, se encuentra valorada por el estricto control de calidad que realiza el personal del TSE a las cédulas producidas bajo la modalidad del servicio contratado.

4.4 El indicador de reimpresiones del CPDI (1.62%) resulta ser aproximadamente la mitad de la tasa del modelo de impresión anterior (3.19%), siendo que con este último la mayoría correspondieron a documentos cuyo costo tenía que ser asumido por el Tribunal, mientras que con el CPDI el costo total de ese plástico rechazado lo asume el contratista.

4.5 El incidente #2403 fue reportado al contratista el 16 de mayo de 2018, y ese mismo día el consorcio brindó al Oficial Mayor Electoral una solución que implicaba el cambio del lote de tarjetas para descartar que la materia prima fuera la causa raíz de los problemas reportados en dicho incidente. Posterior a su cambio, casi 15 días después, quedó demostrado que en efecto esa era la solución que cerraba satisfactoriamente el problema suscitado.

4.6 Del análisis realizado a las quejas sobre el servicio de emisión de cédulas y la evaluación de los indicadores de gestión, se obtuvieron resultados muy positivos que describen, de forma objetiva la estabilidad del CPDI, toda vez que en el año 2018 solamente se registró una queja y se alcanzaron las metas propuestas en los indicadores de gestión de ese año.

4.7 La tasa de reimpresiones del año 2018, evidencia una estabilidad en su comportamiento, del cual no se logra evidenciar un incremento constante en el porcentaje de reimpresiones.

4.8 La evaluación de los indicadores de gestión y los informes de la Contraloría de servicios sobre la satisfacción de la persona usuaria, resultan herramientas objetivas para medir el impacto de los incidentes suscitados en el CPDI que afecten el servicio de expedición de cédulas.

5. Recomendaciones sobre el análisis realizado.

5.1 Que la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual (UFEC) brinde seguimiento al cumplimiento de las actividades planificadas en el plan de mantenimiento, en aras de garantizar la continuidad y eficiencia del servicio contratado.

5.2 Que la Dirección General del Registro Civil instruya al Departamento Electoral para que se realice una actualización del Libro de Calidad (Quality Book), a fin de incluir los nuevos códigos de errores, relativos a problemas de tonalidad, burbujas y aparición del ultravioleta, a su vez que se designe a la persona encargada de realizar una revisión semestral del Libro de Calidad, en conjunto con el personal del Consorcio.

5.3 Que el Departamento Electoral presente trimestralmente a la UFEC los incidentes con mayor frecuencia de aparición, así como las soluciones técnicas aplicadas, para que sea reportado al contratista y que se determinen las acciones correctivas para reducir paulatinamente esa frecuencia.

5.4 Que la UFEC establezca en conjunto con el contratista del CPDI un plazo razonable para contestar las solicitudes formales que sean planteadas por el Departamento Electoral o las emitidas por esa Unidad.

5.5 Que el Departamento Electoral valide el cierre de los tickets de reporte del servicio, de acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Incidentes, a fin de que el contratista cumpla con las condiciones contractuales del servicio.

5.6 Que el Departamento Electoral y la Contraloría de Servicios informen semestralmente a la UFEC sobre el comportamiento de las variables establecidas en el mecanismo de evaluación del impacto en el servicio de expedición de cédulas.

5.7 Que la UFEC solicite incorporar en el contrato, ante una eventual prórroga del servicio, las condiciones relacionadas con la actualización del libro de calidad, el tiempo para atención de las solicitudes formales y la reducción en la frecuencia de los incidentes con mayor aparición.

Así las cosas, se colige que el procedimiento de producción en el Centro de Personalización de Documentos de Identidad, presenta un comportamiento aceptable en la tasa de reimpresión y se encuentra dentro de los márgenes razonables para un modelo de impresión de alto volumen, así lo demuestra la tendencia analizada para el año 2018 y los dos primeros meses del presente año, donde solamente existe una desviación muy marcada en el mes de mayo debido al incidente #2403, analizado por la Auditoría Interna en su informe, el cual responde a la permanencia abierta del ticket por 15 días continuos, siendo que la solución fue reportada oficialmente por el contratista el mismo día del incidente, por lo que ese indicador de reimpresiones pudo estar dentro del promedio anual de acatarse de forma expedita el cambio en el lote de tarjetas, que finalmente resultaría en la solución inmediata al problema reportado en ese incidente.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- En la próxima sesión de este Consejo, se les confiere audiencia a los señores Chacón Jiménez, Barboza Retana, Aguilar Peralta y Moya Álvarez para que se refieran sobre el tema en cuestión. ACUERDO FIRME.

H) Plan Anual de Capacitación 2019. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0894-2019 del 21 de marzo de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 25 de marzo de 2019, mediante el cual remite el Plan Anual de Capacitación 2019.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Elevar el referido plan a conocimiento del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas quince minutos terminó la sesión.