10-05-marzo-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cinco de marzo de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

A) Informe sobre el Plan de Trabajo Acción IGI 7.4 “Catálogo Nacional de Trámites del TSE”. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, en su calidad de Oficial de Simplificación de Trámites, se conoce oficio n.° DE-515-2019 del 18 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En cumplimiento del Plan de trabajo Acción IGI 7.4, “Catálogo Nacional de Trámites del TSE”, aprobado por el Consejo de directores en sesión n° 56-2017 [sic] del 06 de junio de 2017, derivados de las acciones de mejoras para el Índice de Gestión Institucional (IGI) 2016, se informa lo siguiente:

1. Solicitar confirmación a la DGRC sobre los trámites que estarán conformando el catálogo:

• Con el fin de examinar los procesos que aparecen en las fichas técnicas que actualmente conforman el Catálogo Nacional de Trámites Institucional, se remitió el oficio DE-2767-2018 de fecha 06 de setiembre de 2017, a la Dirección General del Registro Civil, en el cual se le solicitó remitir la información correspondiente a los servicios que se brindan en las unidades que la conforman.

• Mediante oficio DGRC-1124-2017 de fecha 14 de noviembre de 2017, la Dirección General del Registro Civil, remitió la información de las fichas técnicas actualizadas de los servicios que se brindan,

• El propósito principal, de la citada consulta era recoger la información, analizarla y proceder a la actualización de la que estaba publicada en la página web institucional, dado que es la información que se encuentra en el Catálogo Nacional de Trámites institucional que se le brinda a los usuarios externos sobre los servicios de la Dirección General del Registro Civil, por medio de sus diferentes dependencias, lo que optimiza las gestiones de los usuarios al requerir la tramitología a algunos de los servicios,

2. Revisar información contenida en las fichas de cada trámite y aplicar los ajustes necesarios previa coordinación con la unidad responsable de los trámites y de acuerdo al bloque de legalidad vigente.

• Recibidas las fichas técnicas con la actualización de la información, se procedió a la revisión de la información, tales como, marco normativo, redacción del servicio, a fin de que fuese en un lenguaje sencillo para el usuario, tipos de formularios que deben completar o presentar, (de ser necesario), entre otros,

• Realizada la revisión preliminar, se remitió a las dependencias correspondientes las consultas y propuestas que se consideraron necesarias para la mejora del proceso e información, y que brindaría un valor agregado que se reflejaría en el mejoramiento de la gestión institucional,

3. Determinar si se cumplen los plazos definidos en el Catálogo Nacional de Trámites

• Según consulta realizada a las dependencias de la Dirección General del Registro Civil, cuyos servicios se encuentran en el Catálogo Nacional de Trámites, a continuación, se hace referencia de lo indicado por cada unidad administrativa:

En estos momentos se aplica un plan piloto que ha permitido disminuir significativamente los tiempos establecidos en el citado Catálogo,

De la información que no se encuentra automatizada, copias certificadas e imágenes que se encuentran custodiados en Archivo del Registro Civil, no se cumple, por cuanto el insumo que debe aportar dicho Archivo no es remitido en tiempo para su adecuada atención y entrega,

Sin embargo, en octubre dieron algunos atrasos por la instalación de la nueva versión del Sistema SICI (versión 3.0.1), lo que ocasionó que en ciertos momentos se suspendiera el servicio, lo que provocó que los usuarios tuviesen que esperar hasta que el SICI, fuese restablecido, lo que provocó el aumento en los indicadores.

No obstante, según consulta vía telefónica, la jefatura indicó que durante el mes de noviembre no se ha presentado dicha situación, dado que el sistema ha funcionado correctamente,

En cuanto a los servicios de la Sección de Opciones y Naturalizaciones, esta Sección dio respuesta al Departamento Civil en oficio OYN-450-2018, indicando que sugieren que la información referente a la culminación del proceso se ajuste al indicador IND-08-V02-MIP-DGRC-PR1 de la Línea Estratégica 3.2, el cual se refiere a promedio de días para resolver un trámite de naturalización.

En cuanto a los servicios de las Secciones de Inscripciones y Actos Jurídicos, ambas dieron respuestas en oficios ACJ-1420-2018 e INS-1243, respectivamente, en los cuales indicaron que en esas dependencias se cumplen los plazos indicados en las respectivas fichas técnicas.

Pese a que durante el año se han realizado en diversas ocasiones intentos para la actualización de la información de las fichas técnicas que conforman el Catálogo Nacional de Trámites, estos han sido infructuosos; razón por la cual, se ha estado en constante comunicación con el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) a fin de resolver los motivos que impiden la actualización de tan importante información.

En el caso de los servicios que se han indicado como “nuevos u obsoletos” de parte de la dependencia correspondiente, se han incluido o eliminado según sea en el Catálogo en cuestión.

En cuanto a la propuesta de ampliar el Catálogo Nacional de Trámites con los servicios que brindan las otras Direcciones de la estructura organizacional institucional, debe indicarse que, se han realizado consultas a funcionarios de dichas direcciones, según se indica a continuación:

Cabe indicar que corresponde a esta Dirección la planificación y ejecución de programas de educación y formación ciudadana en el tema de los derechos políticos, por lo que los servicios que brinda constantemente son requeridos por diferentes grupos sociales, partidos políticos, centros educativos públicos o privados, entre otros, a fin de capacitarse sobre los temas de derechos civiles y electorales; dado lo anterior, para el próximo año se remitirían para su elaboración las respectivas fichas técnicas, las cuales se incorporarán al Catálogo Nacional de Trámites institucional y publicadas en la página web del Tribunal Supremo de Elecciones, según corresponda.

Dado que esta Dirección únicamente tramita una o dos consulta sobre algún tema electoral, referidos principalmente a la emisión de certificados de participación en algún proceso electoral o bien por ciudadanos disconformes con el proceder de personas que en ejercicio de su elección no cumplen con lo que legalmente les corresponden, se recomienda, salvo criterio de este Consejo, que los servicios que se brindan en esta dependencia, no sean incluidos en el Catálogo Nacional de Trámites institucional.

Según consulta y revisado el tipo de servicios que esta dependencia brinda, no se determinó que requieran ser incluidos en el Catálogo Nacional de Trámites institucional, ya que estos son complementos de servicios que los usuarios realizan en otras oficinas o secciones, como Opciones y Naturalizaciones, Actos Jurídicos, Inscripciones, entre otras.

Esta Dirección está divida en dos áreas, sin embargo, su función es la elaboración de herramientas tecnológicas que colaboren con el desarrollo funcional de las diferentes dependencias institucionales, por lo que sus servicios son a lo interno de estos organismos, como de seguido se detalla:

Comercialización de servicios y el Departamento de Tecnología, Información y Comercio, estas dependencias trabajan con lo relacionado a las certificaciones solicitadas a través de la web y que fue diseñado y propuesto por estas dependencias, sin embargo, este tipo de servicio se encuentra entre los que conforman el catálogo del Departamento Civil esto por ser la Dirección General del Registro Civil, el titular de la base de datos, por lo cual dicho servicio se encuentra publicado en el catálogo actual.

De los servicios que esta Dirección ofrece, solo el de la Unidad de Estadística está dirigido a usuarios externos, por lo que, sería la única ficha técnica que debe ser incluida en el Catálogo Nacional de Trámites.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

B) Sobre trabajo remoto no habitual por objetivos. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-044-2019 del 26 de febrero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de conocimiento del estimable Consejo, el “Instructivo para la aplicación de trabajo remoto no habitual por objetivos”, aprobado por el Tribunal Supremo de Elecciones, en sesión ordinaria n.° 58-2018 del 7 de junio de 2018, establece textualmente en el artículo 3 lo siguiente:

“Artículo 3.- CONDICIONES LABORALES EN EL TRABAJO REMOTO NO HABITUAL POR OBJETIVOS. Las personas con trabajo remoto no habitual por objetivos estarán sujetas a los mismos deberes, prohibiciones y responsabilidades de quienes laboran bajo la modalidad tradicional, conforme a las condiciones, requisitos y facilidades que se establecen en el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones. La jefatura superior inmediata será la responsable, además, de su fiscalización. La persona funcionaria que se encuentre bajo esta modalidad, no deberá prestar funciones de atención al público ni requerir sistemas automatizados de la institución para el ejercicio de sus funciones; deberá estar accesible y en constante comunicación con su jefatura inmediata durante la jornada laboral asignada, así como disponible para atender, por los medios que previamente se señalen, a usuarios y compañeros en general que solicitaren sus servicios”. (El subrayado no es del original)

De lo antes transcrito, resulta de interés hacer un abordaje particular en lo que respecta a la condición de “sistemas automatizados de la institución”, de modo que, desde uno de los campos de acción de la Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET), específicamente el relativo a tareas técnicas - informáticas, se logre una eficiente aplicabilidad del citado instructivo.

En tal sentido, es preciso señalar que los sistemas automatizados en nuestra institución, son aquellos utilizados para las funciones que el TSE y todas sus dependencias deben cumplir de cara a la efectiva prestación del servicio público. Entre estos están -por citar algunos-, el Sistema Integrado Civil y Electoral (SINCE), el Módulo Administrativo de Resoluciones (MADRE), el Sistema Integrado de Cédula de Identidad (SICI) que, una vez manipulados directamente por un operador o usuario, se logra la emisión de un producto o la prestación de un servicio, como por ejemplo: certificaciones, documentos de identidad, resoluciones administrativas, entre otros.

Por otra parte, en virtud de la naturaleza propia de las responsabilidades atinentes a tecnologías de información, se hace necesaria la exposición de argumentos sobre la naturaleza del trabajo remoto que podrían realizar personas funcionarias bajo la jerarquía de la DGET y que, eventualmente, en determinadas circunstancias tendrían alguna relación con los referidos sistemas automatizados, de acuerdo con lo siguiente:

Los trabajos ejecutados in situ o vía remota por el personal informático del TSE, que vinculen cualquier sistema automatizado de la institución, nunca han contemplado, ni contemplan actualmente, permisibilidad alguna en su manipulación con miras a utilizarlos para generar productos o servicios institucionales, que son competencia exclusiva de los operadores o usuarios que han sido previamente designados para tales fines.

La labor efectuada por dichos ingenieros, a los sistemas automatizados del TSE, se orienta única y exclusivamente a la realización de tareas puramente técnicas, tales como mantenimientos -tanto preventivos como evolutivos-, actividades relacionados con programación, monitoreo de las redes y las telecomunicaciones, atención de incidentes o mejoras que formulen los usuarios, o bien para compatibilizar condiciones operativas de acuerdo con la arquitectura de la infraestructura tecnológica institucional, todo en aras de una eficaz prestación de los servicios, a los fines de mantener activa la plataforma que permite el acceso a los diferentes sistemas que se sustentan en tecnologías digitales, los cuales no están exentos de presentar alguna falla que, desde el punto de vista técnico, bien podría resolverse remotamente por personal debidamente capacitado y autorizado, sin que ello implique, en modo alguno, hacer uso o manipular los citados sistemas automatizados del TSE en los términos descritos.

A modo de ejemplo, los ingenieros de la Sección de Ingeniería de Software, tienen dentro de sus tareas la responsabilidad de construir y diseñar soluciones de software (sistemas de información) que permitan la automatización y eficientización de los procesos de negocio del TSE, de acuerdo con la misión y visión Institucionales, ejecutando para ello una serie de actividades que bien pueden realizarse de forma remota desde un ambiente totalmente controlado (ambiente de desarrollo) y separado del ambiente de producción, siendo éste último donde residen los sistemas en cuestión, para lo cual emplean métodos seguros de conexión con la plataforma tecnológica institucional. Por su parte, tratándose de ingenieros de la Sección de Infraestructura Tecnológica, por la naturaleza propia de sus funciones es dable que pueda interactuar, de acuerdo con la necesidad institucional, remotamente a través de canales de conexión seguros, a fin de dar atención expedita a eventuales averías de la infraestructura tecnológica donde residen los sistemas utilizados para la prestación de los servicios institucionales y con ello asegurar la disponibilidad de uso al usuario final, como por ejemplo: consultas de hechos vitales y civiles, emisión de certificaciones, expedición de documentos de identificación, entre otros trámites.

No se omite señalar que, durante el plan piloto aprobado por ese Consejo en reunión ordinaria n.° 14-2017 celebrada el 17 de marzo de 2017, comunicado en oficio n.° CDIR-091-2017, hubo personal que se desempeñó con buen suceso bajo la modalidad de trabajo remoto no habitual por objetivos.

Por lo anterior, solicito al estimable Consejo de Directores, tener por entendido que el trabajo remoto no habitual por objetivos que eventualmente pudiera realizar personal profesional en tecnologías de información adscrito bajo la jerarquía de la DGET, no está dentro de la exclusión señalada en el artículo 3 supracitado en lo concerniente a no requerir sistemas automatizados de la institución y, por tanto, de establecerse la necesidad de trabajar bajo dicha modalidad, la jefatura superior inmediata de la persona funcionaria autorizada para tales fines será responsable de su fiscalización.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Tome nota el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Comunicado de acuerdo sobre continuidad del negocio. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-012-2019 del 28 de febrero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.°4-2019, celebrada el 27 de febrero de 2019, por la Comisión de Continuidad del Negocio, integrada por los señores Mynor E. Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica –quien coordina–; Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad; Luis Alberto Sáenz Venegas, Coordinador del Sistema de Control Interno de la Dirección Ejecutiva; Luis Felipe Brosed Lizano, Profesional en Administración Electoral 1 de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Alexander Arias Arias, Asesor en Tecnologías de Información 1 de la Dirección General del Registro Civil, que dice:

“ARTÍCULO QUINTO. De conformidad con lo acordado en el artículo tercero, punto 3., de la sesión ordinaria n.° 3-2019 se conoce nuevamente la guía metodológica de análisis de impacto al negocio que se utilizará para recopilar información para los servicios de prioridad institucional aprobados.

Se acuerda: 1. Hacer de conocimiento del Consejo de Directores, que esta Comisión utilizará la “Guía metodológica para Análisis de Impacto del Negocio”, en su versión n.° 1 -se adjunta guía-, cuya finalidad es establecer acciones que orienten, a través de la recopilación de información, la forma de llevar a cabo el análisis de impacto al negocio, con el propósito de efectuar posteriormente una valoración de riesgos, así como la determinación de las estrategias de continuidad y de recuperación de aquellas actividades que podría verse interrumpidas y que soportan a los productos y servicios de prioridad institucionales.”".

D) Estudio relativo a transformación y traslado de puesto en el Departamento de Registro de Partidos Políticos. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0432-2019 del 28 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 25-2019, celebrada el 28 de febrero de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al estudio administrativo para la transformación y traslado de puesto en el Departamento de Registro de Partidos Políticos, el cual se aprobó.

E) Remisión de informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-064-2019 del 1.° de marzo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con el propósito de que se dispongan las acciones pertinentes, respetuosamente me permito remitirles el documento denominado: “Informe de seguimiento n.° SRICI-01-2019, sobre las acciones de mejora contenidas en el informe n.° ICI-02-2013, en relación con el Inventario de Propiedad, Planta y Equipo del Tribunal Supremo de Elecciones”.

De conformidad con lo que se señala en el citado informe de seguimiento, mucho le agradeceré disponer las acciones correspondientes con el propósito de que a la brevedad posible se le brinde la atención correspondiente a las recomendaciones que se encuentran parcialmente cumplidas y pendientes de cumplir, así como informar oportunamente a esta Unidad de Fiscalización lo que se resuelva sobre el particular.

Asimismo, se remite un disco compacto con el Anexo correspondiente, en el que se detalla el estado de las recomendaciones referidas en el presente informe.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de tres días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

F) Reglamento que permita el cobro de la cédula de identidad en supuestos excepcionales. El artículo 95 de la Constitución Política reconoce, en su inciso segundo, el derecho de todo ciudadano costarricense a que el Estado le provea de un documento de identidad para el ejercicio del sufragio; identificación que se confecciona a solicitud del usuario y que, en atención a lo dispuesto en el artículo 77 de la Ley Orgánica de este Tribunal, su costo corre por cuenta del Estado. Sin embargo, considerando que el ejercicio de un derecho puede ser restringido legítimamente en razón de un marcado interés público, así como por criterios de oportunidad y conveniencia; y que la ley no ampara el abuso del derecho o el uso antisocial de este (artículos 21 y 22 del Código Civil), este Consejo observa que resulta necesario regular los presupuestos razonables bajo los cuales la emisión de los documentos de identidad de los ciudadanos debe correr por cuenta del Estado.

Se dispone: Instruir al Departamento Legal para que, en el plazo de quince días hábiles, someta a consideración de este Consejo un borrador de reglamento que permita el cobro de la cédula de identidad en supuestos excepcionales y persuada del uso abusivo de ese derecho. ACUERDO FIRME.

Se dispone: Instruir a la Dirección Ejecutiva y los Departamentos Legal y de Recursos Humanos para que, en el plazo de tres días hábiles, propongan un proyecto de resolución para declarar como cargos que requieren dedicación exclusiva a las jefaturas, subjefaturas y encargados de direcciones y departamentos, de conformidad con lo establecido en la ley n.° 9635 y su reglamento. ACUERDO FIRME.

A) Tabulación y Presupuestación del Diagnóstico de necesidades de capacitación. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0554-2019 del 20 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo dispuesto en sesión ordinaria n°. 41-2018 del 31 de julio del 2018, comunicado mediante oficio n.° CDIR-0262-2018, en donde se dispuso, en lo que interesa, que cada Director coordinará con las jefaturas a su cargo el listado de necesidades con cantidad de participantes y prioridad en materia de capacitación, y una vez presentados estas y que fueran de conocimiento por parte del Consejo de Directores, según oficios n.°s CDIR-0296-2018, CDIR-0299-2018, CDIR-0300-2018, CDIR-304-2018, CDIR-0321-2018 Y CDIR-0338-2018, en los cuales dispuso pasar a esta Dirección para su análisis presupuestario, en razón de ello, para lo que estime pertinente se da cumplimiento a lo solicitado (se adjunta cuadro); no sin antes indicar, la valiosa colaboración brindada por el Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos, sobre el particular.

Se dispone: Con el fin de que se realice una propuesta, amparada en criterios de razonabilidad, oportunidad y conveniencia, en el que se definan las prioridades institucionales y se ajuste a un histórico presupuestario destinado para este rubro, devuélvase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A) Revocación de adjudicación no firme del trámite 2018LN-000008-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0079-2019 del 5 de marzo de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al subsane presentado el pasado 14 de febrero, por el oferente 3-101-731178 SOCIEDAD ANONIMA en el Sistema Integrado de Compras Públicas –SICOP- secuencia número 160921, me permito indicar que, en virtud a consulta telefónica realizada por el oferente descalificado días posteriores a la emisión del criterio legal de fecha 15 de febrero del corriente, argumentando su cumplimiento legal, se procedió a un nuevo análisis -que aún no consta en el Sistema por una imposibilidad material, ya que para ello se requiere la devolución del trámite-. Efectivamente, dicha sociedad anónima estaría cumpliendo con los requisitos legales de la contratación de cita, por lo que resulta necesario modificar su calificación de “no cumple” a “cumple” dentro del análisis integral realizado en la licitación abreviada 2018LN-000008-0012300001, denominado “ALQUILER DE INMUEBLES PARA UBICAR LA SEDE REGIONAL DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES EN LIBERIA”.

Ante esta situación, el oferente 3-101-731178 SOCIEDAD ANONIMA, quien además cumple técnicamente con lo estipulado en el cartel, obtiene una mejor calificación integral, lo que aunado a un menor precio ofertado en comparación con la plica adjudicada a TECNOSUGAR ASESORIAS TECNICAS SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA según el acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el artículo único de la sesión extraordinaria n.º 8-2019, celebrada el 20 de los corrientes, resulta procedente la revocación de ese acto no firme, a fin de reconocer el mejor derecho de la empresa 3-101-731178.

Ahora bien, en este momento, la adjudicación se encuentra en el plazo previo de la firmeza, lo que le otorga a la Administración la posibilidad oficiosa de revocar el acto de adjudicación y retrotraer el mismo a la fase de análisis, a fin de preparar un nuevo informe en el que se declare la partida única del proceso de licitación 2018LN-000008-0012300001 a favor del oferente 3-101-731178 SOCIEDAD ANONIMA, según lo establecido en el artículo 89 del RLCA. Por lo que se le solicita al Consejo de Directores con la finalidad de evitar la interposición del recurso de apelación lo cual dilataría la ejecución contractual, dictar la revocación del acto no firme de adjudicación del presente proceso de licitación.

Una vez realizado lo anterior, la Proveeduría, tramitará una nueva recomendación de adjudicación.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. En consecuencia, se revoca el acto de adjudicación. Proceda el Departamento Legal con el respectivo proyecto de resolución. Sírvase el señor Herrera Herrera, en el plazo de veinticuatro horas, a pormenorizar las razones y los responsables que dieron pie a la situación acontecida. ACUERDO FIRME.

Erick Adrián Guzmán Vargas

Luis Antonio Bolaños Bolaños

José Francisco Rodríguez Siles

Héctor Enrique Fernández Masís

Rodrigo Abdel Brenes Prendas

Dennis Cascante Hernández