ACTA N.º 7-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecinueve de febrero de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión de memorial sobre incumplimiento de parámetros de accesibilidad en comunicaciones internas. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0315-2019 del 14 de febrero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite memorial suscrito por la señora Lucía Soto Chacón, funcionaria institucional, relativo al incumplimiento de parámetros de accesibilidad en comunicaciones internas.

Se dispone: Para su estudio e informe conjunto, pase a la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas. ACUERDO FIRME.

B) Métricas Banco Institucional de Indicadores. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0418-2019 del 14 de febrero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En la actualidad el alcance del Banco Institucional de Indicadores (BII), según aprobación comunicada en oficio CDIR-212-2016 (sustituir) del 4 de julio de 2016, contempla los indicadores estratégicos, entendidos estos como: los vinculados con el Plan Estratégico Institucional (PEI) -cuantitativos y con presencia en el periodo de vigencia del PEI-; y los correspondientes a otras métricas consideradas en esa oportunidad como de  interés institucional, referidas a la prestación de los servicios de inscripciones de hechos vitales y actos jurídicos, expedición de documentos de identidad (Cédula de identidad y Tarjeta de Identificación de Menores), Trámite de Opciones y Naturalización, y la emisión del Padrón Nacional Electoral, según se detallan a continuación:

Con base en lo anterior y considerando que a la fecha se encuentra en etapa de formulación el plan táctico que sustenta al PEI 2019 y del que posiblemente se extraerán nuevas métricas, el Área de Planificación Institucional estima pertinente someter al órgano colegiado que Usted preside, mantener la actual estructura del BII, es decir, las mediciones que se desprendan del nuevo PEI, así como las descritas en el cuadro anterior.

Dicha solicitud se fundamenta en la necesidad de dar continuidad a un importante avance en términos del fortalecimiento de la cultura métrica institucional, así como mantener el compromiso de mejora continua y búsqueda permanente de la excelencia en los servicios que el Tribunal Supremo de Elecciones brinda a la población, siendo que, desde una perspectiva técnica, el contar con el Banco Institucional de Indicadores brinda insumos que favorecen, entre otros, la rendición de cuentas, el mejoramiento de la gestión administrativa, y el establecimiento de compromisos de desempeño, al proporcionar información relevante para la toma de decisiones.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Informe de Control Interno n.° ICI-10-2018, Auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI). De los señores Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. y José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0508-2019 del 14 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En la sesión ordinaria n.° 66-2018, celebrada el 18 de diciembre de 2018, por el Consejo de Directores, comunicada en oficio CDIR-0398-2018 de misma fecha, en el artículo segundo, se dispuso que, por el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 116-2018, celebrada el 6 de diciembre de 2018, por el Tribunal Supremo de Elecciones, se instruyera a la Dirección Ejecutiva y la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, atender la recomendación derivada del Informe de Control Interno ICI-10-2018:

Al respecto, mediante oficio DE-4355-2018, de fecha 20 de diciembre de 2018, la Secretaría del TSE en coordinación del CDIR, y las Direcciones Ejecutiva, Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica, remitieron el informe contentivo sobre “Informe sobre ICI-10-2018, relativo al estudio de la auditoría sobre el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI)”, siendo que para la recomendación que nos ocupa, textualmente se indicó lo siguiente:

“Respecto de lo apuntado por la Auditoría Interna sobre la confiabilidad del sistema Millenium, lleva razón al señalar que la operación de un sistema de administración de puertas desactualizado, podría generar el riesgo operativo de un eventual daño, pérdida, hurto, uso o acceso indebido de los bienes y servicios institucionales, por cuanto algunos sitios del TSE, incluyendo el CPDI, quedarían sin el debido control de ingreso del personal autorizado ante un eventual fallo o funcionamiento inadecuado del sistema.”

Según lo apuntado por el órgano contralor, se evidencia la necesidad de indagar sobre aquellas posibilidades que ofrece el Sistema Millenium actualmente, en relación a la debida operación de las puertas magnéticas en que se encuentra instalado, con el objetivo de que cumpla con la seguridad de control de ingreso y egreso de los funcionarios que tienen acceso al CPDI, así como a otras localidades de la institución que se encuentran vinculadas a ese sistema, por cuanto según se indica en el referido informe de la Auditoría Interna, el sistema ha venido presentando deficiencias, debido a que se trata de una versión con años de antigüedad, por lo que se visualiza que este requiere ser reemplazado o actualizado, tomando en cuenta factores técnicos, económicos y operativos.

Al respecto, el 16 de enero de 2019, se realizó una visita a la Oficina de Seguridad Integral a fin de conocer a fondo sobre la situación, para lo cual se efectuaron varias consultas sobre el Sistema Millenium, de lo que se determinó que el programa demanda de una valoración técnica especializada, que permita definir aspectos específicamente relacionados con la posibilidad de actualización, establecer si requiere de equipo alterno para su operación, considerar la utilidad y obsolescencia, además de otros elementos que se consideren necesarios, que permitan determinar su uso o remplazo.

Sobre el particular, para dar debida atención a lo señalado por Auditoría Interna, a pesar de las indagaciones y consultas realizadas a la Oficina de Seguridad Integral, como administradores del Sistema Millenium, fue necesario contar con información de la empresa representante de ese sistema en el país, por lo cual, mediante oficio DE-0252-2019 se solicitó a ese Consejo una ampliación del plazo de entrega del presente informe, la cual fue aprobada en la sesión ordinaria n.° 4-2019, comunicada en CDIR-0035-2019.

Siguiendo con el mismo orden de ideas, se contactó al señor Kenneth Murillo A., representante de Sistemas de Parqueos de Costa Rica S.A., con el objetivo que observara en funcionamiento el programa y el manejo por parte de los funcionarios de Seguridad Integral, para evaluar su actividad y definir técnicamente los posibles ajustes a realizar, e indicara la posibilidad de actualización; siendo que una vez realizada esas consultas, esa empresa señaló que, en efecto se puede actualizar el software de control de accesos restringidos a la última versión MILLENIUM 3.5, sin inconveniente alguno, determinando que, funcionaría con el hardware existente, para lo cual remitieron una cotización indicando que el servicio de actualización incluirá: la instalación, capacitación y puesta en marcha, con un tiempo de entrega de 45 días naturales, la garantía de 12 meses contra defectos de fábrica y uso normal, el tiempo de instalación es de 8 días hábiles, con un valor que asciende a los setecientos catorce mil quinientos colones (¢714.500,00).

Analizado lo anterior, y a su vez tomando en consideración que ese sistema de seguridad se encuentra instalado en varias puertas de la institución, siendo que en un futuro se pudiera requerir ampliar ese control de accesos a otras áreas; los suscritos, recomiendan al órgano colegiado que, si a bien lo tiene disponer, se efectúe la actualización del Software Web Based Millenium ULTRA 3.5, situación considerada de conveniencia institucional con el fin de minimizar los riesgos apuntados por la Auditoría Interna, además de aprovechar el recurso existente sin necesidad de que la Administración incurra en gastos en la adquisición de un nuevo sistema dadas las limitaciones presupuestarias actuales, cuyo costo según lo indagado por la Oficina de Seguridad Integral podría ascender a los ¢15.0 millones aproximadamente.

Por último, no se omite manifestar que, de ser acogida esa recomendación, se hace indispensable que se instruya a la Oficina de Seguridad Integral para que confeccione las especificaciones técnicas atinentes a la actualización requerida, a efecto de que sean remitidas a la brevedad a la Dirección Ejecutiva, siendo que a su vez esa Dirección realizará los esfuerzos para obtener los recursos necesarios, a fin de que se pueda contratar lo requerido en el presente ejercicio económico.".

Se dispone: Tener por rendido el informe y aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

D) Consulta de varios funcionarios. De varios funcionarios institucionales se conoce memorial del 14 de febrero de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 18 de febrero de 2019, mediante el cual con fundamento en una serie de consideraciones literalmente solicitan:

"Por esta razón, los aquí firmantes solicitamos la intervención del Concejo [sic] de Directores, para que se realice un estudio profundo sobre la situación actual en concordancia con la facultad de autonomía que tiene el TSE y la aplicación de la norma más favorable para el personal de esta prestigiosa institución conforme a los principios del derecho laboral. De esta forma, hacer un frente común en defensa de nuestra autonomía.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su estudio e informe conjunto, pase a la Dirección Ejecutiva y los Departamentos Legal y de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe sobre sugerida rescisión contractual. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-88-2019 del 14 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Consejo de Directores de este Tribunal (CDIR), en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 6-2019, celebrada el 12 de febrero de 2019, remitió a este departamento –para su estudio e informe– el oficio n.° DE-277-2019 del 28 de enero de 2019, suscrito por la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual (UFEC).

En dicho oficio, la señora Morales Arroyo recomendó al CDIR rescindir la Contratación Directa n.° 2009CD-0003746-85002, denominada “Contrato de arrendamiento de un inmueble para albergar diversos programas electorales”, con la empresa Administradora Bambú S. A., en adelante la arrendante. Aunado a ello señaló que de aprobarse su recomendación, la UFEC lo notificaría a la arrendante y, a partir de la comunicación, se computaría el plazo de tres meses para finalizar la relación contractual.

Al respecto, la cláusula octava del contrato señala literalmente y en lo conducente: “(…) La arrendante acepta que el Tribunal, en cualquier momento y sin responsabilidad alguna de su parte, ponga fin a este contrato, siempre y cuando le notifique al respecto con al menos tres meses de antelación”. Por tal motivo, de la lectura de esta disposición contractual se entiende que en el presente caso no se requiere aplicar el instituto jurídico de la rescisión –como lo plantea la señora Morales Arroyo– ya que el propio texto del clausulado regula la vía para dar por finalizada la relación contractual sin que medie responsabilidad por parte del Tribunal.

Lo anterior es así, ya que, si bien el efecto jurídico de la rescisión contractual es el dar por terminado un contrato vigente, también implica que al ser realizada de manera unilateral por parte de la administración –atendiendo a motivos de interés público– se debe indemnizar a la contratista los daños y perjuicios ocasionados, según lo establecen los numerales 11 de la Ley de Contratación Administrativa y 214 de su reglamento, los cuales –en lo que atañe– señalan:

“Artículo 11.- Derecho de rescisión y resolución unilateral. (…) Cuando se ponga término al contrato, por causas que no se le imputen al contratista, la Administración deberá liquidarle la parte que haya sido efectivamente ejecutada y resarcirle los daños y perjuicios ocasionados. (…)

Artículo 214. Rescisión. (…) Cuando la rescisión se origine por motivos de interés público, además se podrá reconocer al contratista cualquier daño o perjuicio que la terminación del contrato le causare, previa invocación y comprobación. (...)”

Por lo expuesto, la aplicación de dicha figura jurídica resultaría improcedente e inconveniente para los intereses de la administración y, por tanto, este despacho recomienda que la UFEC proceda conforme a lo dispuesto en la cláusula octava del contrato, tal y como fue instruida por parte de la Dirección Ejecutiva en oficio DE-0275-2019 del 25 de enero del año en curso.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Para su atención, pase a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Primera modificación al presupuesto institucional (febrero 2019, referencia H-003). Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0521-2019 del 19 de febrero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite la primera modificación al presupuesto institucional de febrero de 2019.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Acoger conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.