ACTA N.º 6-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del doce de febrero de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Remisión del plan de trabajo para la realización del Plan de Continuidad del Negocio. Del señor Mynor Enrique Mora Chang, Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio, se conoce oficio n.° CCN-001-2019 del 6 de febrero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Superior, según lo comunicado mediante circular n.° STSE-0015-2009, me permito adjuntar acta de la sesión ordinaria n.° 1-2019, celebrada el 5 de febrero de 2019, por la Comisión de Continuidad del Negocio, integrada por los señores Mynor E. Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica –quien coordina–; Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral; Luis Alberto Sáenz Venegas, Coordinador del Sistema de Control Interno de la Dirección Ejecutiva; Luis Felipe Brosed Lizano, Profesional en Administración Electoral 1 de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Alexander Arias Arias, Asesor en Tecnologías de Información 1 de la Dirección General del Registro Civil.

Asimismo, se comunican al estimable Consejo, los acuerdos primero y segundo, adoptados en la citada sesión, que dicen:

“ARTÍCULO PRIMERO. Del Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones, se conocen los oficios números CDIR-0381-2018 del 4 de diciembre de 2018 y CDIR-0026-2019 del 22 de enero de 2019 mediante los cuales, en el primero se comunica lo dispuesto en sesión ordinaria n.° 63-2018 en que se constituye la Comisión de Continuidad del Negocio del Tribunal Supremo de Elecciones con la integración de los firmantes de esta acta, ordenándose remitir a dicho Consejo, en el plazo de un año, el Plan de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales, así como la política institucional en materia de continuidad del negocio y, en el segundo, se comunica lo dispuesto en sesión ordinaria n.° 3-2019, referente a la designación del señor Mynor E. Mora Chang, como coordinador de la Comisión y a la remisión, a más tardar el 11 de febrero de 2019, de un plan de trabajo requerido por la Auditoria Interna para el cumplimiento de lo dispuesto en sesión n.° 63-2018 antes indicada.

Se acuerda: 1.- Se tiene por constituida la Comisión de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales y se ratifica la designación del señor Mynor E. Mora Chang, como Coordinador de ésta. 2.- Con base en los antecedentes que originaron la recomendación para la constitución de la comisión, se ha determinado que tanto en el informe ICI-001-2018 de la Auditoría Interna, como en el informe contentivo rendido en oficio n.° DE-0981-2018, se menciona la norma ISO/IEC 22301:2015 como marco de interés para la continuidad del negocio, lo cual es referenciado también en el informe brindado al CDIR en oficio n.° STSE-2326-2018 por el grupo de trabajo que analizó la recomendación 4.9 del informe ICI-001-2018, mencionándose que ninguna de las personas de ese grupo “…dispone conocimientos formales o técnicos en cuanto a la manera en que se debería aplicar y operativizar dicha norma…”, lo cual es una circunstancia que igualmente se aplica a los aquí integrantes de la Comisión y, por tanto, se deberá considerar como una limitante en la función encomendada. Dado lo anterior, y siendo que el Consejo aprobó que la finalidad primordial de esta Comisión es la elaboración, implementación, verificación y mantenimiento del Plan de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales, de lo que claramente se desprenden 4 fases, estás se focalizarán tomando como marco de acción lo señalado en la página n.° 12 del oficio n.° STSE-2326-2018, en términos de “…contar con un plan de continuidad del negocio en el que converjan todos los esfuerzos que de forma aislada realiza la institución para enfrentar situaciones de riesgo que puedan afectarla de forma crítica, y al que –en caso de resultar necesario– se le puedan sumar otros procesos que, en el transcurso de su elaboración, lleguen a considerarse de carácter crítico para la Administración, así como eventuales medidas adicionales que aseguren su continuidad.” (el subrayado no es del original). Es decir, tal como se observa en el plan de trabajo, se procederá a documentar los esfuerzos aislados que realiza la institución que, básicamente, se describen en el punto 3 y siguientes del citado oficio, esto con el fin de integrarlos como parte de la elaboración del plan de continuidad del negocio. Ahora bien, si durante el proceso de análisis de la información recabada, se determinara la inexistencia del análisis del impacto del negocio  –que se indica en la misma página 12 antes mencionada–, será necesario que la Administración disponga los recursos presupuestarios para capacitar a la Comisión en dicha temática, a los fines de dimensionar las implicaciones que ello conlleva y las repercusiones con respecto a actividades subsiguientes o derivadas que resulten aplicables a la institución, así como determinar las cargas de trabajo que representaría llevar a cabo el análisis de impacto, de modo que sea posible colocarlo dentro del tiempo otorgado para la presentación del plan de continuidad requerido. Por tanto, considerando la ausencia de experiencia y conocimientos en la materia, y por la conocida situación económica que atraviesa el país, el plan de trabajo que se presenta para aprobación del Consejo, se ha confeccionado de manera austera, sin solicitud de recursos presupuestarios, excepto por lo expuesto líneas atrás con respecto al análisis de impacto del negocio y lo que de ello derive, de modo tal que la labor encomendada se ejecutaría a base de trabajo de la comisión y aspectos teóricos que pudiéramos indagar sobre el tema; sin embargo, se desconoce, por ahora, las erogaciones en que eventualmente deberá incurrir la Administración con la implementación del plan de continuidad del negocio y su mantenimiento. Asimismo, salvo que el Consejo disponga otra cosa, se sugiere que, conforme avance el trabajo de la Comisión, ésta realice los ajustes en las actividades propuestas –de ser necesario–, y solo en caso que, producto de esos ajustes se determinen posibles incidencias en la fecha final (4 de diciembre de 2019), se haría de conocimiento al Consejo para lo que se estime pertinente. Finalmente, se hace de conocimiento del Consejo que las fases de verificación y mantenimiento, se ejecutarían una vez aprobado el plan.

ARTÍCULO SEGUNDO. Se comenta sobre aspectos de funcionamiento de la Comisión, así como de las cargas de trabajo de diversos integrantes de la Comisión, en particular a partir del segundo semestre de 2019 por motivo de las elecciones municipales a celebrarse en febrero de 2020, lo cual podría tener incidencia en la ejecución del plan de trabajo referenciado en el artículo primero de esta acta.

Se acuerda: 1.- Hacer de conocimiento del Consejo de Directores el eventual impacto en la ejecución del plan de trabajo definido en el artículo anterior, dada la participación de algunos integrantes de la comisión en actividades propia [sic] del año preelectoral. Asimismo, que se establece como día de sesión ordinaria de la Comisión los días martes en el tanto existan asuntos por atender, sin demérito de que se lleven a cabo reuniones extraordinaria [sic] según sea necesario, por convocatoria del Coordinador o por la solicitud de la mayoría de los integrantes. 2.- En la documentación oficial de la Comisión se utilizara [sic] firma digital, salvo que alguna circunstancia particular amerite hacerlo de forma manual. (…)”".

Se dispone: Aprobar el referido plan de trabajo. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Rescisión contractual. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-0277-2019 del 28 de enero de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 6 de febrero de 2019, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a las funciones que competen a esta Unidad como la principal fiscalizadora y verificadora del proceso de ejecución de las contrataciones administrativas del Tribunal Supremo de Elecciones, ante las solicitudes planteadas por las contrapartes usuarias o técnicas, se tiene el oficio DE-0275-2019 del 25 de enero de 2019, el señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, comunica  lo siguiente sobre la contratación 2009CD-0003746-85002 denominada “CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE UN INMUEBLE PARA ALBERGAR DIVERSOS PROGRAMAS ELECTORLAES”, que dice: “Efectuadas las coordinaciones internas para el traslado de las unidades administrativas ubicadas en el edificio denominado “casa blanca”; se le instruye para que, en términos de lo establecido en el documento clausulado que la regula la relación contractual con la firma Quebrada San Juan S.A. proceda a comunicar a dicho arrendante la aplicación de la cláusula de rescisión”.  Al respecto se tiene la siguiente relación de hechos:

PRIMERO: En el sistema de compras públicas COMPRARED, el 6 de octubre de 2009, mediante oficio CAD-062-2009, se adjudicó a la empresa QUEBRADA SAN JUAN S.A., con la firma del contrato el día 14 de octubre del 2009.

SEGUNDO: Según la regulación cartelaria, en la cláusula OCTAVA. VIGENCIA DE ESTE CONTRATO reza: “El plazo de vigencia de este contrato es de tres años, contados a partir del momento en que el Tribunal tome posesión efectiva del local.  (…) La arrendante acepta que el Tribunal, en cualquier momento y sin responsabilidad alguna de su parte, ponga fin a este contrato, siempre y cuando le notifique al respecto con al menos tres meses de antelación. (…) Una vez concluido el periodo original de vigencia, este contrato podrá prorrogarse por otro plazo de tres años y así sucesivamente hasta cumplir un total de tres prórrogas de períodos de tres años cada uno, para una vigencia total de doce años, sumando el plazo original y las eventuales prórrogas.”.

TERCERO: Mediante el oficio DEL-092-2016 de 11 de marzo de 2016, el señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.i. del Departamento Legal de estos Organismos Electorales, reconoció la novación del inmueble “Casa Blanca” a la SOCIEDAD ADMINISTRADORA BAMBU S.A., cuya arrendante es la misma señora Teresita Acosta Dent de la firma Quebrada San Juan S.A., es así que mediante el oficio STSE-0411-2016 de 16 de febrero de 2016, el señor Erick adrián Guzman Vargas, Secretario General del TSE, le comunica a la señora Acosta Dent, la aprobación de la novación de cita.

CUARTO: Que lo procedente a luz de la solicitud del DE-0275-2019 del 25 de enero de 2019, el señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo es la aplicación de lo que dispone la cláusula octava del contrato de cita y la normativa que rige la contratación administrativa en sus artículos 11 de la ley de Contratación Administrativa y 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa; a saber:     

Artículo 11. “Derecho de rescisión y resolución unilateral.

Unilateralmente, la Administración podrá rescindir o resolver, según corresponda, sus relaciones contractuales, por motivo de incumplimiento, por causa de fuerza mayor, caso fortuito o cuando así convenga al interés público, todo con apego al debido proceso.

Cuando se ponga término al contrato, por causas que no se le imputen al contratista, la Administración deberá liquidarle la parte que haya sido efectivamente ejecutada y resarcirle los daños y perjuicios ocasionados.

En los supuestos de caso fortuito o fuerza mayor, se liquidará en forma exclusiva la parte efectivamente ejecutada y los gastos en que haya incurrido razonablemente el contratista en previsión de la ejecución total del contrato.

La Administración podrá reconocer, en sede administrativa, los extremos indicados en los incisos anteriores. Para hacer efectiva la resolución deberá contar con la aprobación de la Contraloría General de la República”.

Artículo 214.- “Rescisión.

La Administración, podrá rescindir unilateralmente sus contratos, no iniciados o en curso de ejecución, por razones de interés público, caso fortuito o fuerza mayor, debidamente acreditadas. Para ello deberá emitir una resolución razonada en donde señale la causal existente y la priva en que se apoya, la cual será puesta en conocimiento del contratista por el plazo de quince días hábiles.

La entidad deberá cancelar al contratista la parte efectivamente ejecutada del contrato, en el evento de que no lo hubiera hecho con anterioridad y los gastos en que ese contratista haya incurrido para la completa ejecución, siempre que estén debidamente probados.

Cuando la rescisión se origine por motivos de interés público, además se podrá reconocer al contratista cualquier daño o perjuicio que la terminación del contrato le causare, previa invocación y comprobación.

El lucro cesante correspondiente a la parte no ejecutada podrá reconocerse siempre dentro de criterios de razonabilidad y proporcionalidad, valorando aspectos tales como el plazo de ejecución en descubierto, grado de avance de la ejecución del contrato, complejidad del objeto. Cuando la utilidad no haya sido declarada se considerará que es un 10% del monto cotizado.”

QUINTO: En la contratación en cuestión no existe Garantía de Cumplimiento para cubrir eventuales daños y perjuicios, ni se proyectó cláusula penal ni multas.

SEXTO: Por lo dicho anteriormente se traslada para consideración del Consejo de Directores la recomendación de RESCINDIR DE PLENO DERECHO el contrato derivado de la Contratación Directa número 2009CD-0003746-85002 denominada “CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE UN INMUEBLE PARA ALBERGAR DIVERSOS PROGRAMAS ELECTORLAES” con la empresa SOCIEDAD ADMINISTRADORA BAMBU S.A. Lo anterior según lo regula la cláusula octava contractual y el artículo 14 inciso o) del Reglamento de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, Decreto N° 3-2017 y en específico: “ARTÍCULO 14.- Atribuciones de la Unidad. Además de las ya indicadas en esta normativa, la Unidad tendrá las siguientes funciones, sin que ellas constituyan una lista taxativa, pues se consideran numerus apertus: (…) p) Recomendar al CDIR, con amplia fundamentación, sobre la rescisión contractual y, de aprobarse la recomendación, el Consejo instruirá a esa Unidad para que realice el procedimiento según lo establecido en el RLCA.”. Asimismo, no omito indicar, que una vez aprobada la recomendación de rescindir la contratación de cita por el CDIR, esta Unidad lo comunicará al contratista y a partir de esa comunicación se contarán los tres meses, para terminar la relación contractual.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de tres días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas cuarenta y cinco minutos terminó la sesión.