ACTA N.º 3-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintidós de enero de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Aprobación del proceso de nombramiento del Auditor Interno del TSE. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0112-2019 del 17 de enero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 7-2019, celebrada el 17 de enero de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la aprobación del proceso de nombramiento del Auditor Interno del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Seguimiento sobre recomendación de informe n.° ICI-01-2018. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-021-2019 del 21 de enero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio n.° AI-044-2018 del 28 de febrero de 2018, se remitió al Tribunal el “Informe parcial de control interno N.°ICI-001-2018, relativo al estudio de auditoría sobre la evaluación del cumplimiento de las “Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información”, emitidas por la Contraloría General de la República”.

En relación con la recomendación n.° 4.9, se señaló: “Disponer la realización de un análisis, con el fin de determinar la posibilidad de conformar una instancia interdisciplinaria de continuidad del negocio, a efectos de que la Institución cuente con un Plan de Continuidad de Negocio (BCP), de forma tal que se establezcan las actividades, procedimientos y recursos necesarios, entre otros aspectos, que permitan garantizar razonablemente la continuidad de los servicios institucionales. Adicionalmente, se deberá considerar la realización de un análisis exhaustivo de riesgos, a nivel institucional, en relación con los aspectos identificados en ese plan (BCP)”.

Sobre el particular, la Secretaria General del Tribunal, la Dirección Ejecutiva y la Dirección General de Estrategia Tecnológica, mediante oficio n.° DE-0981-2018 del 27 de marzo de 2018, establecieron entre las actividades para el cumplimiento de la recomendación supra citada, la siguiente:

“…a) Conformar a un equipo de trabajo para que se lleve a cabo un análisis institucional para determinar la posibilidad de conformar una instancia interdisciplinaria de continuidad del negocio para que el TSE cuente con un Plan de Continuidad de Negocio. b) Presentar al Consejo de Directores informe con recomendaciones, producto de análisis indicado en el punto anterior.

Asimismo, mediante oficio n.° CDIR-0381-2018 del 04 de diciembre de 2018, se comunicó el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 63-2018, celebrada el mismo día por el Consejo de Directores, en el que se señala, en relación con el informe presentado mediante oficio n.° STSE-2326-2018 del 29 de noviembre de 2018, por el equipo de trabajo establecido, lo siguiente:

"Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. En consecuencia, constituir la Comisión de Continuidad del Negocio con la siguiente integración: Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, Alexander Arias Arias, Asesor en Tecnologías de Información 1 de la Dirección General del Registro Civil, Luis Alberto Sáenz Venegas, Coordinador del Sistema de Control Interno de la Dirección Ejecutiva, Minor Mora Chang, Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica y Luis Felipe Brosed Lizano, Profesional en Administración Electoral 1 de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, la cual deberá remitir a este Consejo en el plazo de un año el Plan de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales, así como la política institucional en materia de continuidad del negocio. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.» (El subrayado no es del original).

En virtud de lo anterior, muy respetuosamente le solicito remitir el plan de trabajo que se ha establecido para el cumplimiento de la mencionada recomendación, en el plazo determinado por ese Órgano Colegiado.

Finalmente, con el propósito de cumplir con el programa de trabajo definido para la ejecución del seguimiento indicado, y de conformidad con lo dispuesto por el inciso b) del artículo 33 de la Ley General de Control Interno, mucho le agradeceré se sirva remitir su respuesta en el transcurso de los próximos tres días hábiles contados a partir del recibo del presente oficio.".

Se dispone: Solicitar a la Auditoría Interna una prórroga de quince días hábiles para rendir el informe solicitado. Se designa como Coordinador de la Comisión de Continuidad del Negocio al señor Minor Mora Chang, quien deberá remitir a este Consejo, a más tardar el 11 de febrero de 2019, el plan de trabajo requerido por el ente auditor. ACUERDO FIRME.

C) Sustitución en integración de la Comisión de Salud Ocupacional. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° IFED-013-2019 del 11 de enero de 2019, recibido en la Coordinación de este Consejo el 16 de enero de 2019, mediante el cual, literalmente manifiesta:

"En virtud del finiquito de la relación laboral del señor Óscar Villalobos Chaves con este organismo electoral a partir del 31 de diciembre pasado, según oficio RH-3719-2018 del 14 de diciembre, y en atención a lo dispuesto por el TSE en sesión ordinaria n°96-2018 celebrada el 4 de octubre de 2018, comunicado mediante oficio n°STSE-1928-2018, respetuosamente sugiero sustituir al señor Villalobos Chaves por el funcionario Josué Rojas Rojas como integrante de la Comisión de Salud Ocupacional.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Elevar al Superior con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

D) Participación de funcionarios en el proceso de capacitación del PAE. Del señor Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-040-2019 del 22 de enero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo acordado por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión ordinaria n° 82-2018 del pasado 23 de  agosto  y  comunicado así  mediante  oficio    STSE- 1633-2018 de esa misma fecha, a través del cual se indica que “…con el ánimo de permitir que precisamente ese recurso humano con alta experticia y mística pueda seguir ejecutando las labores que corresponden al programa electoral de asesores electorales, sin que ello suponga una disminución transitoria de su ingreso salarial, establece que, tal y como se ejecutan otros encargos electorales de carácter temporal u ocasional (por ejemplo, fiscalización de asambleas partidarias, transmisión de datos y escrutinio), podrá el Registro Electoral, previo visto bueno de la Dirección respectiva, asignar a funcionarios para que, desde sus puestos habituales, funjan como asesores electorales, representantes del Tribunal (…) y no necesariamente nombrarlos en plazas de servicios especiales remuneradas con salario único. (El resaltado no corresponde al original), me permito indicarle lo siguiente:

El Departamento de Programas Electorales (DPE) en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos (DRH) coordina lo correspondiente para contar con los colaboradores necesarios para llevar a cabo estas sensibles tareas del proceso electoral. Mediante oficio n.° RH-3747-2018 de 18 de diciembre de 2018, el DRH expone el resultado de la consulta planteada sobre la disponibilidad de los funcionarios para que, desde sus puestos habituales, funjan como asesores electorales. Asimismo, el DPE ha recibido múltiples solicitudes de funcionarios interesados en formar parte del citado programa bajo estas misma condiciones. A la fecha se cuenta con 60 funcionarios interesados en participar activamente en este proceso. Además, se encuentra pendiente el resultado de una nueva consulta que realizará el DRH para determinar la cantidad de postulantes que sí estarían dispuestos a colaborar en el dicho programa electoral, siendo nombrados en plazas de servicios especiales bajo la modalidad de salario único.

En virtud de lo anterior, y con valioso apoyo del Instituto de Formación de Estudios en Democracia (IFED), se elaboró un plan de capacitación 2019 – 2020 que considera las destrezas y la experiencia de las personas interesadas en formar parte del programa de Asesores Electorales, donde se diseñaron cuatro modalidades de formación, a saber: “modalidad de curso completo”, “modalidad de curso para eximidos”, “modalidad de curso intensivo” y “modalidad de curso para personal emergente”.

Por lo expuesto y dada la necesidad de identificar plenamente los participantes, las actividades de capacitación de las modalidades de curso completo y eximidos deben iniciar en abril 2019 con la parte formativa. Es por ello que respetuosamente solicito el aval correspondiente para autorizar la participación de los funcionarios detallados en la lista adjunta, en las sesiones de capacitación que iniciarían en abril próximo de acuerdo al siguiente detalle:

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Autorizar la participación de los citados funcionarios en las actividades de capacitación propuestas. No obstante, en virtud de que el ejercicio connatural de las funciones que atienden los asesores electorales requiere que –de manera habitual– deban laborar jornada extraordinaria, no resulta conveniente, desde una perspectiva meramente presupuestaria, que funcionarios que ostenten puestos profesionales, funjan como asesores electorales (esto en congruencia con las medidas de contención del gasto público dispuestas por el Superior), tampoco resulta oportuna su participación debido a la importancia de la labor de estos funcionarios en sus respectivas oficinas. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Modificación presupuestaria para atención del compromiso no devengado de 2018. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0110-2019 del 17 de enero de 2019, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 7-2019, celebrada el 17 de enero de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a una modificación presupuestaria para atención del compromiso no devengado de 2018, la cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.