ACTA N.º 2-2019

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del quince de enero de dos mil diecinueve, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Modificación presupuestaria. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0044-2019 del 8 de enero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo octavo de la sesión ordinaria n.° 3-2019 celebrada el 8 de enero de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a una modificación presupuestaria, la cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Plan Operativo Institucional 2019. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0060-2019 del 10 de enero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 4-2019 celebrada el 10 de enero de 2019 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al Plan Operativo Institucional 2019, el cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Modificación presupuestaria, propuesta de atención del compromiso no devengado de 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0112-2019 del 14 de enero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual presenta una propuesta de modificación presupuestaria para atender el reconocimiento económico de los compromisos no devengados de 2018 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"3) RECOMENDACIÓN

De conformidad con lo establecido en los artículos 99 y siguientes,  y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda que se apruebe y se le dirija al Superior la presente propuesta de modificación al presupuesto institucional contenido en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2019, Ley n.° 9632, a fin de que disponga lo propio y le remita tal propuesta en atenta instancia a la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, de manera que se sirva efectuar los siguientes traspasos presupuestarios:

REBAJAR

TITULO 401

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

PROGRAMA 850

SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES (GASTO OPERATIVO)

REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR

TITULO 401

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

SUBPROGRAMA 01- TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES (GASTO OPERATIVO)

REGISTRO CONTABLE 401.850.01

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

Es necesario indicar que se debe efectuar la operación denominada “Uso y Aplicación de Recursos Subprogramas 01 y 02”, a través del Sistema de Formulación Presupuestaria y cuyos términos cuantitativos se detallan en los cuadros contables incluidos en este comunicado, así como las explicaciones de las rebajas y los aumentos. Este procedimiento muestra, para efectos de control, la afectación directa de subpartidas sujetas de rebaja y la redistribución de sus recursos hacia las otras subpartidas que los requieren, en este caso para el reconocimiento del compromiso no devengado de 2018. Se adjunta el documento impreso de origen y aplicación.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Acoger conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta de reforma del artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE y del Registro Civil. Del señor Vinicio Mora Mora, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-783-2018 del 21 de diciembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe relativo a la propuesta de reforma del artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE y del Registro Civil y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye:

"c) Conclusión.

Del análisis realizado, este departamento concluye que no resulta jurídicamente viable la reforma propuesta del artículo 57 del Reglamento Autónomo de Servicios, en vista de que deben prevalecer las normas de superior jerarquía, de ahí que, en este caso, el asignar tareas que no le corresponden al puesto en que se encuentra nombrado el servidor sin pago alguno resultaría contrario a normas superiores (artículo 11 del Código de Trabajo y principio de igualdad salarial.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya recomendación se acoge. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Incorporación de cargos a la programación de concursos.

Se dispone: Instruir al Departamento de Recursos Humanos para que incorpore en la programación de concursos, los siguientes:

Dichas inclusiones se fundamentan en la necesidad de definir a los titulares de dichos puestos a la brevedad posible. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Contratación de una empresa de comunicación para la campaña publicitaria del proceso electoral”, trámite 2018LA-000042-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0013-2019 del 14 de enero de 2019, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En respuesta a lo indicado en el oficio CDIR-0006-2019 del 8 del corriente, circunscrita a su competencia para tramitar y conducir los procedimientos de contratación administrativa, la Proveeduría con base en solicitud recibida mediante correo electrónico el 26 de noviembre del año pasado, en la que el señor Daniel Jimenez Altamirano con el “aval de la señora Andrea Fauaz, Jefa del DCRP”, requirió se le incorporara como parte de la verificación técnica en el proceso de contratación 2018LA-000042-0012300001, gestionó según secuencias números 379608 y 381602; a la señora Fauaz Hirsch y al señor Jimenez Altamirano, respectivamente, criterio técnico sobre las ofertas recibidas, su ajuste a las condiciones cartelarias e indicar la razonabilidad de las mismas, conforme lo requiere el artículo 30 del RLCA.

En respuesta, el 30 de noviembre de 2018, el señor Jiménez Altamirano manifestó que la empresa “Cumple con lo solicitado…”. Criterio que el 10 de diciembre del mismo año, fue replicado textualmente por la licenciada Fauaz. No obstante, para este despacho es evidente que a través del oficio DCRP-0005-2019 del presente mes y año, el órgano técnico amplía su criterio, manifestando esta vez una serie de apéndices que considera pueden afectar la ejecución contractual por parte de quien resulta potencialmente ganador, según las reglas y metodología de evaluación establecidas en el cartel desde la solicitud de contratación.

Llegados a este punto, es importante dejar claro que la determinación de un precio ruinoso, corresponde al Órgano Técnico, quien inicialmente en la etapa pre-contractual y como Unidad Requirente realiza los estudios necesarios que le permite entre otras cosas conocer los precios de mercado que le servirá de base para la reserva presupuestaria de la compra y posteriormente como criterio para la evaluación de las ofertas, considerando la plica que mejor satisfaga el interés institucional, siempre, dentro de los parámetros y especificaciones técnico-económicas que él conoce, labor que parece haberse realizado a profundidad en el oficio de referencia (DCRP-0005-2019).

Al respecto, en precedente emitido por la Contraloría General de la República, resolución R-DAGJ-296-2003 de las 12:00 horas del 18 de agosto de 2003, en lo que interesa sobre el tema estableció: “…En este estadio procesal, el de la admisibilidad, también resulta trascendente que la Administración verifique la aceptabilidad del precio, es decir, que si alberga una duda razonable, debe solicitar al proponente que brinde las explicaciones de cómo cumplirá las condiciones del futuro contrato… situación que debe determinarse caso por caso y a la luz de los estudios que la Administración tenga o efectúe y que sirvan de parámetro para valorar uno u otro extremo y sin duda, acudiendo al criterio del experto técnico que califica las ofertas, quien en muchas ocasiones podrá detectar prima facie una u otra situación” (El resaltado es propio).

Sobre este mismo tema, la Proveeduría ha venido recomendando que como coadyuva al momento de concursar una necesidad, se podría desde la fase de inclusión de necesidades en un plan operativo anual, determinar por parte de la unidad técnica o requirente con base en los estudios que propician la estimación económica, un rango de razonabilidad mínimo – máximo,  de tal forma que se puedan establecer desde el cartel los parámetros de referencia para catalogar las ofertas como ruinosas, excesivas o razonables, evitándonos situaciones como la que ahora nos ocupa.

Del sistema de evaluación, del que la señora Fauaz “expresa de manera formal el riesgo que puede haber para la administración en la adjudicación de esta contratación bajo el único criterio del precio más bajo”, comparte esta Despacho dicha preocupación y así lo ha hecho saber en múltiples ocasiones para esta y otras contrataciones, no obstante, tal y como lo ha venido señalado la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa los “Criterios de evaluación: son las condiciones o características deseables (objetivamente evaluables) que implican una ventaja comparativa para la selección de la oferta más conveniente...”.

De tal forma, que no es posible para la Proveeduría cambiar dicho criterio, sin la indicación, disposición y referencia directa de la contraparte técnica, puesto que es precisamente ella, quien con conocimiento de la necesidad y de las opciones del mercado, quien puede establecer “las condiciones o características deseables - objetivamente evaluables” en el proceso de valoración de ofertas.

Al respecto la Contraloría General de la República, en resolución R-DCA-118-2008 del 25 de marzo de 2008, indicó que “La Administración debe seleccionar las características que van a ser ponderables dentro del sistema de evaluación no de forma arbitraria, sino más bien en virtud del valor agregado de le proporcionen al producto requerido. Por esta razón, esta selección de factores calificables debe garantizar que exista una afinidad entre el bien que se pretende adquirir y el bien que se va a calificar.”

Así las cosas, la Proveeduría está en la mejor disposición de colaborar con estas unidades en todo momento si así lo requieren, como parte de las funciones propias del conductor del procedimiento de compra, sin perder de vista claro está, que el insumo principal debe venir de la unidad requirente, pues es información que debe contemplarse desde la solicitud de contratación.

Para concluir, consideramos que lo pertinente en el caso concreto, es el rechazo de la recomendación de adjudicación enviada al Consejo de Directores para la contratación 2018LA-000042-0012300001, y el retorno de la gestión a la Proveeduría, a fin de tramitar la ampliación de criterio técnico al órgano correspondiente mediante el sistema SICOP. Sin embargo, debe tenerse presente que esta acción conlleva una serie de posibles consecuencias que deben considerarse, entre ellas la dilación en el plazo de emisión de una nueva recomendación de adjudicación, puesto que el ejercicio de valoración de ofertas deberá realizarse con igual profundidad para todas aquellas plicas que puedan considerarse adjudicables.  

Asimismo, debe valorarse la posibilidad de enfrentarnos a un proceso recursivo, por lo que este segundo análisis y sus conclusiones, deberán estar firmemente afianzados, con miras a la manutención del resultado que se arroje, sobre todo en el caso de descalificación de las ofertas, de tal forma que no permita mayores alegatos por parte de los proveedores rechazados.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Adjudicar conforme se recomienda en oficio n.° PROV-0737-2018. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.