ACTA N.º 8-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del trece de febrero de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre oficio n.° CDIR-354-2016, relativo a solicitud de espacio físico para albergar oficinas de ASOTSE. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0436-2018 del 8 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones plantea la posibilidad de ceder un espacio físico a la Asociación Solidarista de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (ASOTSE).

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de tres días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de exoneración de uso de gafete. Del señor Gerardo Armando Orozco Herrera, Técnico en Mantenimiento de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se conoce memorial del 9 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:  

"Reciba un cordial saludo, el motivo de la presente es para efecto de hacerle llegar la solicitud de que se nos exonere a los funcionarios de la parte técnica (Técnicos Funcionales y Auxiliares Operativos) del Departamento [sic] de Ingeniería y Arquitectura, de portar en forma obligatoria el gafete institucional, ya que regularmente nosotros usamos uniforme que nos distingue de los demás funcionarios institucionales, por otra parte el uso del gafete colgado en nuestro cuello nos limita la ejecución de movimientos cuando subimos escaleras o realizamos trabajos en altura o manipulamos herramientas de corte para lo cual necesitamos inclinarnos o agacharnos a la hora de manipular equipos u [sic] herramientas, lo que pone en riesgo nuestra integridad física.

Agradeciendo la respuesta a la solicitud planteada (…)".

Se dispone: En virtud de tratarse de una disposición reglamentaria, no ha lugar lo solicitado; sin perjuicio de lo anterior, pase a la Dirección Ejecutiva a fin de que procure porta gafetes adecuados. ACUERDO FIRME.

C) Propuesta de roles, responsabilidades y autoridades en la organización. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0454-2018 del 9 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:  

"En virtud de lo establecido en la cláusula 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización de la Norma ISO 9001:2015 y con respecto al hallazgo del diagnóstico presentado por la empresa auditora externa LSQA, y que puntualmente indica:

“Establecer la vinculación organizativa funcional del OTGC, para que pueda implantar todos los procesos requeridos por la Norma 9001:2015”.

Del análisis realizado y según lo que solicita la norma ISO 9001:2015 se determina que la alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización, para ello se requiere y se someta a valoración por este Órgano Colegiado los siguientes actores que figuren como responsables en los incisos que a continuación se describen, a saber:

Lo anterior con el objetivo de poder brindar la información y trazabilidad requerida en el tema que nos ocupa.

Es importante mencionar que ante el proceso de auditoría a realizarse en el mes de abril del año en curso por parte del ente externo certificador INTECO, se requiere que esto sea previamente definido y aprobado.

Agradeciendo la colaboración, ante esta solicitud,".

Se dispone: Aprobar conforme se propone, con excepción de la referencia de los Directores en los puntos b y d. ACUERDO FIRME.

D) Propuesta de Política de Calidad del TSE. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0457-2018 del 9 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:  

"En virtud de lo establecido en la Norma ISO 9001:2015, a los hallazgos presentados en el tema de la Política de Calidad, por las empresas auditoras externas LSQA para la Transición de esta norma y lo presentado por INTECO con la Pre-evaluación de la ISO- Electoral 17582, y del análisis realizado por la Comisión de Integración del OTGC y CI, se determinó que se requiere que la política de calidad que actualmente ostenta el Tribunal Supremo de Elecciones; [sic] sea valorada su modificación en esta nueva propuesta; por lo que y como punto de comparación se tiene lo siguiente:

Actualmente la Política de Calidad que se encuentra vigente es la siguiente:

“Mejorar en forma continua el acceso y calidad de los servicios que presta el TSE”.

Ante este Órgano Colegiado se presenta la nueva propuesta de Política de Calidad: 

“En el Tribunal Supremo de Elecciones, estamos comprometidos a brindar los servicios de registración civil e identificación de los costarricenses, basado en el enfoque de mejora continua del sistema de gestión de calidad, mediante la integración de procesos y trabajo en equipo, con base en los valores de: transparencia, liderazgo, honestidad, imparcialidad, responsabilidad y con excelencia, en aras de impartir justicia electoral y cumplir con los principios que rigen la normativa legal aplicable con el fin de fortalecer la convivencia democrática”.

Es importante mencionar que ante el proceso de auditoría a realizarse en el mes de abril del año en curso por parte del ente externo certificador INTECO, se requiere que esto sea previamente definido.

Agradeciendo la colaboración, ante esta solicitud,".

Se dispone: Mantener la redacción vigente. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Importancia de los Archivos.  De la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, se conoce oficio n.° DGAN-DG-032-2018 del 18 de enero de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de febrero de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:  

"Le escribo con el fin de hacerle llegar un ejemplar del calendario 2018 de nuestra institución. En los mensajes que se ofrecen cada mes hemos procurado recordar a los ciudadanos la gran importancia que tienen los archivos para el acceso a la información pública y para la transparencia administrativa. Nuestra organización sirve a Costa Rica por medio de tres misiones: conservar y facilitar el patrimonio documental de la Nación, colaborar con el control del ejercicio notarial en Costa Rica y ser el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos (integrado por todos los archivos de las instituciones públicas del país).

En la actualidad hay un reconocimiento por parte de los diferentes actores sociales, y de la ciudadanía en general, sobre la necesidad de abordar temas y problemas complejos, aumentado [sic] la capacidad de gobierno, mediante el fortalecimiento de las políticas públicas. La gestión de los documentos y la administración de los archivos no escapan a esta realidad.

Hoy día el entorno se caracteriza por una demanda de información ilimitada, por un lado, con una exigencia cada vez mayor de los ciudadanos para acceder a más información pública, pertinente y ágil en su recuperación y, por el otro, con un aparato estatal cada vez más complejo y con mayor restricción de recursos. Esto también provoca paradójicamente una explosión documental sin precedentes; todo en un marco donde la tecnología se encarga de revolucionar las formas tradicionales de gestionar lo público.

Como Archivo Nacional, nuestro rol en la sociedad tiene que ver con el resguardo y acceso tanto de documentos que tienen varios siglos de existencia como de aquellos que se producen en la actualidad en las instituciones públicas que conforman el Sistema Nacional de Archivos. Los primeros son fundamentales para la identidad y la memoria de la Nación, mientras los segundos desempeñan un rol determinante en la rendición de cuentas, la transparencia en la gestión y como elemento probatorio. Desde un punto de vista integral, es claro que nuestra institución cumple un rol muy importante en el desarrollo de la cultura democrática costarricense. Procuramos efectuar nuestro trabajo en el marco de una cultura administrativa en la que se da gran importancia a la planificación, al uso eficiente de los recursos públicos y al apego a la ley.

En nuestras instalaciones funcionan tres archivos: el Histórico, que contiene el patrimonio documental de Costa Rica; el Notarial, que resguarda y facilita los protocolos notariales de 1960 a la fecha, y el Intermedio, donde se ubican los documentos de instituciones públicas que han cerrado (por ejemplo el Banco Anglo Costarricense y CODESA)y de las transferencias que un grupo de despachos del Poder Ejecutivo efectúa cada cuatro años, según lo que establece la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos en su artículo n° [sic] 53.

Nuestros servicios se dirigen a todos los costarricenses. Para citar algunos ejemplos, le comento que atendemos a ciudadanos e investigadores especializados que consultan los tres archivos mencionados. Con el fin de alcanzar a la mayor cantidad posible de usuarios, hemos entrado en un proceso paulatino de publicación de bases de datos en internet así como de digitalización de documentos para hacerlos también disponibles en internet. En los últimos años el tema de la modernización tecnológica ha sido una prioridad en nuestra institución y, aunque no hemos avanzado con tanta celeridad como quisiéramos, hemos procurado maximizar los recursos que hemos tenido al alcance.

Asimismo, atenderemos a los archivistas de las instituciones públicas de todo el país, dado que somos el ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Esta tarea implica, entre otros, asesorías, inspecciones y capacitación. En última instancia, el beneficiado directo es el ciudadano que requiere acceso ágil y transparente a los documentos públicos.

Finalmente, en esta breve lista de ejemplos, le informo que dentro de nuestras actividades de proyección destacan el programa de visitas guiadas y el préstamo de exposiciones itinerantes sobre diferentes temáticas históricas. Ambos servicios se dirigen a centros educativos y a instituciones en todo el país. En el mes de junio, además, celebramos el Día Internacional de los Archivos con una jornada de puertas abiertas. Si desea profundizar en nuestro trabajo o conocernos más de cerca, no dude en contactarnos.

Estamos a su servicio.".

Se dispone: Agradecer a la señora Chacón Arias su cordial comunicación. Comisionar al Archivo Central, al Archivo del Tribunal y al Archivo del Registro Civil para que conjuntamente coordinen lo respectivo con las distintas Direcciones institucionales a fin de hacer partícipes de estas actividades a los funcionarios de este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Servicios de seguridad para las instalaciones, activos y la seguridad integral de sus ocupantes (funcionarios y público) en oficinas regionales”, trámite 2017LN-000005-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0113-2018 del 9 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

Trámite N° 2017LN-000005-0012300001 Servicios de Seguridad para las instalaciones, activos y la seguridad integral de sus ocupantes (funcionarios y público) en varias Oficinas Regionales

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, Órgano Fiscalizador, a la señora Herminda Morrales Arroyo, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del señor Alcides Chavarria Vargas, Órgano técnico y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Declaración de infructuosidad de trámite 2017LA-000046-0012300001, “Alquiler de inmueble para ubicar Sede Regional del TSE en Buenos Aires. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-117-2018 del 9 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de infructuosidad, del trámite 2017LA-000046-0012300001 Alquiler de inmueble para ubicar la Sede Regional del TSE en Buenos Aires.

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Lic. Héctor Chacón Barquero, de la Unidad de Fiscalización, de las Jefaturas de las secciones de Coordinación de Servicios Regionales, Ingeniería y Arquitectura, Departamento Legal y Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Para satisfacer la necesidad, para informe en el plazo de 3 días, pase a la Proveeduría y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

C) Materializar readjudicación “Suministros eléctricos varios” en SICOP, trámite 2017LA-000040-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0120-2018 del 12 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su conocimiento, en resolución número 0002-CDIR-2018, emitida a las ocho horas veinte minutos del dieciocho de enero de dos mil dieciocho, el Consejo de Directores acogió el recurso de revocatoria planteado en contra del acto de adjudicación de las partidas 1 y 20 de la licitación abreviada No. 2017LA-000040-0012300001: “Suministros eléctricos varios”, a la vez dispuso readjudicar ambas líneas a favor de SB TELECOM Sociedad Anónima.

Ahora bien, luego de superado un inconveniente técnico por parte de la mesa de ayuda de SICOP para continuar con el trámite, me permito informarle que hoy se le trasladó la solicitud de verificación que permitirá lograr que ambas partidas en el sistema sean congruentes a lo resuelto, resumen que se muestra a continuación:

Conforme a lo expuesto, restaría que su persona aplique la aprobación en la verificación enviada. Además, se sugiere, que la readjudicación tomada por el Consejo sea ahora del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, de los señores Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, y Tito Alvarado Contreras, contraparte técnica; del Departamento Legal, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia de la información incluida en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.