ACTA N.º 63-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cuatro de diciembre de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Consulta sobre promulgación de Decreto n.° 40200-MP-MEIC-MC. Del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-630-2018 del 29 de octubre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite informe relativo a la promulgación del Decreto Ejecutivo n.° 40200-MP-MEIC-MC sobre la transparencia y acceso a la información pública y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

"X.- Conclusión y Recomendaciones

Conforme lo expuesto, tal y como se indicó, a pesar de que constitucionalmente el Tribunal Supremo de Elecciones goza de una independencia, autonómica y funcional que le permite decidir si aplica o no el decreto ejecutivo que se somete a estudio, este Departamento considera que en un afán de ser consecuente con los recientes compromisos que la institución ha suscrito en materia de Gobierno Abierto, y siendo que además en anteriores ocasiones el Tribunal conoció varios Proyectos del [sic] Ley (expedientes legislativos números 19.113 y 20.799) referidos a este tema, señalando que los mismos no modifican, menoscaban o inciden en las competencias constitucionalmente asignadas a estos organismos electorales, de manera voluntaria, podría asumirse el contenido de esa norma bajo las siguientes condiciones:

•        Que se determine la dependencia institucional competente para resolver los recursos administrativos de apelación contra el rechazo total o parcial de una solicitud de acceso a información pública establecido en el artículo 10 del Decreto Ejecutivo n.° 40200-MP-MEUC-MC [sic].

•        Que en virtud de lo dispuesto en el ordinal 12 de esa norma, se designe a un funcionario que realice las labores de Oficial de Acceso a la Información (OAI) el cual estará encargado, entre otras cosas, la de atender y tramitar todo lo concerniente a las quejas relacionadas con la falta de atención de las solicitudes de información pública presentadas ante las dependencias del Tribunal.

•        Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, en su condición de dependencia encargada de todos los procesos de comunicación institucional, realice un análisis exhaustivo de toda la información que actualmente se brinda a través del sitio web del Tribunal e incluya las publicaciones oficiosas que exige el artículo 17 del presente decreto.

•        Finalmente, este departamento considera oportuno recomendar al Consejo de Directores del Tribunal, que se instruya al funcionario o departamento institucional encargado de conformar el Informe Anual de Labores, la creación de una sección destinada al Acceso a la Información y Trasparencia, la cual necesariamente debe contener la información que se detalla en el numeral 18 del decreto ejecutivo sometido a examen.".

Se dispone: Respecto del primero punto, entiende este Consejo que dicha facultad corresponde al Tribunal Supremo de Elecciones. Del segundo punto, se propone al señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios. Tomen nota para lo de su cargo el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas respecto del tercer punto y la señora Ileana Cristina Aguilar Olivares, Secretaria Académica del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, respecto del cuarto punto. Elévese a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Medidas para la contención del gasto por parte del DCRP.  De la señora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DCRP-0175-2018 del 27 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por este medio me permito hacer de su estimable conocimiento que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, en apoyo al cumplimiento de las disposiciones emitidas por el Consejo de Directores en su sesión ordinaria del doce de junio de dos mil dieciocho, relativas a la restricción de gastos, racionalización de recursos y revisión del comportamiento del presupuesto institucional, y después de realizar un profundo análisis de los recursos que se han incluido en el ante-proyecto presupuestario 2019 para atender el plan operativo de este Departamento, donde se han sopesado las necesidades que se requiere atender, y principalmente, de la situación fiscal que atraviesa actualmente el país, este Departamento decidió prescindir de varias líneas consignadas en el Plan Anual Para Adquisiciones, cediéndole a la administración la disposición de recursos económicos por un monto de ₡5.938.000.00.

Asimismo, anterior a las disposiciones emitidas por ese estimable Consejo en su esfuerzo de contención del gasto institucional, para la segunda ronda electoral este Departamento giró las instrucciones necesarias a las unidades administrativas bajo su cargo con el fin de analizar las responsabilidades asignadas en dicho proceso, y de ser posible, tomar las medidas necesarias para desarrollar las mismas sin recurrir al uso de jornada extraordinaria, objetivo que se cumplió con total apoyo por parte de sus colaboradores.

De esa manera, y apoyando el excepcional sentido de austeridad que ha caracterizado a la institución, se logró un ahorro estimado en ₡3.633.408,88, monto calculado a partir de información suministrada por el Departamento de Recursos Humanos, y basado en proyecciones de pago de horas en tiempo sencillo para los funcionarios involucrados.

Así las cosas, este Departamento ha procurado contribuir con un eventual ahorro a la institución por, aproximadamente, ₡9.571.408,88, con medidas aplicadas en un lapso de tiempo de aproximadamente seis meses, de abril a octubre del presente año.

En resumen, se ha buscado contribuir a la maximización de los recursos institucionales con estas acciones:

• cediéndole a la administración la disposición de recursos económicos destinados al plan de adquisiciones para, bien distribuirlos en la obtención de otros bienes o servicios que considere oportuno atender, o bien se prescinda de dicho gasto;
• y racionalizando el uso de recursos como lo es la jornada extraordinaria, donde, además del ahorro promovido para la segunda ronda electoral, se ha recurrido a los cambios de jornada con el consentimiento de los colaboradores para fortalecer la disminución de ese recurso.

Se agradece profundamente su atención, en espera de que los esfuerzos aquí apuntados contribuyan en alguna medida a fortalecer e impulsar los esfuerzos promovidos por el estimable Consejo que usted coordina, en su objetivo de racionalizar recursos y restringir los gastos.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre recomendaciones del estudio especial n.° IES-001/2017. De los señores Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i. y Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° DE-4013-2018 del 27 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

       "En atención a lo acordado por ese Consejo en la sesión ordinaria número 59-2018, del 6 de noviembre del corriente, comunicada en oficio CDIR-0357-2018, de misma fecha, en el cual dispuso pasar a estudio e informe conjunto de la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos, sobre el cumplimiento de las recomendaciones incluidas en el informe especial de la Auditoría Interna “Informe del estudio especial n.º IES-001/2017 sobre presuntas irregularidades de una persona funcionaria del Tribunal Supremo de Elecciones”, al respecto, en oficio DE-3802-2018, se solicitó una prórroga para la presentación del informe, la cual fue aprobada por ese Consejo en sesión ordinaria número 61-2018 del 20 de los corrientes, comunicada en oficio CDIR-0367-2018 de misma fecha, para lo cual nos permitimos remitir el informe solicitado .

Tal y como se indicó en el oficio CDIR-144-2017 de fecha 10 de mayo de 2017, el referido informe especial de la Auditoría Interna contempló 5 recomendaciones, siendo que para la atención de la 4.1 en su momento, el Superior dispuso para su atención el traslado correspondiente a la Inspección Electoral.

Seguidamente se detallará el estado de cumplimiento de las actividades que se incluyeron en el cronograma contenido en el oficio de cita, correspondientes a las recomendaciones de la 4.2 a la 4.5, las que abordaron las acciones para evitar el incumplimiento de lo que establece el artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil (RLSTSE),

Recomendación:

4.2        Comunicar a todas las jefaturas de la Institución, por los medios y con la periodicidad que se consideren necesarios, la prohibición contenida en el artículo n.° 57 del Reglamento a la Ley de Salarios, advirtiendo sobre las responsabilidades disciplinarias que podrían recaer sobre ellas en caso de incumplimiento. (Ver apartes 2.1.4, 2.2 y 2.3 de este informe)

Para la atención de lo recomendado por la Auditoría Interna, se estableció que la Dirección Ejecutiva debería velar porque se comunicara a las jefaturas institucionales la prohibición establecida en el artículo 57 del RLSTSE, advirtiendo a su vez sobre las consecuencias de esas prácticas, por los medios y la periodicidad que estimara necesarios.

Al respecto, esta Dirección remitió a las jefaturas institucionales la Circular DE-025-2017, la cual se volvió a reiterar por medio de la Oficina de Comunicación, vía correo electrónico, el 23 de junio de 2017.

4.3        Requerir a la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos, para su respectiva aprobación por parte de esa Dirección, una propuesta, debidamente fundamentada y documentada, que permita establecer y mantener un adecuado monitoreo, en procura de evitar que las jefaturas asignen funciones al personal distintas a las que establece el Manual de Puestos para el cargo en que fue nombrado, para lo cual se podrían considerar las siguientes alternativas, u otra que se estime conveniente: (Ver apartes 2.1.4, 2.2 y 2.3 de este informe)

a.        La aplicación de un muestreo -con la periodicidad que se defina-, a las dependencias que conforman la Institución, con el fin de determinar si los funcionarios se encuentran desarrollando las tareas propias del puesto en que fueron nombrados.

b.        La aplicación de un cuestionario para todos los funcionarios de la Institución, donde se verifique si éstos desempeñan las funciones propias de su puesto. De manera que si ese no es el caso, dicho instrumento deberá evidenciar las diferencias entre las tareas y a partir de qué fecha están siendo realizadas.

Para la atención de esta recomendación se establecieron las actividades que se detallan en el siguiente cuadro:

Cabe señalar que luego de la aprobación de la propuesta, el Departamento de Recursos Humanos en memorando RH-0324-2017, presentó ante la Dirección Ejecutiva, el reporte del primer avance del Plan de Trabajo de Seguimiento Ocupacional que comprendió el periodo del 2 de octubre al 15 de diciembre de 2017 y en memorando RH-370-2017 del 12 de diciembre de 2017 remitió los informes correspondientes de los 20 casos asignados para el referido periodo.

Asimismo, en memorando RH-006-2018 el DRH presentó el Plan Anual de Seguimiento Ocupacional para el año 2018.

Al respecto, es necesario indicar que, en términos generales el plan se ha venido desarrollando de acuerdo con lo programado, toda vez que a la fecha se ha brindado seguimiento a 36 puestos, sumando los 20 seguimientos llevados a cabo en el año 2017, en total los casos analizados por el Departamento de Recursos Humanos ascienden a 56.

4.4        En los casos que en adelante se reciban en ese departamento para trámite, tanto de las jefaturas como de los mismos colaboradores, en relación con solicitudes para el reconocimiento de experiencia para fines de reclutamiento, selección y carrera administrativa del personal, se deberá efectuar el estudio pertinente, el cual deberá quedar debidamente fundamentado y documentado, de modo que en caso de que se detecte la asignación de funciones que tipifiquen lo dispuesto en el artículo n.° 57 del Reglamento a la Ley de Salarios, se proceda a informar a la instancia pertinente, sobre las jefaturas que incurren en tal situación, a efectos de que se ordenen las acciones administrativas correspondientes, aportando al menos la siguiente información: nombre de la (s) jefatura (as) que eventualmente está (n) incurriendo en la falta, nombre de la persona funcionaria que se encuentra en la situación descrita, fecha en que inician las funciones distintas al puesto y el tiempo en que se ha mantenido la situación. (Ver apartes 2.1.4, 2.2 y 2.3 de este informe)

Respecto de esta recomendación, se establecieron dos actividades:

a)        Elaborar un procedimiento o una instrucción de trabajo para formalizar el mecanismo que permita informar  a las instancias pertinentes sobre las jefaturas que incurran en la prohibición estipulada en el artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil.

Según lo indicado en oficio RH-2354-2017, el Departamento de Recursos Humanos implementó la instrucción de trabajo “Validación de certificaciones de experiencia laboral” (IT02-v01-RH-P003), así como el formulario F01-v01-IT02-RH-P003, lo que fue aprobado por la Dirección Ejecutiva en oficio DE-2826-2017, con la observación de que se debía incluir un espacio para la firma de la jefatura del DRH, dicho ajuste fue realizado por el DRH en oficio RH-2993-2017 y avalado por la Dirección Ejecutiva en oficio DE-3004-2017. 

b)        Disponer un mecanismo para informar a las instancias pertinente sobre las situaciones que eventualmente pueda detectar la Dirección Ejecutiva como parte de los estudios administrativos que le corresponde llevar a cabo, respecto al  incumpliendo de los establecido en el artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil.

Para atender dicha actividad, la Dirección Ejecutiva incorporó como parte del procedimiento “Elaboración de Estudios e Investigaciones Administrativas”, la instrucción de trabajo número DE-AE-IT-001-v01, para disponer de un mecanismo para detectar, como parte de los estudios administrativos que le corresponde llevar a cabo a la Dirección Ejecutiva, el incumplimiento de lo establecido en el artículo 57 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE y RC.

4.5 Elaborar y remitir a esta Auditoría Interna, dentro del plazo legal correspondiente, un informe contentivo del análisis de cada una de las recomendaciones del presente informe, así como un cronograma para su implementación, con indicación de las fechas, actividades y responsables de su ejecución.

La recomendación 4.5 fue atendida por el CDIR mediante oficio CDIR-144-2017 del 10 de mayo de 2017.".

Se dispone: Tener por rendido el informe y por implementadas dichas medidas. Hágase del conocimiento del Tribunal y de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

D) Informe motivo de la recomendación n.° 4.9 del informe n.° ICI-001-2018 de Auditoría Interna. De los señores Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General   a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, Carlos Alberto Murillo Montoya, Secretario General de la Dirección Ejecutiva, Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Secretario General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, Carlos Luis Brenes Molina, Secretario General del Registro Civil y Minor Mora Chang, Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° STSE-2326-2018 del 29 de noviembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remiten informe motivo de la recomendación n.° 4.9 del informe de Auditoría Interna sobre la evaluación del cumplimiento de las normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información emitidas por la Contraloría General de la República y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluyen y recomiendan:

"5. Conclusiones

5.1 No se logró determinar la existencia de legislación que establezca la obligación de este Tribunal de realizar un Plan de Continuidad del Negocio en los términos que especifica la norma ISO 22301 o su versión autorizada por el Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica, INTE/ISO 22301:2015.

5.2 A pesar de que se han realizado múltiples esfuerzos y buenas prácticas institucionales en materia de prevención y atención de incidentes que pudieran comprometer el funcionamiento de los procesos y servicios que brindan estos organismos electorales, como lo determinó la Auditoria [sic] Interna en el informe que da origen a este documento, la institución no cuenta con un Plan de Continuidad del Negocio que unifique dichos esfuerzos de manera integral.

5.3 Por el motivo anteriormente señalado, y con el fin de ser contestes con la recomendación planteada por la Auditoría Interna, resulta pertinente la conformación de una comisión que se encargue de elaborar y posteriormente mantener actualizado el mencionado plan, la cual deberá estar integrada por funcionarios que, en razón de su cargo y funciones, resulte atinente su participación, o de aquellos que, en virtud de su amplia experiencia y manejo de los procesos que se consideran críticos (tomando como base el acuerdo adoptado por el CDIR en la sesión n.° 37-2017), sea necesario que formen parte de ella.

6. Recomendación

6.1 Que se  apruebe la constitución de una comisión que se denomine “Comisión de Continuidad del Negocio”, la cual estará integrada por el Coordinador del Comité Central de Emergencias y por un funcionario -por definir a criterio de los señores directores- de cada una de las siguientes Direcciones: Ejecutiva, Generales del Registro Civil, de Estrategia Tecnológica y del Registro Electoral y de Financiamiento de los Partidos Políticos; asimismo, se le encargará a esta comisión definir en su seno a la persona que fungirá como coordinador.

6.2 Que se determine que la finalidad primordial de esta Comisión será la elaboración, implementación, verificación y mantenimiento del Plan de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales. Dicho plan deberá ser sometido a la aprobación del CDIR, en un plazo razonable que a bien tenga establecer el Consejo.

6.3 Que proceda la citada comisión a proponer al CDIR, una política institucional en materia de continuidad del negocio, que permee a toda la organización, de modo que todas las dependencias institucionales, sin excepción alguna, le brinden la obligada colaboración en los extremos que le sean requeridos en dicha materia.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. En consecuencia, constituir la Comisión de Continuidad del Negocio con la siguiente integración: Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, Alexander Arias Arias, Asesor en Tecnologías de Información 1 de la Dirección General del Registro Civil, Luis Alberto Sáenz Venegas, Coordinador del Sistema de Control Interno de la Dirección Ejecutiva, Minor Mora Chang, Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica y Luis Felipe Brosed Lizano, Profesional en Administración Electoral 1 de la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, la cual deberá remitir a este Consejo en el plazo de un año el Plan de Continuidad del Negocio de estos organismos electorales, así como la política institucional en materia de continuidad del negocio. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

E) Marco filosófico del Plan Estratégico Institucional de 2019. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2315-2018 del 29 de noviembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 114-2018 celebrada el 29 de noviembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al marco filosófico del Plan Estratégico Institucional de 2019, el cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

F) Solicitud para participar en el Desafío de Brigadas del INS de 2019. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2316-2018 del 29 de noviembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 114-2018, celebrada el 29 de noviembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud planteada por el Coordinador de Comité Central de Emergencias para participar en el desafío de brigadas del Instituto Nacional de Seguros de 2019, en el que literalmente se dispuso:

"Se dispone: Aprobar conforme se solicita. En lo sucesivo, autorizaciones análogas serán atendidas por el Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Informe sobre estudio administrativo integral del Departamento Civil. De la Dirección Ejecutiva se conocen oficios n.° DE-4075-2018 y n.° DE-4099-2018 del 30 de noviembre y 4 de diciembre de 2018, recibidos los mismos días en la Coordinación de este Consejo, respectivamente, mediante los cuales se hace del conocimiento de este colegiado informe relativo a estudio administrativo del Departamento Civil.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe y elevarlo a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar conforme propone la Dirección Ejecutiva, con rige a partir del 16 de diciembre de 2018, excepto el traslado de la Tarjeta de Identificación de Menores al Departamento Electoral, lo anterior se recomienda realizarlo a partir del 1.° de enero de 2019 y  con la observación según la cual los puestos de Encargado de Área del Departamento Civil que corresponden a los números 45650 y 101891, deben llevarse al nivel de Profesional Funcional 1, también con rige a partir del 16 de diciembre de 2018; ello en virtud de que dichos puestos -que reportan directamente a un cargo clase 2 institucional- responden a un alto nivel de complejidad para un Encargado, como responsables de ejercer por sí y mediante el personal a su cargo y en primera instancia labores técnico jurídicas y administrativas de gran variedad y dificultad en materia registral civil que maneja el Departamento, que implican la aplicación de un óptimo criterio jurídico en un sinnúmero de expedientes y gestiones y el debido recaudo para mantener impoluta y segura la publicidad registral nacional, considerando además la alta consecuencia del error de los cargos y su valor estratégico para el buen desempeño del Registro Civil y del propio Tribunal y teniendo en cuenta el compromiso institucional de equilibrar la escala de puestos profesionales en lo que atañe a dicho registro. Asimismo, para el segundo de los puestos, por ser la publicidad registral de índole jurídica, se recomienda que el cargo abarque también como requisito académico el Derecho. Finalmente, se recomienda remitir al Departamento Legal -para su estudio e informe en el plazo de un mes- lo expuesto en la recomendación 10.5, respecto de los casos en que se llegue a determinar incumplimiento de requisitos para la clase pretendida en los funcionarios que actualmente ocupan los puestos objeto del estudio. ACUERDO FIRME.

El señor Rodríguez Siles salva el voto y lo emite aprobando en todos sus extremos el informe de la Dirección Ejecutiva.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Recomendación de resolución contractual. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DE-3996-2018 del 22 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo.

Se dispone: Retorne este asunto a la señora Morales Arroyo, a quien se hace ver que, según el artículo quinto del Instructivo de Fiscalización Contractual del Tribunal Supremo de Elecciones, este tipo de gestiones deben plantearse como recomendaciones puntuales con amplia fundamentación, aspectos que se echan de menos en su oficio. Tome nota la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.