ACTA N.º 52-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del dos de octubre de dos mil dieciocho, con asistencia del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside– y los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre la elección de los miembros de la Comisión de Salud Ocupacional. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1780-2018 del 13 de setiembre de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 17 de setiembre de 2018, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 89-2018, celebrada el 13 de setiembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre la elección de los miembros de la Comisión de Salud Ocupacional, el cual literalmente dispuso:

"Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendación se acogen. En consecuencia, se retrotrae todo lo actuado con posterioridad a la convocatoria a elecciones para designar a la contraparte de los trabajadores en las Comisiones de Salud Ocupacional institucionales; sin perjuicio de lo anterior, el Consejo de Directores propondrá a este Tribunal los representantes patronales que por movimientos de personal o por pertenecer a otro centro de trabajo deban redefinirse, a saber: sede central: sustituto de Karla Villalta Medina; bodega Las Brisas: sustitutos de Emmanuel Arias Brenes y José Pablo Leandro Arrieta; oficina regional de Cartago: sustituto de María Olga Torres Ortiz; oficina regional de Alajuela: sustituto de Walter Villalobos Zúñiga, edificio Thor y Archivo Los Yoses: nombramientos nuevos, quedando incólume la designación de la señora Ligia Gamboa Martínez en la oficina regional de Heredia. Proceda el señor Luis Sáenz Venegas, con el acompañamiento del Departamento Legal, a organizar la elección de los representantes de la parte laboral en cada uno de los centros de trabajo indicados, para lo cual deberá seguir rigurosamente las disposiciones contenidas en el Decreto Ejecutivo n.° 39408-MTSS “Reglamento de Comisiones y Oficinas o Departamentos de Salud Ocupacional”. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Elevar al Superior la recomendación de nombrar por la parte patronal a los integrantes de las comisiones de Salud Ocupacional de la siguiente manera:

. ACUERDO FIRME.

B) Reforma al régimen sancionatorio del Reglamento Autónomo de Servicios del TSE. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-537-2018 del 18 de setiembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual, según lo dispuesto en los acuerdos comunicados en los oficios CDIR-0212-2018 del 19 de junio y CDIR-0231-2018 del 3 de julio, ambos de 2018, rinde el informe respectivo.

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre el uso de la Intranet institucional. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1857-2018 del 25 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 92-2018, celebrada el 25 de setiembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre el uso de la Intranet institucional el cual se remitió a la Dirección Ejecutiva para lo de su cargo.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Respuesta a propuesta de modificación reglamentaria. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1857-2018 del 25 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 92-2018, celebrada el 25 de setiembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre el uso de la Intranet institucional el cual se remitió a la Dirección Ejecutiva para lo de su cargo.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Informe Sondeo de Opinión Oficinas Regionales 2018. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-224-2018 del 27 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Conforme con las atribuciones establecidas en el artículo octavo del reglamento interno de esta Contraloría de Servicios y lo dispuesto por el Superior en la Sesión Nº. 98-2015, artículo quinto, comunicado en oficio STSE-2094-2015, se remite a ese Consejo, el Informe Sondeo de Opinión Oficinas Regionales 2018.

Dicho informe fue enviado a la Dirección Ejecutiva para la valoración técnica- estadística correspondiente. Posteriormente, esa Dirección mediante oficio DE-3232-2018 de fecha 20 de setiembre del corriente, hizo mención de algunas observaciones y correcciones, mismas que esta Contraloría valoró, y aplicó conforme con la revisión propiamente estadística.

Cabe indicar que  en acatamiento de lo dispuesto por el Superior en sesión ordinaria 73-2015 y comunicada mediante oficio STSE-1568-2015 de fecha 27 de agosto de 2015, esta Contraloría remitió a la jefatura de Coordinacion de Servicios Regionales el informe del sondeo, con el fin de que emitiera su criterio, mismo que fue recibido en oficio CSR-01731-2018 de fecha 24 de los corrientes, justificando detalladamente cada sugerencia hecha en el anexo 3 “Opinión de los usuarios sobre aspectos que observaron en su visita a la regional”, así como las planteadas directamente por este despacho; luego de ello se hicieron los ajustes pertinentes a la versión preliminar del informe.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. Tomen nota para lo de su cargo la Dirección Ejecutiva y la Coordinación de Servicios Regionales, así como los despachos concernidos, a los cuales este Consejo les dirige una sincera felicitación. ACUERDO FIRME.

F) Mejoras en el Registro Civil (MRC). Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3342-2018 del 1. ° de octubre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0315-2018 del 18 de setiembre de 2018, relativo al memorial suscrito por varias personas funcionarias destacadas en el Departamento Civil y mediante el cual, se solicita informe a esta Dirección Ejecutiva, procede indicar lo siguiente:

1.        El estudio administrativo integral del Departamento Civil inició en abril del 2017 y se culminó en junio del 2018, toda vez que se desarrolló en paralelo con el estudio administrativo integral de la Sección de Actos Jurídicos, así como con el correspondiente a la II Etapa de Mejoras del Registro Civil (MRC), que comprende a las 32 Oficinas Regionales y la Sección Coordinación de Servicios Regionales.

2.        En cuanto a sus alcances y limitaciones se tiene.

-El estudio se concentró en el Departamento Civil, con independencia de sus secciones adscritas.

-Se analizó un total de 69 puestos.

-El análisis administrativo y ocupacional se llevó a cabo con información recopilada en el primer semestre del año 2017.

-Para el análisis de las estadísticas de operación se consideró el periodo comprendido entre los años 2013 – 2016.

-La población correspondiente a la Unidad de Actualización de Bases de Datos Civiles no fue valorada ocupacionalmente debido a que ya había sido considerada en el “Estudio administrativo de la unidad de Digitación del Departamento Civil; Mejoras en el Registro Civil, I etapa – 2016”.

-Como limitaciones se tienen los nombramientos de personal entre tanto se efectuaba el estudio.

-La aplicación de los cuestionarios al total de la población en estudio (se habían aplicado en noviembre del 2015 y fueron actualizados en mayo del 2017), esto debido a la variabilidad que presentaba la planilla de ese Departamento ente un periodo y otro.

-No fue posible obtener los datos estadísticos del año 2013.

3.        Con respecto al criterio técnico requerido al Departamento de Recursos Humanos.

En cumplimiento con lo dispuesto por el Superior en sesión ordinaria n° 13-2013, celebrada el 29 de enero de 2013, comunicada mediante oficio STSE-0297-2013, del 29 de enero de 2013 en el sentido de que las reclasificaciones o reasignaciones de un puesto derivadas de un estudio administrativo debían contar con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, esta Dirección procedió a requerirle al Departamento de Recursos Humanos,  criterio para un total de 51 puestos, cifra que incluye 5 cargos de la Sección de Inscripciones, conforme al siguiente detalle:

Dadas algunas particularidades y consultas que se presentaron en el proceso, el Equipo de Trabajo de MRC realizó una presentación ejecutiva en donde expuso con amplio detalle los resultados obtenidos a efectos de que el Departamento de Recursos Humanos contara con un insumo claro y suficiente para emitir su criterio, asimismo mediante oficios DE-2389-2018 y DE-2702-2018 de fechas 31 de julio y 23 de agosto del presente año, se realizaron algunas aclaraciones complementarias.

Sobre el seguimiento que esta Dirección ha realizado respecto de la presentación en plazo del informe de cita, se cuenta con tres correos electrónicos de la Encargada del Área de Análisis Ocupacional del Departamento de Recursos Humanos de fechas 6 y 18 de setiembre respetivamente, mediante los cuales solicitó ampliación del plazo y expuso los motivos asociados con tal petición, la que el suscrito en su condición de Director Ejecutivo avaló.

Correo electrónico del 6 de setiembre de 2018.

“Buenos días don Francisco: El pasado 6 de junio se recibió en el  Departamento de Recursos Humanos el Oficio DE-0763-2018 sobre la “Solicitud de criterio técnico Estudio Integral del Departamento Civil” , mismo que implica el estudio de 51 puestos, que, si bien es cierto, el informe por parte de Dirección Ejecutiva está muy bien estructurado y cuenta con información detallada, situación que ha permitido avanzar en el mismo, no obstante, el tiempo se ha hecho insuficiente, debido a que paralelo a ello se atienden las labores constantes y muy propias del Área de Análisis Ocupacional, tales como la revisión y seguimiento a los perfiles de puestos en proceso, los estudios de seguimiento ocupacional, los estudios de puestos, todo ello realizado por las profesionales del área, además de las reuniones y sesiones de trabajo como por ejemplo, la atención en conjunto con la Jefatura sobre recursos de apelación a la licitación abreviada sobre la Contratación de un Estudio para la elaboración, diseño e implementación de un Sistema de Administración por Competencias.    En atención a lo anterior, se solicita muy respetuosamente una prórroga por espacio de un mes calendario para concretar el informe y remitírselo.”

Correos electrónicos del 18 de setiembre de 2018.

“En atención al correo enviado por la señora Lady Orozco el día de ayer, muy respetuosamente, me permito hacer mención del último correo envidado el 6 de setiembre el cual se transcribe en lo que interesa “Si bien es cierto, se concedió una prórroga para presentar el criterio técnico por parte de Recursos Humanos sobre el estudio administrativo integral del Departamento Civil, el tiempo ha sido insuficiente, debido a que se han presentado trabajos adicionales al ordinario del Área de Análisis Ocupacional, solicito muy respetuosamente, unos quince días más a partir del día de mañana, de manera que se pueda concluir la semana del 10 al 14 de setiembre, para que la semana siguiente del 17 al 21 pasarlo a la jefatura para su revisión, atender ajustes si es necesario presentados por la jefatura y remitirlo a Dirección Ejecutiva.” , del cual obtuve respuesta el mismo día, en el que aprueba lo solicitado. Consecuente con lo indicado, me permito informarle que a la mayor brevedad será enviado a la Dirección Ejecutiva, de ello está informada la señora Jocelyn Brown.”.

“Estimado don Francisco y don Carlos: Como complemento del correo anterior, es importante indicar que el criterio técnico solicitado por Dirección Ejecutiva referente a la modernización del Registro Civil implica, en este caso, la revisión de 51 puestos. Tal revisión es comparable, para cada uno de los puestos, a un estudio de reasignación, en virtud de que se hace necesario analizar cada una de las tareas de los puestos y los restantes apartados de la descripción de éstos, lo que posteriormente sirve como insumo para la valoración de los factores dificultad, supervisión, responsabilidad, condiciones de trabajo, consecuencia del error y requisitos y, finalmente con ello obtener la totalidad de los puntos que en definitiva los ubica en el puesto y clase correspondiente, lo cual consta en el procedimiento Código RH-P020-v07 Estudios de Clasificación y Valoración de Puestos. Además, adicionalmente a ello, es necesario estudiar el expediente administrativo de los ocupantes de los puestos para determinar el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, según la clasificación que recomienda Dirección Ejecutiva y que técnicamente Recursos Humanos valora y determina para cada uno de esos cargos (51).   Lo anterior, ha generado las prórrogas correspondientes, considerando además las actividades ordinarias que se realizan día a día en el área, no obstante, se están haciendo los esfuerzos necesarios para concluir el estudio y enviarlo a Dirección Ejecutiva. Cualquier otra consulta, estamos para servirles. Saludos,”.

El Departamento de Recursos Humanos concluyó el informe de cita y lo presentó en este despacho el 28 de setiembre de 2018 en horas de la tarde, procede entonces su estudio y análisis, lo que se procurará realizar con la celeridad posible sin comprometer la consistencia técnica y legal que demanda un informe de esta naturaleza al tratarse de un estudio administrativo integral.

Finalmente, resulta oportuno aclarar que si bien los estudios administrativos integrales de Mejoras en el Registro Civil, podrían recomendar la reclasificación o reasignación de puestos, no puede darse por sentada tal condición hasta tanto el respectivo informe técnico haya superado los filtros técnicos correspondientes y se encuentre aprobado por la Magistratura Electoral.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará de conocimiento de los gestionantes. ACUERDO FIRME.

G) Cambio de fecha de sesión ordinaria n.° 53-2018.

Se dispone: Por unanimidad, se traslada la sesión ordinaria n.° 53-2018 del Consejo de Directores para el 10 de octubre de 2018 a las catorce horas, en virtud de la atención de la respectiva ordinaria legislativa relativa al presupuesto institucional por parte del Director Ejecutivo y el Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Readjudicación trámite 2018LA-000027-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0576-2018 del 25 de setiembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta.

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de readjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, a la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato, al señor Wilson Espinoza Coronado del Departamento de Programas Electorales, al Departamento Legal y a la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.