ACTA N.º 50-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del dieciocho de setiembre de dos mil dieciocho, con asistencia de la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Secretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside– y los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Profesionalización del Registro Civil. De varios funcionarios del Departamento Civil, se conoce memorial del 11 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Reciba un cordial saludo de los funcionarios del Departamento Civil; como es de su conocimiento el Superior en Sesión Ordinaria 126-2014, del 02 de Diciembre del 2014, comunicado mediante oficio STSE-2232-2014, aprobó que se implementara la Profesionalización del Registro Civil, la cual se ha venido dando en varias de las oficinas de éste Registro. 

Los abajo firmantes, todos funcionarios del Departamento Civil, vemos con mucha preocupación, cómo se ha atrasado el procedimiento para el planteamiento que la Dirección Ejecutiva debe de realizar e informar a los señores Magistrados y mediante el cual nos veríamos beneficiados con mejores plazas y por ende, una retribución económica justa para las labores que desempeñamos desde hace tantos años, y los estudios superiores que la Magistratura en reiteradas ocasiones nos ha exhortado a realizar.  

Es por éste motivo que le solicitamos respetuosamente interponga sus buenos oficios,  ya que lo último que supimos es que dicho estudio se encuentra en el Departamento de Recursos Humanos, propiamente en manos de la Licda. Marta Marín Rosales, Encargada de la Unidad de Análisis de Área Ocupacional, quien debía entregar a la Dirección Ejecutiva su respectivo informe el día 08 de agosto, pero la misma solicitó prórroga de un mes, misma que venció el pasado 08 de setiembre, sin que a la fecha se haya hecho efectivo el traslado del expediente a la Dirección Ejecutiva.

Sin más por el momento, quedamos atentos a su respuesta.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual deberá rendirse en el plazo de ocho días, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Informe relativo a la eventual implementación de mecanismos de resolución alterna de conflictos en la institución. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1762-2018 del 11 de setiembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo décimo de la sesión ordinaria n.° 88-2018, celebrada el 11 de setiembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre la eventual implementación de mecanismos de resolución alterna de conflictos en la institución, en el cual literalmente se dispuso:

"Se dispone: No ha lugar la sugerencia planteada. Es criterio de este Órgano Colegiado que no compete a esta Administración arbitrar y pronunciarse sobre los conflictos interpersonales que puedan suscitarse entre funcionarios institucionales, en el tanto las conductas reprochadas no transgredan las prohibiciones contenidas en el Código de Trabajo y el Reglamento Autónomo de Servicios de este Tribunal o infrinjan alguna de las obligaciones establecidas en los cuerpos normativos indicados. De presentarse esta circunstancia, se abriría la competencia disciplinaria del Estado para investigar y, eventualmente, sancionar aquellas faltas que se hubieren corroborado de forma fehaciente, después de haberse seguido el procedimiento administrativo de rigor. En este sentido, desde la resolución n.° 5594-94 de las quince horas cuarenta y ocho minutos del veintisiete de setiembre de mil novecientos noventa y cuatro, la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia ha reconocido la potestad inherente de las administraciones públicas de sancionar a sus funcionarios cuando estos cometan faltas de servicio o, a través de su comportamiento, transgredan reglas propias de la función pública. En este sentido se expresan los artículos 102 y 211 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP), al reconocer al superior jerárquico de los órganos y entes estatales la potestad de sancionar disciplinariamente a los funcionarios a su cargo; potestad que, siguiendo lo dispuesto en el artículo 66 de la LGAP, resulta irrenunciable e intransmisible. Adicionalmente, ha de notarse que, en tanto Administración Pública, este Tribunal está compelido a observar las disposiciones contenidas en los artículos 11 de la Constitución Política y 11 de la LGAP, por lo que entiende que, este solo podría actuar en el sentido que lo autorice una norma previa. En este caso, la utilización de estos mecanismos alternativos debe sujetarse, rigurosamente, a lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley Sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social, de modo tal que, únicamente podrán ser sometidos a estos procedimientos los conflictos en los que se discutan diferencias patrimoniales de naturaleza disponible (bajo esta línea puede consultarse el dictamen C-32-2011 del 14 de febrero de 2011 de la Procuraduría General de la República). Por último se advierte que, consciente de los efectos nocivos que este tipo de conductas representan para el cumplimiento cabal de los fines públicos que orientan a esta Administración, a través de las distintas Direcciones institucionales, este Tribunal ha promovido y organizado múltiples actividades de capacitación orientadas a la mitigación y reducción de la conflictividad laboral, promocionando la importancia de la inteligencia emocional, las técnicas de manejo y solución de conflictos interpersonales, así como la generación de ambientes libres de conductas agresivas. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de los señores Magistrados de este Tribunal. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Uso de Intranet. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-224-2018 del 18 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su estimable conocimiento, a la luz del Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), se ha desarrollado una intranet de servicios institucional, a través de la cual las personas funcionarias de este Organismo Electoral, podrán gestionar trámites internos y efectuar consultas de información de carácter general y, por consiguiente, someto a consideración del estimable Consejo el presente informe.

La Intranet constituye una mejora tecnológica que integra algunos servicios internos que ahora se ponen a disposición del conglomerado institucional y está conformado, inicialmente, por cuatro grandes ejes estratégicos de gestión institucional, a saber:

1.        Comunicación institucional: Su finalidad es facilitar a las personas funcionarias el acceso centralizado a los diversos avisos que se generan en la Institución, tal como avisos, circulares, entre otros; convirtiéndose además en un medio de difusión efectivo en aras de propiciar una comunicación interna oportuna y confiable.

2.        Recursos humanos: Este módulo presenta tres funcionalidades relacionadas con:

a)        Consulta de información de la persona trabajadora: permite a cada persona trabajadora acceder a sus datos personales, salariales, académicos y laborales, así como diversos reportes que faciliten la consulta de su información personal, lo cual es posible realizar desde su computadora de trabajo. Dentro de esa información se encuentra: registro de marcas, incapacidades, vacaciones, por citar algunos.

b)        Formulario de Justificaciones: corresponde a un formulario electrónico que, en lo sucesivo, la persona trabajadora deberá utilizar para efectuar las diversas justificaciones relacionadas son su asistencia, tales como: llegadas tardías, omisiones de marca a la entrada o salida, entre otros, de manera que, tal como opera en la actualidad, queda plasmada la trazabilidad del motivo que origina la justificación, así como la aprobación o eventualmente el rechazo de la Jefatura correspondiente.

c)        Formulario de Permisos: este segundo formulario electrónico permite automatizar la solicitud de licencias o permisos autorizados al amparo de los artículos 31 y 33 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, brindando con ello mayor eficiencia en su tramitación y resolución final.

3.        Seguridad de la información: en este módulo se podrán visualizar alertas y consejos de seguridad de la información en materia de tecnologías de información, así como consultar las Políticas de Seguridad de la información aprobadas por el Superior, a los fines de que las personas trabajadoras dispongan de manera ágil y accesible, aquellos lineamientos que orientan su accionar en dicha materia.

4.        Proveeduría: contiene dos formularios electrónicos que permiten auto gestionar, de manera automatizada, las requisiciones de los materiales y suministros requeridos por las diferentes dependencias para la operativa de su gestión, así como las boletas de traspaso de bienes muebles entre las distintas unidades administrativas tanto las que se ubican en oficinas centrales, como en cada una de las sedes regionales.

Sobre el particular, con excepción del módulo de Proveeduría que está en etapa de pruebas técnicas, proyectándose su puesta en operación para finales de noviembre de este año, las otras tres funcionalidades de la Intranet antes descritas, ya se encuentran totalmente preparadas y disponibles para su implementación.

Asimismo, cabe reiterar en el caso de los módulos de Comunicación institucional y de Seguridad de la Información, éstos se particularizan en la Intranet por ser áreas de visualización de contenido de carácter informativo de relevancia organizacional, y el de Recursos Humanos, además de contar con espacios de consulta, también dispone de la facilidad de auto gestionar, por medio de formularios electrónicos, los permisos y justificaciones relativos a la asistencia del personal, acorde con la actual normativa establecida en el Reglamento supra citado.

De lo antes expuesto, se concluye que a través del uso generalizado de la Intranet, la Institución gozará de una eficiente gestión de los recursos, toda vez que: información institucional de interés estará centralizada, habrá una reducción considerable en el consumo de papel y otros recursos materiales y se optimizarían tiempos asociados a los servicios en cuestión.

De igual forma, es importante señalar que de conformidad con lo circular n.° CDIR-0004-2018 de 4 de los corrientes, el día de ayer se llevó a cabo la capacitación de esta herramienta a todas jefaturas de la organización.

Por lo antes expuesto, de conformidad con lo que establecen los artículos 2 inciso c) y d) del Reglamento de la DGET y 7 incisos d) y g) del Reglamento del Consejo de Directores del TSE, sugiero elevar el presente informe al Tribunal Supremo de Elecciones con las siguientes recomendaciones:

1.        Oficializar el uso de la Intranet por parte de todo el personal institucional, a partir del 1° de octubre de 2018, efectos para los cuales se deberán hacer los comunicados que se estimen pertinentes.

2.        Establecer los formularios electrónicos disponibles en la Intranet para efectuar los permisos y justificaciones relativos a la asistencia del personal, como medio único y obligatorio para gestionar dichos extremos, a partir del 1° de octubre de 2018. Lo anterior sin perjuicio de que en la reforma reglamentaria que se propone en el siguiente punto, se contemple un plazo prudencial de transición entre el uso del tradicional formato físico y el nuevo medio electrónico.

3.        Que con respecto al uso de los formularios electrónicos del módulo de Recursos Humanos, proceda el Departamento Legal con la revisión del Reglamento Autónomo de Servicios, a fin de que proponga la reforma reglamentaria que corresponda, para que el uso de los formularios electrónicos dispuestos en la nueva herramienta tecnológica (Intranet), concerniente a todo lo relativo a la asistencia del personal, no riña con las normas institucionales.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Modificación extraordinaria al presupuesto institucional (setiembre 2018). De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1787-2018 del 13 de setiembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 89-2018, celebrada el 13 de setiembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la modificación extraordinaria al presupuesto institucional (setiembre 2018), la cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Cuarta modificación al presupuesto institucional (setiembre 2018, referencia H-007). Del señor Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-3136-2018 del 14 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual plantea la cuarta modificación presupuestaria de 2018.

Se dispone: Aprobar conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.