ACTA N.º 5-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del treinta de enero de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Modificación del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0215-2018 del 25 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 8-2018, celebrada el 25 de enero de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la propuesta de modificación del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, la cual pasó a estudio individual de las señoras y señores Magistrados.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Vigencia de los estudios de inopia.

Se dispone: Recomendar al Superior reformar el Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones, a fin de que los estudios de inopia a cargo del Departamento de Recursos Humanos tengan una vigencia máxima de 1 año, en cuyo caso procedería pasar el asunto al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) 130 aniversario del Registro Civil.

Se dispone: En razón del 130 aniversario del Registro Civil, este Consejo considera oportuno elevar a consideración del Tribunal la siguiente propuesta de actividades:

• Actividad académica sobre el Registro Civil en el segundo semestre de 2018, a cargo del IFED.
• Una sección especial en la Revista de Derecho Electoral a partir de esa actividad académica.
• Que la semana cultural de setiembre próximo se dedique al Registro Civil.
• Realizar gestión ante la Junta de Protección Social para que algún billete de lotería o chances se dedique al 130 aniversario del Registro Civil.
• Que el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas realice la divulgación del documental alusivo al 130 aniversario del Registro Civil, así como la generación de espacios en medios de comunicación al respecto.
• Estrategia de prensa para la divulgación de este aniversario.
• Cambiar el membrete de la documentación institucional por el logo del 130 aniversario.

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Aclaración de nombre de empresa adjudicada. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0064-2018 del 23 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con referencia al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en reunión en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 56-2017, oficio CDIR-0424-2017 del 5 de diciembre de 2017,  y según lo solicitado por el Departamento Legal -quien se encuentra redactando el contrato de mérito- en el oficio DL-046-2018 del 22 de los corrientes –cuya copia se anexa digitalmente- se nos indica que se debe aclarar y agregar que la adjudicación recae sobre el Consorcio Seléctrica-Ecoenergy, conformado por Solís Eléctrica S.R.L. conocida como Seléctrica, cédula jurídica 3-102-176592 y Ecoenergy Power Engineering, S.A., cédula jurídica 3-101-578084, tal y como se indica en la página 5 del oficio PROV-1226-2017, y no como se señaló en la portada de presentación del citado oficio de recomendación y por ende en el acuerdo antes mencionado, siendo que todos los demás extremos, son correctos y permanecen invariables. Asimismo, me permito indicar que a nivel de sistema no es necesario realizar cambio alguno, ya que para esos efectos figura únicamente la empresa que subió la oferta es decir Solís Eléctrica S.R.L.

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Tener por aclarada y agregada dicha observación. Tome nota el Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Servicio de mantenimiento a estantería móvil del Archivo Civil en el TSE”, trámite 2017LA-000049-0012300001.

Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0013-2018 del 25 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del señor Hector Chacón Barquero, quien aparece designado en el expediente como Administrador del Contrato, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atenta [sic] a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Aplicación del artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-056-2018 del 26 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n.° CDIR-0020-2018 del 23 de enero de 2018, mediante el cual se comunica el acuerdo adoptado por el Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones (CDIR) en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 4-2018 de la misma fecha, en el que se dispuso pasar, para estudio e informe de este departamento, el oficio n.° DE-0161-2018 del 18 de enero de 2018, suscrito por la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva y, en el que, traslada al CDIR la propuesta de modificación del contrato de insumos para producción de tarjeta de identidad de menores (TIM), con fundamento en lo que dispone el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), respectivamente, me permito informar lo siguiente:    

I. Competencia para verificar el cumplimiento de los supuestos del numeral 208 del RLCA.

De conformidad con el artículo 106 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), y del análisis del inciso b) del artículo 10 del RLCA, en concordancia con el numeral 230 de ese mismo cuerpo normativo, la Proveeduría es el órgano técnico institucional en materia de contratación administrativa, por lo que ese despacho es el competente para determinar y verificar, una vez cumplidos los requisitos previos, la procedencia del tipo de contratación a seguir.

En otras palabras, la competencia para determinar el cumplimiento de los requisitos jurídicos para la aplicación tanto del artículo 208 como del 209 del RLCA, es de exclusiva responsabilidad de la Proveeduría, para lo cual deberá analizar exhaustivamente las razones que consten en los autos de cada caso particular.

En tal virtud, normativamente hablando, es esa dependencia administrativa a la que le compete, a la luz del oficio remitido por la señora Morales Arroyo, determinar si se cumplen o no los preceptos aplicables que estipula el citado numeral 208 para la reducción del objeto contractual, y en caso positivo podrá sugerir al CDIR adoptar el respectivo acto administrativo correspondiente, en el que se instruya a este departamento sobre la elaboración del addendum de rigor.

II. Recomendación.

Por los motivos expuestos, se recomienda instruir a la Proveeduría institucional para que –en ejercicio de sus competencias legales– estudie sobre la procedencia de lo solicitado por la UFEC, cuyo resultado debe comunicarlo al CDIR el que, en caso de ser positivo y tras valorar aspectos de oportunidad y conveniencia, podría acordar la modificación contractual y disponer que este despacho proceda con la elaboración del addendun respectivo.

Respetuosamente, y en apego al principio de eficiencia que invoca la contratación administrativa, se sugiere al CDIR tomar nota para que en futuras solicitudes de aplicación del instituto jurídico plasmado en el artículo 208 del RLCA, referido a la modificación unilateral de contractos, de previo sean remitidas directamente a la Proveeduría para lo de su competencia.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuya recomendación se acoge. Tomen nota para lo de sus respectivos cargos la Proveeduría y la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

D) Adjudicación “Compra de tóner, tintas y cartuchos para impresoras”, trámite 2017LA-000048-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0071-2018 del 29 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, en calidad de Administrador del Contrato, la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del señor William Montero Mayorga, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.