ACTA N.º 47-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cuatro de setiembre de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Diagnóstico de necesidades de capacitación para el 2020. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED), se conoce oficio n.° IFED-273-2018 del 29 de agosto de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con base en lo solicitado mediante oficio CDIR-0262-2018 recibido en el IFED el pasado 31 de julio, con base en lo planteado por nuestro equipo de trabajo, le remito cuadro con la información requerida sobre las necesidades del Instituto y del Centro de Documentación que se pretenden para el año 2020.".

Se dispone: Para su análisis presupuestario, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Diagnóstico de necesidades de capacitación para el 2020. Del señor Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce memorando n.° DGRE-477-2018 del 3 de setiembre de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo acordado en la sesión ordinaria n° 41-2018 celebrada el 31 de julio del 2018 por el Consejo de Directores, me permito remitir digitalmente, los formularios de requerimientos de capacitación para el año 2020 tanto de los departamentos adscritos a esta Dirección, así como de las áreas que como tal la conforman.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su análisis presupuestario, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Inicio de operaciones de la Intranet. De la señora Viviana Alfaro Vargas, Jefa a. i. de la Oficina de Proyectos Tecnológicos, se conoce oficio n.° PTE-047-2018 del 4 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a las labores que realiza esta Oficina, mediante la Administración del Proyecto denominado “Desarrollar e implementar una intranet de servicios institucional”, a cargo del Señor Tommy Aguilar, me permito solicitarle respetuosamente un espacio de al menos 15 minutos para mostrar al estimable Consejo de Directores el funcionamiento de los módulos con que dará inicio la Intranet, así como su colaboración para convocar  a las Jefaturas de estos organismos electorales para el próximo lunes 10 de setiembre, a fin de brindar una capacitación de esta herramienta en el Salón Multiuso y en un horario de 9:00 a.m. a 11:30 a.m.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Conceder el espacio solicitado para la próxima reunión del Consejo de Directores y la referida capacitación para el lunes 17 de setiembre. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Compra de vehículo tipo Jeep 7 pasajeros doble tracción”, trámite 2018LA-000030-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0535-2018 del 31 de agosto de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, a la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato, a Dessireé González Zamora, contraparte técnica, y a la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Aplicación del artículo 208 del RCLA a la contratación “Servicios para desarrollo de software”, trámite 2016LN-000001-0012300001.

Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0514-2018 Sustituir del 21 de agosto de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 4 de setiembre de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio CDIR-0281-2018 del 14 de agosto de 2018, el Consejo de Directores, retornó el asunto relacionada con la aplicación del artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa a la contratación 2016LN-000001-0012300001 – “Contratación de 3450 horas anuales de servicio para el desarrollo de sistemas (Outtasking)”, expuesta en el oficio PROV-0464 de día 06 del presente mes, en el que se informa que la Unidad de Comercialización de Servicios, a través del oficio ISTI-0094-2018 del 06 de junio del 2018, expuso el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral precitado, para que esta dependencia plantee claramente una recomendación al respecto, reafirmamos que siendo, que:

1.        El contrato actual se encuentra en etapa de ejecución.

2.        El aumento del objeto es de la misma naturaleza y permite la continuidad del fin inicialmente propuesto, contar con horas de soporte para solventar los requerimientos de software del ese Departamento.

3.        La solicitud de aumento de cantidades obedece a un requerimiento de servicio similar.

4.        Que el aumento no excede el 50% del monto del contrato original, incluyendo reajustes o revisiones, según corresponda.

5.        Que el origen de la solicitud se debe a causas imprevisibles al momento de iniciar el procedimiento, puesto que no pudieron conocerse antes:

“…surgen como consecuencia de cambios en el entorno…

(…)

Resulta importante señalar, que las demandas de otras plataformas y nuevas funcionalidades que requiere el Departamento de Comercialización de Servicios, las ha venido conociendo desde inicios del 2017, momento en el cual ya había dado inicio la ejecución del actual contrato n.° 2016LN-000001-0012300001, por lo cual no fue posible anticipar esa necesidad de previo a la contratación original, de ahí su carácter imprevisible.”

6.        Según se indica en dicho oficio esta es la mejor forma de satisfacer el interés público, puesto que se trata de un requerimiento para solventar las exigencias públicas de certificaciones de defunciones y matrimonio en línea.

7.        Que, tratándose de un aumento de cantidades de una Licitación Pública, no se supera ningún límite presupuestario.

8.        El incremento en la remuneración se calculará con base en las condiciones establecidas en el contrato original.

9.        Que en razón del ajuste de la presente modificación con las condiciones originalmente pactadas en la contratación 2016LN-000001-0012300001, no es necesaria la autorización de la Contraloría General de la República.

Los requisitos establecidos en ese numeral, como lo indica la unidad requirente, se cumplen, es viable la aplicación de ese artículo a la contratación de “Horas Outtasking”. Sin embargo, en razón de la imposibilidad de tramitar la presente modificación en el SICOP como una contratación nueva, por cuestiones propias del sistema (no está contemplada esta posibilidad en ningún módulo), los documentos y demás adjuntos que fundamentan la aplicación de ese numeral a la contratación 2016LN-000001-0012300001, deben ser incluidos como anexos al expediente de la gestión original, por lo que, resultando materialmente imposible aplicar la aprobación de ese colegiado en forma electrónica, es necesario que dicha solicitud sea validada por el Consejo mediante el dictado de una aprobación escrita, que nos permita adjuntarla al expediente.

De tal forma que, se recomienda al Consejo, dictar el acto de aprobación de aplicación de la modificación al contrato del procedimiento 2016LN-000001-0012300001 – Horas Outtasking conforme al artículo 208 RLCA, a fin de que esta pueda incluirse en ese expediente electrónico y continuar con la gestión.  Asimismo, en dicho acto, deberá recomendarse a la Unidad de Fiscalización y Ejecución Contractual, revisar el monto de las garantías rendidas a efecto de disponer cualquier ajuste que resulte pertinente, así como notificar la modificación unilateral realizada.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.