ACTA N.º 4-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintitrés de enero de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de listas de personal que laborará el fin de semana de las elecciones. Del señor Richard Poveda Solórzano, Jefe de la Oficina de Seguridad Integral, se conoce oficio n.° SI-005-2018 del 17 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con el fin de tener un control de seguridad y emergencias para el fin de semana de Elecciones, así como el lunes siguiente (3,4 y 5 de febrero del 2018), respetuosamente solicito las listas de personal por Dirección que estarán laborando, esto nos permitirá poder determinar si hay personal que no debe estar en los edificios en alguno de los días mencionados, así como un control aproximado de las personas que deberían evacuar en caso de emergencia.

Agradezco de antemano la valiosa colaboración, la cual es de gran importancia para los controles que podamos manejar.".

Se dispone: Procederá oportunamente cada Dirección a brindar al señor Poveda Solórzano la información solicitada. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Servicio de aseo y limpieza para oficinas del edificio Thor del TSE”, trámite 2017LA-000045-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0050-2018 del 16 de enero de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señores Hector Chacón Barquero, Administrador del Contrato, y del señor Tito Alvarado Contreras, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Servicio de aseo y limpieza para oficinas centrales del TSE”, trámite 2017LN-000004-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0052-2018 del 17 de enero de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señores Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato y Gustavo Fitoria Mora, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Renovación y compra de licencias (varias)”, trámite 2017LA-000047-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0054-2018 SUSTITUIR del 17 de enero de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 22 de enero de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

• En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo de conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, en calidad de Administrador del Contrato, la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, del señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

D) Aplicación del artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. De la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-0161-2018 del 18 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para la atención de las obligaciones de identificación para los menores de edad se promovió la Licitación Pública 2015LN-000004-85001 “Compra de insumos para producción de tarjeta de identidad de menores (TIM)”, cuya fiscalización y vigilancia   se encontraba bajo la responsabilidad del señor Javier Vega Garrido como órgano fiscalizador, sin embargo y en atención al Plan de Transición aprobado tras la creación de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual esta unidad asumió la fiscalización de la misma.

Siendo que la fiscalización de dicho contrato recae ahora en la UFEC, se procede a trasladar al CDIR la propuesta de modificación de la contratación en aplicación de lo que dispone el artículo 208 del RLCA, esta modificación no implica una alteración del objeto o su naturaleza ya que se trata de la disminución en la cantidad de dos entregables y por ende en el monto a cancelar por las entregas de $29.618,30 (veintinueve mil seiscientos dieciocho dólares con treinta centavos):

Esta propuesta de disminución reúne todos los requisitos y presupuestos jurídicos, formales y técnicos que establecen el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativo [sic] y 208 de su Reglamento, lo anterior dado el análisis realizado al oficio CE-620-2017 del 19 de diciembre de 2017, suscrito por el señor Vega Garrido, como contra parte técnica, correspondiente a la Justificación de Modificación Contractual, así como con la indicación del Departamento de Legal para la elaboración del adenda una vez recibida la notificación de su procedencia, como lo indica en oficio DL-542-2017 del 13 de diciembre de 2017.

Es importante mencionar, que, respecto de la disminución de las cantidades de este producto, el señor Gerardo Lang Gutierrez [sic] como apoderado de la empresa contratista, manifestó la anuencia de la empresa a aceptar la reducción de las cantidades de los insumos, así como también, renuncia a cualquier reclamo posterior que se derive de la misma.

De esta forma en el caso de que el Consejo de Directores avale esta recomendación, salvo mejor criterio, deberá instruirse lo siguiente:

• Que el Departamento Legal elabore el respectivo Adendum y lo traslade a la UFEC.

• Que la UFEC notifique al contratista la decisión administrativa sobre la modificación unilateral del contrato para que este cumpla con lo requerido.

• Que la Dirección Ejecutiva tome nota de la disminución de lo presupuestado para esta contratación.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de tres días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Modificación presupuestaria, propuesta de atención del compromiso no devengado de 2017. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0167-2018 del 18 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 6-2018, celebrada el 18 de enero de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la propuesta de modificación presupuestaria para atención del compromiso no devengado de 2017, la cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Registro de elegibles temporal para puestos de oficinista 1 de servicios especiales. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0166-2018 del 18 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 6-2018, celebrada el 18 de enero de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al registro de elegibles temporal para puestos de oficinista 1 de servicios especiales, en el cual literalmente se dispuso:

"Se dispone: Aprobar conforme se recomienda en el criterio de mayoría. Tomen cumplida nota todas las Direcciones institucionales y el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. Procedan los Departamentos de Recursos Humanos y de Comunicaciones y Relaciones Públicas a colgar en el sitio web el respectivo registro por número de cédula y nota obtenida.   ACUERDO FIRME.

B) Modificación del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0194-2018 del 22 de enero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con ocasión del informe remitido a ese Consejo en oficio DL-466-2015, sobre la propuesta de reforma al Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, con el fin de incorporar la inopia y la de trasformación de puestos, se recomendó al Superior, en oficio CDIR-0314-2017, la aprobación una propuesta de decreto que incluía el siguiente texto para la definición de una transformación de puesto:

Por "Transformación", acto administrativo mediante el cual, previo estudio administrativo de la Dirección Ejecutiva y criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, se modifican las tareas y clasificación de un puesto vacante o que no tenga un nombramiento en propiedad.

La propuesta fue acogida por el Superior en sesión ordinaria n.°74-2017, celebrada el 5 de setiembre de 2017, con lo cual se reformó   el artículo 1° del referido reglamento por el Decreto n.° 10-2017 del Tribunal Supremo de Elecciones, publicado en el Alcance n.° 220 a La Gaceta n.º 173 del 12 de setiembre de 2017.

Sobre la citada definición para la figura de transformación de puesto, es criterio de esta Dirección que, habida cuenta de la dinámica institucional originada por la evolución de la estructura organizativa y ocupacional, en la que es creciente la demanda por puestos de mayor nivel, tal definición no permite un mayor aprovechamiento de ese escaso recurso humano, lo que indudablemente cobra especial relevancia en el actual contexto de restricción presupuestaria.  Esta situación limita la flexibilidad para el aprovechamiento de algunos puestos y con ello el consecuente mejoramiento de los servicios que brinda la institución.

Por lo expuesto, el suscrito se permite proponer a ese Consejo el siguiente texto, para gestionar ante el Superior que se reforme la definición de transformación que se detalla en el artículo 1 del Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil:

Transformación de puesto: acto administrativo mediante el cual, previo estudio administrativo de la Dirección Ejecutiva y el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, se modifican las tareas y clasificación de un puesto permanente ya sea que esté vacante u ocupado temporal o permanentemente. De estar ocupado en cualquiera de las dos condiciones, la persona funcionaria debe cumplir con los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos.".

Se dispone: Acoger conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar la reforma respectiva. ACUERDO FIRME.

C) Retiro de cargos a la programación de concursos.

Se dispone: Considerándolo oportuno para brindar un mejor servicio institucional, instruir al Departamento de Recursos Humanos para que retire de la programación de concursos, los siguientes:

ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.