ACTA N.º 34-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del tres de julio de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe n.° IPAC-01-2018, Informe sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de la Auditoría Interna del TSE, período 2017. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1264-2018 del 26 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 64-2018, celebrada el 26 de junio de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe n.° IPAC-01-2018 sobre la autoevaluación de calidad de la actividad de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones del período 2017.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Incorporación del modelo Gestión para Resultados de Desarrollo en el PEI 2019. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2049-2018 del 28 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En los últimos años, la planificación en el sector público costarricense –iniciada a mediados de los 70´s- ha experimentado un proceso de cambio, pasando del esquema tradicional enmarcado en un enfoque lineal y cortoplacista, a un nuevo enfoque de gerencia pública que promueve la eficacia, la eficiencia y la efectividad, así como la transparencia y rendición de cuentas de las instituciones públicas, con amparo a lo establecido en la Constitución Política y en la Ley 8131 “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” (LAFRPP).

Este nuevo modelo es conocido con el nombre de Gestión para Resultados de Desarrollo (GpRD), entendido como una estrategia de gestión que orienta la acción de los actores públicos del desarrollo para generar el mayor valor público posible a través del uso de instrumentos de gestión que, en forma colectiva, coordinada y complementaria, deben implementar las instituciones públicas para generar los cambios sociales con equidad y en forma sostenible en beneficio de la población de un país. (MIDEPLAN, 2016)

En este sentido, el Ministerio de Planificación y Política Económica, conceptualiza el valor público como la capacidad del Estado para dar respuesta a problemas relevantes de la población en el marco del desarrollo sostenible, ofreciendo bienes y servicios eficientes, de calidad e inclusivos, promoviendo oportunidades, dentro de un contexto democrático.

La GpRD implica el fortalecimiento institucional, al propiciar el mejoramiento de la calidad de vida de las personas, así como de la visión integral de la organización, considerando los ámbitos de la planificación, presupuestación, gestión financiera, gestión de programas y proyectos, y seguimiento y evaluación, en función de los resultados esperados. Esto implica un cambio de paradigma dentro de la organización, por cuanto se pasa de considerar solamente la oferta de los productos o servicios que se brindan, para enfocarse en el efecto que se está provocando con estos en la población usuaria.

Así las cosas, mediante directriz n.° 093-P “Gestión para resultados en el desarrollo dirigido al sector público”, emitida por la Presidencia de República en el mes de octubre de 2017, se instaura como el modelo de gestión oficial para el sector público costarricense, exhortando –para su aplicación- a los entes con autonomía política constitucional.

Para el caso del TSE, si bien es cierto la supra citada directriz no resulta de carácter vinculante, lo cierto es que el tema no resulta ajeno, siendo que desde el proceso mismo del presupuesto institucional, las autoridades hacendarias han solicitado que exista la debida articulación del Plan Presupuesto con la GpRD (oficio DM-0733-2018 del 13 de abril de 2018), dando especial énfasis a la planificación y programación que nos permita avanzar en la implementación de un Presupuesto Orientado a Resultados.

Con base en lo antes indicado, y en virtud de que la administración se encuentra en el proceso de formulación del Plan Estratégico Institucional 2019, entendido como la estrategia que se construye para optimizar el cumplimiento de la misión, del mandato, de la razón de ser de una organización, se considera un momento coyuntural oportuno, que a criterio de esta Dirección no puede dejarse pasar para incorporar este enfoque en el  proceso de planificación estratégica y en consecuencia, incorporar a la institución en esta corriente de la gestión al que, ineludiblemente, se dirige toda la administración pública costarricense.

Dicho ajuste en el enfoque de planificación institucional, corresponde al primer elemento de la GpRD, que permitirá generar las bases metodológicas y prácticas para propiciar el desarrollo de las siguientes fases del modelo; además, no sólo le permite a nuestra institución adaptarse al nuevo contexto país en esta temática, sino también posibilita la definición clara de los tres niveles de planificación: estratégica, táctica y operativa, permitiendo enfocarse en el alcance y cumplimiento de las metas esperadas en cada nivel. Adicionalmente, el modelo propicia la mayor participación de los diversos actores, tanto internos como externos a la organización.

Es importante indicar que los primeros pasos en la GpRD, también le permitiría a la organización establecer los cimientos –a partir del proceso mismo de planificación estratégica-  para integrar otras iniciativas que se encuentran en desarrollo, tales como la eventual adopción del enfoque por procesos a nivel institucional; esto por cuanto, establecería metas estratégicas a los elementos que componen el mandato del TSE (procesos misionales).

Por las razones expuestas, se solicita a este órgano colegiado el respaldo para que la institución inicie el proceso de inserción en la GpRD, a partir de la formulación del PEI 2019, apelando a la vez, por su digno intermedio, se conceda –de considerarse necesario- un espacio para que personas funcionarias del Área de Planificación Institucional amplíen el tema.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Modificación al contrato para el trasiego de cédulas de identidad, documentación diversa y mercancías. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2017-2018 del 26 de junio de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 29 de junio de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión extraordinaria n.° 21-2018 del 4 de mayo del año en curso, el Consejo de Directores, en relación con la solicitud de modificación al “Contrato para el trasiego de cédulas de identidad, documentación diversa y mercancías” presentada en oficio DGRC-0363-2018, dispuso, “… retorne este asunto a la Dirección Ejecutiva para su atención...” Al respecto, procede indicar lo siguiente:

El contrato denominado “Contrato para la distribución de cédulas de identidad entre Correos de Costa Rica S.A. y el Tribunal Supremo de Elecciones” correspondiente a la contratación número 2013CD-000345-85002, consiste en el servicio de traslado de cédulas de identidad del TSE a 26 oficinas regionales. Asimismo, en el 2015 se realizó el primer addendum al citado contrato ampliando el objeto contractual, con el propósito de que además de las cédulas de identidad, también permitiera el trasiego de documentos y mercancías diversas de la sede central hacia las mismas 26 regionales y de éstas hacia la sede central.

Actualmente, dicho contrato se encuentra en la última prórroga, cuya finalización se tiene prevista para abril de 2019.

Por otra parte, según se desprende de la petición expuesta en el oficio DGRC-0363-2018, suscrita entre los directores generales de la Dirección General del Registro Civil y de esta Dirección, se pretende la ampliación del servicio a las regionales de Alajuela, Heredia, Cartago, Atenas, Grecia y San Ramón, resultando que dicha ampliación no significaría un impacto en los recursos económicos que se disponen en el actual presupuesto institucional para la atención del referido servicio, toda vez que, según se indica de la estimación aproximada del consumo anual que se tiene para 2018, se contaría con el disponible presupuestario para atender lo solicitado.

No obstante; lo anterior, producto del análisis efectuado por este despacho se debe tener en cuenta que para atender lo solicitado, a la luz de la normativa vigente, lo que resultaría procedente es la aplicación del artículo 208. Modificación unilateral del contrato, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, el cual indica que la Administración podrá modificar unilateralmente sus contratos tan pronto éstos se perfeccionen, aún antes de iniciar su ejecución y durante ésta...

Resulta válido aclarar que, aunque la modificación unilateral es un derecho de la Administración, regulado en el citado artículo, esta potestad no debe aplicarse en forma arbitraria, sino que es una herramienta para casos de excepción, la cual siempre debe justificarse y razonarse en función del fin público y, por ende, deben respetarse para su aplicación, los principios y normativa que rigen la contratación administrativa en general.

Al respecto, se tiene que la propuesta presentada carece de varios elementos necesarios en función de los supuestos que contempla el artículo de cita, que justifique la utilización de ese mecanismo, aspectos que serían determinantes a fin de dar curso al trámite pretendido, información que debería ser remitida por parte del requirente a la Dirección Ejecutiva para su análisis y posterior traslado al Departamento de Proveeduría como el órgano técnico institucional en materia de contratación administrativa.

Con base en lo expuesto y derivado de la valoración realizada por esta Dirección, si bien es cierto, se entiende que la propuesta pretende contar con los servicios especializados de Correos de Costa Rica en el trasiego de cédulas de identidad, documentación y otros, por cuanto esto ha permitido disponer de un servicio eficiente y seguro en el traslado de la documentación entre sede central y sedes regionales, se ha determinado que con el propósito de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales y de no afectar los procedimientos de contratación que actualmente se encuentra atendiendo el Departamento de Proveeduría, de los requerimientos incluidos en el Plan Anual Programado de Adquisiciones, en razón de la altura del presente ejercicio económico, y que por la cercanía de la finalización del contrato actual, ya están iniciando las acciones para uno nuevo, este Despacho estima oportuno que la solicitud que nos ocupa, sea considerada a partir de la formulación del nuevo contrato que, se gestionará a partir de abril de 2019, de forma tal, que este incluya el servicio para las 32 sedes regionales.

Asimismo, resultará necesario que la contraparte técnica remita a la Dirección Ejecutiva, las especificaciones técnicas, a efecto de incorporarlas como parte de la nueva contratación, que ya fue solicitada mediante el oficio n° CED-309-2018 de fecha 24 de abril de 2018, suscrito por el señor Jesús Barboza Retana, Jefe de la Sección de Cédulas, y que está en proceso de análisis considerando la inclusión de las 32 oficinas regionales; cabe destacar, que los recursos económicos para atender dicha contratación fueron incluidos en el Plan Anual Operativo 2019 de la Sección de Cédulas, en el objetivo n.° 2, línea 7, del subprograma 850-02, por un total de ¢11.250.000,00 millones.".

Se dispone: Tomar nota. Hágase del conocimiento del señor Director General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud de prórroga para rendir criterio. Del señor Warner Montoya Sánchez, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-358-2018 del 29 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0212-2018 del 19 de junio de 2018, mediante el cual se comunica lo dispuesto por el Consejo de Directores, referente a que el Departamento Legal analice la viabilidad de reformar artículos sancionatorios contenidos en el Reglamento Autónomo de Servicios institucional, o bien, de incorporar un nuevo numeral dentro de ese cuerpo normativo; en el cual, la reincidencia se vislumbre como una causal agravante de conductas, me permito informarle lo siguiente:

Aparte de haber estudiado las reglamentaciones referidas en el citado oficio (Caja Costarricense de Seguro Social, Universidad de Costa Rica, Contraloría General de la República, Ministerio de Trabajo, Editorial Costa Rica y Universidad Nacional), este Departamento sostuvo una reunión con personas funcionarias de la Inspección Electoral, a efectos de discutir acerca del tema y, sobre la base de lo que se lleva realizado a este momento, dada la complejidad del asunto y las altas cargas de trabajo que está manejando esta dependencia en estos momentos, se solicita respetuosamente una prórroga de un mes, a fin de poder continuar con el análisis y proponer el proyecto en cuestión.".

Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Estudio técnico sistema integral de administración por competencias”, trámite 2018LA-000023-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0412-2018 del 27 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señoras Jocelyn Brown Pérez y Kattya Varela Gómez, contraparte técnica, del Departamento Legal, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Infructuosidad “Vehículo tipo Jeep 7 pasajeros doble tracción”, trámite 2018LA-000026-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0423-2018 del 28 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de infructuosidad, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señora Suellen Rebeca Díaz Sanabria, contraparte técnica, del Departamento Legal, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Materiales, productos eléctricos y equipo informático”, trámite 2018LA-000021-0012300001. De la señora Lucrecia Mora Marín, Proveedor a. i., se conoce oficio n.° PROV-0429-2018 del 2 de julio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señores Mario Pereira Granados, Kenneth Durán y Ana Yansi Gutiérrez Francis, contrapartes técnicas; del Departamento Legal, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento [sic] a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.