ACTA N.º 27-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cinco de junio de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Nicolás Prado Hidalgo, Secretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Carlos Luis Brenes Molina, Secretario General del Registro Civil –en representación del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños–; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solicitud de inclusión de nuevo proyecto de TI para el Departamento de Recursos Humanos. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1712-2018 del 1.° de junio de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 4 de junio de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En oficio DE-3863-2017, el Departamento de Recursos Humanos y esta Dirección presentaron ante ese Consejo informe de seguimiento con el detalle de cumplimiento de las recomendaciones derivadas del “Estudio Técnico para fortalecer la gestión del Departamento de Recursos Humanos realizado por la empresa KPMG S.A.”.

Sobre el particular, entre otros aspectos, en dicho informe se indicó que las recomendaciones 15, 16, 17, 18 y 19, incluidas en el punto 3.3 denominado “Automatización, Aparte III. Recomendaciones”, del estudio de KPMG, se encuentran en estado pendiente de cumplimiento, dado que su atención está en función de que el Departamento de Recursos Humanos (DRH), cuente efectivamente con un “Sistema Integrado de Recursos Humanos”.

Al respecto, al igual como se indicó en el informe que se remitió al CDIR, es un hecho que de previo a conocer el resultado del estudio desarrollado por la empresa KPMG, la Administración, desde el año 2011, ya había detectado como una necesidad institucional, que el Departamento de Recursos Humanos contara con el soporte de una plataforma tecnológica que permitiera automatizar los diferentes procesos para optimizar su gestión, como instrumento que facilite a nivel institucional las gestiones ante el DRH, resultando indispensable que el ese Departamento dispusiera de una herramienta informática a la medida que permitiera atender en forma ágil y oportuna las distintas necesidades de las personas funcionarias de toda la institución, así como el desarrollo de los diferentes procesos que tiene a cargo esa dependencia, por cuanto la mayor parte se desarrollan manualmente, lo que ha generado que el tiempo que conlleva la ejecución de algunas funciones y trámites sea muy prolongado, incidiendo en el desarrollo de otras labores sustantivas del Departamento.

       Derivado de lo expuesto, tal y como se reseñó el oficio DE-3863-2017, la Administración ha venido efectuando esfuerzos en tal sentido. Actualmente la DGET ha proporcionado al DRH algunas herramientas tecnológicas que han facilitado su gestión, dentro de las que se encuentra la consulta de información de los funcionarios por medio de la herramienta SharePoint y archivos Access migrados para: calificaciones, títulos, asistencia, vacaciones e incapacidades, administración de seguridad, reclutamiento en línea y en etapa de pruebas funcionales el módulo de justificaciones, estos últimos se encuentran en espera de aprobación, así como la herramienta informática que actualmente se dispone en la página web del TSE, que permite realizar el trámite en línea tanto de concursos externos como internos, no obstante, es una realidad que persiste la necesidad de dotar a ese Departamento del sistema de repetida cita para procurar la automatización de los procesos del DRH.

Por lo anterior, tal y como se indicó al CDIR en el oficio DE-3863-2017 de repetida cita, le correspondía al DRH remitir a este Despacho la plantilla de solicitud de un nuevo proyecto de TI denominado “Sistema Integrado de Recursos Humanos”, la cual fue consignada por ese Departamento en oficio RH-885-2018 del 4 de mayo del corriente, proyecto que pretende contar con un sistema que permita automatizar la mayor parte de los procesos del Departamento, con el propósito de mejorar los tiempos de atención y la calidad del servicio que ofrece el DRH de una manera eficiente, exacta y oportuna, en cada una de sus áreas. Tal proyecto contemplaría la inclusión de los siguientes módulos: Gestión de acciones de personal, Administración de asistencia, Gestión de jornada extraordinaria, Gestión de carrera profesional, Gestión de dedicación exclusiva Reclutamiento y selección de personal, Clasificación y valoración de puestos, Trámite de calificaciones de servicios, Trámites de períodos de prueba, Gestión de salud ocupacional y Gestión de capacitación y formación. 

Es importante señalar que la necesidad de que el DRH cuente con el soporte de una plataforma tecnológica a la medida para la automatización de los procesos, guarda relación con la recomendación número 4.5 incluida por la Auditoría Interna en el “Informe estudio especial de auditoría No IES-01-2015, relativo a una denuncia sobre la supuesta falta de ética en el reclutamiento y la selección del personal en el Tribunal Supremo de Elecciones”, en la cual el órgano auditor, entre otros aspectos, se refiere a la necesidad de modernizar la gestión del proceso de reclutamiento y selección en la Institución con el fin de reducir el tiempo y hacerlo más expedito, al detectar que este conlleva una alta duración.

Finalmente, dada la necesidad institucional apuntada, esta Dirección en calidad de superior inmediato del Departamento de Recursos Humanos, se permite remitir para conocimiento de ese Consejo la solitud [sic] del proyecto de TI “Sistema Integrado de Recursos Humanos”, a efecto de que se valore su inclusión en el PETI que eventualmente se apruebe para el 2019.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de prórroga para realizar protocolo. De los señores Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° DL-0288-2018 del 4 de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al oficio CDIR-0117-2018 del 4 de mayo de 2018, mediante el cual se aprueba la recomendación del Consejo de Directores referente a que se formalice, por medio de la emisión de un protocolo, la colaboración de las personas que prestan servicios como meritorios, los suscritos nos permitimos informarles que poseemos ya una propuesta consensuada en varios aspectos, tales como el alcance de la definición de meritorio, la solicitud y valoración para ingresar a prestar servicios en tal condición, del número de meritorios por dependencia, funciones, evaluación, plazo y finalización de dichos servicios.  Sin embargo, a este momento no se han podido consensuar dos temas de importancia, como lo son, lo referente a la póliza del seguro de riesgos del trabajo, así como el aspecto de los servicios institucionales de medicina en general, odontológicos y enfermería.

En virtud de lo anterior, y con el fin de que los suscritos y nuestros equipos de trabajo continuemos con la discusión pertinente de previo a presentar el producto final requerido, respetuosamente solicitamos una prórroga de quince días hábiles.  .".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Infructuosidad por inopia de ofertas de “Mantenimiento y extensión de garantía para HSM (Hardware Security Modules”, trámite 2018LA-000024-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0340-2018 del 28 de mayo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante solicitud de contratación número 0062018002800100 se requirió la iniciación del trámite de la licitación abreviada 2018LA-000024-0012300001: “Mantenimiento y Extensión de Garantía para HSM (Hardware Security Module).

De conformidad con la solicitud de contratación indicada, la disposición presupuestaria dispuesta para este trámite y el inicio del procedimiento respectivo, la Proveeduría Institucional, de conformidad con su competencia, señaló la apertura de las ofertas para el 21 de mayo del corriente, a las diez horas con cinco minutos; sin embargo, para el momento de apertura, no se presentaron ofertas.

El sistema SICOP no muestra opción de verificación para que este caso sea conocido por su persona, sólo aplica la elección de infructuosidad y liberar el presupuesto, por lo que se opta comunicarle al Consejo dicha inopia a través de este oficio.

En virtud de lo anterior, se sugiere al Consejo de Directores que la necesidad sea retomada nuevamente por la Dirección Ejecutiva, para que se valore con la ayuda técnica, si existe alguna limitante en el pliego de condiciones, y así se depure una nueva solicitud de contratación para dicho requerimiento, siempre y cuando la necesidad persista.

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar la infructuosidad conforme se recomienda. Con el fin de que se valore la posibilidad de elaborar un nuevo pliego de condiciones, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de indemnización de la empresa ANEM Ingeniería S. A. por daños y perjuicios. Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1092-2018 del 31 de mayo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 56-2018, celebrada el 31 de mayo de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la solicitud de indemnización de la empresa ANEM Ingeniería S.A. por daños y perjuicios, la cual pasa para su atención al Departamento Legal.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Remate electrónico de 3 automóviles con varios repuestos automotrices y 19 motocicletas”, trámite 2018RE-000001-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0362-2018 del 1.° de junio de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Herminda Morales Arroyo, Administradora del Contrato y Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, señora Suellen Diaz Sanabria, contraparte técnica, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Tercera modificación al presupuesto institucional.  Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1094-2018 del 31 de mayo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 56-2018, celebrada el 31 de mayo de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la tercera modificación presupuestaria de 2018, la cual se aprobó.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Ajuste a monto definido en los cuadros contables de la segunda modificación al presupuesto institucional (abril 2018, referencia H-005).  Del señor Efrén Fedullo Solano, Encargado de la Unidad de Actas y Comunicaciones de la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1093-2018 del 31 de mayo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 56-2018, celebrada el 31 de mayo de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al ajuste al monto definido en la segunda modificación al presupuesto institucional de 2018, del cual se toma nota.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

A las catorce horas treinta minutos terminó la sesión.