ACTA N.º 2-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del nueve de enero de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Sobre declaración de matrimonio en línea. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor Civil, Mynor Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-516-2017 del 29 de noviembre de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 1.° de diciembre de 2017, mediante el cual rinden informe relativo a la declaración e inscripción de matrimonios en línea y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"6. En virtud de todo lo expuesto es posible arribar a las siguientes conclusiones:

1. El “Sistema de Declaración de Matrimonios en Línea” constituirá un adelanto tecnológico de avanzada que mejorará sustancialmente el servicio público en tanto se optimizará el proceso de inscripción de matrimonio en beneficio de las partes interesadas dado que, en la premisa de que la información aportada por los declarantes costarricenses cumpla efectivamente con las reglas de negocio, el matrimonio quedará inscrito de forma automática y no se deberá esperar 48 horas hábiles como actualmente sucede para que los interesados puedan solicitar una certificación del matrimonio.

2. En el caso de los notarios que actualmente realizan la declaración mediante el “Sistema de Matrimonio Digital”, se agilizará el proceso por cuanto no deberá utilizarse el dispositivo de “firma digital” para llevar a cabo la declaración, sino el medio tecnológico que se utilizará con el sistema de inscripción de matrimonios en línea.

3. El sistema sería propiedad exclusiva TSE sin dependencia de un tercero y su funcionamiento será similar al actual sistema de nacimientos en línea.

4. La propuesta realizada por la Dirección General de Estrategia Tecnológica, en el sentido de valorar la posibilidad de automatizar la inscripción de matrimonio, por medio de un sistema en línea, es jurídicamente viable en el tanto se acaten las normas establecidas en la Directriz N° 01-2008 de las 15:35 horas del 3 de setiembre de 2008 de la Dirección Nacional de Notariado y la normativa actual relacionada con la inscripción de matrimonio.

7. En razón de lo anterior nos permitimos recomendar:

1. Que por razones de oportunidad y conveniencia institucional se debe implementar la automatización de la declaración e inscripción del matrimonio en línea, en virtud de la agilidad y eficiencia organizacional, lo que permitirá que el servicio público de inscripción de matrimonios se realice con eficiencia y acorde con las tendencias modernas tecnológicas en beneficio de los usuarios que contraen nupcias, por cuanto se reducen sustancialmente los tiempos de inscripción, sin que se aprecie inobservancia al régimen legal de lo que constituye la celebración del matrimonio actualmente.

2. Que la Dirección General de Estrategia Tecnológica en coordinación con la Dirección General del Registro Civil programen las actividades necesarias para establecer una armonía suficiente entre las bondades que generan las tecnologías de información y los requerimientos de usuario para que las autoridades celebrantes (párrocos o autoridades eclesiásticas y notarios), realicen la declaración de matrimonio en línea y dejando sin efecto el procedimiento actual de matrimonio digital. Claro está posteriormente deberá la Dirección General del Registro Civil instaurar la formalización de los procedimientos asociados al proceso de inscripción de matrimonios en línea.".

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

B) Plan acción de mejoras del Índice de Gestión Institucional (IGI) 2016. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-4015-2017 del 19 de diciembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n°26-2017 del 6 de junio de 2017, en donde se aprobó el cronograma de mejoras IGI-2016, seguidamente me refiero a lo requerido en dicho cronograma para el caso concreto del reactivo 7.4, cuyo detalle luce en Tabla 1, seguidamente puntualizo:

Tabla 1 Acción de Mejora IGI-2016 7.4

1. Regulatoria (PMR) y el Catálogo Nacional de Trámites (CNT)

El Plan de Mejora Regulatoria tiene su génesis en la Ley n°8220 “Ley de Protección al ciudadano contra el exceso de requisitos y trámites administrativos” así como en su respectivo reglamento. En el TSE su fin primordial es “un inventario de los trámites que posee la institución y los requisitos que responden a cada uno de ello, como segunda etapa valorar la valoración, u otros ajustes, a fin de aplicar un proceso de mejora regulatoria con el fin de brindar bajo los principios rectores de eficiencia, eficacia y celeridad del servicio público”. 

Por su parte el Catálogo Nacional de Trámites (CNT), consiste en un catálogo de los servicios que brinda la institución, para que la persona usuaria pueda accesar de forma ágil a información actualizada sobre cada tipo de servicio, específicamente; el nombre del trámite, su definición, la unidad administrativa encargada; dirección, sucursales y horarios de atención, requisitos,  fundamentos legales y técnicos asociados al trámites, plazo para su resolución, costo del trámite, y contactos para eventuales consultas, todo lo anterior en la página de internet de la institución, concentrado en una ficha técnica.

Con base en las dos referencias anteriores, se tiene que aunque se tratan de temas complementarios y que coadyuvan  para mejorar la prestación del servicio público es responsabilidad del Oficial de Simplificación de Trámites velar porque estas [sic] prestación se de en forma oportuna, lo cierto es que el requerimiento del Índice de Gestión Institucional (IGI) de la Contraloría General de la República, puede atenderse con base en el Catálogo Nacional de Trámites y no con base en el Plan de Mejora Regulatoria, lo anterior por cuanto como se indica en Tabla 1, el ente Contralor consulta si en el TSE se cumplen los plazos máximos establecidos para el trámite de los asuntos o de la prestación de servicios, estableciendo como porcentaje de medición un 95%.  Y según se indicó, el plazo es uno de los factores que debe comprender la ficha técnica de cada uno de los servicios que conforman nuestro catálogo de trámites.

2. Sobre el estado actual del Catálogo Nacional de Trámites del TSE.

Este catálogo es elaborado por cada institución pública e integrado por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), instancia que conduce el proceso a nivel nacional, asesora, capacita y marca las pautas metodológicas a seguir.

En el caso del TSE, cuenta con un catálogo de trámites desde el año 2013 publicado en su página de internet, en el que se pueden consultar un total de 48 trámites, el cual refleja los trámites correspondientes a los procesos registrales civiles. Actualmente, con la valiosa colaboración de la Dirección General Registro Civil, está en proceso de revisión y actualización de la información que se encuentra en dicho instrumento ya que esta labor fue encomendada a la Dirección Ejecutiva según disposición del Superior en sesión ordinaria n°91-2016 del 29 de setiembre del 2016, en donde se define al Director Ejecutivo como Oficial de Simplificación de Trámites, en cumplimiento con el numeral 11 de la Ley n°8220.

3. Sobre la viabilidad de atender lo solicitado en el reactivo 7.4 del IGI.

Este reactivo es claro al referirse que la Administración define el plazo para el cumplimiento de los diferentes trámites, aspecto que formaliza el catálogo mencionado.  No obstante, dada la situación actual de dicho catálogo en la institución, conviene se valoren los siguientes aspectos:

a) Deben incluirse los trámites claves de los servicios que prestan las diferentes Direcciones.

b) Cada uno de los servicios que lo conformarán cuenten con su respectiva ficha técnica, la que deberá publicarse en la página de internet institucional, ante lo cual el Oficial de Simplificación de Trámites hará llegar a las diferentes Direcciones las directrices correspondientes definidas por el MEIC para la su [sic] elaboración,

c) Posteriormente, el Oficial de Simplificación de Trámites atenderá su actualización, mediante su seguimiento periódico.

Así las cosas, considera esta Dirección que, por un asunto de practicidad y cargas de trabajo bien, puede mantenerse con los trámites correspondientes al Registro Civil, como se encuentra actualmente y posteriormente ampliando ese inventario con trámites de las otras Direcciones del TSE, conforme se avance en este campo.  De este modo, el siguiente es el plan de trabajo.

4. Plan de Trabajo Acción IGI 7.4 “Catálogo Nacional de Trámites del TSE”.

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.