ACTA N.º 19-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veinticuatro de abril de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Criterio respecto a propuesta para reubicar unidades administrativas. Del señor Oscar Mena Carvajal, Oficial Mayor del Departamento Electoral, se conoce oficio n.° DEL-0321-2018 SUSTITUIR del 16 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite criterio relativo al acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 14-2018 del Consejo de Directores, en el que se aprobó una propuesta para reubicar unidades administrativas.

Se dispone: Mantener al Departamento Electoral en el espacio que actualmente ocupa. ACUERDO FIRME.

B) Informe “Revisión por la Dirección”. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1224-2018 del 19 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual remite reformulación del informe “Revisión por la Dirección”.

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

C) Nombramiento del Coordinador del Consejo de Directores del TSE. Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Reglamento del Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones y en atención al acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 13-2017, celebrada por este Consejo el 10 de marzo del 2017, en que se designó como Coordinador al señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, a partir del 20 de mayo de 2017 hasta el 19 de mayo de 2018, llevada a cabo la votación al efecto, por unanimidad, este Consejo procede a designar al señor Guzmán Vargas como Coordinador para el período comprendido entre el 20 de mayo de 2018 al 19 de mayo de 2019. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con la divulgación del presente acuerdo. ACUERDO FIRME.        

D) Declaración e inscripción de matrimonios en línea. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor Civil y Mynor Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica, se conocen conjuntamente los oficios n.° DGET-149-2017 del 28 de junio de 2017 y n.° DL-516-2017 del 29 de noviembre de 2017, relativos a propuesta de modernización de la declaración e inscripción de matrimonios en línea.

Se dispone: Aprobar conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual de este Consejo. ACUERDO FIRME.

E) Integración de la Junta de Relaciones Laborales. De conformidad con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 8-2017, celebrada el 26 de enero de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al nombramiento de la Junta de Relaciones Laborales, debido a las cargas de trabajo se eleva a consideración del Tribunal que las señoras María Amelia Gutiérrez Espinoza y Carolina Phillips Guardado sean sustituidas por las señoras Verónica Paola Quesada Portuguez y María del Milagro Mendez Molina como integrantes de dicha Junta. ACUERDO FIRME.

F) Medidas correctivas relacionadas con la Certificación de calidad ISO 9001:2008. Se dispone: Acorde con sus valores y políticas institucionales, desde hace varios años, y a través de distintas acciones, este Tribunal ha procurado la excelencia y mejora continua de los servicios que le han sido constitucional y legalmente encomendados, siempre velando por una mejor satisfacción de sus fines, así como la máxima optimización de los recursos públicos; por ese motivo, en el año 2007, estos organismos electorales iniciaron las diligencias necesarias para la certificación de los procesos registrales civiles bajo los estándares internacionales de calidad recogidos en la norma ISO 9001:2008; certificación que le fue conferida por la empresa autorizada INTECO desde el 2013 y que mantiene en la actualidad.

No obstante lo anterior, el costo que el mantenimiento de dicha certificación implica (en términos de recursos humanos y materiales), la intención de dar un mejor y más adecuado manejo a las acciones y observaciones por administrar, así como el vertiginoso incremento en el requerimiento de recursos para atender dicha certificación, la transición a la norma ISO 9001:2015 y la posibilidad de implementar la especificación técnica ISO/TS 17582 electoral,  hacen absolutamente necesario que en este momento en el que culminaron las elecciones presidenciales y legislativas, la administración se avoque a evaluar las acciones que se han generado en torno al Sistema de Gestión de Calidad en estos años, con miras a valorar su impacto en beneficio del usuario como su fundamento y explorar experiencias en otras entidades públicas y privadas nacionales y del extranjero, en virtud de la necesidad de revisar dicho sistema de forma responsable y minuciosa, con el fin de poder replantearlo en términos de mayor eficacia y eficiencia.

Lo anterior cobra especial relevancia en este momento en el que, reflexivamente, ante la exitosa conclusión del recién proceso electoral, la mirada apunta a las elecciones municipales de 2020, que por su naturaleza se tornan más complejas desde el plano logístico  con el consecuente incremento en el uso de recursos institucionales, frente a la llamada del Ministerio de Hacienda para la formulación de los presupuestos de próximos años, en el sentido de que ante la crítica situación fiscal del país se realice una asignación de recursos austera y consciente.

Por todo lo expuesto, este Consejo dispone las siguientes acciones administrativas:

1)        Suspender el contrato n.° 2016CD-000109-0012300001 llamado “AUDITORIA EXTERNA DE RECERTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS REGISTRALES DEL TSE” por el plazo de seis meses con posibilidad de una prórroga según el artículo 210 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para lo cual de Departamento Legal deberá preparar el borrador de resolución respectivo, en un plazo de 3 días hábiles.

2)        Que la Dirección Ejecutiva procure los recursos con el fin de contratar una asesoría externa, de ser posible, para el año 2019, para que un tercero diagnostique el Sistema de Gestión de Calidad del Tribunal Supremo de Elecciones y proponga alternativas de su reorganización, con fundamento en las razones expuestas supra, con miras al mayor beneficio del usuario.

3)        Interrumpir las labores realizadas por el Órgano Técnico de Gestión de Calidad, hasta tanto se defina, con base en los resultados del diagnóstico a efectuarse según el punto anterior, su nuevo modelo de gestión.

4)        Proponer al Tribunal, por las vías administrativas correspondientes, el traslado temporal -por el plazo de un año prorrogable a partir del 1.° de mayo de 2018- del personal que en la actualidad labora en dicho órgano, con el objetivo de aprovechar dicho recurso durante el período en el que se realizará tal análisis y evaluación, según el siguiente detalle, en el entendido que, en sus nuevas oficinas, llevarán a cabo labores acordes con lo que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para cada caso y conservarán enteramente sus derechos laborales:

•        Marcela Retana Bejarano a la Contraloría de Servicios.

•        Elizabeth Quirós Meza y Evelyn María Brenes Segura al Modelo de Arquitectura de Información (MAI) de la Dirección Ejecutiva.

•        Rafael Esteban Arce Cubero a la Sección de Servicios Generales.

•        María Virginia Solís Rodríguez a la Oficina de Seguridad Integral.

•        Esteban Jesús Fernández Bonilla al Archivo Central.

Proceda el Departamento de Recursos Humanos a gestionar lo pertinente.

5)        Todos los equipos, licencias, documentación, materiales y mobiliario asignado al OTGC quedarán transitoriamente en custodia de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Infructuosidad “Contrato adicional n.° 2013LN-000006-85001 Concesión del espacio para la explotación del servicio de soda en las oficinas centrales del TSE”, trámite 2018CD-000094-0012300001. De la señora Lucrecia Mora Marín, Proveedora a. i., se conoce oficio n.° PROV-0260-2018 del 20 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de infructuosidad, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Jocelyn Brown Pérez, quien funge como Administradora de Contrato y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Que do atenta a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.