ACTA N.º 18-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecisiete de abril de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Actividades de capacitación en materia de seguridad de la información. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica se conoce oficio n.° DGET-081-2018 del 9 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Documento de Políticas de Seguridad de la Información v02 aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.° 69-2014 del 24 de junio de 2014, comunicado en oficio n.° STSE-1217-2014, establece en la pauta n.° 3 de la política DGET-PS-05 v02: “Política de concienciación y capacitación”, lo siguiente:

“Se debe definir un proceso de inducción formal, para dar a conocer las políticas de seguridad y las expectativas de la Institución en esta materia. Es responsabilidad del Área de Capacitación del Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con la RSI, gestionar este proceso de inducción.”

Asimismo, mediante oficio n.° STSE-0690-2018 se acogieron las recomendaciones emitidas por la Auditoria Interna en informe n.° ICI-001-2018 relativo al estudio sobre evaluación de cumplimiento de la Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información, siendo que una de éstas tiene por finalidad que se establezca un plan de capacitación periódico en materia de seguridad de la información, y para esos efectos se encargó a la citada Área y a la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información:

“Elaborar un plan de capacitación periódico dirigido al personal institucional en materia de seguridad de la información, la seguridad de las tecnologías y los riegos asociados en el uso de las TI, en procurar el compromiso de ese personal con la seguridad de la información.”

Por lo anterior, en virtud de que ya se dispone de una agenda programada que iniciará a partir del próximo 16 de mayo, y con la finalidad de lograr el propósito de la citada política, recomiendo al estimable Consejo disponer lo siguiente:

1.        Las sesiones de capacitación en materia de seguridad de la información deberán, en lo sucesivo, realizarse al menos una vez al mes todos los años, para lo cual el Departamento de Recursos Humanos y la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información, deben coordinar lo pertinente.

2.        Que el Departamento de Recursos Humanos lleve control de asistencia a las actividades de capacitación, de modo tal que se asegure la participación de todo el personal funcionarial en al menos una actividad de capacitación por año en la citada materia; corresponderá a ese Departamento notificar a cada Jefatura, la lista de colaboradores convocados a las referidas sesiones de capacitación.

3.        Que una vez convocada la persona funcionaria a la acción de capacitación, se le instruya sobre la obligatoria asistencia, de conformidad con lo que señala el artículo 13 inciso a)  del Reglamento de facilidades de capacitación para los funcionarios del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

B) Capacitaciones en materia registral civil a impartir en el Colegio de Abogados. Capacitaciones en materia registral civil a impartir en el Colegio de Abogados.

Se dispone: Con el fin de plantear la posibilidad de impartir capacitaciones en materia registral civil en el Colegio de Abogados, procedan conjuntamente la Dirección General del Registro Civil y al Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED) a coordinar lo respectivo con dicho colegio. ACUERDO FIRME.

C) Modificación del código de vestimenta para los días viernes. Modificación del código de vestimenta para los días viernes.

Se dispone: De conformidad con el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 17-2018, celebrada el 10 de abril de 2018 por el Consejo de Directores, hágase de conocimiento de los funcionarios de la institución el siguiente Protocolo de vestimenta para los días viernes.

Protocolo de vestimenta para los funcionarios que laboran en el Tribunal Supremo de Elecciones para los días viernes

De conformidad con lo establecido en el artículo 2 inciso j) del Reglamento Autónomo de Servicios del TSE y el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 38-2018, celebrada el 3 de abril de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, se le hace saber a todos los funcionarios que los días viernes se permitirá asistir a laborar de manera casual, entendiéndose como tal, prendas que se ajusten a los siguientes lineamientos:

Lineamientos para la vestimenta durante los días viernes para los funcionarios que laboran en el Tribunal Supremo de Elecciones.

-Los días viernes se permitirá asistir a laborar en pantalones casuales (tipo dockers) o de mezclilla (jeans). No se permitirá el uso de pantalones con huecos, buzos o licras para hacer ejercicio, shorts o capris.

-Las blusas no podrán ser minisetas o contener escotes pronunciados.

-La camisa a utilizar podrá ser de manga corta, tipo polo y no se permitirán camisas sin mangas.

-Queda prohibida la vestimenta de material transparente tanto en camisas, blusas o pantalones.

-Podrán ser utilizados zapatos casuales. No se podrán utilizar sandalias playeras u otros similares.

Cada jefatura deberá supervisar el cumplimiento de estos lineamientos por parte de sus colaboradores. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Programación de concursos internos para llenar puestos vacantes en propiedad.

Sale de la sala de reuniones el señor Secretario General Guzmán Vargas.

Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0412-2018 del 9 de abril de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que el estudio administrativo “Mejoras en el Registro Civil”, se mantiene actualmente en el desarrollo de su segunda etapa, la cual contempla al Departamento Civil, respetuosamente solicito que la plaza n.° 45650 de Encargado/a de la Unidad de Revisión de Expedientes –Profesional Ejecutor 3– en ese departamento, sea temporalmente excluida de la programación de concursos internos para llenar en propiedad los puestos vacantes de las diferentes dependencias de estos organismos electorales, a cargo del Departamento de Recursos Humanos, hasta tanto no se concluya esta etapa.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

Reingresa a la sala de reuniones el señor Secretario General Guzmán Vargas.

B) Exclusión de plaza en la programación de concursos. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0418-2018 del 10 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En virtud de que la plaza de Profesional Ejecutor 3, número 45585, vacante en la Sección de Inscripciones será nombrada en propiedad, vía ascenso, respetuosamente solicito que se excluya de la programación de concursos internos del Departamento de Recursos Humanos.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Readjudicación “Servicio de aseo y limpieza para oficinas del edificio Thor del TSE”, trámite 2017LA-000045-0012300001. De la señora Lucrecia Mora Marín, Proveedora a. i., se conoce oficio n.° PROV-253-2018 del 13 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al alcance de la Resolución del Consejo de Directores de las quince horas del primero de marzo de dos mil dieciocho, en la que acogió el Recurso de Revocatoria planteado, en contra del acto de adjudicación de la partida 1 de la Licitación Abreviada No. 2017LA-000045-0012300001: “Servicio de aseo y limpieza para oficinas del edificio Thor del TSE”, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de readjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento [sic] a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Modificaciones contractuales. De los señores Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Lucrecia Mora Marín, Proveedora a. i. y Herminda Morales Arroyo, Encargada a. i. de la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se conoce oficio n.° DL-187-2018 del 13 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al oficio n.° CDIR-0070-2018 del 13 de marzo del año en curso, mediante el que se comunica el acuerdo adoptado por el Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones (CDIR), en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 13-2018, de misma fecha, en el que se dispuso que la Proveeduría y la UFEC, en conjunto con el Departamento Legal y la Dirección Ejecutiva propusieran un mecanismo para tramitar las modificaciones contractuales, al respecto nos permitimos indicar lo siguiente:

Luego de una valoración de la normativa aplicable a la materia, así como de las opciones que contiene el Sistema de Compras Públicas (SICOP), estas dependencias consideran que la mejor forma de satisfacer el requerimiento encomendado es adicionando un nuevo artículo al Reglamento de la Proveeduría Institucional, en razón de ello, se remite adjunta la propuesta de modificación al citado reglamento; así como el  diagrama del SICOP en el que se definen los diferentes roles que deben realizar los diversos actores que participan en la modificación contractual.

Por otra parte, se recomienda al CDIR la integración de una comisión que revise de manera integral la normativa interna en materia de compras públicas, a efectos de que esta rinda un informe y eventualmente proponga las reformas que resulten pertinentes.".

Se dispone: 1.- Tener por rendido el informe y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de promulgar el decreto que interesa. 2.- Integrar la comisión sugerida con los propios informantes. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Segunda modificación presupuestaria de 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1181-2018 del 16 de abril de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual plantea la segunda modificación presupuestaria de 2018.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.