ACTA N.º 13-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del trece de marzo de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Ajuste a monto definido en primera modificación al presupuesto institucional de 2018. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0534-2018 del 8 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 26-2018, celebrada el 8 de marzo de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al ajuste al monto definido en la primera modificación al presupuesto institucional de 2018, del cual se toma nota.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de modificación a la “Ley de presupuesto ordinario y extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2018”. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0535-2018 del 8 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 26-2018, celebrada el 8 de marzo de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la propuesta de modificación a la Ley de presupuesto ordinario y extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2018, la cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Solución de continuidad para el Centro de Personalización de Documentos de Identidad. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-055-2018 del 9 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual presenta propuesta de solución para continuidad del Centro de Personalización de Documentos de Identidad, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

"6. Conclusión

La emisión del documento identidad [sic] está clasificado institucionalmente como un proceso crítico que en caso de verse interrumpido por alguna razón, además de afectar negativamente a la ciudadanía y a la sociedad, impactaría adversamente la misión y los objetivos del TSE, de ahí que, habiéndose determinado en el estudio efectuado por la Oficina de Proyectos Tecnológicos la viabilidad técnica de implementar un proyecto para implementar una solución de continuidad para el CPDI, restaría orientar la toma de decisión institucional hacia un análisis de conveniencia y oportunidad administrativa y presupuestaria.

7. Recomendaciones

Que de previo a resolver lo que corresponda, recomiendo que se ponga este informe en conocimiento de las instancias que se dirán con la solicitud de los siguientes criterios:

7.1. A la Dirección General del Registro Civil, criterio respecto a la eventual implementación de un CPDI contingente en los términos expuestos en este informe, con la atenta sugerencia de que valide lo que al respecto considere la Oficialía Mayor Electoral como ente responsable de la emisión de las cédulas de identidad y la Sección de Cédulas como unidad responsable de lo concerniente a los servicios de impresión, control de calidad, distribución y entrega del documento.

7.2. A la Dirección Ejecutiva, criterio respecto al procedimiento de contratación que resulte oportuno seguir, disponibilidad presupuestaria y aspectos relacionados a las eventuales modificaciones que podrían darse sobre el contrato vigente que rige los servicios del CDPI [sic] actual, con la atenta sugerencia de que valide lo que al respecto recomiende la Proveeduría institucional como ente responsable de determinar los procedimientos de contratación que deben seguirse -artículo 10 inciso b) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa- y la Unidad de Fiscalización Contractual como ente especializado, creado para conducir los procesos de fiscalización contractual que según la programación propuesta por la Dirección Ejecutiva, a partir del 1 de julio de este año  tendrá la responsabilidad de asumir la fiscalización del contrato vigente del CPDI y en lo sucesivo los nuevos contratos o modificaciones que se formalicen.

7.3. Que una vez recibidos los informes de la Dirección General del Registro Civil y de la Dirección Ejecutiva, se consulte criterio acerca de la viabilidad jurídica del proyecto al Departamento Legal.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Informen los despachos concernidos en el plazo de diez días hábiles. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Alquiler de inmueble para ubicar Sede Regional del TSE en Buenos Aires”, trámite 2017LA-000046-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0179-2018 del 7 de marzo de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de marzo de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- replantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Lic. Héctor Chacón Barquero quien en el expediente electrónico aparece como persona designada como Administrador del Contrato, de la Licda. Herminda Morales Arroyo, Encargada de la Unidad de Fiscalización Contractual, así como de las Jefaturas de Coordinación de Servicios Regionales, Ingeniería y Arquitectura, Departamento Legal y Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Aplicación del artículo 208 del RLCA a la contratación 2015LN-000004-85001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0166-2018 del 8 de marzo de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo indicado en el oficio DE-0161-2018 del 18 de enero de 2018, respecto de la aplicación del artículo 208.- Modificación unilateral del contrato, del Reglamento a Ley de Contratación Administrativa, a la contratación 2015LN-000004-85001 “Compra de insumos para producción de tarjeta de identidad de menores (TIM)”, específicamente a la disminución del insumo “Duragard”, como se señala en el CE-620-2017 del 19 de diciembre de 2017. Este Despacho considera que, ya que como se indica en el oficio DE-0161-2018 la “propuesta de disminución reúne todos los requisitos y presupuestos jurídicos, formales y técnicos que establecen el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativo y 208 de su Reglamento” y siendo que este acto debe realizarse durante la etapa de ejecución del contrato, es pertinente exponer que:

Primero: Tomar parte decisoria, durante esta etapa del proceso, conlleva una injerencia indebida de la Proveeduría en las labores que parecen corresponder a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual (UFEC), puesto que, como bien señala el Departamento Legal en su oficio DL-056-2018 del 26 de enero de 2018, es deber de la Proveeduría en razón de su competencia, artículos 106 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA), 10 y 230 de su Reglamento (RLCA), conducir el procedimiento de contratación desde la adopción de la decisión inicial, hasta el dictado de acto final del procedimiento. Es decir, dicha normativa delimita o enmarca claramente, las funciones de este despacho como conductor del proceso, hasta antes de la ejecución del mismo.

“ARTICULO 106.- Competencia. La proveeduría institucional tendrá plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa. Asimismo, podrá adoptar los actos y requerir los informes que resulten necesarios para preparar la decisión final. El acto de adjudicación lo dictará el órgano titular de la competencia…” (lo subrayado no corresponde al original)

“Artículo 10.- Trámite posterior a la decisión inicial. Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos, se trasladará a la Proveeduría Institucional quien conducirá el procedimiento de contratación administrativa...” (lo subrayado no corresponde al original)

“Artículo 230.- Funciones Generales de las Proveedurías Institucionales. Las proveedurías institucionales fungirán como órgano técnico institucional en materia de Contratación Administrativa y contarán con una estructura organizativa básica que les permita cumplir en forma eficiente y oportuna con las funciones de conducción de los procedimientos de contratación administrativa, de almacenamiento y distribución de bienes y de levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes…” (lo subrayado no corresponde al original)

De esta normativa se desprenden algunos puntos importantes, en resumen:

1.- La Proveeduría es un órgano técnico de conducción del procedimiento de contratación.

2.- Que sus funciones van desde la adopción de la decisión inicial, hasta la recomendación del acto final, sea esta adjudicación, infructuosidad o declaratoria desierta.

3.- Que las funciones de la Proveeduría, se limitan a la conducción técnica de los procedimientos de contratación, nótese que al respecto el artículo 10 del citado reglamento señala que entran a la corriente de trabajo de este despacho, “Una vez adoptada la decisión inicial y cumplidos los requisitos previos”, frase que deja claro que cuando las solicitudes de trámites llegan aquí, en estos deben haberse determinado el cumplimiento de los requisitos exigidos para ser a la vida jurídica, aunque este despacho, como conductor pueda advertir alguna incongruencia en el gestión para que sea subsanada a tiempo.

Sobre este tema, el Viceministro de Hacienda de ese entonces en oficio DVME-176-2005 del 18 de agosto de 2005 dirigido a distintas unidades financieras sobre el tema de pagos de servicios públicos y alquileres, aclaró el marco de acción de las Proveedurías, manifestando:

“De la normativa transcrita, queda claro que en un procedimiento de contratación administrativa la competencia de la Proveeduría llega hasta el acto de adjudicación, por lo que la ejecución y formalización contractual corresponden a los Jefes de Programas…”

Segundo: Respecto de las funciones en la etapa de ejecución, el artículo 13 de LCA, establecen el deber de fiscalización dentro de esta etapa del proceso, es decir fuera del campo de acción asignadas a la Proveeduría. Aunado a esto, el Reglamento a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, artículos 1 y 14 delimita las tareas y competencias de esa unidad administrativa:

“Artículo 1… Su objetivo primordial consiste en ser la principal fiscalizadora y verificadora del proceso de ejecución de las contrataciones administrativas del Tribunal Supremo de Elecciones…” (lo subrayado no corresponde al original)

“Artículo 14.- Atribuciones de la Unidad…g) Notificar al contratista la decisión administrativa sobre la modificación unilateral del contrato para que este cumpla con lo requerido”.

A su vez, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, en directriz DGABCA-09-2013 del 18 de junio de 2013, recuerda las obligaciones mínimas de los funcionarios designados como encargados de fiscalización de contratos, entre ellos:

“Verificar que las modificaciones que se presentan en la contratación se ajusten a las condiciones del contrato y a los criterios técnicos que valoren los mismos.

(…)

Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la conveniencia de introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera para su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 200 y 201, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. (léase correctamente 208 y 209 del RLCA)” (lo subrayado no corresponde al original)

Así las cosas, tal parece que la decisión de modificar unilateralmente el contrato debe ser tomada por quienes tienen a cargo la etapa de ejecución contractual, al amparo de la opinión técnica, puesto que será ese colegiado quien tenga conocimiento pleno de la realidad que aqueja la institución y cuál es la mejor vía para satisfacerla. En ese sentido, el reglamento de la UFEC le otorga a dicha unidad administrativa, la posibilidad de requerir a la contraparte técnica, referencias respecto de los tramites que deban valorarse a fin de asegurar la consecución del objeto contractual que se persigue, resguardar los intereses institucionales y públicos, para que ésta (la UFEC) valore las eventuales consecuencias jurídicas o administrativas y adopte las medidas que correspondan.

Tercero: Sobre la formalización del artículo 208 al RLCA, existirán dos maneras, al menos “procedimentalmente” hablando de hacerlo dependiendo de la herramienta o plataforma tecnológica mediante la cual se llevó a cabo la contratación. Una, para los procedimientos nacidos en el sistema Compr@RED, los cuales deberán formalizarse mediante adenda al contrato, por lo que tampoco corresponde a la Proveeduría llevar a cabo esta tarea, puesto que debe ser realizada por el departamento encargado, es decir, el Departamento Legal.

La otra, remite a los procedimientos nacidos en SICOP, en cuyo caso la formalización procedimental, exigida por el Sistema Electrónico de Compras Públicas (SICOP), aplicación de los artículo 208 del RLCA, conllevan una serie de acciones en él, que involucra a diferentes personas de la institución, que podría ir desde el encargado de la UFEC, hasta quien tenga la responsabilidad de tomar la decisión final de los procedimientos de la contratación, por lo que al menos, siempre como conductores del procedimiento, la Proveeduría tendrá alguna participación en esos trámites SICOP. No obstante, este despacho no es el único involucrado, ya que según los “roles” exigidos en el flujograma del procedimiento en SICOP, son varios funcionarios los llamados a actuar y de diferentes unidades administrativas.

En el caso particular -Modificación unilateral del contrato 2015LN-000004-85001- esta decisión, según se desprende del oficio CE-620-2017 del 19 de diciembre de 2017, ya fue tomada, además, según se señala en dicho documento, en este trámite se cuenta con la aquiescencia el contratista para la disminución de las cantidades de Duragard contratadas.

Ante este marco de actividades, la Proveeduría se encuentra en la mejor disposición de coadyuvar, dada la experiencia en la “tramitación o conducción” de los procesos de compra, para alcanzar con éxito la aplicación del artículo 208 RLCA, siempre dentro de un sano marco jurídico de competencias, ya que aseverar que a esta dependencia le corresponda la determinación de si se aplica o no dicha normativa, podría catalogarse como una falta o indebida injerencia en materia que no le es propia, como tampoco lo es la asesoría legal.

Por último, a través del oficio PROV-1181-2017 de 21 de noviembre del año pasado, conforme al plan de transición, se trasladó precisamente el expediente de la contratación 2015LN-000004-85001 a la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, por lo que corresponde a esta última, el control de la garantía de cumplimiento para que la cuantía y vigencia no decaigan, actividades que anteriormente recaían en este departamento.  No obstante, quedamos a la espera de lo que se considere pertinente.".

Se dispone: Atenderán este particular conjuntamente el Departamento de Proveeduría y la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, por lo que remitirán su informe con la respectiva recomendación en el plazo de tres días. Dichas dependencias en conjunto con el Departamento Legal y la Dirección Ejecutiva propondrán a este Consejo, en el plazo de un mes, un protocolo para el trámite de modificaciones contractuales. ACUERDO FIRME.

A las quince horas quince minutos terminó la sesión.