ACTA N.º 12-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del seis de marzo de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Carlos Luis Brenes Molina, Secretario General del Registro Civil –en representación del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños–; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES Y AUSENCIA DE INTEGRANTE DEL CONSEJO.

1. Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.
2. Ausencia del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños. Se conoce justificación de ausencia del señor Bolaños Bolaños mediante correo electrónico del 5 de marzo del presente año, en el que comunica y justifica su ausencia a la sesión ordinaria número 12 en virtud de atención de actividad encomendada por el Superior, por lo que su ausencia será suplida por el señor Carlos Luis Brenes Molina, Secretario General del Registro Civil.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de Gestiones II Semestre 2017. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-043-2018 del 20 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Conforme con las atribuciones establecidas en el artículo octavo del reglamento interno de esta Contraloría de Servicios y lo dispuesto por el Superior en la sesión Nº. 98-2015, artículo quinto, comunicado en oficio STSE-2094-2015, se remite a ese Consejo para lo pertinente, el Informe de Gestiones II semestre 2017.

Dicho informe fue enviado inicialmente a la Dirección Ejecutiva para la valoración técnica estadística, la cual mediante oficio DE-0523-2018 del 14 de los corrientes remitió las sugerencias de dicha revisión para ser valoradas por parte de esta Contraloría de Servicios.  En referencia a las sugerencias de los gráficos 3 y 4, se aclara que los tipos de gráfico usados para este informe, concuerdan con la recomendación que en su momento la Unidad de Estadística por medio de la funcionaria Astrid Valverde emitió con motivo del informe del sondeo de Oficinas Regionales 2017 al indicar lo siguiente:

“…Respecto del tipo de gráfico a saber circular o barras horizontales, se reitera que para la variable de interés técnicamente se utiliza cualquiera de los dos. Sin embargo, se sugiere no utilizar el efecto 3D en gráficos circulares para evitar distorsiones en la imagen cuando los porcentajes son similares”.

Dado lo anterior y conforme con la necesidad de ir adoptando un estándar en los criterios de revisión estadística —conforme con la solicitud que en su momento este despacho le hiciera a la Dirección Ejecutiva— para evitar recomendaciones diferentes de informe a informe por criterios diferentes de revisión, este despacho mantiene en estos casos los gráficos circulares conforme la recomendación anterior, para una mejor visualización y lectura de la información en los gráficos indicados

En cuanto a las restantes sugerencias planteadas, se estimó pertinente aplicar las mismas.".

Se dispone: Para la revisión de la conformidad de dicho informe, pase a la Dirección Ejecutiva. Se aclara, nuevamente al señor Solórzano Alvarado, que las observaciones de la Unidad de Estadística no representan sugerencias sino reglas que deberán cumplirse en sus informes. ACUERDO FIRME.

B) Revisión por la Dirección 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0654-2018 del 23 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos correspondientes le comunico que se conoce oficio n° DE-610-2018 del 20 de febrero del presente año (el cual se adjunta a este oficio), suscrito por la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada, Órgano Técnico de Gestión de Calidad, que solicita se programe la fecha de la Primera Revisión por la dirección, correspondiente a este año, en los meses de mayo o junio según se crea conveniente, con base en lo establecido en la norma ISO 9001:2015 en la cláusula 9.3 “Revisión por la dirección” y a los hallazgos presentados por la empresa auditora externa LSQA.

La señora Retana, sugiere dos escenarios para la realización de dicha revisión, a saber:

1. Que la misma se realice en tres sesiones, cada una de las cuales con una duración aproximada de dos horas.

2. Que la misma se realice en una sola sesión de trabajo, con una duración de aproximadamente cuatro horas.

Para los efectos respectivos y conforme a lo descrito en dicho oficio, el suscrito considera que se lleve a cabo de acuerdo a lo establecido en el segundo escenario, por lo que se somete a valoración en el seno de este Órgano Colegiado.".

Se dispone: Según lo dispuesto por este Consejo en la sesión n.° 12-2017, se estableció que la periodicidad de dichas revisiones sería anual; dado que en diciembre pasado se presentó el respectivo informe –para lo cual se estableció un espacio de treinta minutos de exposición- y que el mismo debe reformularse a más tardar en este mes, según lo dispuesto por este colegiado en la sesión n.° 59-2017, se entiende que se deberán remitir dichas correcciones en el plazo indicado y que la próxima revisión deberá operar en diciembre próximo, para lo cual se establece igualmente un espacio de presentación verbal de treinta minutos. ACUERDO FIRME.

C) Incumplimiento de la solicitud de acción correctiva SAC-022-2017 a Seguridad Integral. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0708-2018 del 1.° de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio n° DE-680-2018 del 26 de febrero del presente año (el cual se adjunta), suscrito por la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad;  me informa que la SAC-022-2017 abierta a Seguridad Integral no cumplió en el tiempo establecido con 15 actividades de 16 que conforman el plan de acción por lo que indica que, según se establece en el procedimiento SGC-P006 Acciones Correctivas – Acciones Preventivas y Observaciones, se procedió a CERRAR POR INCUMPLIMIENTO y se abrió la SAC-001-2018 nuevamente a la Oficina de Seguridad Integral.

La señora Retana solicita que se eleve dicho oficio al Consejo de Directores, para que se proceda de acuerdo al oficio CDIR-0271-2017 y a la circular n° CDIR-0008-2017 ambos del 08 de agosto 2017, donde:

“Se dispone: 2.- Establecer que las acciones que se cierran por incumplimiento serán en lo sucesivo remitidas por el Coordinador de este Consejo a la Inspección Electoral, según informe el OTGC, para determinar la eventual responsabilidad disciplinaria. ACUERDO FIRME.»

Sin embargo, el suscrito considera que esta acción correctiva puede atenderse mediante una reprogramación de las actividades pendientes, por lo que el plan de trabajo que se implemente contará con el acompañamiento del personal de la Unidad de Control Interno.

Propicio la oportunidad para solicitar se valore dejar sin efecto lo dispuesto por el Consejo de Directores en  sesión ordinaria n°35, acuerdo n°2 del oficio CDIR-0271-2017 así como en la circular CDIR-008-2017 y  se disponga que el Director Ejecutivo someterá a conocimiento del Consejo de Directores, casos que sin justificación válida, incumplan con el Sistema de Gestión de Calidad,  para que se tomen las medidas que se estimen pertinentes.".

Se dispone: Aprobar conforme propone el señor Rodríguez Siles, por lo que para el caso en cuestión se deberán reprogramar las actividades pendientes a juicio de la Dirección Ejecutiva. Asimismo, se deja sin efecto el acuerdo indicado y en lo sucesivo se procederá conforme indica el señor Director Ejecutivo. ACUERDO FIRME.

D) Mapa de procesos. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0711-2018 del 2 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De acuerdo a lo dispuesto en la guía G-004-v01-P-DE-03-001 “Guía para la elaboración del Mapa de Procesos” que establece que el Área de Planificación Institucional en coordinación con el Órgano Técnico del Sistema de Gestión de Calidad definirán el contenido del mapa de procesos, el cual es una representación gráfica de los procesos clave de la organización y de sus interrelaciones.

Para atender lo anterior, se remite por su digno medio, el Mapa de Procesos en su versión 01, con la atenta sugerencia de que sea aprobado por ese cuerpo colegiado.

No omito indicar que una vez aprobado el mapa de procesos, se deberá hacer de conocimiento a todas las personas funcionarias de la institución.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con la debida divulgación del presente acuerdo y del respectivo mapa de procesos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Contrato adicional a la Licitación Pública 2013LN-000005-85001, “Mantenimiento preventivo y correctivo de aires acondicionados y sistema de ventilación forzada en Sede Central y Oficinas Regionales del TSE”, trámite 2018CD-000012-0012300001 Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0150-2018 del 27 de febrero de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización y Ejecución Contractual, así como a la Sección de Ingeniería y Arquitectura (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Contrato adicional a la Licitación Abreviada n.° 2017LA-000036-0012300001, “3 mesas de madera con acabado plástico post-formado, con apoyo tubular, sobre de 1mx1m para comedor marca Ijasa modelo 40S1004S104508”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0153-2018 del 27 de febrero de 2018, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional a la licitación abreviada 2017LA-000036-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, de la señora Herminda Morales Arroyo, Encargada a.i. de la Unidad de Fiscalización, del señor William Montero Mayorga, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Propuesta de modificación a la Ley de Presupuesto ordinario y extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2018, reprogramación presupuestaria. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0730-2018 del 5 de marzo de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual presenta una propuesta de modificación a la Ley de Presupuesto ordinario y extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2018 en lo que respecta a reprogramación presupuestaria y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"3) RECOMENDACIÓN

De conformidad con lo establecido en los artículos 99 y siguientes, y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda que se apruebe y se le dirija al Superior la presente propuesta de modificación a los productos e indicadores programáticos del título 401 “Tribunal Supremo de Elecciones” incluida en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2018, Ley n.° 9514, con la recomendación de aprobar también y le remita tal propuesta en atenta instancia a la señora Directora General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda.

No omito indicar que los cambios en las metas están sustentados en los oficios DE-0141-2018, DFPP-1060-2017, DFPP-1059-2017 y IFED-556-2017.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Acoger conforme se propone y elevar a consideración del Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Ajuste a monto definido en primera modificación al presupuesto institucional de 2018.

Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0723-2018 del 2 de marzo de 2018, recibido en la Coordinación de este Consejo el 5 de marzo de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El pasado martes 20 de febrero, el Consejo de Directores conoció la formulación del primer ajuste al presupuesto Institucional, de acuerdo a los respectivos lineamientos establecidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional; en esa misma sesión (ordinaria n.° 10-2018) el Consejo dispuso aprobar la propuesta y elevarla al Superior con la recomendación de aprobar, lo cual resultó efectivo, en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 2-2018 celebrada el 22 de febrero, en que el Tribunal resuelve lo propio. 

Al respecto, es necesario indicar que al momento en que esta Dirección Ejecutiva procesaba la información contable a través del Sistema de Formulación Presupuestaria (SFP), se debió establecer un ajuste técnico en el “rebajar” de la partida 0 Remuneraciones, ya que se debían extraer los montos correspondientes a varias plazas que resultaron vacantes en enero, para otorgarle más meses de contenido presupuestario a 5 plazas cuya apropiación económica finaliza el 31 de mayo. 

En síntesis, el ajuste debió hacerse, ya que en principio los rebajos respectivos se hicieron sin considerar la revaloración por costo de vida aprobada para el primer semestre del presente año, y esto es indispensable para que el SFP efectúe automáticamente la conciliación con las sumas iguales de la aplicación de fondos a los puestos sujetos a aumentos en su contenido, que sí estaban revalorados. A continuación se describe el movimiento:

Situación contable que conoció el CDIR:

REBAJAR

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

Situación contable real y procesada en el Sistema de Formulación Presupuestaria:

REBAJAR

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

AUMENTAR

SUBPROGRAMA 02- ORGANIZACIÓN DE ELECCIONES

REGISTRO CONTABLE 401.850.02

La diferencia con respecto a la formulación de las rebajas y aumentos conocida en principio por el Consejo de Directores es de ¢45.300,00.  Esta diferencia de más ya está incluida en los montos totales que conocieron los jefes de los subprogramas presupuestarios 850-01 y 850-02 (oficio DE-0690-2018) , así como el documento firmado por el Jerarca y enviado a la Dirección General de Presupuesto Nacional.

Se exponen por tanto las características de este ajuste técnico con la finalidad de que se tome nota y se haga del conocimiento del Superior.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tomar nota y elevar a conocimiento del Tribunal. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.