ACTA N.º 59-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecinueve de diciembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Avance en trámites de concursos internos y externos. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-4378-2017 del 14 de diciembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos pertinentes, me permito informar el estado de los procesos concursales internos y externos pendientes de publicar en el presente cuatrimestre (setiembre – diciembre 2017), de acuerdo con lo ordenado en oficio CDIR-0338-2017 del pasado 12 de setiembre.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Tomen nota para lo de sus cargos las Direcciones Ejecutiva y General de Estrategia Tecnológica, así como el propio Departamento de Recursos Humanos. En consecuencia, se entienden por trasladados los respectivos concursos para el primer cuatrimestre de 2018. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe para la I Revisión por la Dirección del año 2017 del SGC. De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce nuevamente oficio n.° OTGC-0053-2017 del 1.° de diciembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En referencia al acuerdo tomado en la sesión ordinaria n° 52-2017, celebrada el 14 de noviembre de 2017 por el Consejo de Directores y comunicada mediante el oficio CDIR-396-2017, del mismo día, en el cual se menciona:

“Se concede audiencia para atender el asunto el 5 de diciembre de 2017 de 2:00 pm a 2:30 pm.”

Le adjunto el informe correspondiente a la I Revisión por la Dirección del año 2017 del SGC, el cual se remite para el respectivo análisis de los señores directores previo a la presentación ante el Consejo de Directores el día concedido. El mismo se compone de lo solicitado en la Norma ISO 9001:2008, en su cláusula 5.6.2Información de entrada para la revisión.

Es importante mencionar que producto de la revisión y análisis que lleve a cabo el CDIR con el informe adjunto, se deben de dejar registradas todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con la siguiente información:

a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos

b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y

c) Las necesidades de recursos

Lo anterior en atención de la cláusula 5.6.3 Resultados de la revisión.

Finalmente, se debe de destacar que las siguientes unidades administrativas fueron las únicas que enviaron la información con la que se elaboró este informe, por lo que, se quedó mucha información de procesos medulares en el SGC sin analizar, la cual podría ser esencial para poder medir la eficacia del sistema, a saber:

• Contraloría de Servicios
• Contraloría Electoral
• Departamento de Comercialización de Servicios (contestó que no tenía aportes)
• Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas
• Dirección Ejecutiva
• Oficina de Proyectos Tecnológicos
• Órgano Técnico de Gestión de Calidad
• Planificación Institucional
• Sección de Opciones y Naturalizaciones
• Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones
• Unidad de Control Interno".

Se dispone: Hacer ver que, en términos generales, este Consejo requiere mayor claridad en el informe sobre el estado del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) para la toma de decisiones, así como un análisis detallado de la situación institucional en dicha materia, que resalte sus fortalezas, pero también que indique las oportunidades de mejora detectadas en sus diversos ámbitos; por lo tanto, en relación con este informe y con el fin procurar el mejor desempeño posible del SGC, así como el cumplimiento propicio de los fines del Órgano Técnico de Gestión de Calidad (OTGC), este Consejo estima oportuno adoptar una serie de medidas, conforme a lo que se dirá.

El Superior, en sesión ordinaria n.º 49-2017, celebrada el 6 de junio de 2017, dispuso acoger el informe presentado por la Dirección Ejecutiva en oficio n.° DE-1615-2017, mediante el cual recomendó trasladar temporalmente el OTGC a la Secretaría General del TSE. Esta recomendación se sustentó –exclusivamente– en lo dispuesto en el Manual de Calidad (documento que establecía los lineamientos internos mediante los cuales se controlaba la prestación de servicios bajo los requerimientos de la norma ISO 9001:2008) en cuanto a que la representación de la Alta Dirección le correspondía al Coordinador del Consejo de Directores. Por tal motivo, en virtud de que la referida Secretaría General asumió la coordinación de este consejo en sustitución de la Dirección Ejecutiva, en su momento se determinó que resultaba procedente pasar el OTGC también a su cargo, por ser este el órgano técnico institucional que asesora y apoya en materia de gestión de calidad. 

Sin embargo, en razón de que la nueva norma ISO 9001:2015 prescinde de la figura del representante de la Alta Dirección (cláusula 5.3: Roles, responsabilidades y autoridades en la organización) se estima oportuno y necesario dejar sin efecto dicho traslado temporal, de modo que el OTGC sea readscrito a la Dirección Ejecutiva, siendo que en todo caso, como se desprende del mismo informe que motivó el traslado temporal, la adscripción original del OTGC a la Dirección Ejecutiva establecida en la cláusula 5.1 del Manual de Calidad, se justificaba en la naturaleza de ese órgano como unidad técnica de un proceso transversal que orienta su gestión, en esencia, a la mejora continua de los procesos para garantizar la calidad en la prestación de servicios, temas de carácter administrativo, en general,  vinculados con la planificación, definición de políticas institucionales, estructura organizativa, control interno, propios de la Dirección Ejecutiva, por ser la instancia encargada del planeamiento, dirección, coordinación y ejecución de las actividades de apoyo de la institución.

Aunado a lo anterior, este Consejo estima que con la norma ISO 9001:2015 se da mayor importancia al riesgo, tema que institucionalmente es parte de la gestión de la Unidad de Control Interno. También debe considerarse el trabajo a cargo de la Dirección Ejecutiva que analiza el impacto institucional del enfoque a procesos, que a su vez se vincula con el quehacer del equipo que atiende lo relativo al Modelo de Arquitectura de Información (MAI), ambos procesos bajo la responsabilidad también de esa Dirección.

De conformidad con lo expuesto, este órgano colegiado, de forma unánime, considera que el interés institucional impone la reinserción del OTGC en la Dirección Ejecutiva, readscripción que se deberá concretar refundiendo las labores de ese órgano técnico en la Unidad de Control Interno, con lo que se espera que, con otras medidas administrativas que adopte la Dirección Ejecutiva, se potencie el SGC.

En consecuencia, este Consejo propone al Tribunal Supremo de Elecciones lo siguiente:

1.- Adscribir, a partir del próximo 2 de enero, las funciones del OTGC a la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva, conformándose así una sola unidad administrativa que comprenda y proyecte institucionalmente ambos ámbitos de trabajo –control interno y gestión de calidad-.

2.- Que la Dirección Ejecutiva disponga las medidas administrativas pertinentes para concretar dicha adscripción, de modo que se fortalezca el accionar técnico, operativo y estratégico de la función que hasta el momento ha llevado a cabo el OTGC. Esto implica una revisión y reestructuración de los procedimientos y funciones de ese órgano.

3.- Que la Dirección Ejecutiva, realice los ajustes necesarios en los procedimientos correspondientes y demás documentos atinentes.

4.- Que dicha Unidad replantee el informe que aquí se conoce, a más tardar el 30 de marzo de 2018. ACUERDO FIRME.

B) Resultados de análisis de seguridad a la plataforma tecnológica. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce nuevamente oficio n.° STSE-2188-2017 del 7 de diciembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para la atención de ese Consejo, me permito remitirle copia del memorando n.° DGET-029-2017 del 6 de diciembre del 2017, recibido el mismo día en esta Secretaría General, suscrito por el señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, en relación al Informe ejecutivo de resultados del análisis de seguridad a la plataforma tecnológica del TSE-2017.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Manual descriptivo de clases de puestos.

Se dispone: En relación con el acuerdo adoptado por el Tribunal Supremo de Elecciones en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 76-2017, celebrada el 12 de setiembre de 2017, en el que se dispuso que el Manual descriptivo de clases de puestos debe revisarse integralmente a más tardar durante el primer semestre de 2018, en virtud de que la Dirección Ejecutiva tiene a su cargo plantear la profesionalización del Registro Civil, así como el incipiente desarrollo del sistema de administración por competencias, se solicita al Tribunal ampliar el plazo otorgado para dicho propósito, para el segundo semestre de 2018. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Plan Operativo Institucional (POI) 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-4006-2017 del 14 de diciembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es lo usual, se remite para conocimiento del Consejo de Directores, con la atenta sugerencia de que sea elevado para aprobación del Superior, el Plan Operativo Institucional (POI) 2018, en el que se incluyen, entre otros temas, los objetivos, productos, indicadores y metas que sustentan la programación presupuestaria institucional para el próximo año, en concordancia con el Plan Estratégico Institucional 2014-2018.

No se omite indicar que, una vez aprobado el documento de referencia, la Dirección Ejecutiva procederá a remitir un ejemplar al Centro de Documentación, comunicarlo a las jefaturas institucionales y coordinar con el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas para su respectiva publicación en el sitio web institucional.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Elevar a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Tabulación y presupuestación del Diagnóstico de necesidades de                        capacitación. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-4078-2017 del 18 de diciembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n° CDIR-0413-2017,  de fecha 28 de noviembre de 2017, mediante el cual se comunicó el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 55-2017, celebrada el 28 de noviembre de 2017 por el Consejo de Directores,   respecto al traslado de los oficios n.° STSE-2076-2017, n.° DGRC-1144-2017, n.° DE-3652-2017, n.° DE-3693-2017, n.° DGRE-681-2017, n.° IFED-549-2017 y n.° DGET-265-2017, a efecto de que esta Dirección proceda a su tabulación y presupuestación,  la cual remitirá al Consejo de Directores para su posterior remisión al Tribunal Supremo de Elecciones durante el mes de diciembre del 2017. 

Sobre el particular es importante aclarar que los rubros económicos estimados por cada curso, se obtuvieron de los datos suministrados por el “Área de Capacitación” y en los casos en donde se indican en la columna  de “costo estimado” - “S/inf” ; se refiere a que no se dispone de la información requerida y en los casos en donde se indican en la columna de “modalidad” - “ Interno”, corresponden a todos aquellas necesidades que serán atendidas por el personal institucional calificado y/o capacitado para tal efecto;  y en cuyos casos no se requieren asignarles presupuesto.

Por otro lado, es menester aclarar que la tabulación y presupuestación se realizó por separado; de acuerdo al diagnóstico de necesidades de capacitación remitido por cada Dirección.

Así las cosas, esta dirección en atención a lo dispuesto remite los documentos de cita para lo que corresponda.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Elevar a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.