ACTA N.º 56-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cinco de diciembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Incorporación de cargos a la programación de concursos.

Se dispone: Instruir al Departamento de Recursos Humanos para que incorpore en la programación de concursos, los siguientes:

Dichas inclusiones se fundamentan en la necesidad de definir a los titulares de dichos puestos a la brevedad posible, en cargos que son profesionales.

Se instruye además al Departamento de Recursos Humanos para que en el plazo de diez días hábiles presenten ante este Consejo propuesta para realizar un concurso externo para las plazas de Conserjes, el cual brinde un registro de elegibles permanente, toda vez que el actual vence en enero próximo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de Pruebas de Contingencia del CPDI. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jefa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y Oscar Fernando Mena Carvajal, Oficial Mayor Electoral, se conoce el oficio n.° DEL-2081-2017 del 28 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual informan sobre los resultados de pruebas de contingencia del CPDI.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Recepción de documentos y expedientes dirigidos a Junta de Relaciones Laborales. De las señoras María Amelia Gutiérrez Espinoza y Arlene Castro Jiménez, Presidenta y Secretaria de Actas respectivamente, de la Junta de Relaciones Laborales, se conoce oficio n.° JRL-296-2017 del 30 de noviembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En sesión n.° 23-2017 del 22 de noviembre de 2017, ésta Junta acordó que, a partir de la fecha de recibo de éste oficio, todos los expedientes que sean sometidos a conocimiento de la Junta de Relaciones Laborales deberán ser remitidos y recibidos en la oficina del Sindicato UNEC. Lo anterior, debido a que la funcionaria de apoyo con que contaba la Presidencia de este Colegiado, fue trasladada en propiedad a una Oficina Regional; por lo que, respetuosamente les solicitamos gestionar un nuevo recurso humano para atender éstos fines, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 59 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, el cual indica que:

“El Tribunal proveerá en forma permanente a la Junta de Relaciones Laborales de todos los implementos necesarios para cumplir fielmente su cometido, tales como equipo de oficina, secretariado, transporte y viáticos cuando sea necesario, de acuerdo con el procedimiento que para estos efectos tiene vigente la institución. Asimismo, el Tribunal dará a la Junta las facilidades necesarias para que pueda cumplir en forma rápida y eficiente sus funciones. Los miembros de la Junta tendrán permiso en horas laborales para el estudio de los casos, de manera que se garantice un eficiente cumplimiento de su función.-”.".

Se dispone: Para su atención conjunta, pase a la Secretaría General del TSE y a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Informe para la I Revisión por la Dirección del año 2017 del SGC. De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° OTGC-0053-2017 del 1.° de diciembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En referencia al acuerdo tomado en la sesión ordinaria n° 52-2017, celebrada el 14 de noviembre de 2017 por el Consejo de Directores y comunicada mediante el oficio CDIR-396-2017, del mismo día, en el cual se menciona:

“Se concede audiencia para atender el asunto el 5 de diciembre de 2017 de 2:00 pm a 2:30 pm.”

Le adjunto el informe correspondiente a la I Revisión por la Dirección del año 2017 del SGC, el cual se remite para el respectivo análisis de los señores directores previo a la presentación ante el Consejo de Directores el día concedido. El mismo se compone de lo solicitado en la Norma ISO 9001:2008, en su cláusula 5.6.2Información de entrada para la revisión.

Es importante mencionar que producto de la revisión y análisis que lleve a cabo el CDIR con el informe adjunto, se deben de dejar registradas todas las decisiones y acciones tomadas relacionadas con la siguiente información:

a) La mejora de la eficacia del SGC y sus procesos

b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y

c) Las necesidades de recursos

Lo anterior en atención de la cláusula 5.6.3 Resultados de la revisión.

Finalmente, se debe de destacar que las siguientes unidades administrativas fueron las únicas que enviaron la información con la que se elaboró este informe, por lo que, se quedó mucha información de procesos medulares en el SGC sin analizar, la cual podría ser esencial para poder medir la eficacia del sistema, a saber:

• Contraloría de Servicios
• Contraloría Electoral
• Departamento de Comercialización de Servicios (contestó que no tenía aportes)
• Departamento de Comunicación y Relaciones Públicas
• Dirección Ejecutiva
• Oficina de Proyectos Tecnológicos
• Órgano Técnico de Gestión de Calidad
• Planificación Institucional
• Sección de Opciones y Naturalizaciones
• Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones
• Unidad de Control Interno".

Se dispone: Pase a estudio individual de los integrantes de este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A)        Adjudicación “Alquiler con opción de compra de sistema de paneles solares y eficiencia energética con remplazo de luminarias para Edificio de Elecciones del TSE”, trámite 2017LA-000037-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1226-2017 del 5 de noviembre [ sic] de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 5 de diciembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, a los señores Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, Tito Alvarado Contreras, Contraparte Técnica, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Contrato adicional a licitación abreviada, “Compra de tóner para impresora láser marca Lexmark modelo MS312dn, y tóner para impresora Hewlett Packard HP 4525”, trámite 2017LA-000014-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1224-2017 del 4 de diciembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional a la licitación abreviada 2017LA-000014-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, del señor William Montero Mayorga, Administrador del Almacén de la Proveeduría, así como de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas y treinta minutos terminó la sesión.