ACTA N.º 55-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintiocho de noviembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Respuesta a los oficios CDIR-0370 2017y CDIR-0371-2017. De las señoras Ilenia Ortiz Ceciliano y Arlene Castro Jiménez, Secretaria General y Secretaria de Actas, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-63-2017 del 22 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con el propósito de atender la Observación n.° 7 señalada en el Informe de la I Auditoría de Seguimiento 2017 de la Certificación ISO 9001:2008, oficio CDIR-0221-2017 del 04 de julio del año en curso, la cual indica lo siguiente:

“En respuesta a los oficios CDIR-0370-2017 y CDIR-0371-2017, ambos del 10 de octubre del 2017, y realizado el análisis respectivo, manifestamos lo siguiente:

En cuanto al Proyecto de Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva del TSE, respecto del artículo 01:

La estructura de un Gobierno democrático  como el nuestro, tiene en su haber diferentes actores que coadyuvan en el desarrollo de la sociedad civil en las  cuales los ciudadanos participan en la búsqueda del mejoramiento de la vida  socio – económica de los habitantes; por lo que, solicitamos se valore excluir la participación de los funcionarios con carácter ad honoren en las Organizaciones No Gubernamentales, Fundaciones, Asociaciones, entre otras, que no presenten conflicto con la naturaleza propia del Tribunal Supremo de Elecciones.

En cuanto al Proyecto de Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional del TSE:

Considera éste Sindicato que, el nivel de técnico debe incluirse dentro de los grados académicos a los que se les debe reconocer la carrera profesional, (mínimo 5 puntos), en virtud de que para ser nombrado en dicho puesto se exige el requisito académico de 2 años de estudios universitarios, técnicos o diplomados, en cuyo defecto no debe ser exigible dicho requisito, prescindiéndose del mismo para futuros nombramientos.

Expuestas nuestras consideraciones.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de cinco días, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS

A) Diagnóstico de necesidades de capacitación. De los señores Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia (IFED) y Maynor Mora Chang, Secretario General de Estrategia Tecnológica, se conocen los oficios n.° STSE-2076-2017, n.° DGRC- 1144-2017, n.° DE-3652-2017, n.° DE-3693-2017, n.° DGRE-681-2017, n.° IFED-549-2017 y n.° DGET-265-2017, respectivamente, mediante los cuales rinden requerimientos de capacitación para el año 2019.

Se dispone: Para su tabulación y presupuestación, pase a la Dirección Ejecutiva, la cual remitirá lo correspondiente a este Consejo para su posterior remisión al Tribunal Supremo de Elecciones durante el mes de diciembre de 2017. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de ajustes en PEI 2014-2018 y emisión de directriz para conocer nuevos ajustes. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3671-2017 del 23 de noviembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En cumplimiento al procedimiento DE-AP-P039-v.06 y con el propósito de oficializar los ajustes requeridos por las unidades administrativas a cargo de líneas de acción del PEI 2014-2018, además de lo solicitado mediante oficio n.° DE-1367-2017 en cuanto a las modificaciones del plan estratégico, se remiten los cuadros 1 y 2 con el análisis y recomendaciones del Equipo PEI a las propuestas conocidas para las dimensiones estratégica y de apoyo, respectivamente, así como el cuadro 3 que detalla la manera en que se leerían los cambios una vez aplicados en la matriz PEI.

Por consiguiente, el Equipo PEI solicita al Consejo de Directores avalar las recomendaciones infra, así como su remisión a conocimiento del Superior, a partir de lo que se actualizaría el documento PEI 2014-2018 en los términos que se dispongan, continuando -conforme al procedimiento de cita-, con la usual coordinación con el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas para su divulgación al personal y su inclusión en la página web institucional.

(…)

Adicionalmente, se estima de gran conveniencia requerir al Consejo su intermediación a efectos de que gire una directriz mediante la que se inste a las unidades responsables del PEI vigente para que se limite de manera sustancial  la solicitud de nuevos ajustes en las líneas de acción que tienen a cargo, considerando no solo que estamos por iniciar el último año de su ejecución, sino que, además, ya fueron incluidos y analizados los recursos solicitados y vinculados al PEI en los Planes Operativos Anuales asociados al 2018 que cada dependencia generó. Valga mencionar la relevancia de considerar lo dispuesto por el CDIR en el artículo 4.°, inciso E) del acta correspondiente a la reunión ordinaria n.° 69-2016 celebrada por el Consejo el 21 de octubre de 2016, lo que fue comunicado por la Dirección Ejecutiva mediante circular n.° DE-034-2016 del 26 de ese mismo mes y recibido en las unidades al día siguiente, en punto a la necesidad de que los responsables de líneas de acción alerten oportunamente los riesgos y ajustes asociados con indicadores o metas de las líneas de acción que tienen a su cargo, y que pueden incidir directa o indirectamente en su logro, base para la mejora continua en los procesos de planificación que dota a la Administración de elementos suficientes para la oportuna y eficaz toma de decisiones.

En consecuencia, la directriz que se pide se orienta a que, solamente en casos de excepción se formule alguna modificación al PEI actualmente en desarrollo, bajo las condiciones que seguidamente se detallan:

a)        que, por norma general, implique la mejora de las metas previas al planteamiento que se remita;

b)        que se base en datos históricos que permitan determinar tendencias y sostenibilidad de lo que se proponga;

c)        que resulte factible de ser implementado en el plazo restante del PEI 2014-2018;

d)        otras que, valoradas previamente y de forma conjunta con el Equipo PEI y del Banco Institucional de Indicadores, sean consideradas necesarias.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Gírese mediante circular a las jefaturas institucionales, la directriz que señala la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Análisis a propuestas de ajuste en metas e indicadores, LE 1.2 y LE 3.2 para OYN. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3286-2017 del 23 de noviembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Equipo PEI ha procedido con el análisis a las propuestas incluidas en el oficio n.° DGRC-0679-2017, suscrito por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora como Director General a. i. del Registro Civil, con las que se responde lo solicitado mediante el oficio n.° DE-2005-2017 (comunica lo recomendado en oficio n.° DE-1367-2017 - estado del BII y PEI 2014-2018-  que el Consejo de Directores conoció en su sesión ordinaria n.° 30-2017).

Lo propuesto corresponde a ajustes requeridos en lo que compete a la Sección de Opciones y Naturalizaciones en punto a la descripción y metas 2017 y 2018 del indicador de la LE 1.2 “Ejecutar un Plan para reducir los tiempos de espera en los servicios civiles (…)”, así como en las metas 2017 y 2018 de la LE 3.2 “Optimizar la resolución de trámites en las secciones de Opciones y Naturalizaciones (…)”

Al respecto, dicho Equipo PEI entiende que:

a)        para la LE 1.2, la unidad encargada consideró los datos históricos al momento de emitir su criterio técnico y presentar las metas propuestas, en los que se puede apreciar que, si se consolidan los datos registrados mensualmente durante 2016 en el Banco Institucional de Indicadores (BII) para cada indicador en uno solo –es decir, aplicando lo propuesto por la DGRC-, se obtiene un tiempo promedio de espera igual a 13 minutos para 2016 -resultado de dividir la ∑ tiempo en fila de ambos indicadores entre la ∑ de personas usuarias del servicio para ambos indicadores (401.921/29.898=13)-, lo que implica que las metas propuestas (16 minutos para 2017 y 15 minutos para 2018) ya habrían sido superadas;

b)        para la LE 3.2, la unidad encargada valoró la descripción del indicador en términos de que se refiere a la medición de un tiempo promedio (Tiempo promedio para resolver el trámite de naturalización), y que las razones expuestas por la DGRC consideran dicha descripción, a partir de lo que finalmente se establecen las metas en 300 días hábiles para 2017 y 290 para 2018, con lo que se sustituye la propuesta previa de 70 días incluida en oficio n.° DGRC-815-2016.

Por consiguiente, una vez hechas las observaciones precedentes a la propuesta que la unidad responsable ha remitido, el Equipo PEI no tiene objeción en que, si a bien lo tiene el Consejo de Directores, se proceda con su aprobación y posterior envío a conocimiento del Superior, quedando a la espera de su disposición de previo a proceder con:

1)        la sustitución de los dos indicadores de la LE 1.2 que la Sección de Opciones y Naturalizaciones tiene bajo su responsabilidad por un solo indicador en los términos señalados en el oficio del señor Chinchilla, a los que se aplicaría un ajuste de forma:

2)        la modificación de las metas de la LE 3.2 conforme a lo descrito en el punto b) de este oficio.

En virtud de lo descrito en los siguientes cuadros se aprecian los ajustes en las metas para el indicador propuesto, así como su visualización en la matriz PEI:

Se dispone: Aprobar conforme se propone, prescindiendo de hacerlo del conocimiento del Tribunal, por resultar innecesario. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe para adjudicación trámite 2017CD-000281-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1199-2017 del 24 de noviembre de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 27 de noviembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato y colaborador de la Unidad de Fiscalización, así como el señor Mario Pereira Granados, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Contrato modificado trámite 2017LA-000015-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1202-2017 del 27 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación para aplicar un contrato adicional a la licitación abreviada 2017LA-000015-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, de la Unidad de Fiscalización, y del señor Tito Alvarado Contreras, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación trámite 2017CD-000470-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1200-2017 del 27 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

De aprobarse esta recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora María Elena Jiménez Saldaña, Jefa de la Oficina Regional de Buenos Aires, en calidad de Administradora del Contrato, del señor Alcides Chavarría Vargas contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas y treinta minutos terminó la sesión.