ACTA N.º 53-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintiuno de noviembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Ausencias de personal en puestos de oficinas regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-1119-2017 del 14 de noviembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con el propósito de atender la Observación n.° 7 señalada en el Informe de la I Auditoría de Seguimiento 2017 de la Certificación ISO 9001:2008, oficio CDIR-0221-2017 del 04 de julio del año en curso, la cual indica lo siguiente:

“Para la Regional de Cañas no está claro, si la Organización ha determinado el impacto en la prestación del servicio, cuando el Asesor Electoral debe ausentarse de la Regional para atender asuntos de capacitación interna. (relacionado a (sic) requisito 5.5.1. de la norma ISO 9001:2008)”

En cumplimiento al cronograma de actividades para su atención, presentado por esta Dirección General mediante el oficio n.° DGRC-0653-2017 de fecha 1° de agosto de los corrientes, se procedió a realizar un análisis, en conjunto con la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, sobre el impacto de las ausencias para los casos de los puestos de oficinas regionales, cuyos titulares se ausentan temporalmente por diversos motivos, incluyendo participación en programas electorales.

Producto de dicho análisis se logró determinar que, de las ausencias temporales de personas funcionarias en oficinas regionales, el mayor impacto en la prestación de los servicios de atención de público, se materializa en las siguientes condiciones:

1. Cuando se tramitan nombramientos de personas funcionarias destacadas en oficinas regionales, en el Departamento de Programas Electorales, sin tener un periodo razonable que, a su vez, permita tramitar el nombramiento de una persona que sustituya y sea capacitada oportunamente, para asumir las funciones del colaborador/a, que está siendo nombrado/a en ese departamento.

2. En las que la cantidad de funcionarios es de 3 personas, cuando 2 de esos 3 colaboradores, por diferentes motivos (vacaciones, incapacidades, capacitaciones de asesores electorales), se ausentan simultáneamente en un día.

3. En las que atienden mayor afluencia de público, cuando se ausentan 2 o más personas funcionarias, en un mismo día.

El impacto de las situaciones señaladas se vio reflejado recientemente, producto de la gran cantidad de movimientos de personal que se generaron en aras de cumplir con las labores de estos organismos electorales para las Elecciones Nacionales 2018.

A manera de ejemplo, se exponen 3, de los muchos casos, en los que la prestación de servicios a las personas usuarias en las sedes regionales, se vio afectado seriamente por la falta de personal y que, según lo planteado por el señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, mediante oficio n.° CS-0245-2017 de fecha 11 de octubre de los corrientes, motivaron la presentación de inconformidades con el servicio:

1. Sugerencia del señor Marlon Alexander García Gutiérrez, presentada en la oficina regional de Alajuela el 02 de octubre de 2017:

“Por favor habilitar un cubículo para atender trámites rápidos como certificaciones y constancias de nacimiento, el día de hoy duré dos horas haciendo fila y hasta el día de hoy 03/10/2017 pude lograr concretar el trámite, ya que, había demasiada gente y me fue imposible. Por favor más personal o agilizar los trámites antes mencionados…”.

2. Sugerencia de la señora Lilliana Alfaro Jiménez, presentada en la oficina regional de Alajuela el 02 de octubre de 2017:

“El tiempo de espera entre una atención y la otra en promedio fue de 35 a 40 minutos por usuarios entre un porcentaje de 150 a 100 en el lugar. Una larga espera y la atención no agiliza. Solo una persona en ventanillas atendiendo por lo que solicito como uno de mis derechos de ciudadano mejoría en el servicio…”

3. Sugerencia del señor Wilbert Cedeño Espinoza, presentada en la oficina regional de Heredia el 02 de octubre de 2017:

“Cómo es posible que solo haya cuatro funcionarios para atender una población aproximada a 34.215 habitantes. Dos horas esperando a ser atendido y ni siquiera hay asientos disponibles. Deberían de tener un edificio con más capacidad para atender a todas las personas...”

Situaciones como las indicadas son un reflejo claro de la afectación en los servicios que se brindan personas usuarias, ante la incapacidad administrativa de realizar, de manera oportuna, las coordinaciones pertinentes para no disminuir la cantidad de personal dedicada a esas funciones.

Cabe mencionar, que de igual forma, en el análisis realizado se pudo observar que en los demás casos en los que se presentan ausencias temporales del personal en sedes regionales y que se tratan de situaciones predecibles, el impacto de esas ausencias es mitigado mediante coordinaciones de asistencia de personal, que permiten que no se vea afectada la atención de público. Esto demuestra la capacidad de respuesta de la Coordinación de Servicios Regionales y sus dependencias, para maximizar los recursos disponibles.

Con base en lo expuesto, a efecto de mejorar los servicios que se prestan a las personas usuarias y evitar que se vean afectados por situaciones como las antes señaladas, respetuosamente le solicito que se valore la posibilidad de implementar las siguientes acciones:

1- Que, en lo sucesivo, todos los nombramientos de personas funcionarias destacadas en oficinas regionales en el Departamento de Programas Electorales, se realicen con al menos 1 mes de anticipación al momento en que serán requeridos para desempeñar las funciones de apoyo a los procesos electorales y que durante este tiempo, estas personas permanezcan en la sede regional colaborando en la capacitación y transferencia de conocimientos a la persona que le sustituirá durante su ausencia.

2- Que el Departamento de Programas Electorales comunique a la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, con 3 meses de anticipación –dentro de sus posibilidades–, el listado de las personas que se pretende nombrar y que desempeñan funciones en las oficinas regionales, con el propósito de que dicha sección y las citadas oficinas, cuenten con el tiempo necesario para buscar el personal idóneo y efectuar su respectiva capacitación, para las sustituciones que sean necesarias.minmi [sic].".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Tomen nota para lo de sus respectivos cargos el órgano técnico de gestión de calidad, la Coordinación de Servicios Regionales y los Departamentos de Recursos Humanos y de Programas Electorales. ACUERDO FIRME.

B) Informe – Proyecto Unidad Móvil para Servicios Registrales Civiles y Electorales. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DE-3548-2017 del 15 de noviembre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones en oficio CDIR-366-2016 con fecha 7 de noviembre de 2016, suscrito por el señor José Francisco Rodríguez Siles, -en ese momento- como Coordinador, comunica el acuerdo adoptado por ese Órgano Colegiado, referente a “Proyecto Unidad Móvil para Servicios Registrales Civiles y Electorales”, en al [sic] artículo cuarto, inciso C) del acta de la reunión ordinaria n.° 71-2016, celebrada el 4 de noviembre de 2016, donde a texto indica

“ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS. (…)

C) Proyecto Unidad Móvil para Servicios Registrales Civiles y Electorales. Se conoce oficio n.° DGRC-0913-2016 del 27 de octubre del 2016, suscrito por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil que, a la letra dice:

"De conformidad con la política de calidad institucional y el enfoque de mejora continua en los procesos institucionales, esta Dirección General, eleva a conocimiento del Consejo de Directores, el oficio DC-3251-2016, suscrito por las personas funcionarias Laura Téllez Romero, Administradora del Proyecto y Alcides Chavarría Vargas, Jefe de la Coordinación de Servicios Regionales, mediante el cual presentan proyecto denominado "UNIDAD MÓVIL PARA SERVICIOS REGISTRALES CIVILES Y ELECTORALES”.

(...)

De aprobarse lo solicitado, esta Dirección General procederá a coordinar lo pertinente con las instancias requeridas, para el logro de los objetivos propuestos maximizando la utilización de los recursos disponibles.”

Se acuerda: Para su estudio e informe pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.”

Mediante oficio CDIR-0243-2017 del 26 de julio de 2017, suscrito por su persona, en calidad de Coordinador del Consejo de Directores, solicita a la Dirección Ejecutiva, información sobre el estado actual del informe de “Proyecto Unidad Móvil para Servicios Registrales Civiles y Electorales”.

Respecto al estado del informe solicitado, la Dirección Ejecutiva remite oficio DE-2259-2017 de fecha 9 de agosto de 2017, suscrito por el señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, donde señala que

“...se tiene programado efectuar la presentación del estudio requerido por ese Consejo a más tardar en diciembre del año en curso, por cuanto resulta necesario analizar los aspectos administrativos y económicos que se requieren para la implementación del referido proyecto, para lo cual se debe establecer la estrategia presupuestaria que permita, a la luz del objeto contractual que se defina, la inclusión de los fondos en el anteproyecto de presupuesto de 2019, sin perjuicio de que durante el año 2018 se vislumbre la posibilidad de iniciar con las acciones y trámites respectivos, para procurar la implementación del proyecto de la Unidad Móvil...”

Por medio del oficio CDIR-0278-2017 de fecha 17 de agosto del presente año, se comunica a este Despacho, el acuerdo adoptado en el artículo primero de la sesión extraordinaria n.° 36-2017, celebrada en misma fecha, por el Consejo de Directores, donde acuerda

“Se dispone: Este Consejo queda a la espera del informe indicado, el cual habrá de rendirse a más tardar el 15 de diciembre de 2017. ACUERDO FIRME.”

En otro orden de ideas, en la sesión ordinaria n.° 90-2017 celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones el 27 de setiembre de 2016, se conoce del señor Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, oficio DE-2346-2016, con fecha del 21 de setiembre de 2016, relativo al “Estudio para la implementación de “Plan piloto para descentralizar los servicios de notificación de paternidad y de cedulación a domicilio”, donde se citan una serie de consideraciones y recomendaciones;  en lo que interesa, indica lo siguiente

3 Conclusiones

3.1 Para la puesta en marcha del "Plan piloto para descentralizar los servicios de notificación de paternidad y cedulación a domicilio", la Dirección General del Registro Civil, avaló las oficinas regionales del Liberia, Nicoya, San Carlos y Limón, para que desde estas se ofrezca los citados servicios en las zonas alejadas de la sede central, descentralizándolos para que sean proporcionados directamente desde oficinas regionales a las que se le asignará un funcionario.

(...)

3.9 El plan piloto será evaluado por la Dirección General de Registro Civil y la Dirección Ejecutiva, en el lapso de 6 meses; a partir del momento que se apruebe este informe. Consecuentemente, se requerirá que los funcionarios y las jefaturas involucradas remitan informe de resultados del plan semanalmente, a efectos de que se tomen las medidas pertinentes que valoren la sostenibilidad al citado plan.

(...)

4 Recomendaciones

4.1 Someter a consideración del superior, que se apruebe el plan piloto para descentralizar servicios de notificación de paternidad responsable y cedulación a domicilio.

(...)

Se dispone: Aprobar conforme se concluye y recomienda. ACUERDO FIRME.

Posteriormente, la Dirección Ejecutiva y la Dirección General del Registro Civil, emiten oficio DE-1519-2017 con fecha 22 de mayo de 2017, relacionado con el “Informe sobre la implementación de “Plan piloto para descentralizar los servicios de notificación de paternidad y de cedulación a domicilio” en varias oficinas regionales”, el cual en la sesión ordinaria n.° 47-2017 de fecha 30 de mayo del mismo año, el Superior dispuso “Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen.”

En este último informe, se entiende que el plan piloto inicialmente contemplaba la atención de dos servicios, sin embargo, también se atendieron trámites de la Sección de Actos Jurídicos; se hace mención que se mejoraron los tiempos de respuesta en cuanto a los servicios de resoluciones de paternidad y cedulación, reduciendo el tiempo de atención de tres meses a una semana, y añade que anteriormente la duración promedio era de 74 días para notificación de un expediente, el cual disminuyó a un promedio de 5 días.

Se logró el acercamiento a aquellos usuarios que por distintas razones se les dificulta presentarse en las oficinas regionales (enfermedad, edad avanzada, privados de libertad, personas con capacidades especiales), esto sin generar un aumento en la planilla institucional, ni incrementos en los costos de operación.  Por el contrario, sí fue notoria la disminución del costo por expediente notificado, pasando de ¢7.331,00 a ¢1.519,00 cada uno, vislumbrando un ahorro que se acerca a los diecisiete millones de colones anuales de ser ejecutado en todas las regionales.

Entre otras cosas, la Dirección Ejecutiva y la Dirección General del Registro Civil asienten que, la implementación sobre la descentralización de notificación de paternidad y cedulación a domicilio, produjo un alcance de excelentes resultados, los cuales definen como eficientes, protegiendo y usando menos cantidad de recursos a nivel institucional, lo que también traducen como beneficio a los usuarios por el menor tiempo de respuesta en trámites y mayor tipo de servicios brindados.

En esa oportunidad las Direcciones agregaron que, dados los resultados que fueron citados en ese informe, se continúe con esa iniciativa a fin de que se abarque más áreas del país y se lleguen a incorporar otras sedes regionales.

Aunado a lo anterior, con los mismos recursos destinados al proyecto de regionalización, en setiembre se inició en La Cruz y Bagaces de la provincia de Guanacaste, Paquera y Cóbano en la provincia de Puntarenas, Peñas Blancas de San Carlos, provincia de Alajuela y en Matina provincia de Limón, la atención durante dos días al mes, de puntos fijos situados en las Municipalidades de esos lugares, para la atención de solicitudes y entrega de cédulas de identidad y expedición de certificaciones. Este proyecto se pretende ampliar con puestos destinados a regionalizar el próximo año, las zonas de Osa, Turrialba, Golfito y Quepos.

Por lo expuesto, y en debido acatamiento a lo dispuesto por el Consejo de Directores, la Dirección Ejecutiva como responsable de este análisis, y dada la postura del señor Luis Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se concluye que lainiciativa [sic] sobre el proyecto de Unidad Móvil carece de interés; esto a raíz de los resultados obtenidos del plan piloto aprobado por el Superior, el cual posteriormente se consolida como una modalidad de servicios descentralizados, permitiendo así acercar estos a las comunidades, cumpliendo lo que fue la génesis del proyecto de cita.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre acuerdos comunicados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1999-2017 del 16 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 98-2017, celebrada el 16 de noviembre de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre acuerdos comunicados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, el cual se aprueba:

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Plan de mejoras informe de la gestión documental. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3578-2017 del 16 de noviembre de 2017, recibido el siguiente día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio DE-1557-2017 fechado 29 de mayo de 2017, esta Dirección Ejecutiva presentó ante ese Consejo el informe del seguimiento del plan de acción de mejoras del Índice de Gestión Institucional (IGI), instrumento que responde a las sanas prácticas administrativas y la función rectora del Sistema de Control y Fiscalización Superior de Hacienda que compete a la Contraloría General de la República, correspondiente al IGI-2014, resultados IGI-2015 y 2016.  Como parte del antedicho informe, se recomendó la aprobación de un cronograma que integraba las acciones de mejora derivadas del ejercicio IGI-2014, 2015 y 2016, lo cual fue debidamente aprobado en la sesión ordinaria n.º 26-2017, celebrada el 6 de junio de 2017.

Una de esas acciones de mejora, vinculada a la gestión de este Despacho, es la que luce en el siguiente cuadro:

Según se desprende del cuadro, se trata, en términos generales,  de una acción de mejora vinculada con la categoría PLANIFICACIÓN del IGI, concretamente sobre  los esfuerzos de la Administración por generar actividades a partir de la evaluación anual de la gestión institucional, orientadas a cerrar las brechas que puedan detectarse, en este caso, por un ente externo,  para lo cual la Contraloría General de la República ha aceptado, en el caso del Tribunal Supremo de Elecciones, el Informe de Evaluación Presupuestaria Anual que requiere la Dirección General de Presupuesto Nacional del  Ministerio de Hacienda. Informe que contiene un apartado de Gestión Financiera y otro de Programación Presupuestaria.

Es ineludible mencionar que, ese informe de evaluación se elabora semestralmente dados los Lineamientos sobre formulación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la República emitidos por el referido Ministerio, siendo que su nombre, recientemente más aceptado, es INFORME DE SEGUIMIENTO SEMESTRAL (ISS).

En lo tocante propiamente a la acción de mejora que nos ocupa, aprobada por ese Consejo, en cuanto a que el plan de mejoras se elabore con  base en los informes de evaluación presupuestaria anual 2015 y 2016, luego de un análisis en retrospectiva y considerando entre otros aspectos la vigencia en el tiempo de las recomendaciones que plantea el Ministerio de Hacienda en la evaluación de cita, criterios de efectividad oportuna y conveniencia, se concluye en este momento que resulta de mayor efectividad que el plan se base únicamente en el informe de evaluación más reciente, a saber año 2017 –primer semestre;  pero proyectando su elaboración y ejecución en forma  sistemática y  permanente, articulada con la dinámica del ciclo de presentación y evaluación de esos informes semestrales por parte del Ministerio de Hacienda.  Para lo cual se ha diseñado la siguiente estructura, que como se puede colegir de lo señalado en este párrafo, se formulará y ejecutará semestralmente.  En suma, a partir de los resultados de la evaluación semestral a la que nos somete el Hacendario, se elaborará el plan de mejora y se ejecutará en función de los ciclos presupuestarios y programáticos, así como los demás aspectos coyunturales de la gestión institucional.

MATRIZ: PLAN DE MEJORA DE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Sobre el particular, cabe indicar que el correspondiente al primer semestre de año en curso fue entregado en oficio DE-2157-2017 a la referida Dirección del Ministerio de Hacienda el pasado 31 de julio, siendo que este, mediante oficio DGPN-SD-0191-2017 informa que procedió a efectuar la revisión y análisis del referido informe.

En cuanto a las observaciones relevantes producto del análisis que fue objeto el INFORME DE SEGUIMIENTO SEMESTRAL 2017 –primer semestre- por parte de ese actor externo sujetas, en criterio del suscrito, a cursos de acción, se tiene las siguientes:

1. Primeramente, sobre la Gestión Financiera, de manera puntal en lo referido a las medidas correctivas a implementar con el fin de mejorar el uso de los recursos:

Que se brinde seguimiento y monitoreo oportuno a las acciones correctivas propuestas en el informe… especialmente las que tienen que ver con procesos de contratación y licitaciones, así como a las facturaciones pendientes por servicios públicos.   Asimismo, en el seguimiento se recomienda valorar la efectividad de las acciones emprendidas o la necesidad de incorporar nuevas estrategias para su logro.

Para este primer tema, la Gestión Financiera, se estimó que por el principio de anualidad presupuestaria establecida en la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos que limita al periodo entre el 1º de enero y 31 de diciembre de cada año el tiempo en que se deben ejecutar los presupuestos públicos, siendo que la adquisición de bienes y servicios no devengada en ese período afecta el siguiente presupuesto y por otro lado, que los resultados de la evaluación del Ministerio de Hacienda al  INFORME DE SEGUIMIENTO SEMESTRAL se recibieron  a mediados de setiembre, más el tiempo que la institución emplea  en analizarlo, en este caso propicia que las oportunidades de mejora para que sean efectivas, inicien con el presupuesto de 2018.

2. Como segundo aspecto, la Programación Presupuestaria, se puntualiza que los productos finales alcanzaron porcentajes de avance superiores al 45%; sin embargo, resaltan porcentajes de avance promedio, muy superiores a la meta anual programada, pero por otro lado, niveles muy por debajo, de ahí que:

Será importante que a partir del seguimiento a la producción se valoren y ajusten las metas de futuros períodos.

… se observa que todos los indicadores alcanzaron porcentajes de avance superiores al 61%, por lo que se recomienda valorar las metas para determinar si es necesario ajustarlas para el próximo ejercicio económico.

En cuanto al apartado de Programación Presupuestaria, se tomó en consideración el plazo que confiere los Lineamientos sobre Formulación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la República emitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional, respecto al plazo del 12 de marzo de cada año para recibir modificaciones presupuestarias relacionadas con reprogramación presupuestaria.

PLAN DE MEJORA DE LA EVALUACIÒN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL PRIMER SEMESTRE 2017

.".

Se dispone: Tener por rendido el referido plan, el cual se aprueba. ACUERDO FIRME.

E) Remisión del Reporte y Análisis Gap de la Pre-evaluación de la ISO/TS 17582:2014 en el TSE. De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° OTGC-0051-2017 del 20 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito los documentos: “Reporte de Pre Evaluación / Diagnóstico ISO/TS 17582:2014” y “Análisis Gap ISO/TS-17582 Tribunal Supremo de Elecciones”, remitidos el día de hoy por parte de INTECO, con las correcciones señaladas por este Órgano Técnico, lo anterior con el fin de que se les remita a los señores Magistrados.

Es trascendental mencionar que para llevar a cabo la implementación e implantación y certificación del Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) sobre la base de la Especificación Técnica ISO/TS 17582:2014 “Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos específicos para la aplicación de ISO 9001:2008 a organizaciones electorales en todos los niveles de gobierno-” se consideren los siguientes puntos:

1. En el documento denominado “Reporte de Pre-Evaluación / Diagnóstico ISO/TS 17582:2014”, en su apartado: Conclusión de viabilidad para la certificación, se señala que:

“Considerando lo descrito en los 4 incisos anteriores, y los resultados del Análisis Gap obtenido en el diagnóstico presentados en este reporte, podemos concluir que la implementación y certificación de un Sistema de Gestión de Calidad en el Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica, sobre la base de la Especificación Técnica ISO/TS 17582:2014, en el alcance de sus procesos Electorales Clave que proporcionan sus Servicios Electorales (Elecciones) e incluyendo los procesos de dirección y los de apoyo, los estratégicos y de control, es viable en un período de tiempo de 9 a 12 meses”.

Es importante indicar que lo señalado en el párrafo anterior por los auditores externos con respecto al período de implementación y certificación es siempre y cuando se cuente con la ayuda de un asesor externo. Si es realizada solamente por parte del Órgano Técnico de Gestión de Calidad (OTGC) este tiempo se ampliaría, debido a que: primero, se le debe dar una capacitación intensiva a los colaboradores de este Órgano, así como aquel personal involucrado con respecto a la implementación de la especificación técnica y segundo, se llevaría de forma paralela con las labores que se tienen asignadas con el mantenimiento de la Certificación de la Norma ISO 9001.

2. Del documento “Análisis Gap ISO/TS-17582 Tribunal Supremo de Elecciones” es relevante informar que hay requisitos de la Especificación Técnica ISO/TS 17582:2014 que señalan en cumplimiento por parte del TSE, esto es así debido a que ya se cumplen los mismos en los procesos que son del alcance de la Certificación de la Norma ISO 9001:2008, de los cuales están excluidos actualmente los procesos electorales y de formación en democracia, por lo cual, estos requisitos deben de cubrir asimismo los últimos procesos citados.

3. Se requiere una capacitación intensiva a los colaboradores del OTGC y a las unidades administrativas y/o procesos involucrados en esta especificación técnica.

4. Se requiere reforzar al OTGC con recurso humano para cumplir con lo requerido en cuanto a la implementación, implantación, certificación y mantenimiento de esta especificación técnica en la institución.

5. Se requiere que se informe la inmediatez en la que se desea dar inicio con el proceso para implementar esta especificación técnica en el TSE, con el fin de planificar y elaborar un cronograma de actividades para llevarlo a cabo.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Pase a estudio individual de los integrantes de este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Readjudicación “Sillas de espera, ergonómicas, plegables, butacas, sillón ejecutivo, archivadores, armarios y mesas”, trámite 2017LA-000036-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1162-2017 del 16 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

" Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de readjudicación de las líneas 9, 12 y 13. El detalle es el siguiente:

Licitación Abreviada No. 2017LA-000036-0012300001: “Sillas de espera, ergonómicas, plegables, butacas, sillón ejecutivo, archivadores, armarios y mesas”,

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Administrador del Contrato, señor Héctor Chacón Barquero, de la contraparte técnica, señor Martin Alonso Matison Hernández y del señor William Montero Mayorga de y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Informe para contrato adicional, trámite 2017CD-000460-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1159-2017 del 16 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

" Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización, la señora Laura Quesada Ramírez de la Sección de Archivo del Registro Civil, y a la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud oficiosa para revocar la adjudicación de tres partidas del trámite 2017LA-000042-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1167-2017 del 17 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo adoptado por el Consejo de Directores en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 52-2017, celebrada el 14 del corriente, me permito indicar que por error a la hora de realizar la consolidación de la recomendación de mérito, se dieron como cumplientes las líneas 6, 7 y 8, cuando técnicamente no lo eran, ya que según informa el analista de la contratación, producto de la información detallada en la verificación técnica se establece que la empresa Compañía Leogar S.A. no cumple: “… ya que se solicita que el profesional responsable de la obra sea Arquitecto, Ingeniero en construcción o civil con 3 años de experiencia desde la incorporación al CFIA , sin embargo el oferente lo que presenta es el carnet de un ingeniero Electromecánico el cual se incorporo [sic] al CFIA en el año 2017,  adicionalmente se solicita que al menos dos cartas de experiencia incluyan la impresión de logos en CNC en melamina metálica y el oferente no adjunta dichos documentos no cumple”, y en comentarios adicionales de forma general se indica: “…Se realiza la verificación de ofertas, adicionalmente se indica que el costo es razonable con los precios de mercado, por lo que se sugiere en caso de necesitar inyección de presupuesto considerar la misma.”, considerando como válida esta última.

Ahora bien, en este momento, la adjudicación se encuentra en el plazo previo de la firmeza, y es posible para la Administración oficiosamente revocar el acto de adjudicación no firme y retrotraer el mismo a la fase de análisis, a fin de preparar un nuevo informe en que se declaren dichas líneas infructuosas pues las demás ofertas de esas partidas también tienen incumplimientos que las convierten en inelegibles.

En resumen, se le solicita al Consejo de Directores la revocación del acto de adjudicación para las siguientes partidas:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Una vez realizado lo anterior, la Proveeduría, tramitará una nueva recomendación para la infructuosidad.

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de veinticuatro horas, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

D) Adjudicación licitación abreviada 2017LA-000043-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1171-2017 del 20 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la señora Ana Yansi Gutiérrez Francis, contraparte técnica, y del señor Héctor Chacón Barquero, Administrador del Contrato, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

E) Adjudicación trámite 2017LA-000044-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-1172-2017 del 20 de noviembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Eric Schmidt Fonseca, en calidad de Administrador del Contrato, del señor Néstor Córdoba Marín, contraparte técnica, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas y treinta minutos terminó la sesión.