ACTA N.º 48-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del dieciocho de octubre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Carlos Luis Brenes Molina, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre cambios en plataforma de servicios institucionales. Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1736-2017 del 5 de octubre de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de octubre de 2017, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 84-2017 celebrada el 5 de octubre de 2017 por ese Tribunal, relativo al informe sobre cambios en la plataforma de servicios institucionales, el cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de actualización de la tabla de restricción de vacaciones. Sale de la sala de sesiones el señor Picado León.

Del señor Hugo Picado León, Director General del IFED, se conoce oficio n.° IFED-442-2017 del 13 de octubre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento Autónomo de Servicios y al acuerdo del Tribunal Supremo de Elecciones de la sesión ordinaria n.°82-2015, celebrada el 24 de setiembre de 2015, comunicado mediante oficio STSE-1740-2015 de misma fecha, respetuosamente solicito al Consejo de Directores valorar la posibilidad de modificar la tabla de restricción de vacaciones aprobada en el artículo quinto inciso d) de la reunión ordinaria n.°60-2015 del 30 de octubre de 2015, comunicada mediante Circular CDIR-010-2015 del 05 de noviembre de 2015, con base en lo siguiente:

Al aprobar la referida tabla estuvimos de acuerdo en incluir al IFED entre las dependencias institucionales con restricción de vacaciones en los términos del artículo 28 del RAS, recién reformado por el TSE en noviembre de 2015.  Sin embargo, la práctica nos ha mostrado que la mayoría de las áreas del IFED pasan sus etapas de más alta exigencia en fechas que no necesariamente coinciden con la restricción.  Así por ejemplo: el Área de Capacitación Electoral cumple una labor de apoyo a la DGRE en el proceso de capacitación de capacitadores y de elaboración de materiales que ya para octubre pasa a fases de ejecución ajenas al IFED; en el Área de Capacitación a Partidos Políticos se reduce notablemente la oferta durante la campaña pues los dirigentes partidarias están ocupados en otros menesteres y dejan de asistir a nuestros eventos; en el Área de Formación en Democracia aminora la atención a escuelas y colegios durante las vacaciones escolares de diciembre y enero; en la Secretaría Académica no se programan grandes eventos a fin de no distraer recursos necesarios para la logística electoral.  Según la experiencia de 2016, la exigencia de actividades a esas áreas volverá a incrementarse notablemente a partir de febrero, cuando escuelas y colegios vuelvan a clases, inicien las capacitaciones a partidos para liquidación de gastos y se programen capacitaciones para autoridades electas.

Debido a esa circunstancia, y considerando la necesidad de que nuestros funcionarios mantengan sus saldos de vacaciones dentro del rango normativo, considero conveniente que se reubique al IFED entre las dependencias institucionales sin restricción de vacaciones, por supuesto en la medida en que ello no afecte el servicio público, bajo responsabilidad de esta Dirección General.

En consecuencia, por su medio dirijo al Consejo de Directores la solicitud de valorar la modificación a la referida tabla de restricción de vacaciones a fin de que en lo sucesivo el IFED se ubique en la categoría “Sin restricción de vacaciones”.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.-Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

Reingresa a la sala de sesiones el señor Picado León.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Diagnóstico de necesidades de capacitación. De la señora Kattya Varela Gómez, Subjefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-3032-2017-SUSTITUIR del 29 de setiembre de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de octubre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0237-2017 del pasado 18 de julio, mediante el cual se indica “Que el Departamento de Recursos Humanos consulte en lo sucesivo a este Consejo sobre las necesidades de capacitación y que este las defina a más tardar en setiembre de cada año”, me permito remitir el Informe Preliminar del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación 2014-2018, actualizado por el Área de Capacitación en el presente mes. Al respecto, me permito indicar lo siguiente:

a)        El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) se basa en la información recopilada entre diciembre de 2013 y enero de 2014, mediante un formulario diseñado para tal fin, el cual fue remitido en su momento a todas las jefaturas de la institución, con el propósito de que hicieran llegar a este despacho las necesidades de capacitación de sus colaboradores. Es importante indicar que, en el actual diagnóstico también incluye los temas solicitados por las jefaturas durante los últimos tres años, como es el caso de la Secretaría General del Tribunal -oficio STSE-1211-2017-, por lo dicho documento [sic] se encuentra actualizado a la fecha.

b)        El actual DNC se constituye de 767 requerimientos de capacitación que se encuentran agrupados en 335 temas afines y su vez [sic] se clasifican en 12 grandes áreas temáticas, para capacitar a un total de 10,044 personas. Lo anterior implica que cada funcionario propuesto por su respectiva jefatura, es capacitado más de una vez. Al respecto, es importante indicar que en las oficinas donde no se indicó cantidad de personas, se incluyó un promedio de entre 2 y 5 personas por unidad administrativa, dependiendo de la actividad de capacitación solicitada.

c)        Las actividades de capacitación anotadas en el DNC se dividen en tres modalidades Interna, Mixta y Externa.  Las actividades internas contemplan todas aquellas solicitudes que pueden ser diseñadas y/o facilitadas haciendo uso de recursos institucionales (facilitadores, instalaciones y equipos), las mixtas actividades que pueden ser impartidas por el Instituto Nacional de Aprendizaje (INA) y/o cualquier otra institución del gobierno que brinde su apoyo de forma gratuita y que no requiera inversión alguna por parte del TSE y las externas son aquellos cursos contratados que contemplan todas las solicitudes planteadas por las diferentes unidades administrativas de la institución y que, por el tipo de enfoque y énfasis, no se pueden manejar a nivel interno pues tienen la finalidad de actualizar y/o reforzar los conocimientos y destrezas del personal.

d)        La inversión requerida para ejecutar el DNC asciende a un monto de ¢350.075.610,00 (ver anexo 1), tomando en cuenta sólo aquellas actividades que por su naturaleza deban ser contratadas. Es relevante recalcar que la estimación de la inversión se realizó tomando como base, información remitida vía correo electrónico y datos de diversos sitios web de diferentes proveedores. No se omite indicar que dichos costos (precios) pueden sufrir variación, debido a que no consideran los incrementos por inflación que puedan darse en el transcurso del tiempo, aunado a que la selección de los temas, se realizó de forma subjetiva, en el sentido de que al momento de la ejecución deberá consultarse a las jefaturas sobre la aplicabilidad y practicidad, debido a que un mismo tema puede ser impartido por diferentes proveedores, cuyos costos, contenidos y profundidad son variables.

e)        Es importante rescatar que a nivel presupuestario, a la subpartida 10701-Actividades de capacitación-, le han sido aprobados del 2014 al 2017, un total de ¢143.731.800,00, de los cuales se han ejecutado a la fecha – setiembre 2017- un total de ¢102.543.522,32 (ver anexo 2), es decir que se ha ejecutado 71% del presupuesto aprobado. Por su parte, para el 2018 en el anteproyecto del presupuesto del TSE a la citada subpartida le fue aprobado un monto de ¢41.350.000, con el cual se pretende cumplir el Plan de Capacitación Anual 2018, de acuerdo a las prioridades que sean definidas por el Consejo de Directores (ver detalle de DNC remitido para cada dirección).

f)        Los recursos que han sido ejecutados a la fecha, según el monto indicado en el punto e), corresponden a requerimientos planteados por las oficinas, lo [sic] cuales no necesariamente corresponden a temas solicitados en el DNC, por lo que son denominados no programados, y los que si [sic] responden a necesidades directamente planteadas, no necesariamente implica que el requerimiento haya sido ejecutado en un 100%, debido a que en muchos casos es solicitado para más de una persona de la misma oficina.

g)        En virtud de la gran inversión económica que representa ejecutar el DNC en su totalidad, se ha definido que tenga la misma vigencia del Plan Estratégico Institucional (2014-2018).

Así las cosas, salvo Superior criterio, este despacho solicita mantener la ejecución del actual diagnóstico hasta el final del 2018.  En este mismo año se iniciaría con una nueva recopilación de información para definir un nuevo Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, el cual se sugiere tenga la misma vigencia del nuevo Plan Estratégico Institucional 2019-2023, en el entendido de que podría tomar como base el actual DNC, dado que no será posible cumplir al 2018 todos los requerimientos planteados.".

Se dispone: En virtud de la planeación ya realizada por el Departamento de Recursos Humanos, mantener la ejecución de lo programado y presupuestado para el año 2018. Dado que el Tribunal estableció en el acuerdo referido una directriz al respecto, se aclara que los ciclos de diagnóstico, planeación, presupuestación y ejecución de capacitaciones es anual, de ahí que, el referido Departamento consultará a este Consejo –y no a las jefaturas- todos los meses de junio sobre las necesidades de capacitación y cada Director coordinará con las jefaturas a su cargo el listado de necesidades con cantidad de participantes y prioridad, luego de lo cual, se definirá en los meses de setiembre un consolidado de las capacitaciones requeridas para el año subsiguiente, con el visto bueno presupuestario de la Dirección Ejecutiva, el cual será elevado por parte de este colegiado al Tribunal a más tardar los meses de diciembre. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL.

A) Acuerdos comunicados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3204-2017 del 13 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El día 11 de los corrientes fueron recibidos en esta Dirección los productos finales de la contratación 2017CD-000209-0012300001 “Estudio técnico para FODA y PESTEL del TSE”, adjudicada a la empresa UNIMER, del cual las señoras y señores Magistrados, Directores del CDIR y otras personas funcionarias de la institución, fueron partícipes activos en el proceso de investigación.

Así las cosas, dados los resultados obtenidos, se considera de gran relevancia que el Consejo en pleno los conozca de voz de quienes realizaron el trabajo, por lo que solicito una audiencia en dicho cuerpo colegiado, para que se efectúe la devolución de los resultados.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Este Consejo conoce en esta misma sesión los resultados de dicho estudio. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.