ACTA N.º 46-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diez de octubre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.        

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Proyecto de Reglamento de actividades de capacitación y formación del TSE. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-418-2017 del 29 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a los oficios CDIR-065-2017 del 21 de febrero de 2017 y CDIR-0287-2017 del 17 de agosto de 2017, el primero referente a la elaboración de una nueva versión de proyecto de reglamento, a fin de que esta contemplara los aspectos esenciales de una manera más general, y el segundo, en el que se prorroga el plazo para remitir la nueva propuesta, me permito informarle que en conjunto con el Departamento de Recursos Humanos se logró determinar que parte de lo establecido en el proyecto ya se encontraba desarrollado en los procedimientos del área de Capacitación, por lo que, se optó por eliminar esas partes, a fin de no generar duplicidad de normativa.

Asimismo, se revisaron las definiciones y lo correspondiente a la parte sancionatoria se analizó en coordinación con personas funcionarias de la Inspección Electoral, quienes tras sugerir algunos cambios la avalaron.

Por último, reiteramos que este proyecto consensua tres cuerpos normativos actualmente vigentes en uno solo, que son los que corresponden a los reglamentos de la Sección de Capacitación, el de Facilidades de capacitación para los funcionarios del Tribunal y el de Licencias para Estudios Superiores o Técnicos.

Con base en lo anterior, remitimos a su conocimiento la propuesta, que se recomienda pase a consulta previa del Consejo de Directores, como órgano administrativo de alta gerencia, a efectos de que realicen las observaciones, aportes o modificaciones que consideren pertinentes.".

Se dispone: Pase a estudio individual de los integrantes de este Consejo. ACUERDO FIRME.

B) Proyecto de Reglamento para el régimen de dedicación exclusiva del TSE. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-417-2017 del 29 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0286-2017 del 17 de agosto de 2017, referente a la elaboración de una propuesta de reglamento en materia de dedicación exclusiva, me permito informarle que, tras varias sesiones de trabajo con el Departamento de Recursos Humanos, se lograron advertir ciertos tópicos que requerían necesariamente ser regulados, a manera de ejemplo, que tras solicitarse la eliminación de la Comisión de Dedicación Exclusiva, el citado departamento tramitara y decidiera por sí mismo todo lo correspondiente a esta materia, estableciendo plazos para su resolución.

Sobre la base de lo anterior, remitimos a su conocimiento un proyecto de Reglamento sobre el Régimen de Dedicación Exclusiva, el cual se recomienda que pase a consulta previa del Consejo de Directores, como órgano administrativo de alta gerencia, a efectos de que realicen las observaciones, aportes o modificaciones que consideren pertinentes.".

Se dispone: Por el plazo de un mes, respecto de dicho proyecto se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC). ACUERDO FIRME.

C) Proyecto de Reglamento para el régimen de carrera profesional del TSE. De los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° DL-419-2017 del 2 de octubre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al oficio CDIR-0288-2017 del 17 de agosto de 2017, referente a la reforma integral al reglamento de carrera profesional a nivel institucional, nos permitimos remitirle la propuesta elaborada a partir de un equipo de trabajo conformado por personas funcionarias de ambas dependencias, tras varias reuniones realizadas al efecto.

En ella se contempla que sea el Departamento de Recursos Humanos quien tramite y decida lo correspondiente a esta materia, y, además, se incluyen ciertos temas, como la capacitación virtual, límites al reconocimiento de capacitaciones dependiendo de la cantidad de horas, modalidad, entre otros.

Sobre la base de lo anterior, remitimos a su conocimiento la propuesta, que se recomienda pase a consulta previa del Consejo de Directores, como órgano administrativo de alta gerencia, a efectos de que realicen las observaciones, aportes o modificaciones que consideren pertinentes.".

Se dispone: Por el plazo de un mes, respecto de dicho proyecto se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC). ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE GESTIÓN DE CALIDAD.

A) Reprogramación del plan de acción y cronograma de trabajo de la SAC-059-2016. Del señor Carlos Murillo Montoya, Secretario General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-3079-2017 del 3 de octubre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación con el oficio n° DE-2250-2017, de fecha 8 de agosto de 2017, del cual se le remitió copia, referido, en lo que interesa, a la petición de una nueva prórroga para el cumplimiento de plan de acción y cronograma de trabajo de la SAC-059-2016, producto de la revisión y ajuste de procedimientos para la “Elaboración de documentos”, “Elaboración de Registros” y “Elaboración y control de documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad”, el suscrito en calidad de responsable del plan de acción se permite remitir las nuevas fechas propuestas por los responsables de las actividades, para que se haga de conocimiento de los miembros del Consejo de Directores a efectos de que si ha bien lo tienen sean aprobadas.

Plan de acción:

Cronograma de trabajo:        

.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Acuerdos comunicados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1728-2017 del 4 de octubre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones de la Presidencia del Tribunal Supremo de Elecciones y para la atención de ese Consejo, me permito remitirle copia de los oficios DGAN-JA-673-2017 y DGAN-JA-674-2017, ambos del 27 de setiembre de 2017, recibidos hoy –vía correo electrónico– en esta Secretaría General, mediante los cuales la Secretaría de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, pone en conocimiento los acuerdos adoptados por ese órgano en la sesión n.° 35 celebrada el 20 de setiembre de 2017, relativos al Informe Anual de Desarrollo Archivístico del período 2016-2017.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de un mes, pase al Comité de Selección y Eliminación de Documentos. ACUERDO FIRME.

B) Informe Semestral de Gestiones I-2017. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-237-2017 del 3 de octubre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Conforme con las atribuciones establecidas en el artículo octavo del reglamento interno de esta Contraloría de Servicios, a lo dispuesto por el Superior en la Sesión Nº. 98-2015, artículo quinto, comunicado en oficio STSE-2094-2015 y a lo acordado por ese Consejo en sesión ordinaria N°. 40-2017, comunicado en oficio CDIR-0332-2017, se adjunta para lo pertinente el Informe Semestral de Gestiones II-2017.

Cabe señalar que dadas las recomendaciones en su momento planteadas por la Unidad de Estadística de la Dirección Ejecutiva (oficio DE-2402-2017) y a las aclaraciones realizadas por el suscrito a dicha unidad respecto a la aplicabilidad y aclaración de las mismas, se establecieron de común acuerdo, las correcciones de los aspectos técnicos-estadísticos por aplicar, por lo que el informe que se adjunta, ya tiene aplicadas las sugerencias finalmente acordadas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Informe sobre contratación de servicio de aseo y limpieza. De los señores Allan Herrera Herrera, Proveedor, Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y Carlos Alberto Umaña Morales, Contador, se conoce oficio n.° PROV-0920-2017 del 3 de octubre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En respuesta a lo solicitado en oficio CDIR-355-2017 del 26 de setiembre de 2017, en el que se le solicita al Departamento Legal, Proveeduría y Contaduría institucionales referirse a “la ampliación del contrato que interesa, a la luz de lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa” e “informar de manera conjunta dentro del plazo de 5 días”, se indica lo siguiente:

En lo atinente al Departamento Legal, este realizó el estudio normativo correspondiente, sin referencia al caso concreto, concluyendo lo siguiente:

a) La administración, puede válidamente aplicar los institutos jurídicos establecidos en los numerales 208 y 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA) en contrataciones realizadas al amparo de convenios marco. Lo anterior, en el tanto logre demostrar el cumplimiento de los requisitos respectivos que para cada figura requieran esas normas.

b) Mientras un convenio marco este vigente, la administración puede tramitar contrataciones nuevas e independientes al amparo de dicho convenio, siempre y cuando la Orden de Compra se emita antes del acaecimiento su vigencia, con fundamento en lo que establece el artículo 115 del RLCA. En estos casos el plazo del nuevo contrato podrá trascender la vigencia formal del convenio que le sirve de fundamento.

c) La determinación para el caso específico de alguna de las opciones señalas supra le corresponde a la administración activa, conforme a los respectivos criterios de oportunidad y conveniencia. 

De parte de la Proveeduría institucional, se informa que se está coordinando con la Dirección Ejecutiva a efectos de que esta gire la instrucción para aplicar alguna de las opciones que el bloque de legalidad permite, bloque del cual el convenio marco es parte, sin demérito de superar algunas limitaciones, pues dicho convenio se tramitó en el anterior sistema de adquisiciones: Comprared.

Por su parte la Contaduría no emite criterio, pues considera que este caso en particular no es de su competencia, por corresponder a un análisis jurídico en materia de Contratación Administrativa, siendo que en su momento y a solicitud de las partes tramitará los documentos de ejecución presupuestaria que le correspondan.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Conforme a lo expuesto por el Departamento Legal, procedan la Proveeduría y la Dirección Ejecutiva con lo de sus respectivos cargos. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Sillas de espera, ergonómicas, plegables, butacas, sillón ejecutivo, archivadores, armarios y mesas”, trámite 2017LA-000036-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0936-2017 del 3 de octubre de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación de la Licitación Abreviada 2017LA-000036-0012300001, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, al señor Héctor Chacón Barquero de la Unidad de Fiscalización, a los señores Ricardo Cubero Mora, Johanna Cortés Vega, Martin Alonso Matison Hernández, Dessireé González Zamora, Contraparte Técnica y a la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).

Quedo atento a lo que se estime disponer.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.