ACTA N.º 42-2017

Sesión extraordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las once horas del veintidós de setiembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO ÚNICO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre política de gestión documental institucional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1605-2017 del 21 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 78-2017, celebrada el 21 de setiembre de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre política de gestión documental institucional, el cual se aprueba conforme se recomendó.

Se dispone: Tomar nota.  ACUERDO FIRME.

B) Modificación presupuestaria para atención del cuarto ajuste ordinario al presupuesto institucional. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1583-2017 del 19 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 77-2017, celebrada el 19 de setiembre de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la  modificación presupuestaria para atención del cuarto ajuste ordinario al presupuesto institucional, el cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Informe sobre el aumento semestral de salario. De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1584-2017 del 19 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 77-2017, celebrada el 19 de setiembre de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo al informe sobre el aumento semestral de salario, el cual literalmente dispone:

"Se dispone: Con fundamento en lo expuesto en el criterio de mayoría, aprobar conforme se recomienda. Hágase del conocimiento de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Informe relativo a la erogación con cargo al erario público de alimentación para funcionarios en la adjudicación de la licitación abreviada n.° 2017LA-000027-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce nuevamente oficio n.° PROV-0844-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el siguiente día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva y del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Asimismo, del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-402-2017 del 19 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe relativo a la erogación con cargo al erario público de alimentación para funcionarios, a propósito de la recomendación de adjudicación realizada en el trámite de la licitación abreviada n.° 2017LA-000027-0012300001, para adquirir el servicio de alimentación para actividades del proceso electoral, y con fundamento en una serie de consideraciones literalmente concluye y recomienda:

"D) Conclusiones.

Con base en el estudio realizado se concluye:

1) Los criterios de la CGR sobre los que se dispuso que este departamento opinara en torno a la erogación presupuestaria para suplir alimentos a funcionarios públicos con cargo al erario público, fueron emitidos por el ente contralor bajo el análisis de supuestos de reuniones ordinarias (o extraordinarias) de funcionarios miembros de órganos colegiados, no sobre actividades de capacitación y otras, que distan en mucho de las actividades que el Tribunal Supremo de Elecciones realiza en forma exclusiva y obligatoria, en virtud del mandato constitucional y legal que está llamado a cumplir en forma inexorable e inexcusable, dentro de plazos específicos y perentorios.

2) Si bien la CGR es clara y tajante en el sentido que en nuestro ordenamiento jurídico no existe una norma general expresa que autorice el gasto para dotar de alimentación a funcionarios públicos, y que por ende ello no puede considerarse una obligación de ninguna institución pública; el ente contralor también es claro y contundente en que existen situaciones excepcionales que lo han llevado a reconocer la posibilidad jurídica para que, con cargo al erario público, se brinde alimentación a personas funcionarias públicas o no, siempre y cuando se respeten los siguientes límites básicos e indispensables: a) que las actividades en que se ofrezcan los alimentos revistan un carácter esporádico y excepcional, debidamente justificadas y no más bien ordinarias, b) que exista el respectivo contenido presupuestario; c) que la alimentación a ofrecer represente un mínimo necesario, bajo criterios de austeridad; es decir, que dichos alimentos no representes platos extravagantes, o más onerosos de lo que sería una porción decente y digna; d) que se otorguen bajo criterios de razonabilidad, necesidad, oportunidad y conveniencia, en aras de que la labor a realizar por parte de los beneficiarios de los alimentos pueda desarrollarse normalmente y sin mayores interrupciones, para que el delicado asunto que los ocupa pueda ser analizado y decidido sin que estos tengan que interrumpir su labor en vista que, precisamente, se requiere demasiado tiempo para atender, valorar y resolver el delicado asunto en cuestión; e) que ese beneficio pueda ser fácilmente objeto de los respectivos criterios de control interno. En otras palabras, que dicho beneficio no se otorgue a la sombra de actividades encubiertas o solapadas que más bien puedan degenerar en abusos, privilegios indebidos, despilfarros, liberalidades y otras malas prácticas en detrimento de la debida y transparente utilización racional de los fondos públicos.

3) Es criterio de este despacho que si bien la realización de elecciones que el constituyente de 1949 y el legislador encomendaron al Tribunal Supremo de Elecciones conforman parte de las funciones ordinarias del máximo organismo electoral de este país, es lo cierto que los respectivos procesos electorales  deben verificarse cada cuatro años, en virtud de lo cual revisten ese carácter de esporádico, excepcional y debidamente justificados a que alude la CGR, como supuestos –entre otros– para la procedencia de la dotación de alimentos con cargo al erario público.

4) La Ley de Presupuesto del año en curso –que por su naturaleza constituye una ley especial– prevé, en forma expresa, un rubro para que esta administración supla de hospedaje y alimentación a los observadores internacionales, así como para actividades protocolarias y de atención en las diversas actividades institucionales, incluida la presentación de la Revista de Derecho Electoral, para las que se podrían –y de hecho se ofrecen– alimentos según el tipo de actividad y la hora de su realización. Lo anterior, aunado a lo que al efecto establecen los artículos 15 y 16 de la LGAP, y en aplicación de las normas constitucionales y legales que establecen la competencia y atribuciones exclusiva y obligatoria del Tribunal Supremo de Elecciones, así como de los principios generales que inspiran la contratación administrativa –contenidos en el artículo 4 de la ley especial que rige esa materia–, y las reglas generales enunciadas por la CGR en sus referidos oficios, configuran en conjunto –en criterio de este despacho– el fundamento jurídico amplio, concreto y suficiente, para que esta institución determine brindar alimentación a los funcionarios propios y de otras instituciones que participen en determinadas actividades del proceso electoral; siempre y cuando para cada una de ellas se realice el ejercicio correspondiente con el que se demuestre el cumplimiento de todos los citados supuestos jurídicos o, al menos, de los necesarios e indispensables (reglas generales) enunciados en este informe, con base en los cuales se justifique la dotación de alimentos en cuestión.

5) En aplicación de las referidas normas legales, principios y supuestos jurídicos, la administración estaría legalmente habilitada para tramitar contrataciones administrativas para suplir alimentación a funcionarios públicos y otras personas para actividades excepcionales, especiales y específicas. Dichas contrataciones abonan al principio de transparencia en las compras públicas y en los actos administrativos, que debe siempre permear el actuar institucional. No obstante, el ejercicio con el que se debe demostrar el cumplimiento de ese bloque de legalidad debe realizarse –diligentemente– desde la misma toma de la decisión inicial del procedimiento de contratación; pudiendo eventualmente cuestionarse en otros momentos procesales como lo podrían ser en el acto de refrendo –sea interno o contralor–, o en una fiscalización posterior –ya sea de la Auditoría Interna o de la propia CGR–, pero no se aconseja ni justifica que se realice en etapas tan avanzadas como lo es de previo al dictado del acto de adjudicación, pues ello atenta contra la celeridad, flexibilidad, eficiencia y eficacia que también son principios que inspiran e integran el proceso de compras públicas.

6) La administración activa, en este caso representada por el CDIR, es la única responsable y llamada a valorar previamente el cumplimiento del bloque de legalidad para la tramitación de contrataciones como la que versa la Licitación Abreviada n.° 2017LA-000027-0012300001. Para ello puede ayudarse del criterio técnico administrativo, jurídico, etc., que le puedan brindar las dependencias correspondientes involucradas en los procesos previos de las compras, como lo son la Dirección Ejecutiva y la Proveeduría institucional; la cual tiene profesionales especializados en ese campo.

E) Recomendación.

Con base en lo expuesto se recomienda que el CDIR analice y decida, en última instancia, si para cada uno de los supuestos para los cuales se pretende dotar de alimentación a funcionarios públicos y otras personas, al amparo de la Licitación Abreviada n.° 2017LA-000027-0012300001, se cumple el bloque de legalidad referido en este informe, con el cual la compra del servicio respectivo se ajustaría a derecho.".

Se dispone: Aprobar la adjudicación conforme se recomienda, con excepción de las actividades 1, 5 y 6 de la líneas 3 y 4, al advertir que estas no se encuentran contempladas dentro de los supuestos excepcionales según lo informado por el Departamento Legal; no obstante la Dirección Ejecutiva proveerá los insumos disponibles para atender esas actividades. ACUERDO FIRME.

E) Adjudicación del Servicio de Seguridad y Vigilancia Casa Blanca y edificio Thor. De la señora Lucrecia Mora Marín, Subproveedora, se conoce oficio n.° PROV-0899-2017 del 21 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento del Departamento Legal, de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, en calidad de Administrador del Contrato, del señor Richard Poveda Solórzano contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

F) Adjudicación trámite n.° 2017LA-000034-0012300001, compra de vehículo. De la señora Lucrecia Mora Marín, Subproveedora, se conoce oficio n.° PROV-0902-2017 del 21 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización y de la Contraparte Técnica, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

G)        Informe relativo a la valoración de solicitud de la Secretaría Ejecutiva Técnica de Donación y Trasplante de Órganos.

De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce nuevamente oficio n.° DGET-181-2017 del 14 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 17 de agosto de 2017, mediante el cual rinden informe relativo a la valoración de solicitud de la Secretaría Ejecutiva Técnica de Donación y Trasplante de Órganos y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomiendan:

"III Recomendaciones:

Qué [sic] se adecuen [sic] los sistemas institucionales para registrar la voluntad de las personas solicitantes respecto a la donación órganos.

Qué [sic] se adecue [sic] la Plataforma de Servicios Institucional para que el Ministerio de Salud y los centros de Salud que este determine tengan acceso a consultar la información correspondiente a donación de órganos registrada en el Tribunal Supremo de Elecciones con apego a la legislación que protege la información de acceso restringido.

Qué [sic] el Departamento Electoral proponga los ajustes reglamentarios, de manuales de procedimientos, de indicadores de gestión y plan de capacitación necesarios para el inicio de la captura del nuevo dato por parte del personal destacado en las funciones de recepción de trámites de solicitudes cedulares, tanto en sede central como en sedes regionales, así como de las personas funcionarias que desempeñan los servicios de cedulación ambulante y consulados.

Que por considerarlo el mecanismo más eficiente, se establezca que la consulta en línea será la vía mediante la cual el TSE pondrá a disposición del Ministerio de Salud la información correspondiente a la condición de donante que declaren las personas al momento de solicitar su cédula y se decline la opción de imprimirlo en la cédula.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.