ACTA N.º 41-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del diecinueve de setiembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO.  ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre política de gestión documental. De los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE, Laura Quesada Ramírez, Jefa del Archivo del Registro Civil y Kattya Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central, se conoce oficio n.° DL-395-2017 del 12 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"El Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones, en reunión extraordinaria n° 36-2017 celebrada el 17 de agosto de 2017, comunicado mediante oficio CDIR-0284-2017 de misma fecha, dispuso: “Sobre el particular, en el plazo de un mes, rendirán informe ante este Consejo el Departamento Legal, el Archivo del TSE, el Archivo Central y el Archivo del Registro Civil, quienes propondrán el respectivo proyecto de política de gestión documental y la ampliación del referido Comité, de forma tal que participen en él todos los archivos institucionales, así como cualquier otra acción administrativa que corresponda.”. En ese sentido, a continuación, se brinda el informe requerido.

Sobre la política de gestión documental:

El Tribunal Supremo de Elecciones mediante acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 54-2014, celebrada el 13 de mayo de 2014, comunicado mediante Circular STSE-0027-2014 de misma fecha, aprobó la Política Institucional de Gestión Documental, la cual tiene como objetivo: “Establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental”.

De la revisión pormenorizada del documento de Política Institucional de Gestión Documental (PIGD) vigente, a la luz de los cambios indicados mediante oficio DL-325-2017 del 28 de julio de 2017 relacionados con los dictámenes de la Procuraduría General de la República: C-157-2016 del 18 de julio de 2016, C-183-2016 del 1° de setiembre de 2016 y C-001-2017 del 6 de enero de 2017, se evidencia que no existe necesidad de realizar una nueva Política Institucional de Gestión Documental, pues el cambio producto de los dictámenes mencionados no afecta el contenido del documento actual.

Sobre el Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos:

El Tribunal Supremo de Elecciones –en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 44-2010, celebrada el 20 de mayo de 2010, comunicado por medio de Circular n.° STSE-0032-2010 del 21 de mayo de 2010- aprobó el Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos.

Una vez revisado y analizado dicho documento, se determina que es necesario realizar ajustes tanto de forma como de fondo, en virtud de los cambios en la normativa establecidos en los dictámenes de la Procuraduría General de la República ya mencionados. Por lo tanto, respetuosamente sometemos a estudio un proyecto de modificación llamado: “Directriz para la selección y eliminación de documentos”, que se adjunta a este informe.

Sobre el Plan de Acción de la Política Institucional de Gestión Documental:

El Archivo Central, mediante oficio AC-054-2017 del 30 de mayo de 2017, presentó a la Dirección Ejecutiva el Plan de Acción de la Política Institucional de Gestión Documental, que tiene como objetivo el desarrollo de acciones que operativicen esta política, el cual fue aprobado por esa Dirección mediante oficio DE-2217-2017 del 3 de agosto de 2017 y del que se realizó una presentación oral ante el CDIR, el pasado martes 5 de setiembre de 2017, según convocatoria comunicada en oficio CDIR-0315-2017 del 31 de agosto de 2017.

De la revisión del citado documento, se sugiere que sea modificada solamente la actividad “4.2. Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos elaboradas, al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su correspondiente aprobación”, en la que se eliminaría el siguiente texto: “… y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.

Sobre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos:

El artículo 33 de la Ley n° 7202 del Sistema Nacional de Archivos establece que cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de ese mismo cuerpo normativo integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos. Indica, además que dicho comité estará formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El Tribunal Supremo de Elecciones, en cumplimiento a lo dispuesto en la citada ley, dispuso en el artículo quinto de la sesión n.º 9683 del 18 de junio de 1991 la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Así las cosas, en virtud de los cambios ocurridos en la Rectoría del Sistema Nacional de Archivos y en razón de lo dispuesto por el CDIR en reunión extraordinaria n° 36-2017 celebrada el 17 de agosto de 2017, y siendo que esta institución cuenta actualmente con tres archivos; cada uno con su respectiva jefatura, se sugiere que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos sea ampliado de manera tal que se conforme por las jefaturas del Archivo Central, Archivo del Registro Civil, y Archivo del TSE, así como por el jefe del Departamento Legal y por el superior administrativo de la institución, que en el caso del Tribunal es el Secretario General del TSE, según lo dispuesto por el Superior en la sesión n.° 081-2011, celebrada el 30 de agosto de 2011 y comunicado mediante oficio STSE 2465-2011 de la misma fecha.

A manera de recomendaciones:

Con base en lo expuesto se sugieren las siguientes recomendaciones:

a) Que siendo que actualmente existe una Política Institucional de Gestión Documental, aprobada por el Tribunal, y dado que no se evidencia necesidad alguna de realizar una nueva Política, se mantenga la vigencia del documento actual.

b) Que en vista que el actual Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos requiere algunos cambios, tanto de forma como de fondo, se adjunta el proyecto de “Directriz para la selección y eliminación de documentos” en el que se incluyen los ajustes que este grupo interdisciplinario considera pertinentes, a fin de que sean avalados por ese órgano colegiado y sea sometido a la aprobación final por parte del Tribunal.

c) Que de la actividad del Plan de Acción de la PIGD que literalmente indica: “4.2. Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos elaboradas, al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su correspondiente aprobación”, se elimine el siguiente texto: “… y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.

d) Que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos sea ampliado, para que en adelante se conforme por las jefaturas del Archivo Central, Archivo del Registro Civil, y Archivo del TSE, así como por la jefatura del Departamento Legal y el Secretario General del TSE, quienes podrán delegar esas labores en otros funcionarios, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.        

A) Informe sobre modificaciones al Manual descriptivo de clases de puestos. Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1551-2017 del 12 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 76-2017, celebrada el 12 de setiembre de 2017 por dicho Tribunal, relativo al informe sobre modificaciones planteadas al Manual descriptivo de clases de puestos, el cual literalmente dispone:

"Se dispone: De previo a resolver, se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) por el plazo de diez días hábiles, para lo cual la Dirección Ejecutiva suministrará a los estimables representantes sindicales la información de su interés. Sin perjuicio de lo anterior, proceda el Consejo de Directores a planificar lo que resulte necesario con el fin de realizar una revisión integral del Manual Descriptivo de Puestos institucional, habida cuenta de la fecha en la que este se emitió y los cambios que a través del tiempo se han practicado a dicho instrumento. ACUERDO FIRME.".

Se dispone: Conformar al efecto una comisión integrada por un representante de cada Dirección, así como de los Departamentos Legal y de Recursos Humanos, la cual rendirá informe durante el primer semestre del año 2018. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.