ACTA N.º 39-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del cinco de setiembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Director General a. i. del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES Y AUSENCIA DE INTEGRANTE DEL CONSEJO.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

B) Ausencia del señor Hugo Picado León. Se conoce justificación de ausencia del señor Picado León mediante correo electrónico del 4 de setiembre del presente año, en el que comunica y justifica su ausencia a las sesiones ordinarias número 39 y número 40 en virtud de atención de labores propias de la Dirección a su cargo encomendadas a su vez por el Superior, por lo que su ausencia será suplida por el señor Rodrigo Abdel Brenes Prendas, Secretario General del IFED.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.        

A) Procedimiento administrativo. De la señora Teresa Pérez Porta, Jefa a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-358-2017 del 25 de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 28 de agosto de 2017, mediante el cual rinde informe sobre el procedimiento administrativo de la contratación número 2015CD-000077-85002, servicio de mantenimiento de bandas transportadoras:

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Para su atención, pase este asunto a la Inspección Electoral. ACUERDO FIRME.

B) Seguimiento del Plan de Acción de mejoras del IGI-2014, resultados IGI-201 y 2016. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-208-2017 del 28 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con relación al informe rendido por la Dirección Ejecutiva ante dicho consejo referido a las acciones  del plan de acción de mejoras del IGI 2014 y resultados IGI-2015 y 2016, dado el planteamiento expuesto por esta Contraloría de Servicio, dicha dirección —en lo conducente— indica que las acciones relacionadas a verificar el cumplimiento de los plazos de los trámites instruccionales  por parte de las unidades de servicio, no es una acción que debe atender esta Contraloría de Servicios, sustentando dicha opinión en lo establecido en el artículo 14 inciso 1 de la ley 9158, Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios que indica:

“Impulsar y verificar el cumplimiento de la efectividad de los mecanismos y procedimientos de comunicación a las personas usuarias, de manera tal que les permita contar con información actualizada en relación con los servicios que ofrece la organización respectiva, sus procedimientos y los modos de acceso.”

Estima este despacho necesario aclarar que el mismo artículo de la ley de cita, en su inciso 7), señala también como una función propia de este despacho lo siguiente:

“Vigilar el cumplimiento del derecho que asiste a las personas usuarias de recibir respuesta pronta a gestiones referidas a servicios, presentadas ante las organizaciones que los brindan, todo dentro de los plazos establecidos en la ley o en los reglamentos internos aplicables.”   (El resaltado no es del original). 

Dado lo anterior y conforme a la normativa legal establecida, es criterio del suscrito que si es competencia de esta Contraloría de Servicios realizar las acciones pertinentes a fin de verificar que la administración está cumpliendo con los “lapsos de respuesta consignados en el Catálogo Institucional de Trámites (CNT)” institucional, posterior a la presentación de solicitud de algún servicio”. 

No omito indicar que efectivamente y como bien lo indica dicha Dirección en su informe, la tarea de la actualización de dicho catálogo si es competencia exclusiva del Oficial de Simplificación de Trámites Institucional, de lo cual ya este despacho adoptó las medidas pertinentes.

Finalmente, y conforme con lo acordado por dicho Consejo, este despacho procederá con lo de su cargo respecto al establecimiento de las acciones pertinentes para cumplir con dicha acción, conforme con nuestro plan operativo (POA).

Hago lo anterior de conocimiento de ese estimable Consejo para lo que a bien estime pertinente.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Reprogramación de actividades para la atención de oportunidades de mejora y observaciones producto del Informe de la I Auditoría de Seguimiento 2017.  Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2626-2017 del 29 de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el día 31 de agosto de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

" En sesión ordinaria n° 37, celebrada el 22 de agosto de 2017, comunicada mediante oficio n° CDIR-0296-2017, el Consejo de Directores dispuso “tener por atendidas las referidas oportunidades de mejora y observaciones, según lo expuesto por cada Director”, derivadas del “Informe final de la primera Auditoría de Seguimiento de la Certificación ISO 9001:2008”, al respecto, esta Dirección en oficio DE-2048-2017 remitió informe en el que se incluyó cronograma de actividades y quedé a la espera de respuesta por parte de ese cuerpo colegiado.

Sobre el particular, y dado que al momento de aprobar el informe ya se habían vencido algunos de los plazos propuestos, es necesario reprogramar las fechas de cumplimiento de las actividades, según se cita a continuación:

Respecto a las observaciones

1.        Se observa que no se cumple con el Reglamento 37788 acerca del Manejo la gestión de residuos peligrosos, para los residuos que se generan en la reparación de motocicletas, en el parqueo dos del Edificio Central, por ejemplo: para residuos de aceite, envases con aceite y baterías. (relacionado a requisito 4.1acerca de requisitos legales).

2.  En las Regionales de Cañas y Liberia, se observa que en el Formulario F013-0R-IT 007, los datos relevantes a la gestión ambiental (requisito establecido por el TSE en su sistema de gestión de calidad) no se están documentando. (Relacionado a requisito 4.1 de la norma ISO 9001).

4.        Se observa con alto riesgo una no conformidad que podría no estar siendo atendida con alguna prioridad: la "AC 2.4" y "AC 2.6" del informe de auditoría interna de noviembre 2016, que además se vincula a un acuerdo posterior (Acuerdo #1) del informe de Revisión por la Dirección de diciembre 2016. Se relacionan a mejoras requeridas en la forma de asegurar la formación de personal subcontratado (por ejemplo personal para limpieza y seguridad patrimonial), en la gestión de la calidad. A fecha de esta auditoría no se había definido la forma en que se dará solución. (relacionado a requisito 8.5.2 de la norma ISO 9001:2008).

Respecto a las actividades que se expondrán a continuación, debe quedar claro que están supeditadas al criterio que emita el Departamento Legal por lo cual son susceptibles a modificaciones e incluso se debe dejar abierta la posibilidad de analizar otras alternativas. 

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Tome nota el Órgano Técnico de Gestión de Calidad. ACUERDO FIRME.

D) Declaratoria de nulidad. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-370-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe relativo a la declaratoria de nulidad del acto de adjudicación dictado en la Licitación Abreviada n.° 2016LA-000023-001230001 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"IV.        Conclusión y recomendación:

De lo expuesto, se puede concluir que al haberse adjudicado una oferta que contiene un incumplimiento grave respecto a los requerimientos cartelarios que impiden la realización del fin, y por ello no resulta convalidable ni saneable; en aras de la protección del interés público que para todas sus actuaciones la administración está llamada a velar, lo procedente es anular dicho acto en sede administrativa, conforme lo establece el numeral 173 de LGAP, para lo cual deberá respetarse el debido proceso a través del procedimiento ordinario regulado en la citada ley.

Para tramitar la nulidad absoluta evidente y manifiesta del acto de adjudicación se deben llevar a cabo una serie de actuaciones como las que se citan a continuación:

1)        La administración deberá iniciar el procedimiento administrativo regulado en el artículo 308 y siguientes de la LGAP, para lo cual cuenta con un año a partir de la adopción del acto, sea a partir del 24 de octubre de 2016.

2)        Previo a declarar la nulidad absoluta, evidente y manifiesta del acto, la administración deberá remitir el expediente del procedimiento administrativo a la Contraloría General de la República, para que esta emita un dictamen sobre el carácter absoluto, evidente y manifiesto de la nulidad, artículo 173 de la LGAP.

3)        Si el dictamen de la Contraloría es favorable la administración está obligada a declarar la nulidad, en caso contrario, no podrá darse la declaratoria de nulidad en sede administrativa, por lo que deberá recurrirse a la vía contenciosa.

Por lo anterior, se recomienda elevar el asunto al Tribunal con la indicación expresa de que disponga la apertura del procedimiento administrativo tendiente a decretar la nulidad en sede administrativa, designando al órgano director del procedimiento, conviniendo que no recaiga en este Departamento Legal en virtud del criterio que por mandato legal (artículo 356 de la LGAP) debe emitir este despacho ante un eventual agotamiento de la vía administrativa.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la sugerencia de aprobar conforme se concluye y recomienda. ACUERDO FIRME.

E) Informe sobre el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas. Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1504-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en la sesión ordinaria n.°35-2017 del 8 de agosto de 2017, comunicado mediante el oficio n.° CDIR-0271-2017, referente a las acciones correctivas y preventivas pendientes, se detallan las actividades, responsables y plazo para el respectivo cumplimiento de las acciones correctivas SAC-048-2016 y SAC-014-2017, y observaciones n.°11 y n.° 16.

."

Se dispone: Para su atención, pase al Órgano Técnico de Gestión de Calidad. ACUERDO FIRME.

F) Solicitud de modificación de acuerdo cronograma de actividades Firma Digital. De la señora Sandra Mora Navarro, Coordinadora del Equipo de Regulación de Firma Digital, se conoce oficio n.° ERFD-003-2017 del 1.° de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta::

"En sesión ordinaria n.° 54-2014 del 13 de mayo de 2014, artículo tercero, inciso A), el Superior dispuso aprobar la “Política Institucional de Gestión Documental” misma que se comunica mediante circular n.° STSE-0027-2014 del mismo día y que en su lineamiento n.° 6.2 dice:

“6.2 Establecer las regulaciones necesarias para el uso de firma digital en los documentos producidos por la institución y/o recibidos por particulares e instancias externas; lo cual hará el Tribunal, por medio de sus dependencias competentes para esto. Los documentos electrónicos, para que posean equivalencia funcional a los documentos en soporte de papel, deben ser firmados digitalmente, de acuerdo con la normativa vigente y las regulaciones que se establezcan.”

En consecuencia, mediante oficio n.° DGET-133-2014 del 20 de mayo de 2014 suscrito por las señoras Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, Kattia Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central y el suscrito, se eleva a conocimiento del Superior la petición de conformar un equipo de trabajo para la regulación del uso de firma digital, mismo que evocaría cumplir con el cometido señalado en dicho lineamiento, por lo que en sesión ordinaria n.° 58-2014 del 22 de mayo de 2014, en el artículo cuarto, inciso C), los señores magistrados disponen para su atención pasar al Consejo de Directores. En virtud de lo anterior, ese Órgano Colegiado en sesión ordinaria n.° 2-2014 del 23 de mayo de 2014, y comunicado mediante oficio n.° CDIR-005-2014 del 29 mayo de 2014, acuerda en su artículo cuarto, inciso A), específicamente en el punto n.° 2 de la referida disposición aprobar lo planteado, mismo equipo que según acuerdo se integraría por la Dirección General de Estrategia Tecnológica, el Archivo Central, el Departamento Legal y esta Dirección Ejecutiva.        

Sobre el particular, mediante oficio n.° ERFD-01-2014 del 16 de setiembre del mismo año, la señora Sandra Mora Navarro, Coordinadora del Equipo de Trabajo envía al Consejo de Directores, cronograma de actividades “Estrategia inmediata” y “Estrategia a corto y Mediano plazo”, a lo que ese pleno acordó: “(…) 4.- Acoger la designación del Archivo Central como unidad administrativa responsable de la administración del correo electrónico de firma digital. ACUERDO FIRME.”  Al respecto se han venido realizando las gestiones necesarias y la atención de las actividades proyectadas en los cronogramas previamente aprobados por el CDIR y que hasta hoy el Equipo de Regulación de Firma Digital se mantiene atendiendo.

En razón de lo antes descrito, en relación con lo dispuesto en su ocasión en el punto número cuatro del referido acuerdo, solicito la modificación de lo dispuesto, en el sentido de que, sea -por tiempo indefinido de previo a que el Archivo Central cuente con los recursos adecuados- la Dirección Ejecutiva, específicamente el Área de Planificación Institucional, la unidad administrativa responsable de la administración del correo electrónico de firma digital, ya que es la dependencia que cuenta con el recurso para ejecutar la actividad planteada.

No omito indicar que, esta solicitud cuenta con el visto bueno y aprobación del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo.".

Se dispone: Pase a Aprobar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación trámite 2017LA-000030-0012300001. señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0836-2017 del 29 de agosto de 2017, recibido el siguiente día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de Héctor Chacón Barquero de la Unidad de Fiscalización, y del señor Randall Raúl Rodríguez Castro, contraparte técnica y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación trámite 2017LA-000028-0012300001. señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0843-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del señor Héctor Chacón Barquero, en calidad de Administrador del Contrato, de los señores Dessireé González Zamora, Gustavo Fitoria Mora contrapartes técnicas y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación licitación abreviada 2017LA-000026-0012300001. señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0842-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

D) Adjudicación licitación abreviada 2017LA-000027-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0844-2017 del 31 de agosto de 2017, recibido el siguiente día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

" Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva y del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: A la luz de los criterios de la Contraloría General de la República, respecto de la erogación con cargo al erario público de alimentación para funcionarios, en el plazo de tres días hábiles, pase a estudio e informe del Departamento Legal. ACUERDO FIRME

A las dieciséis horas terminó la sesión.