ACTA N.º 37-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintidós de agosto de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i.; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Tratamiento de Inconformidades de las personas usuarias en el Sistema de Gestión de Calidad. De los señores Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios y Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° CS-195-2017 del 8 de agosto de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Conforme con el oficio DE-016-2017 del 03 de enero de 2017, relacionado con el establecimiento de una propuesta metodológica para el tratamiento de las inconformidades recibidas y atendidas por la Contraloría de Servicios en relación con la prestación de los servicios públicos vrs las acciones correctivas, acciones preventivas y/u observaciones del sistema de gestión de calidad institucional, los suscritos se permiten manifestar lo siguiente

1. Primeramente se concuerda que las gestiones referidas a las categorías Instalaciones, Trato a los Usuarios e Información, donde la solución en unas involucra aspectos presupuestarios y en otras se atienden mediante sugerencias de procesos de capacitación fácilmente atendibles y solucionables,  no se incluirán dentro de la metodología a proponer; asimismo la Contraloría de Servicios —conforme con sus competencias— sugiere a las jefaturas acciones de mejora que se consideran fácilmente aplicables en el corto plazo, para evitar futuras inconformidades.

Conforme con lo anterior se recomienda considerar únicamente la categoría Calidad del Servicio, dado que las situaciones planteadas en cada inconformidad si impactan directamente el sistema de gestión de calidad de la institución, conforme con lo establecido en los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008.  En esta categoría se ubican las siguientes subcategorías:

a)        Atraso en el Trámite

b)        Error Interno en el Trámite

c)        Falta de Coordinación entre Oficinas

d)        Falta de simplicidad del procedimiento

e)        Falta de personal

f)        Incumplimiento de Horario

g)        Petición de documentación innecesaria, [sic]

h)        Tiempos de espera excesivos (Atención)

2. En un análisis de las inconformidades para el año 2016 y primer semestre 2017 relacionadas con la categoría Calidad del Servicios que corresponden en general a casi el 50%  como promedio del total, al subcategorizar la misma se tienen los siguientes resultados:

1/  Solo se contemplan las inconformidades asociadas a las áreas de atención del Departamento Civil.

Como se denota en el cuadro anterior, las inconformidades generadas tuvieron como un factor muy común  los errores internos de responsabilidad institucional, relacionados con la mala digitación de datos, malas correcciones —entre otras causas— y en una segunda causa, los atrasos en la resolución de los trámites en el tiempo establecido en nuestro catálogo de trámites institucional, lo cual al darse una relación directa de estos servicios con los procesos certificados en nuestro sistema de gestión de calidad, se hace necesario que las distintas unidades administrativas establezcan acciones de mejora asociadas a un plan de acción, mediante la sistemática de las acciones correctivas y preventivas.

Dado todo lo anterior se sugiere la siguiente recomendación:

a) Establecer un estándar de un 20%, con lo cual, aquellas oficinas que superen o igualen ese porcentaje de inconformidades relacionadas a la categoría de Calidad del Servicio, se les abrirá una acción de acuerdo con la sistemática de las acciones correctivas y acciones preventivas del Sistema de Gestión de Calidad, establecido en la institución.

Se considera esa estándar como el mínimo aceptable, toda vez que uno mayor establecería una situación de no conformidad institucional hacia los errores comunes y repetitivos dentro de los procesos institucionales, que pueden conllevar a un mayor riesgo en el proceso de recertificación institucional de la norma, dado las características que conlleva cada subcategoría señalada.

Es evidente que inconformidades relacionadas a dichas subcategorías, tienen un impacto directo en el sistema de gestión de calidad institucional y por ende en la satisfacción del servicio que se presta al usuario

Para la atención de lo anterior, la Contraloría de Servicios remitirá un informe bimensual al Órgano Técnico de Gestión de Calidad, indicando las oficinas que igualaron o superaron dicho estándar para proceder de con lo establecido.

Se somete a consideración de dicho Consejo el presente planteamiento para su respectiva valoración y propuesta final al Superior."

Se dispone: Tener por rendido el informe. Prescindir de dicho mecanismo de tratamiento de las inconformidades recibidas y atendidas por la Contraloría de Servicios en relación con la prestación de los servicios públicos versus las acciones correctivas, por considerar que ya existen procedimientos para tratar unas y otras. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de reforma. De los señores José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo y Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-344-2017 del 10 de agosto de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante los cuales rinden informe relativo a la eventual implementación de mecanismos de resolución alterna de conflictos en la institución y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomiendan:

"III. Recomendación.

Con base en lo anterior, se recomienda la aprobación de la reforma reglamentaria según el texto propuesto en el apartado anterior."

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones con la sugerencia de aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Respuesta a oficio CDIR-0250-2017.  De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° OTGC-0025-2017 del 14 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinde informe relativo al análisis de lo dispuesto por cada Dirección respecto del tratamiento de las oportunidades de mejora y las observaciones detectadas por el ente certificador INTECO en la I Auditoría de Seguimiento 2017.

Se dispone: Tener por atendidas las referidas oportunidades de mejora y observaciones, según lo expuesto por cada Director. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud de informe mediante oficios CDIR-259-2017 y CDIR-240-2017. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-179-2017 del 14 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le informo que la solicitud planteada por la Tesorería Nacional mediante oficio TN-1162-2016 para que se valore la incorporación de un chip en la cédula, ha sido incluida en el estudio “Fortalecimiento de la Plataforma de Identificación de Personas” con fecha de entrega para el 07 de Diciembre [sic] de 2017.

El citado estudio aborda integralmente varios temas de interés institucional en torno a los procesos de identificación de personas tales como:

• Condiciones para continuidad del servicio incluyendo el Centro de Personalización de Documentos de Identidad

• Biometría Facial y Dactilar

• Unificación de servicios SICI-TIM

• Soluciones para Cedulación ambulante y consulados

• Cédula inteligente (Chip, firma electrónica, servicios, presupuesto, etc.).".

Se dispone: Este Consejo queda a la espera de la remisión de dicho estudio en la fecha referida. ACUERDO FIRME.

E) Respuesta a oficio 251-2017. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Oficial de Simplificación de Trámites, se conoce oficio n.° DE-2337-2017 del 16 de agosto de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-251-2017 del 27 de julio de 2017, se procede a brindar informe en relación con las consultas del caso:

Como es de conocimiento, el suscrito fue designado por el Superior como Oficial de Simplificación de trámites en sesión ordinaria 91-2016 del 29-09-2016 y oficios STSE-1800-2016 y STSE-1801-2016, y como es de suponer, la etapa de transición y análisis propios de las labores que se deben desarrollar, se han ido asumiendo paulatinamente, dado que por mucho tiempo fueron desarrolladas por el Sr. Contralor Institucional, Max Solorzano Alvarado.

Ante este panorama, y consciente de lo que ello significa para la Institución, ya que permite la medición de los servicios que se brindan en el Tribunal Supremo de Elecciones, y dado que, desde esta Dirección se atienden múltiples compromisos institucionales, se designó a una funcionaria a tiempo completo como apoyo al suscrito, para la revisión y ejecución de las labores que sobre el tema deban atenderse, recayendo dicha labor en la Sra. Ilenia Ortiz Ceciliano.

Dichas funciones responden a una serie de mecanismos y procedimientos establecidos en diferentes herramientas institucionales, y que actualmente se han estado recopilando y analizando con el propósito de incorporar dentro del Manual de Procedimientos de esta Dirección lo referente al Plan de Mejora Regulatoria, así como el Catálogo Nacional de Trámites.

En cuanto a lo indicado en el tercer párrafo de la página 2 del oficio de cita, el inciso 1) de la ley 9158, Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios, dice

“Impulsar y verificar el cumplimiento de la efectividad de los mecanismos y procedimientos de comunicación a las personas usuarias, de manera tal que les permita contar con información actualizada en relación con los servicios que ofrece la organización respectiva, sus procedimientos y los modos de acceso”,

Se desprende de lo citado, que corresponde a esa Contraloría la revisión de los aspectos relacionados con los procesos y mecanismos usados para la comunicación a los usuarios de los servicios que brinda la institución a fin de que cuenten con la información correcta y los modos de acceso a esos servicios, no así, al cumplimiento de los lapsos de respuesta consignados en el Catálogo Nacional de Trámites (CNT) institucional, posterior a la presentación de solicitud de algún servicio, no obstante, como producto de la consulta de cita, se ha de indicar que, actualmente por parte de la señora Ortiz se está realizando una revisión detallada de cada servicio que se especifica en el catálogo de cita y de encontrarse inconsistencias se procederá como corresponda para su corrección y actualización.

Asimismo, esta Dirección efectivamente tomó la propuesta inicial planteada por el señor Contralor de Servicios como Plan de Mejora Regulatoria del 2016, y que debido a la transición indicada anteriormente, no se concluyó con el proceso para su funcionamiento,   por lo que, para la elaboración del Plan del 2018, y dado que para los años 2016 y 2017 la institución no contaba con dicho Plan, se tomó como base la propuesta existente, con el fin de cumplir con las responsabilidades que la ley 8220 y su reglamento designan al suscrito como Oficial de Simplificación de Trámites, así como las recomendaciones del MEIC como ente rector en esa materia

En razón de ello, el plan propuesto y aprobado por el Superior en sesión 47-2017, y cuenta con el aval del señor Director del Registro Civil en oficio DGRC 300-2017 del 30-05-2017 y 24-04-2017, respectivamente, se enfoca en la reducción del plazo de respuesta por parte de la Sección de Actos Jurídicos para la resolución de los trámites de ocurso, como un proceso a mejorar, tal y como fue planteado por el señor Contralor en su propuesta inicial, por lo tanto, en el Plan no pretende realizar evaluación alguna de los plazos actuales sino la mejora de estos, a fin de ser eficientes, agiles y oportunos, por lo tanto, se debe indicar nuevamente que la elaboración de los Planes de Mejora Regulatoria serán incluidos en el POA de esta Dirección así como en el respectivo Manual de Procedimientos interno.

En relación con el decreto ejecutivo N°. 40200-MP-MEIC-MC Transparencia y Acceso a la Información y la Directriz Ejecutiva N°. 073-MP-MEIC-MC dirigida a la Administración Pública Descentralizada, se considera necesario tomar en cuenta la propuesta del Señor Solorzano y se dicten las políticas institucionales que regulen el derecho de petición."

Se dispone: Tener por rendido el informe. Procedan con lo de sus cargos los señores Rodríguez Siles y Solórzano Alvarado. ACUERDO FIRME.

F) Sobre valoración de solicitud de la Secretaría Ejecutiva Técnica de Donación y Trasplante de Órganos. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DGET-181-2017 del 14 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 17 de agosto de 2017, mediante el cual rinden informe relativo a la valoración de solicitud de la Secretaría Ejecutiva Técnica de Donación y Trasplante de Órganos y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomiendan:

"III Recomendaciones:

Qué [sic] se adecuen [sic] los sistemas institucionales para registrar la voluntad de las personas solicitantes respecto a la donación órganos.

Qué [sic] se adecue [sic] la Plataforma de Servicios Institucional para que el Ministerio de Salud y los centros de Salud que este determine tengan acceso a consultar la información correspondiente a donación de órganos registrada en el Tribunal Supremo de Elecciones con apego a la legislación que protege la información de acceso restringido.

Qué [sic] el Departamento Electoral proponga los ajustes reglamentarios, de manuales de procedimientos, de indicadores de gestión y plan de capacitación necesarios para el inicio de la captura del nuevo dato por parte del personal destacado en las funciones de recepción de trámites de solicitudes cedulares, tanto en sede central como en sedes regionales, así como de las personas funcionarias que desempeñan los servicios de cedulación ambulante y consulados.

Que por considerarlo el mecanismo más eficiente, se establezca que la consulta en línea será la vía mediante la cual el TSE pondrá a disposición del Ministerio de Salud la información correspondiente a la condición de donante que declaren las personas al momento de solicitar su cédula y se decline la opción de imprimirlo en la cédula.".

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

G) Informe sobre el cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0717-2017 del 14 de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 18 de agosto de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en la sesión ordinaria n.°35-2017 del 08 de agosto de 2017, comunicado mediante memorial CDIR-0271-2017 del 08 de agosto de los corrientes, relacionado con el oficio OTGC-0014-2017 (SUTITUIR) [sic] suscrito por la señora Marcela Retana Bejarano, encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, a continuación, en punto se detallan las actividades, responsables y plazo para el respectivo cumplimiento de la acción correctiva SAC-065-2016:

No omito manifestar que por medio de oficio DGRC-0069-2017 de fecha 25 de enero del año en curso, esta Dirección General, solicitó prórroga al Órgano Técnico de Gestión de Calidad, para el cumplimiento de las actividades pendientes, las cuales estaban sujetas a la validación de un instructivo por parte de esa unidad administrativa.  Sin embargo, dado que, hasta el 19 de junio de los corrientes (fecha indicada la página 4 del oficio OTGC-0014-2017 SUSTITUIR), fue devuelto el instructivo, no fue posible cumplir con las fechas indicadas en el oficio de cita.  Por lo anterior, a efectos de cumplir con lo indicado por el Consejo de Directores, se modifican los plazos de las actividades para el acatamiento de las mismas.".

Se dispone: Para su atención, pase al Órgano Técnico de Gestión de Calidad. ACUERDO FIRME.

H) Plan de Continuidad TI. Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-182-2017 del 18 de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 21 de agosto de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por considerarse un elemento indispensable del Plan de Continuidad de Tecnologías de Información del TSE, es necesario clasificar los procesos institucionales que son soportados por las tecnologías de información de acuerdo a su nivel de sensibilidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Para este fin, la Sección de Riesgos y Seguridad realizó con la colaboración de las direcciones y jefaturas institucionales la clasificación de procesos que se muestra a continuación, la cual respetuosamente solicito a los estimables miembros del Consejo revisar y aprobar, si así lo estiman conveniente.

A continuación, se presentan los resultados de la evaluación del nivel de sensibilidad de los procesos del TSE.

NOTA * Se refiere a los procesos gestionados como oficina y no a los que realizan sus dependencias.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Resolución de contrato 2015CD-000077-85002. Del señor José Pablo Leandro Arrieta, Administrador de la contratación 2015CD-000077-85002, se conoce oficio n.° DPE-260-2017 del 17 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La contratación de cita es referida al servicio de mantenimiento de bandas transportadoras la cual fue adjudicada como un contrato continuado por 3 años a la empresa Danari Internacional S.A.

A dicha empresa se le notificó la orden de compra No. 4500199968 el 13 abril del 2016 para realizar el segundo mantenimiento programado entre el 3 de agosto de 2016 y el 2 de agosto de 2017 el cual no ejecutó, a pesar de las diferentes gestiones que se hicieron mediante llamadas telefónicas y correos electrónicos desde el 25 de octubre del 2016 y que no hubo respuesta a las mismas.  Dado esto hubo un incumplimiento de manera total del contrato y así fue plasmado en el documento DPE-257-2017 dirigido a la Proveeduría.

Por tanto se recomienda la resolución del contrato con el fin de promocionar nuevamente otra contratación ya que las bandas transportadoras son de bastante utilidad dentro de la logística electoral y requieren estar en buen estado para las próximas elecciones nacionales a celebrarse en febrero del 2018."

Se dispone: Para su atención, pase al Departamento Legal. Tomen nota para lo de sus cargos las Direcciones General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Ejecutiva y la Proveeduría. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación trámite 2017LA-000024-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0793-2017 del 18 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Informe para contrato adicional trámite 2016LA-000027-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0791-2017 del 18 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), de Ingeniería y Arquitectura, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las dieciséis horas terminó la sesión.