ACTA N.º 35-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del ocho de agosto de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Cambios en la rectoría del Sistema Nacional de Archivos. De los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE y Jefa a. i. del Archivo Central del TSE y Laura Quesada Ramírez, Jefa del Archivo del Registro Civil, se conoce oficio n.° DL-325-2017 del 28 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual rinden informe relativo a los cambios en la rectoría del Sistema Nacional de Archivos y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"A manera de conclusiones:

El Tribunal Supremo de Elecciones posee independencia funcional y administrativa así reconocido por el artículo 9 de la Constitución Política como un órgano con rango e independencia de los Poderes del Estado, por lo tanto, le es de aplicación los cambios vertidos por la Procuraduría General de la República en los dictámenes C-157-2016 del 18 de julio de 2016, C-183-2016 del 1° de setiembre de 2016 y C-001-2017 del 6 de enero de 2017.

En razón de lo anterior, el Tribunal, aunque posee independencia, se encuentra sometido a las disposiciones de la Ley 7202, y en consecuencia, deberá ajustar sus regulaciones internas a la normativa técnica general de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, no así las directrices u órdenes concretas de estas dependencias, tomando en cuenta que al amparo del numeral 89 de la Constitución Política sigue siendo obligación de toda institución pública independientemente de su naturaleza jurídica y tipo de autonomía, la protección y conservación del acervo documental con valor científico, histórico o cultural como patrimonio de la Nación, pues tal como se mencionó anteriormente no son propiedad de los entes que los generan.

Así las cosas, si bien es cierto el Tribunal no está obligado a consultar a la CNSED, cada vez que necesiten eliminar documentos, no obstante, esto no lo exime de elaborar tablas de plazos de conservación de documentos y cualquier otro instrumento que facilite la valoración documental en la organización.

Por último, si el Tribunal lo desea puede consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, sobre la eliminación de documentos, pues se permite una relación de sometimiento voluntario de las instituciones con autonomía que deseen encontrar orientación en materia archivística del órgano rector, sin que este atente contra la autonomía del Tribunal.

A manera de recomendaciones:

En caso de que el Tribunal lo tenga a bien, se sugieren las siguientes recomendaciones:

a) Que en razón de la independencia  funcional y administrativa con que goza el Tribunal Supremo de Elecciones y siendo que existe actualmente una “Política Institucional de Gestión Documental”, aprobada por este órgano electoral, mediante artículo tercero de la sesión ordinaria n° 54-2014 del 13 de mayo de 2014, la cual indica que el Archivo Central, como dependencia rectora del Sistema Institucional de Gestión Documental que establece dicha política, debe elaborar un plan de acción para operativizarla; respetuosamente se recomienda como parte de este plan de acción, la elaboración de directrices que se ajusten a los criterios técnicos generales y las recomendaciones realizadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, toda vez que, estas directrices deben ajustarse también a lo dispuesto en la Ley n° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.

Adicionalmente, cuando deban modificarse dichas directrices y/o emitir nuevas, que el Archivo Central proceda a realizar lo correspondiente, para ajustar las regulaciones internas en materia archivística a las directrices que emita el ente rector.

b) Que el Archivo Central, conjuntamente con las unidades administrativas productoras de documentos, continúe elaborando las tablas de plazos de conservación de documentos de la institución, así como cualquier otro instrumento que facilite la valoración documental en la organización.

c) Que el Tribunal, de manera voluntaria continúe consultando a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos por medio del Comité Institucional de Selección y Eliminación, sobre la eliminación de documentos de carácter sustantivo, es decir aquellos que reflejan el quehacer de las funciones del Tribunal, pues esto brindaría seguridad, en el tanto los personeros de la Comisión cuentan con la experticia suficiente para definir cuáles documentos pueden ser declarados con valor científico, histórico o cultural.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar conforme se concluye y recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Decreto de embargo contra Radio Mensajes S. A. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-328-2017 del 28 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En oficio CDIR-0239-2017 del 24 de julio en curso se encargó a este despacho estudiar e informar sobre el “OFICIO PARA EL TRÁMITE DE EMBARGO” que la Dirección Ejecutiva remitió al CDIR mediante oficio DE-2101-2017 del 21 del mismo mes y año. Lo anterior se requirió como adición al informe que este departamento rindió al CDIR, mediante oficio DL-314-2017 del 18 de julio de 2017.

En virtud de lo dispuesto, se rinde el criterio en los siguientes términos:

El oficio en cuestión parece ser un documento oficial del Poder Judicial, tipo “machote”; específicamente emitido por el Juzgado de Trabajo del II Circuito Judicial de San José, ubicado en Goicoechea, en el que ese despacho judicial informa al Tribunal Supremo de Elecciones, al Banco Popular y de Desarrollo Comunal, a la Junta Administradora del Servicio Eléctrico Municipal de Cartago (JASET), y a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia S.A. (ESPH), que en virtud de una demanda laboral interpuesta por la señora Alexandra Serrano Durán contra la empresa Radio Mensajes S.A ., se ha decretado un embargo contra dicha firma, por la suma de ¢7.448.834.30 (siete millones cuatrocientos cuarenta y ocho mil ochocientos treinta y cuatro colones con treinta céntimos).

Por otra parte, en el citado oficio de embargo literalmente se indica: “SÍRVASE EJECUTAR LO INDICADO EN LA CASILLA SEÑALADA SEGUIDAMENTE”, tras lo cual se establece que se deben retener cuentas corrientes, de ahorros, depósitos a plazo, cajas de seguridad, así como cualquier otro valor comercial y “DEPOSITAR CUALQUIER SUMA EMBARGADA”, para lo cual se indica una cuenta automatizada del Banco de Costa Rica.

Respecto a este asunto se informa al CDIR que –como medida precautoria– este despacho está realizando lo propio a efectos de constatar la autenticidad y veracidad del referido documento judicial; labor que se dificulta un poco debido a la conocida huelga que los funcionarios judiciales están realizando actualmente.

Así las cosas, por tratarse de una orden judicial en favor de una trabajadora, se recomienda que una vez que este despacho logre constatar la autenticidad y veracidad del documento, se obedezca la decisión judicial procediendo a depositar la suma indicada en la referida cuenta bancaria.

Ahora bien, en relación con el asunto analizado en el citado oficio DL-314-2017 dirigido al CDIR, en caso que resulte procedente depositar el dinero en la cuenta del despacho judicial, todo lo indicado en ese oficio DL se mantiene incólume, pero en el entendido que se referiría al remanente del crédito que esta institución deba a Radiomensajes S.A., una vez atendido el mandato judicial.

De esta manera se deja rendido el criterio solicitado."

Se dispone: En virtud de que los servicios que brinda el Poder Judicial se normalizaron, proceda el Departamento Legal a informar a este Consejo sobre el particular, en el plazo de cuarenta y ocho horas. ACUERDO FIRME.

C) Informe semestral sobre las disposiciones e instrucciones giradas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República y en sentencias dictadas en sede judicial.  Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1302-2017 del 1.° de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 3 de agosto de 2017, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 65-2017, celebrada el 1.° de agosto de 2017 por dicho Tribunal, relativo al informe semestral sobre las disposiciones e instrucciones giradas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República y en sentencias dictadas en sede judicial.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

D) Revisión de norma ISOTS 17582:2014 “Sistemas de gestión de calidad: Requisitos particulares para la aplicación del ISO 9001:2008 para organizaciones electorales a cualquier nivel de gobierno”.  Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1306-2017 del 1.° de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 3 de agosto de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.º 65-2017, celebrada el 1.° de agosto de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde, Luis Diego Brenes Villalobos y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla, que dice:

«De la señora María Teresa Mellenkamp, Oficial Mayor del departamento de cooperación y observación electoral de la Organización de los Estados Americanos, se conoce oficio n.° SG/SAP/DECO-270/17 del 17 de julio de 2017, recibido –vía correo electrónico– el 27 de julio de 2017 en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Es grato dirigirme a usted con relación a los resultados del reciente proceso de votación sobre la revisión del ISO/TS 17582:2014, Sistemas de gestión de calidad: Requisitos particulares para la aplicación del ISO 9001:2008 para organizaciones electorales a cualquier nivel de gobierno, publicada el 15 de Febrero de 2014.

Como es de su conocimiento, ISO TS 17582 es una Especificación Técnica que se aprobó formalmente por el Comité de Calidad ISO/TC 176 luego de un proceso de desarrollo que tomó dos años. La ISO/TS17582:2014 es una aplicación sectorial de ISO 9001: 2008 y un sistema Tipo A, promovido y desarrollado por la Organización de los Estados Americanos (OEA) conjuntamente con un grupo de expertos internacionales en el marco del TC 176 (TC176(TC176/WG3).

Esta Especificación Técnica proporciona una guía exhaustiva para el diseño e implementación de sistemas de gestión de calidad por parte de las autoridades electorales, estableciendo criterios objetivos para la evaluación de procesos electorales.

Los beneficios de la implementación de la ISO/TS 17582 son muchos y diversos, y esto ha sido probado por los organismos electorales que la han implementado. Un sistema de gestión eficaz permite a los organismos electorales entregar servicios que mejor satisfagan las expectativas de los votantes, candidatos y organizaciones políticas.

Desde que ISO 9001 fue revisado y publicado en setiembre de 2015, la ISO/TS 17582 necesita actualizar su contenido ISO 9001 y alinear su estructura a esta nueva edición. Además, la retroalimentación y la experiencia de los usuarios en los últimos tres años también proporcionarían insumos para mejorar la claridad del lenguaje.

En este momento, y teniendo en cuenta los desafíos democráticos que enfrentan muchos países del mundo, quisiera aprovechar esta oportunidad para solicitarle que contacten al organismo nacional de normalización afiliado a ISO en su país, y pedirles que apoyen la decisión de actualizar la ISO/TS 17582 durante la próxima reunión del TC 176 en Bali en septiembre 2017.

(…)..".

Se dispone: Agradecer a la señora Mellenkamp la información que hace del conocimiento de este Tribunal y, a su vez, comunicarle que, en adelante, la señora Marcela Retana Bejarano será la representante de esta institución ante el Comité Nacional de Gestión de la Calidad INTE/ISO STN 176 de la Organización Internacional de Normalización (ISO). Proceda el representante institucional de la alta dirección a externarle al Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica (INTECO) el apoyo de este organismo electoral para que se actualice el contenido de la especificación técnica mencionada. ACUERDO FIRME»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.»

E) Presentación de informe. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2210-2017 del 1.° de agosto de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 3 de agosto de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación con el oficio CDIR-0235-2017, referente a la remisión del informe sobre el cumplimiento de las recomendaciones aprobadas por el Consejo de Directores en la reunión ordinaria n.° 76-2016, comunicada en oficio CDIR-396-2016, al respecto me permito informar lo siguiente.

A esta Dirección le correspondió la atención de las siguientes recomendaciones:

1. Realizar las acciones tendientes a la titularización – a nombre del Tribunal-, del inmueble ubicado entre el Área de Servicios Internos (Quinta Comisaría) y los edificios Torre y Electoral.

Sobre los planos de las propiedades matrícula n. os 29439-000 y 46892-000, el señor Efraín Menjívar Pérez, funcionario del Subproceso Georreferenciación Catastral del Registro Inmobiliario, el pasado 11 de junio, envió por correo electrónico, lámina del plano definitivo en el que reúne esos terrenos y los que ocupa actualmente esta sede central del Tribunal (se adjunta copia). Previo al trámite de inscripción, se remitió el plano para su revisión a la señora Procuradora a cargo del trámite de titularización, con el objetivo de verificar que este se ajusta a lo requerido por esa Procuraduría, y seguidamente darle prioridad a la calificación para su inscripción. Actualmente, el documento aún se encuentra en consulta ante la señora Procuradora.

El avalúo de esos terrenos está a cargo de la Sección de Ingeniería y Arquitectura (SIA). Para esos fines, funcionarios de esa unidad administrativa brindaron acompañamiento a las personas funcionarias de ese Registro en las visitas efectuadas para el montaje de los planos.

En lo que respecta a la donación o traslado de esos bienes en administración del Tribunal, es un trámite que lo tiene a su cargo el Departamento Legal.            

2. Elaboración de un análisis financiero, considerando el costo actual cancelado por concepto de arrendamiento de los inmuebles que ocupan las dependencias reubicadas, con proyección a mediano y largo plazo, así como sobre la adopción de medidas de planificación presupuestaria en caso de la eventual formalización de un contrato de fideicomiso.

En cumplimiento de lo anterior, se procedió a realizar el análisis financiero de los inmuebles que ocupan las dependencias reubicadas del TSE a saber: Edificio Thor, Casa Blanca, Bodegas de Proveeduría, Las Brisas y Archivo.

Para realizar las proyecciones se consideraron las siguientes variables:

• Devaluación anual del colón costarricense con respecto al dólar estadounidense de 3,5% que es el promedio de los últimos tres años (2014 – 2016) para los arrendamientos que están estipulados en dólares.

• La proyección es a 30 años que es el plazo que estipula normalmente el fideicomiso de obra pública.

• Para el cálculo del valor presente de la proyección de los arrendamientos se utilizó como tasa de descuento 6,44% que es el promedio de la tasa básica pasiva de los últimos cuatro años (2013 – 2016).

• Para el incremento anual de los arrendamientos se utilizó el 3,41% que corresponde a la inflación promedio de los últimos siete años (2010 – 2016).

• La proyección se inicia a partir del mes de enero del año 2017.

Con base en las proyecciones realizadas se obtuvieron los siguientes resultados:

• El costo mensual actual de los arrendamientos es de ¢74.916.571,20 (setenta y cuatro millones novecientos dieciséis mil quinientos setenta y un colones con veinte céntimos).

• El valor presente de los arrendamientos correspondiente a los treinta años de la proyección corresponde a ¢18.539.519.351,44 (dieciocho mil quinientos treinta y nueve millones quinientos diecinueve mil trescientos cincuenta y un colones con cuarenta y cuatro céntimos).

Derivado de lo anterior se recomienda lo siguiente:

• Una vez que se tengan los planos y el costo del nuevo edificio se debe de actualizar a esa fecha la proyección de los arrendamientos de los inmuebles que ocupan las dependencias reubicadas del TSE, para poder comparar el costo del edificio con el valor presente de los arrendamientos.

• La cuota mensual que se debe cancelar por el fideicomiso de obra pública para que sea viable debe ser menor o igual al monto que se cancela de forma mensual por los arrendamientos de las dependencias reubicadas del TSE.

• Cuando se presente la negociación del fideicomiso de obra pública es importante que se integre un comité asesor de los señores directores conformado por funcionarios del Departamento Legal, de la Sección de Ingeniería y Arquitectura y de la Contaduría.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, con la observación según la cual se entiende que el proyecto en cuestión abarcará la reubicación de las oficinas del Edificio Thor, Archivo y Casa Blanca. De conformidad con lo dispuesto en el acuerdo del artículo sexto, inciso b) de la sesión ordinaria n.° 76-2016, celebrada por este Consejo el 2 de diciembre de 2016, se tiene por establecido que la comisión asesora del fideicomiso la integran los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal y Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura. La propia Dirección Ejecutiva procederá oportunamente a actualizar las proyecciones indicadas, a realizar el referido análisis de costo beneficio y a procurar la capacitación de funcionarios del Departamento Legal, de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, de la Contaduría, de la Proveeduría, de la Secretaría General del TSE y de dicha Dirección en el tema. ACUERDO FIRME.

F) Propuesta del consorcio ICE- Oberthur. De los señores Patricia Chacón Jiménez y Jesús Barboza Retana, Órgano Fiscalizador del Centro de Personalización de Documentos de Identidad, se conoce oficio n.° FPDI-100-2017 del 3 de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Una vez analizadas las recomendaciones acordadas en oficio CDIR-0236-2017, relativo a la propuesta presentada por el Consorcio ICE-Oberthur, en el cual solicitan una serie de modificaciones contractuales, este órgano fiscalizador manifiesta lo siguiente:

A) Respecto a la propuesta para variar a un colaborador la cantidad de personal de operación con presencia física en el CPDI, y utilizar dos personas para su atención remota, de lunes a viernes y durante el horario ordinario de la institución:

Con respecto a esta propuesta, mediante oficio FPDI-097-2017, los suscritos procedimos a solicitar criterio al señor Oscar Fernando Mena Carvajal, en su calidad de Oficial Mayor Electoral, indicando en su nota DEL-305-2017 lo siguiente:

"Les informo que se considera posible esta situación siempre y cuando se cuente con una contingencia física en caso de que la persona que estará presente en el CPDI se ausente o bien se le presente alguna situación en particular y deba retirarse. Esta situación en aras de mantener siempre la continuidad del servicio…"

Por lo tanto, ante una eventual modificación contractual de la cláusula tercera inciso e) relativo al "Personal de Operación", consideramos conveniente y oportuno que esa redacción considere que para los tres recursos físicos dispuestos por el contratista en su oferta, se requiere lo siguiente:

a) Acreditar el nombre y hoja de vida de cada una de las tres personas que desempeñaran las labores de soporte técnico, mantenimiento preventivo y correctivo del servicio contratado.

b) Mantener permanentemente un recurso en sitio y las otras dos personas disponibles de forma remota para asistir en la solución del incidente.

c) Mantener el mismo nivel de conocimiento para los 3 recursos, a fin de atender solventemente cualquier incidente del servicio.

d) Cualquier recurso debe tener la capacidad de sustituir a la persona que se encuentra físicamente en el CPDI.

e) Presentar a la Sección de Cédulas un listado de los errores más frecuentes y su respectiva solución, dicha lista debe ser actualizada y presentada mensualmente.

f) Cada tres meses debe realizarse, de forma presencial en el CPDI, una transferencia de experiencia a los recursos que se encuentran disponibles para atención remota.

Así como cualquier otra consideración que considere oportuna el Superior, con el objetivo de garantizar la continuidad del servicio que se brinda a la ciudadanía costarricense y no afectar negativamente los actuales tiempos de entrega del documento de identidad.

En relación al punto C), que indica:

C) En cuanto a la solicitud para modificar la definición y contenido de las categorías de incidentes propuesta por el consorcio contratista.

Los firmantes compartimos lo indicado por el Departamento Legal en su oficio DL-305-2017, con respecto a que del planteamiento externado por el contratista no se vislumbra clara y consistentemente un beneficio para la Institución o en una mejora del servicio público. Por otra parte, la previsión técnica que la administración estipuló en el cartel para clasificar los tipos de incidentes y el espíritu de la cláusula cartelaria pretende garantizar que en el menor tiempo posible sea atendido el problema, a fin de no generar afectación en el servicio de emisión de cédulas de identidad para la ciudadanía costarricense.

Así las cosas y en concordancia con lo indicado en el oficio del Departamento Legal DL-305-2017, los suscritos informamos al estimable Consejo de Directores que el esquema indicado en el cartel y el respectivo contrato, satisface plenamente los objetivos de la Administración, salvo mejor criterio del Superior.

Por otra parte, aún y cuando se llegase a cumplir con lo indicado en los párrafos que preceden, correspondería al CDIR -y en última instancia al Tribunal propiamente dicho- tras la valoración de todo el insumo que se llegue a aportar, determinar si resulta o no oportuno y conveniente acceder a este aspecto concreto de la modificación contractual propuesta.".

Se dispone: En virtud de que no se desprende de la gestión de los señores Chacón Jiménez y Barboza Retana solicitud o recomendación ante este Consejo, se les reitera lo ya dispuesto en el acuerdo del artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 32-2017, celebrada el 18 de julio de 2017. ACUERDO FIRME.

G) Informe sobre el incumplimiento de las acciones correctivas y preventivas. De la señora Marcela Retana Bejarano, Encargada del Órgano Técnico de Gestión de Calidad, se conoce oficio n.° OTGC-0014-2017 SUSTITUIR del 7 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 4 de agosto de 2017, mediante el cual remite informe relativo al incumplimiento las acciones correctivas y preventivas del Sistema de Gestión de Calidad del Tribunal Supremo de Elecciones.

Se dispone: 1.- Pase el asunto a la Secretaría General del TSE y a las Direcciones Ejecutiva y General del Registro Civil para que, en el plazo de un mes, remitan informe respecto de sus acciones pendientes, con un cronograma de tareas, responsables y plazos. 2.- Establecer que las acciones que se cierran por incumplimiento serán en lo sucesivo remitidas por el Coordinador de este Consejo a la Inspección Electoral, según informe el OTGC, para determinar la eventual responsabilidad disciplinaria. 3.- Comuníquese el presente acuerdo mediante circular a las jefaturas institucionales. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Sobre nombramiento de puestos. De la señora Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-172-2017 del 31 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Departamento de Recursos Humanos está llevando a cabo los concursos para el nombramiento de diversos puestos que se encuentran vacantes, dentro de los cuales figuran las plazas números 76478 y 101910, de las clases de Profesional Asistente 1 y Profesional Asistente 2, respectivamente, adscritas a esta Dirección.

Sobre el particular, dichas plazas corresponden a puestos de bachiller universitario en el campo de la informática, no obstante, con ocasión de los objetivos a que esta Dirección está llamada a cumplir con el propósito de apoyar de manera efectiva los diversos procesos de negocio del Tribunal Supremo de Elecciones, en aras de procurar una gestión más eficiente, se requiere la transformación de dichos puestos, a los fines de colocar profesionales especialistas en el análisis, diseño, desarrollo e implementación de sistemas de información, con habilidades y destrezas suficientes que les permita llevar a cabo rutinas de programación para la construcción y mantenimiento de sistemas de información, entre otros, lo cual solo es posible con perfiles profesionales con un nivel de escolaridad superior al que actualmente disponen los citados puestos.

De hecho, el puesto n.° 76478 está sometido a estudio de transformación por parte de la Dirección Ejecutiva por petición que oportunamente se había solicitado, pero que está en pausa a la espera de que este despacho solicite su reactivación, lo cual se concretará en las [sic] próximos días a efecto de incluir en dicho estudio el puesto n.° 101910, para el cual se está finiquitando el “cuestionario” para la definición del puesto.  

Por lo anterior, no resulta conveniente, por ahora, que el Departamento de Recursos Humanos lleva [sic] a cabo los concursos para las plazas en mención".

Se dispone: Aprobar conforme se sugiere. ACUERDO FIRME.

B) Resultado de conformación de Registro de Elegibles Temporal para puestos de oficinista 1, servicios especiales. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2501-2017 del 31 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En oficio CDIR-018-2017 del pasado 13 de enero, el Consejo de Directores, en adelante CDIR, comunica la aprobación de la contrapropuesta presentada por el Departamento Legal en memorial DL-019-2017 referente a la constitución del registro de elegibles que le permitiera a la administración contar con persona [sic] evaluadas para ocupar en propiedad puestos de oficinista 1 -clase Asistente Administrativo 1-.  En ese mismo oficio el citado departamento indicó que “En lo referente al Registro Temporal que debe estar conformado a partir del 1º de agosto de 2017, se sugiere que el Departamento de Recursos Humanos adopte las precisiones necesaria [sic] para que en tiempo realice el proceso respectivo.”  Efectivamente la lista de personas evaluadas y que constituían el llamado “Registro Temporal de Elegibles” caducó ayer por cuanto fue debidamente integrado el 1° de agosto de 2013.  De acuerdo con lo indicado por el CDIR y avalado por el Tribunal, esas personas solo podían optar por puestos contenidos en la subpartida de servicios especiales.  Ahora bien, en cuanto a la conformación del nuevo Registro Temporal, tal y como fuera acordado por este Consejo, me permito informar lo siguiente:

1. Mediante oficio RH-1873-2017 del 1° de junio pasado, según lo dispone el artículo 23 del Reglamento a la Ley de Salarios, a saber “El nombramiento de funcionario de servicios especiales será por plazo fijo durante el respectivo período electoral y podrá hacerlos el Tribunal con base en el Registro de Elegibles Temporal que deberá integrar el Departamento de Recursos Humanos, de conformidad con las pruebas que estime necesarias y de acuerdo a los requisitos establecidos por el Manual Descriptivo de Puestos.” (el subrayado no es original), este departamento presentó ante el CDIR dos propuestas para que ese Consejo seleccionara la que considera viable.  Es así como en oficio CDIR-0173-2017 del 6 de junio aprobó la N.° 1 que consistía en convocar a los integrantes del Registro de Temporal de Elegibles que se encontraba próximo a vencer, y cual alcanzaba 3032 personas.  Textualmente el acuerdo indicaba “Aprobar la propuesta n.° 1, sin perjuicio de que conforme a la normativa aplicable se permitan realizar las inclusiones que sean procedentes. Se instruye al Departamento de Recursos Humanos para que realice las acciones que correspondan con el fin de contar al 1.° de agosto con dicho registro. ACUERDO FIRME.»  Así las cosas, valorado el riesgo de convocar solo a ese grupo de personas, se planteó al CDIR en oficio RH-2331-2017 de fecha 7 de julio pasado, entre otros asuntos, incluir en las actividades propias de la integración de ese registro, la divulgación de un aviso al público de tal forma que personas interesadas eventualmente pudieran tener acceso a cargos públicos.  En virtud de ello, en memorial CDIR-0227-2017 del 11 de julio del año en curso se dispuso “Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.».  De igual forma, también se invitó a quienes estuvieran nombrados/as temporalmente en la institución y las amparadas por la Ley 8862, Ley de Inclusión y Protección Laboral de las Personas con Discapacidad en el Sector Público. 

2. Superada esa etapa y con el aval del CDIR, se iniciaron las actividades programadas para cumplir con la integración del registro de elegibles de cita, la primera de ellas tuvo lugar el 13 de julio, fecha ésta en que, desde las ocho y hasta las doce horas fue publicado el aviso en el sitio web institucional.  De igual forma, se remitieron 3032 correos electrónicos por medio del cual se invitaba a las personas que conformaban el Registro de Elegibles Temporal recientemente vencido a participar de este nuevo proceso, al igual que a las 272 personas que laboran interinamente en la institución, mismas estas últimas que tuvieron la oportunidad de inscribirse en el concurso interno recientemente tramitado para optar por este mismo tipo de puestos -oficinista 1-, pero de cargos fijos, es decir tienen la opción de ser nombrados en propiedad, desde luego, según la calificación final obtenida.

3. Como parte de los pasos a seguir por quienes deseaban formar parte de este registro temporal, era necesario registrarse de forma virtual en la dirección electrónica https://www.consulta.tse.go.cr/ReclutamientoTSE/, para esos efectos se habilitó el 14 de julio, en horario de las 8:00 a las 16:00 horas, ese sitio web y, durante ese lapso, se registraron 4.347 personas a quienes, automáticamente, les fue asignada la cita para realizar la prueba de “Conocimientos Generales”.  Quienes se registraron, les correspondía descargar el Manual de Usuario, Bases de Selección, perfil del puesto de oficinista 1 y el material de estudio para realizar la prueba, según la fecha asignada.  La citada prueba se llevó a cabo en el auditorio institucional Francisco Sáenz Meza, iniciaron el domingo 16 y finalizaron el miércoles 19 de julio del presente año, a razón de cuatro grupos diarios, en cuatro horarios - 8:00, 10:30, 13:00 y 15:30 horas.  Del total de personas registradas y debidamente convocadas a realizar el examen de marras, se presentaron a realizarlo 2.239.

4. En virtud de que, tal y como se indicó en las bases de selección, ese examen era excluyente y por ello solo quienes alcanzaron una nota igual o superior al 70% pueden considerarse elegibles.  Es así como, calificados todos los exámenes, tenemos que, de momento, 1.551 participantes lograron alcanzar esa condición -elegible- y los restantes -688 personas- no alcanzaron la nota mínima y por ello, fueron excluidos del proceso.  En ese mismo orden de ideas, debe rescatarse que, según lo establecido en las bases de selección, específicamente en el apartado de “Consideraciones importantes”, punto 15, el que literalmente indicaba “Los resultados de la prueba de conocimientos generales serán comunicados oportunamente vía correo electrónico a la dirección registrada en el momento de su inscripción.  La prueba de conocimientos generales es excluyente, por lo que se requiere obtener una calificación igual o superior a 70% para poder continuar en el proceso concursal. NO SE REDONDEA EL RESULTADO DE ESTA PRUEBA”, a las personas participantes que hicieron el examen se les comunicó la nota obtenida a la dirección electrónica registrada al momento de la inscripción, lo anterior se llevó a cabo el viernes 21 de julio recién pasado en horas de la noche. 

5. Cumplido con lo expuesto en el punto anterior, como parte de la información de utilidad, se les hizo saber que, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 16 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos de estos organismos electorales, las personas oferentes que se sintieran perjudicadas por el procedimiento o la nota obtenida, tenían la opción de presentar recurso de revocatoria ante el Departamento de Recursos Humanos en un plazo de tres días hábiles, con apelación ante el superior inmediato, es decir, Dirección Ejecutiva.  Durante ese periodo se recibieron recursos de revocatoria ante este despacho y de apelación ante el superior, así como consultas sobre reprogramaciones de pruebas de conocimientos.  Así las cosas, las acciones recursivas de revocatoria serán tramitadas en Recursos Humanos, mientras que, para lo que a bien tenga resolver Dirección Ejecutiva, se trasladaron los recursos de apelación formulados a fin de que, de acuerdo con la normativa que rige este tipo de gestiones, proceda según corresponda.

6. Ante el panorama descrito en los puntos precedentes, sin las resoluciones finales de dichos recursos, se cuenta con 1.551 personas que alcanzaron la elegibilidad para optar por un puesto de oficinista 1 -clase de Asistente Administrativo 1- de servicios especiales.  No omito manifestar que, la cantidad definitiva de elegibles y por ende la constitución del Registro de Elegibles Temporal que ahora nos ocupa estará disponible hasta que se resuelvan los recursos, tanto de revocatoria como de apelación, recibidos en el tiempo especificado por la normativa para esos efectos.  Así las cosas, de acuerdo con el artículo 29 del reglamento anteriormente mencionado, la vigencia de este registro será de cuatro años, los cuales cobrarán vigencia a partir del momento en que se declare formalmente su constitución.

Finalmente, para este departamento es de suma importancia recalcar la invaluable colaboración recibida tanto del CDIR, como de Dirección Ejecutiva, del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, de los Archivos del Tribunal y Central, de Seguridad Integral, así como la participación incondicional de todo el equipo de trabajo perteneciente al Área de Gestión de Empleo, sin lo cual no se hubiera logrado la concreción de las actividades planteadas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Procedan la Dirección Ejecutiva y el propio Departamento de Recursos Humanos a resolver las gestiones recursivas que corresponda. Se eleva a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de que para las plazas de Oficinista 1 de servicios especiales (para las cuales se ha de recurrir al registro temporal que se está constituyendo) los nombramientos se realicen en estricto orden de la calificación obtenida por cada candidato, salvo casos debidamente justificados por el respectivo director, a juicio del Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Error en adjudicación. Del señor José Joaquín Soto Zúñiga, Representante Legal de la sociedad Muebles Crometal, se conoce memorial del 1.° de agosto de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, dirigido al señor Erick Adrián Guzmán Vargas, mediante el cual informa una supuesta incongruencia en la línea #3 de la contratación directa número 2017CD-000140-0012300001 “Compra de sillas, mesas, butacas y sillones” adjudicada a su representada.

Se dispone: Para su atención, pase al respectivo órgano fiscalizador. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.