ACTA N.º 33-2017

Sesión extraordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del veintisiete de julio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de la I Auditoría de Seguimiento 2017 de la Certificación ISO 9001:2008. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica y Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conocen los oficios n.° DGRC-0582-2017, DE-2048-2017, DGET-162-2017 y STSE-1231-2017, respectivamente, asimismo se conoce el oficio n.°  DGET-164-2017, suscrito por los señores Masís Soto y Bolaños Bolaños, recibidos los días 13, 14 y 18 de julio de 2017 en la Coordinación de este Consejo, mediante los cuales rinden informe en atención a lo dispuesto en el acuerdo de sesión ordinaria n.° 30-2017, celebrada el 4 de julio de 2017 por este Consejo, relativo al informe de la I Auditoría de Seguimiento 2017 de la Certificación ISO 9001:2008.

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Órgano Técnico de Gestión de Calidad. ACUERDO FIRME.

B) Seguimiento del Plan de Acción de mejoras del IGI-2014, resultados IGI-2015 y 2016. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-150-2017 del 15 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante oficio CDIR-0167-2017 ese Consejo aprobó una serie de acciones de mejora relacionadas con los resultados obtenidos por el Tribunal dentro del Índice de Gestión Institucional establecido por la Contraloría General de la República.

Dentro de las matrices que se evalúan para calcular el índice de cada institución se encuentra la relacionada a la categoría “Servicios al Usuario” la cual, para los diversos años de reporte, ha sido analizada y completada por esta Contraloría de Servicios, conforme con las actividades que se hayan podido realizar conforme con las interrogantes puntuales en dicha categoría que plantea el ente contralor.

Una de esas consultas referidas es la relacionada a la pregunta 7.4 que señala “¿Se cumplen los plazos máximos establecidos para el trámite de los asuntos o la prestación de los servicios, al menos en el 95% de los casos?”.  Sobre el particular la acción de mejora propuesta en el informe de la Dirección Ejecutiva fue la siguiente:

“Que la Dirección Ejecutiva informe al CDIR sobre la viabilidad de atender lo requerido en pregunta 7,4 del IGI de la Contraloría General de la República en el marco del plan de mejora regulatoria que conduce actualmente.  Y de ser así indique además el plazo posible para su atención.”

  En este caso considera esta Contraloría de Servicios que dicha acción se encuentra contemplada dentro de las atribuciones y responsabilidades de este despacho, conforme con lo establecido en el artículo 14 de la ley 9158 así como en su reglamento interno, toda vez que dicha acción se relaciona con evaluar si en los  trámites atendidos por cada área de servicio, se cumplió con el plazo establecido en cada uno de ellos, producto de los tiempos de resolución establecidos en el catálogo institucional de trámites que en su momento fuera confeccionado por este despacho y aprobado por el Superior. 

Es importante indicar que dichas acciones han sido contempladas en los últimos años en los planes operativos anuales de este despacho y en el más reciente en el objetivo N°. 5 para el año 2018, no obstante, esas actividades no se han venido atendiendo, dado la falta de personal que actualmente posee este despacho, y de lo cual ya el Superior en su momento —producto de un informe de la Dirección Ejecutiva— aprobó las plazas de recurso humano pertinente desde hace varios años, no obstante, las mismas no han sido asignadas realmente, por lo que actualmente persiste dicha necesidad.

Por otra parte, en el reciente Plan de Mejora Regulatoria que fuera aprobado por el Superior en días pasados (Oficio STSE-0882-2017, artículo sexto Sesión 47-2017)   —que recoge la propuesta inicial planteada por el suscrito como plan de mejora regulatoria 2016— se considera que éste no se enfoca en la evaluación de los tiempos de los trámites ya atendidos por cada área de servicio y su evaluación, para determinar el nivel de cumplimiento de los plazos, que abarcaría todos los trámites civiles institucionales además de los de Actos Jurídicos, Naturalizaciones, Expedición de Cedulas de Identidad, Inscripción de Hechos Civiles, entre otros, sino más bien en mejorar el proceso de rectificación de datos civiles —ocursos— cuando las correcciones son por simples errores ortográficos o de errores internos en la digitación de los datos de las personas, dado la evaluación de los tiempos de respuesta que en su momento efectuó este despacho para plantear la propuesta del 2016. . [sic]

Dado lo anterior este despacho considera que dicha acción de evaluación de plazos no debe ser establecida dentro de un plan de mejora regulatoria, el cual por su propia naturaleza jurídica, no se refiere específicamente a un proceso de evaluación y/o cumplimiento de acciones, sino a más bien proponer acciones de mejora de los procesos,  por lo que se sugiere a ese consejo que la evaluación de cumplimiento de los plazos indicada, debería recaer como parte de una función propia y normal dentro del quehacer diario  de esta Contraloría —conforme con sus funciones— para lo cual se propuso su ejecución a partir del próximo año, conforme con la formulación del POA 2018 (objetivo N°. 5) siempre y cuando se cuente con los recursos ahí solicitados, lo cual se considera una acción prioritaria para logar [sic] la ejecución de mayores actividades de evaluación que a la fecha no han podido realizarse y que con su efectiva ejecución, impactaría en forma muy positiva la calificación otorgada en la categoría indicada de dicho índice y, por ende, el Tribunal mejoraría fuertemente su calificación y posición dentro del índice de Gestión Institucional.

Por otra parte, respecto a las acciones de mejora de la pregunta 7.9 referida a la política para regular la atención del derecho de petición, donde la acción de mejora propuesta fue que la Dirección Ejecutiva con el concurso del Departamento Legal presenten al Superior una política sobre el particular, este despacho sugiere que, en la formulación de la misma, se consideren los lineamientos establecidos en el reciente decreto ejecutivo N°. 40200-MP-MEIC-MC Transparencia y Acceso a la Información y la Directriz Ejecutiva N°. 073-MP-MEIC-MC dirigida a la Administración Pública Descentralizada.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Informe semestral sobre las disposiciones e instrucciones giradas en los informes emitidos por la Contraloría General de la República y sentencias dictadas en Sede Judicial. Del señor Luis Sáenz Venegas, Coordinador de Control Interno de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1955-2017 del 7 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De acuerdo a lo dispuesto por el Consejo de Directores en reunión ordinaria n.° 05-2016, celebrada el 22 de enero y comunicado mediante oficio CDIR-030-2016 (SUSTITUIR) del 26 de enero, ambas de ese año, referente al seguimiento de las disposiciones giradas en los informes de fiscalización emitidos por la Contraloría General de la República (CGR) y sentencias dictadas en Sede Judicial, que establezcan una condena patrimonial en contra de la Administración, esta Unidad de Control Interno informa lo correspondiente, con corte al 30 de junio del 2017:

Cuadro 1

Disposiciones Emitidas por la Contraloría General de la República (CGR) y sentencias dictadas en Sede Judicial  

Fuente: Archivo del TSE

Las disposiciones e instrucciones que fueron emitidas por la Contraloría General de la República, fueron atendidas satisfactoriamente, según lo señalado por las partes responsables. Lo correspondiente a las sentencias dictadas en Sede Judicial, por tratarse de información de carácter confidencial, se hace referencia solo al número de la documentación.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre cambios en plataforma de servicios institucionales. Del señor Wagner Granados Chaves, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-299-2017 del 10 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual –en atención a lo dispuesto en el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 30-2017, celebrada por este Consejo el 4 de julio de 2017- rinde informe relativo a la propuesta realizada por la Dirección General de Estrategia Tecnológica en punto a la definición de entidades usuarias de la Plataforma de Servicios Institucionales (PSI) y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"6. Conclusión.

En virtud de lo expuesto, para este Departamento las Instituciones Públicas que cumplan una función pública, de acuerdo a su naturaleza jurídica, así como los órganos menores adscritos a dichas entidades, que además se enmarquen con lo establecido los  artículos 8 y 9 incisos 2) y 3) de Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales n° 8968, pueden ser considerados como candidatos para la firma de un Convenio PSI con el Tribunal, sin que se violente lo establecido en dicha ley, toda vez que, ninguno de los actuales firmantes “exceden el sector público” hacia el cual está dirigido la PSI.".

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

       E) Propuesta para transmisión de Escrutinio. De los señores Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica y Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGET-161-2017 del 11 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 17 de julio de 2017, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 30-2017, celebrada el 4 de julio de 2017 por el Consejo de Directores, donde se solicita estudiar la propuesta presentada por la señora Andrea Fauaz Hirsch mediante oficio DCRP-0043-2017 del 30 de junio de 2017, en la cual se plantea efectuar la transmisión del escrutinio del proceso electoral 2018 mediante el canal de youtube del TSE, nos permitimos indicarle que dicha propuesta ya fue analizada con anterioridad a solicitud del Departamento de Programas Electorales mediante oficio DPE-311-2016 del 30 de agosto del 2016.

En colaboración de las Secciones de Infraestructura y Riesgos, Seguridad de TI, Ingeniería y Arquitectura y Seguridad Integral (adjunto oficios ITI-060-2017 del 01 de marzo de 2017 y DGET-034-2017 del 07 de marzo de 2017), se determinó -entre otros- que por parte de la Dirección de Estrategia Tecnológica únicamente se requiere poner a disposición la conexión a la red de TSEVisitas, toda vez que el proceso de instalación de equipos y transmisión de la señal, lo llevaría a cabo la oficina de Seguridad Integral y la Sección de Ingeniería y Arquitectura, sin afectar las redes de datos institucionales.

Asimismo, se indica que se llevaron a cabo las pruebas de viabilidad correspondientes desde el pasado mes de febrero de 2017, mismas que fueron aceptadas por el Departamento de Programas Electorales (se adjunta correo electrónico). Cabe indicar que, dentro de la logística propia del programa de Escrutinio, usualmente se agenda para el mes de octubre una reunión con los señores Magistrados, donde se presenta la logística propia del programa y se tiene programado someter esta propuesta a su valoración y aprobación.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Oportunamente procederán los propios informantes a plantear el asunto a los señores Magistrados del Tribunal. ACUERDO FIRME.

F) Jornada extraordinaria para el avance en trámites de concursos internos y externos. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2097-2017 del 20 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio CDIR-0214-2017 de fecha 4 de julio del presente año, según acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 30-2017, celebrada en esa misma fecha, se dispuso reducir proporcionalmente a cada Dirección según los saldos de jornada extraordinaria disponibles, a fin de contar con un monto de ¢12.0 millones para el Departamento de Recursos Humanos, con el propósito de atender los trámites de los concursos internos y externos.

Sobre el particular, posterior al análisis efectuado, a continuación, se muestra el desglose de las horas que por concepto de jornada extraordinaria fueron rebajadas a cada Dirección.

Cabe señalar que en el caso de la DE, la DGRC y la SGTSE, se rebajaron horas, tanto de las asignadas a esas Direcciones, como de algunas de sus dependencias adscritas, por el subprograma 850-01 y 850-02.

En el caso de la DGET se rebajaron horas en algunas de las secciones de esa Dirección, y del IFED se disminuyen horas de las asignadas propiamente a ese Instituto. Asimismo, en lo correspondiente a la DGRE, la reducción de jornada extraordinaria corresponde al Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

G) Valoración de solicitud de la Secretaría Ejecutiva Técnica de Donación y Trasplante de Órganos. De la señora Karen Mayorga Quieres, Ministra de Salud, se conoce oficio n.° DM-5546-2017 del 19 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 21 de julio de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Reciba un cordial saludo. Según lo acordado en reunión de seguimiento de incorporación de lo establecido en el artículo 80 del Decreto Ejecutivo 39895-S, Reglamento a la Ley de Donación y Trasplante de Órganos y Tejidos Humanos, Ley 9222, efectuada el día de hoy, solicito respetuosamente que se haga constar la anuencia o no de ser donante de órganos y tejidos en el documento de identidad, como se establece en dicho artículo.".

Se dispone: Para su estudio e informe conjunto, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a las Direcciones Generales del Registro Civil y de Estrategia Tecnológica y al Departamento Legal. Descárguese el primer informe rendido por dichos informantes del registro de asuntos pasados a estudio individual de este Consejo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Conformación del Registro de Elegibles para ocupar puestos de Secretario/a 1 y 2. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2425-2017 del 21 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su conocimiento, el registro de personas candidatas elegibles para efectuar nombramientos de cargos fijos de Secretario/a 1 y 2 caducó el pasado 14 de junio, pues en esa fecha alcanzó los cuatro años de vigencia que establece el artículo 29 del Reglamento de nuestra Ley de Salarios.  Como producto de lo anterior, el Consejo de Directores (CDIR) acordó “Instruir al Departamento de Recursos Humanos para que en el plazo de diez días hábiles presenten ante este Consejo propuesta para realizar un concurso interno para las plazas de Secretario 1 y 2 a nivel institucional, el cual brinde un registro de elegibles permanente…”, lo anterior fue comunicado en oficio CDIR-0215-2017 del pasado 4 de julio.  En virtud de lo ordenado, me permito indicar lo siguiente: 

1. Actualmente existen dos puestos de Secretario/a 1 de cargos fijos, ubicados en las Secciones de Análisis y de Servicio al Cliente de TI, que se encuentran ocupados de forma interina pero que bien pueden efectuarse los trámites necesarios para ser ocupados en forma definitiva. 

2. De conformidad con lo que establece el artículo 7a. del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil, tales nombramientos en propiedad podrían concretarse por medio de la utilización de alguno de los siguientes mecanismos: ascenso, traslado, concurso interno o externo.  Así las cosas, con fundamento en lo acordado por el CDIR, para este caso en específico, se dará trámite a un concurso interno.

3. Los requisitos indispensables para ocupar puestos de Secretario/a 1 y 2, según lo establece nuestro Manual Descriptivo de Clases de Puestos (MDCP) vigente son, para el primero de ellos, contar con el Bachillerato en Educación Media y título en Secretariado con una duración mínima de 300 horas efectivas, el cual debe ser emitido por una institución reconocida por el Ministerio de Educación Pública y un año de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto, en el caso de la plaza de Secretario/a 2, la diferencia estriba en los años de experiencia pues deben ser dos años.  Es decir, quien desee participar para optar por el puesto de esa naturaleza, pero de mayor categoría, además de poseer el Bachillerato en Educación Media y el título en Secretariado con una duración mínima de 300 horas efectivas, emitido por una institución reconocida por el Ministerio de Educación Pública, requiere demostrar que alcanza o supera dos años de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto, así aprobado por el Tribunal en el MDCP.

4. Tal y como se indicó en el primer párrafo de este memorial, le corresponde a este Departamento tramitar un concurso interno que permita a la que administración efectuar nombramientos en propiedad, de servicios especiales o bien interinos, en plazas de Secretario/a 1 y 2.  Al ser un concurso interno, podrán participar las personas funcionarias que cumplan con los requisitos del puesto según lo establece el MDCP.  Las etapas a considerar en este proceso concursal son:

4.1 CONVOCATORIA

Contempla el diseño del aviso cuya publicación, como es usual, considera la participación de la Oficina de Comunicación Organizacional.  Lo anterior pretende invitar a las personas interesadas que cumplan con los requisitos del Manual Descriptivo de Clases de Puestos, a que se registren por medio del sitio Web http://recepcion/reclutamientoTSE/.

4.2 INSCRIPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

Al momento de inscribirse, las personas interesadas recibirán un informe con indicación clara de la fecha, hora y lugar que corresponde elaborar la prueba de conocimiento institucional.  Cuando realicen la inscripción, podrán descargar los siguientes documentos: manual de usuario, perfil del puesto, bases de selección, actualización de información personal y académica, prohibiciones legales, guía para elaborar constancia de experiencia laboral y material de estudio para el citado examen.

4.3 APLICACIÓN DE PRUEBA DE CONOCIMIENTO INSTITUCIONAL

Dentro de los factores de selección definidos para este proceso se encuentra la prueba de conocimiento institucional, la cual consiste en una evaluación escrita de temas relevantes como son aspectos generales del Tribunal Supremo de Elecciones, Direcciones del TSE, Programas Electorales, Manual de Calidad, Control Interno, Manual de Ética, razonamiento verbal, Ley 7600 Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Atención a Personas con Discapacidad, comprensión de lectura, descripción del puesto, alguna otra temática atinente con el puesto. Únicamente, las personas que obtengan una nota igual o superior a 70% pueden continuar en el proceso, razón por la cual este examen es un factor excluyente.

4.4 PRUEBA DE REDACCIÓN

El objetivo de esta prueba consiste en medir la capacidad de expresión escrita de cada oferente, por medio de la evaluación de aquellos tópicos que se deben dominar en el puesto, como son redacción, ortografía, puntuación, sintaxis y léxico.  En este punto, es importante mencionar que se requerirá el apoyo de quienes cuentan con formación en filología, generalmente se recurre al Lic. Hugo Picado León, Director del Instituto de Formación y Estudios en Democracia.

4.5 VALORACIÓN DE CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS

Se trata del reconocimiento de actividades de capacitación en temas relacionados con el cargo de Secretario/a 1 y 2, es decir, que aporten un valor agregado al desempeño del puesto, las actividades susceptibles de reconocimiento son Normativa aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto, Paquetes computacionales, Relaciones Humanas, Servicio al Cliente, Trabajo en Equipo, Gestión documental, Manipulación de equipo de oficina y alguna otra estrechamente relacionada con el puesto.

4.6 PRUEBAS PSICOMÉTRICAS

Estas pretenden valorar características psicológicas e inteligencia general, rasgos de comportamiento y de personalidad en el entorno laboral, familiar y social.  A su vez, cuando así se requiera, estima habilidades vinculantes a las características especiales definidas para el puesto.

4.7 ENTREVISTA

Tiene como propósito observar el comportamiento y valorar destrezas, conocimientos generales y específicos del puesto vacante, iniciativa, claridad y fluidez en las respuestas, así como aspectos varios de la persona aspirante al puesto en concurso.

Con respecto a los registros de elegibles relevante que caducan durante los años 2017 y 2018 tenemos los que se detallan a continuación:

Finalmente, es menester indicar que este departamento considera viable iniciar las actividades que conlleva este concurso en el próximo cuatrimestre, sea a partir del mes de setiembre.".

Se dispone: Respecto del concurso interno propuesto, proceda el Departamento de Recursos Humanos a promoverlo, con el fin de procurar, luego de los nombramientos en propiedad de las dos plazas actualmente vacantes, un registro de elegibles de Secretarios 1 y 2, conforme se propone. En relación con los registros que caducan en 2017 y 2018 indicados, tomar nota. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.