ACTA N.º 32-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del dieciocho de julio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General  a. i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Reprogramación del plan de acción y cronograma de trabajo de la SAC-059-2016. Del señor Carlos Murillo Montoya, Secretario General de la Dirección Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-1940-2017 del 6 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio n° STSE-1103-2017, de fecha 29 de junio pasado, mediante el cual se solicita la reprogramación de las fechas estimadas para el cumplimiento de las actividades n° 6 y 7 del plan de acción de la SAC-059-2016, así como las actividades del cronograma de trabajo de ese plan referidas a los numerales del 11 al 15; conforme lo requerido se remite para que se haga de conocimiento de los miembros del Consejo de Directores a efectos de contar con su aprobación.

Plan de acción:

Cronograma de trabajo:

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de Cine Foro “Tribuna” julio 2017. De la señora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DCRP-047-2017 del 7 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente le solicito plantear ante el Consejo de Directores la siguiente propuesta:

¿Cuál es el objetivo?

Propiciar -mediante la proyección de películas y documentales en el auditorio institucional- espacios para el análisis y la observación de temas de interés, actuales e inactuales, relacionados con la cultura, la historia, el quehacer del TSE y con disciplinas que en la actualidad tienen un impacto en cómo realizamos nuestra labor; por ejemplo: TI, RRSS, tendencias del electorado, tipos de democracia, temas de cultura e historia en general, de manera que se propicie el diálogo, así como la interpretación, observación, comprensión, síntesis y relación de los contenidos que se compartirán, según defina cada Director institucional por vez, de forma bimestral.

En algunos casos, según sea el tema, el contexto y el momento, se sugiere invitar a representantes de los socios estratégicos; Konrad Adenauer, FOD, CAPEL, CIDH, entre otros, a ser parte de la actividad formativa / informativa.

¿Quiénes son nuestros públicos de interés?

Nuestro público de interés primario son los colaboradores de las diferentes dependencias institucionales, incluidas sedes regionales.

Nuestros públicos de interés secundarios, según la ocasión y nuestra necesidad e interés, podría ampliarse en algunas oportunidades con los socios estratégicos del TSE.

Concepto                                                        

Cine Foro: "Tribuna"

¿Qué proponemos?

Desarrollar proyecciones de películas o documentales, previo comentario o mesa redonda, conforme a los temas que interesen a los Directores institucionales. 

Esto permitirá capitalizar conceptos y temas de relevancia para las diferentes áreas del Tribunal y generar espacios de relacionamiento entre compañeros, así como con otros públicos clave para la institución.

Pero, podemos ir un paso más allá….

El TSE cambió la vida democrática del país, ¡Contemos nuestra historia!

Dado que en enero se cumplirá el 130 aniversario del Registro Civil y en vista de que estaremos en año electoral, se sugiere aprovechar la coyuntura para producir un documental que muestre los orígenes del Registro Civil, su relevancia en la institucionalidad y la democracia del país y un referente para otros organismos electorales.

Esto nos permitiría tener en enero una proyección de lujo, aprovechando el documental y la conmemoración para divulgar en prensa el aniversario del Registro Civil y cómo desde el padrón electoral se empieza a garantizar la pureza del sufragio y explicar qué significa en términos de transparencia y de seguridad el hecho de que el Registro Civil y el Registro Electoral estén unidos en una misma institución.

Existe registro fotográfico y de video que permite reconstruir lo valioso del TSE para la historia del país y muchos aspectos que se requieren para la producción se tienen internamente. El tema de contar con socios que apoyen la producción se justifica en tener mayor credibilidad, no es lo mismo una historia producida y contada por mí, a una historia producida y contada por mí en compañía de otros.

Ejecución táctica

1. Aprobación de propuesta Cine "Tribuna"

2. Establecimiento de un cronograma con los títulos y obras a proyectar por bimestre y su respectivo horario.

3. Inaugurar el Cine Foro con una actividad temática caracterizada por el color sepia, envío de expectativa, invitación (tiquetes de cine a distribuir por los Directores), elaborar una cartelera con información del TSE y de la razón de ser del espacio que se inaugura, apelando al análisis, a la discusión, al espacio democrático para observar y analizar.

4. Explorar la logística necesaria para hacer partícipes a los compañeros de las sedes regionales del TSE, así como de las Brisas y Thor.

5. Redacción del guión para el documental.

6. Reuniones y cartas necesarias para convocar a los socios del TSE para la producción del documental.

Horario propuesto:

• Programar una proyección con comentarios o mesa redonda previa bimestralmente, a iniciar en agosto, a las 13:00 de un día jueves.

Recomendaciones

- Aprobar la presente propuesta de Cine Foro y de producción de un documental sobre el Registro Civil, a cargo de la STSE el RC y el IFED.

- Establecer un cronograma de fechas y película o documental a proyectar.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda, con excepción del nombre propuesto, el cual oportunamente se definirá.

Establecer el cronograma como sigue:

ACUERDO FIRME.

C) Propuesta de diseño de nuevo edificio del TSE. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1132-2017 del 4 de julio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 7 de julio de 2017, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 57-2017, celebrada el 4 de julio de 2017 por dicho Tribunal, relativo a la propuesta de diseño de un nuevo edificio del Tribunal Supremo de Elecciones, la cual se aprueba, con las observaciones realizadas por ese Tribunal y que se incorporan al documento respectivo.

Se dispone: Tomar nota. En el artículo sexto, inciso b) de la sesión ordinaria n.° 76-2016 celebrada el 2 de diciembre de 2016 por el Consejo de Directores se dispuso:

“4. Conclusiones y recomendaciones:

Con base en lo expuesto concluimos que:

• Ante la limitación presupuestaria existente para desarrollar obras de infraestructura, la figura del Fideicomiso de Obra Pública es el mecanismo utilizado por la mayoría de instituciones para el financiamiento de obra, mecanismo cuya aplicación es avalada por la Contraloría General de la República.

• Que a efecto de procurar la construcción de una nueva edificación de estos organismos electorales, el fideicomiso de obra pública resulta técnica y jurídicamente aplicable.

En caso de que ese Consejo avale y defina que la referida figura es la vía para ello, nos permitimos recomendar lo siguiente:

1.-Realizar las acciones tendientes a la titularización -a nombre del Tribunal-, del inmueble ubicado entre el Área de Servicios Internos (Quinta Comisaría) y los edificios Torre y Electoral.

2.-Elaboración de un análisis financiero, considerando el costo actual cancelado por concepto de arrendamiento de los inmuebles que ocupan las dependencias reubicadas, con proyección a mediano y largo plazo, así como sobre la adopción de medidas de planificación presupuestaria en caso de la eventual formalización de un contrato de fideicomiso. 

3.-Confección de un anteproyecto a partir de las necesidades de espacio, estableciendo de manera clara las especificaciones y alcances de las obras requeridas, en cuanto a su metraje, alcance, costo y demás características con las que deberá contar.

4.-Elaboración de un estudio de suelo en el inmueble que interesa, así como la valoración de la viabilidad ambiental y urbanística de la obra.

5.-Adoptar las correspondientes medidas de planificación presupuestaria.

6.-Definir el procedimiento o trámite a seguir para la contratación del fideicomiso.

7.-Conformación de una comisión que se encargue de coordinar la ejecución de las tareas señaladas.” La numeración no corresponde al documento original.

Se acuerda: 1.- Respecto a las recomendaciones n.° 1 y 2 proceda la Dirección Ejecutiva a informar sobre el estado actual de las acciones tendientes a la titularización del inmueble en mención, así como con la elaboración del análisis financiero recomendado en dichos puntos. 2.- Sobre las recomendaciones n: ° 3 y 4 proceda la Sección de Ingeniería y Arquitectura a confeccionar el anteproyecto de las necesidades de espacio así como con la elaboración del estudio de suelo en el inmueble, citados en dichas recomendaciones, lo anterior en un plazo de 2 meses calendario. 3.- Acerca la recomendación n.° 5 tomen nota la Dirección Ejecutiva y la Sección de Ingeniería y Arquitectura para la inclusión de los rubros necesarios en el anteproyecto de presupuesto correspondiente. 4.- Relacionado con las recomendaciones n.° 6 y 7, se comisiona a los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i., del Departamento Legal y Tito José Alvarado Contreras para la atención de las mismas. ACUERDO FIRME.ACUERDO FIRME.”

En tal virtud, procedan los despachos concernidos a informar a este Consejo en el plazo de 10 días hábiles lo que corresponda. ACUERDO FIRME.

D) Propuesta del Consorcio ICE-Oberthur. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Wagner Granados Chaves, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-305-2017 del 12 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual -según lo dispuesto en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 29-2017, celebrada el 27 de junio de 2017- rinden informe relativo a la propuesta del Consorcio ICE- Oberthur sobre posibles ajustes en las cláusulas contractuales de la contratación 2014LN-000001-85002 “Centro de Personalización de Documentos de Identidad”, y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluyen y recomiendan:

"2) Conclusiones y recomendaciones.

Con base en lo expuesto se concluye y recomienda lo siguiente:

A) Respecto a la propuesta para variar a un colaborador la cantidad de personal de operación con presencia fí sica en el CPDI, y utilizar dos personas para su atención remota, de lunes a viernes y durante el horario ordinario de la institución: Esta resulta jurídicamente viable. No obstante, para su eventual aprobación, se recomienda que la contraparte técnica, el Órgano Fiscalizador y el propio CDIR, cada cual desde su propia óptica, realicen las valoraciones correspondientes.

B) Sobre la posibilidad para que el consorcio subcontrate al personal indicado en punto anterior: Con fundamento en lo indicado en el inciso a.2) del subaparte A) de este informe, dicha subcontratación resulta jurídicamente improcedente. En tal virtud, no se recomienda aceptarla.

C) En cuanto a la solicitud para modificar la definición y contenido de las categorías de incidentes propuesta por el consorcio contratista: Dicha modificación –en específico– resulta jurídicamente factible, al amparo del principio de mutabilidad del contrato administrativo. No obstante, de previo a una eventual aceptación, se recomienda proceder conforme se indica en el inciso b.1) del subaparte B) de este informe.

D) En relación con la modificación propuesta para el esquema de atención 24x7x365, del mantenimiento correctivo: Con fundamento en lo indicado en el inciso b.2) del subaparte B) de este informe, dicha modificación resulta jurídicamente improcedente. Por tal razón, no se recomienda aceptarla.

E) Referente a la propuesta para la eliminación de multas por prestación del servicio de mantenimiento correctivo, fuera del horario ordinario de la institución: Con fundamento en lo indicado en el inciso b.2) del subaparte B) de este informe, dicha propuesta resulta jurídicamente inaceptable. Por tal razón, no se recomienda acogerla.

Se deja de esta forma rendido el informe encargado.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Para la atención de lo que corresponda, pase al órgano fiscalizador y a la contraparte técnica, al que se instruye para que en lo sucesivo haga del conocimiento de este Consejo únicamente lo que resulte absolutamente necesario conforme a sus competencias. ACUERDO FIRME.

E) Plan Anual de Capacitación para el año 2017. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce nuevamente oficio n.° STSE-1090-2017 del 29 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para la atención de ese Consejo, me permito remitirle copia del oficio n.° DE-1801-2017 del 26 de junio del 2017, recibido el mismo día en esta Secretaría General, suscrito por el señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, en relación al Plan Anual de Capacitación para el año 2017.".

Se dispone: Este Consejo, consciente de la vital importancia que tiene la capacitación del recurso humano institucional, propone al Tribunal girar directriz a la Dirección Ejecutiva y al Departamento de Recursos Humanos en el siguiente sentido:

1) Que el Departamento de Recursos Humanos consulte en lo sucesivo a este Consejo sobre las necesidades de capacitación y que este las defina a más tardar en setiembre de cada año.

2) Con base en tales necesidades, la Dirección Ejecutiva asignará los recursos presupuestarios que se requieran.

3) Para la ejecución de las capacitaciones, habrán de considerarse los períodos en los que parte de la institución esté dedicada a la atención de los procesos electorales.

4) Que la programación definitiva sea sometida al Tribunal a más tardar durante el mes de diciembre de cada año, empezando por el presente.

Para el año en curso, se recomienda al Tribunal aprobar el Plan Anual de Capacitación 2017 ya programado por el Departamento de Recursos Humanos. Descárguese del registro de asuntos pasados a estudio individual. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.