ACTA N.º 31-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del once de julio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Armenia Masís Soto, Directora General a. i. de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Conformación del registro de elegibles temporal para optar por puestos de oficinista 1. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2331-2017 del 7 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su conocimiento, en oficio RH-1873-2017, se elevó a conocimiento del Consejo de Directores (CDIR), la propuesta solicita para conformar el registro de elegibles temporal con miras a realizar nombramientos, en principio, interinos y de servicios especiales en cargos de oficinista 1, en virtud del vencimiento del actual.

Producto de ello, en oficio CDIR-0173-2017, se dispuso “…Aprobar la propuesta n.° 1, sin perjuicio de que conforme a la normativa aplicable se permitan realizar las inclusiones que sean procedentes. Se instruye al Departamento de Recursos Humanos para que realice las acciones que correspondan con el fin de contar al 1. ° de agosto con dicho registro. ACUERDO FIRME.»  Esta opción consiste en convocar a los integrantes del actual registro de elegibles “temporal”, que alcanza las 3032 personas, de manera que fueran éstas las invitadas a participar en el proceso concursal a realizar, así como aquellas personas que se encuentren nombradas temporalmente en la institución que así lo manifiesten y las amparadas por la Ley 8862, Ley de Inclusión y Protección Laboral de las Personas con Discapacidad en el Sector Público.  De igual forma, se indicó en ese memorial que, de acogerse esa opción, se tornaba oportuno valorar, desde el punto de vista legal, el impedimento a que se enfrenta una persona interesada en formar parte de la administración pública por no haberse enterado de su integración.

Con fundamento en lo anterior, en particular, lo indicado en la parte dispositiva que a la letra dice “…sin perjuicio de que conforme a la normativa aplicable se permitan realizar las inclusiones que sean procedentes.”, este departamento inició una serie de revisiones, tanto de la normativa interna que regula ese tema, como de aquella que obligatoriamente se debe aplicar a lo interno de estos organismos electorales al ser parte del sector público costarricense, además de varias consultas verbales a profesionales de diversos campos y ha llegado a la conclusión, salvo superior criterio, que es recomendable, aparte de convocar al grupo meta definido, hacer, por lo menos, una publicación en la página virtual del Tribunal. La recomendación nace, en especial, para eliminar o, en su defecto, disminuir el riesgo de que alguna persona presente ante la Sala Constitucional una acción recursiva por no haberse enterado del llamado a integrar el registro de elegibles temporal y, lo que se puede tornar más grave, que evidencie que solamente fueron convocadas aquellas personas que ya lo habían integrado.  De presentarse este supuesto, al no haber convocatoria general, es probable que la instancia resolutoria retrotraiga el proceso hasta la fase en donde se encontró la presunta falla, en este caso, se presume que desde el inicio, puesto que el proceso carece del aviso o anuncio, independientemente de cómo se le llame. Es decir, estaríamos ante la omisión de la primera fase de la integración del registro de elegibles, la cual es precisamente el aviso o publicación requerida para informar a quienes tengan interés de formar parte del Estado, en otras palabras convertirse en funcionarios públicos.

De avalar el CDIR lo indicado en el párrafo que antecede, esta dependencia ya ha vislumbrado la consecuencia de ello, razón por la cual se encuentran en proceso de implementación las acciones necesarias para hacer frente a una eventual inscripción elevada de personas interesadas. Dentro de ellas se encuentran:

1. Confección del aviso que será remitido a la instancia competente para su inclusión en la página virtual del Tribunal, cuya permanencia se ha determinado que bien puede ser de cuatro horas en una sola fecha. En otras palabras, la publicación se pretende realizar en la [sic] el sitio web institucional durante la primera jornada laboral de un día determinado, sea de las 8:00 a las 12:00 horas y la inscripción solamente se hará durante una única fecha.

2. Elaboración de la prueba a aplicar, la que necesariamente debe ser en forma manual ya que, según las consultas informales llevadas a cabo, el examen digital que se había definido estaría disponible posterior a la fecha límite establecida por el CDIR para atender este asunto, sea que se tiene prevista la finalización de la prueba computadorizada después del próximo mes de agosto, lapso este que supera el concedido por ese Consejo para integrar el registro de elegibles que ahora nos ocupa.

3. Solicitud ante Dirección Ejecutiva para utilizar el Auditorio Francisco Sáenz Meza durante el periodo comprendido entre el 16 y hasta el 30 de julio, ya que es el único espacio institucional capaz de albergar grupos de considerable tamaño a efectos de que, diariamente se evalúen, de ser posible, cuatro grupos. La calificación de la prueba se llevará a cabo con la ayuda de un lector especial para ello, sin embargo, en caso de requerirlo, también se han diseñado plantillas que permiten calificarlos manualmente.

4. Con la colaboración del Área de Salarios, ya se cuenta con una herramienta capaz de informar las notas vía correo electrónico, lo que agiliza su entrega en menor tiempo. De igual forma, la convocatoria a las personas que actualmente forman parte del registro de elegibles vigente, se llevará a cabo mediante correo electrónico y es por ello que ya se cuenta con un módulo en el sistema interno de Recursos Humanos que genera y envía los correos en forma automática. Lo anterior evita que, tanto la convocatoria al grupo meta, como el comunicado de la nota del examen a quienes participen, requiera el uso de llamadas telefónicas, las que, desde luego, demanda numeroso recurso humano y tiempo para su conclusión.

Como se desprende de lo anterior, a pesar de que la logística desplegada para enfrentar la conformación del registro de elegibles de cita inició con la antelación del caso, lo cierto es que, al carecer de las herramientas institucionales idóneas que puedan agilizar las actividades que tal proceso demanda, se hace trascendental hacer uso de aquellos recursos disponibles, aunque la labor requiera mayor inversión en materiales, tiempo y recurso humano.

Finalmente, es menester indicar que, el propósito de este memorial es, en primer lugar, informar al CDIR la eventual consecuencia de omitir el llamado a personas ajenas al registro de elegibles temporal actualmente vigente, en segundo plano, informarle que, de avalar la publicación o aviso recomendado, es necesario utilizar mayores recursos institucionales y, en tercer lugar, mencionar que la aplicación y calificación de la prueba se llevará a cabo de forma manual en virtud de que el examen digital previsto para estos efectos estará disponible posterior al plazo concedido por el Consejo de cita a este departamento para conformar el registro de elegibles de temporal.

En virtud de lo anterior, el Departamento de Recursos Humanos, para continuar con las actividades ya programadas, queda a la espera de lo que a bien disponga el Consejo de Directores."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe de la I Auditoría de Seguimiento de la Certificación ISO 9001:2008. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1158-2017 del 6 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 58-2017, celebrada el 6 de julio de 2017 por dicho Tribunal, relativo al informe de la I Auditoría de Seguimiento de la Certificación ISO 9001:2008, del cual se toma nota.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe relativo a la autoevaluación de calidad de la Auditoría Interna. De la señora Verónica Quesada Portuguez, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-1161-2017 del 6 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo sétimo de la sesión ordinaria n.° 58-2017, celebrada el 6 de julio de 2017 por dicho Tribunal, relativo al informe de autoevaluación de calidad de la Auditoría Interna, el cual se tiene por rendido y se dispone hacer del Conocimiento de este Consejo.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Alquiler de inmueble para ubicar la Sede Regional del TSE en Talamanca”, trámite 2017CD-000092-001230001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0599-2017 del 5 de julio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, lo comunicado en oficios CDIR-106-2017 del 5 de abril y CDIR-226-2017 del 4 de los corrientes, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea nuevamente al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), el cual se mantiene invariable al de abril, pues la corrección que se pretende es en el monto a nivel del sistema, y solo requiere su aprobación en SICOP."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Servicio de Call Center, DNS, Tráfico Web, Hosting, APN Privado y 800-1021 para el programa de transmisión de datos”, trámite 2017CD-000112-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0603-2017 del 6 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización, de la señora Patricia Chacón Jiménez, Encargada de Programa y Órgano Fiscalizador, de la Dirección de Registro Electoral, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)."

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Servicio de respuesta interactiva de voz con capacidad para atender 180 llamadas simultáneamente”, trámite 2017CD-000137-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0604-2017 del 6 de julio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización, del señor Eric Schmidt Fonseca, Órgano Fiscalizador, de la Dirección de Registro Electoral, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas treinta minutos terminó la sesión.