ACTA N.º 27-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del trece de junio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe relativo al necesario traslado del Órganos Técnico de Gestión de Calidad a la Secretaría General del TSE. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0936-2017 del 6 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.º 49-2017, celebrada el 6 de junio de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1615-2017 del 5 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo al necesario traslado del Órgano Técnico de Gestión de Calidad a la Secretaría General de este Tribunal y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"Conclusión general

El Manual del Calidad del Sistema de Gestión de Calidad constituye el marco normativo que establece los lineamientos que controlan la prestación de servicios bajo los requerimientos de la Norma ISO 9001. El Órgano Técnico de Gestión de Calidad esa [sic] la unidad técnica institucional que asesora y apoya en materia de gestión de calidad y está adscrito a la Dirección Ejecutiva dada la naturaleza de ese órgano y su vinculación con el giro de la antedicha Dirección.

El Representante de la Alta Dirección es el Coordinador del Consejo de Directores, quien debe apoyarse en el OTGC para el cumplimiento de sus responsabilidades que son parte sustantiva del SGC.

El reciente cambio en la coordinación del CDIR plantea retos institucionales y administrativos en razón de que el OTGC está adscrito a una Dirección cuya unidad de mando ya no tiene esa coordinación. Esto implica dualidad de líneas de mando y otras cuestiones administrativas que pueden afectar la operación del OTGC, a lo que se le abona un aspecto colateral advertido como parte de este análisis, relacionado con el enfoque que debe tener el OTGC. Situaciones que afectan su desempeño, lo que conlleva desaprovechamiento de recursos.

Consecuentemente, se hace necesario que la Dirección Ejecutiva ceda la administración del equipo de trabajo técnico especializado en gestión de calidad –detallado en el siguiente cuadro-, bajo ciertas condiciones de orden administrativo no solo para procurar la eficiencia del OTGC, sino para cumplir con el modelo administrativo institucional, en razón de lo cual es pertinente, además, contar con la aprobación del Superior para las recomendaciones que más adelante se plantearán.

Recomendaciones

1) Trasladar temporalmente el Órgano Técnico de Gestión de Calidad (OTGC) a la Secretaría General del TSE, en tanto el Señor Secretario General de ese Despacho sea el Coordinador del Consejo de Directores, cuyos puestos de [sic] detallan en el apartado de conclusiones, a partir de la aprobación de esta recomendación.

2) Que los puestos de OTGC detallados.  presupuestariamente [sic] sigan en la Relación de Puestos de la Dirección Ejecutiva.

3) Para todo efecto administrativo –planes operativo anuales, control interno, gestión documental, sistema de valoración de riesgos, control de inventarios, manual de procedimientos y demás- las necesidades y obligaciones se canalizarán por la Secretaría General del TSE.

4) El OTGC deberá, dentro de los requerimientos de la Norma ISO-9001, enfocar sus esfuerzos para que a luz [sic] de la mejora continua los procesos bajo el alcance de esa norma, se garantice la calidad en la prestación de los servicios.

5) Que la Dirección Ejecutiva, de acogerse las anteriores recomendaciones, realice los ajustes en los organigramas correspondientes y brinde seguimiento que se concretan [sic] las demás acciones administrativas que se deriven del traslado propuesto.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. Tome nota el Consejo de Directores del especial interés de este Tribunal por alcanzar oportunamente los objetivos trazados en torno a la obtención de la certificación de calidad en materia electoral. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota, como lo hará el referido órgano técnico. ACUERDO FIRME.

B) Informe de los resultados finales del Índice de Gestión Institucional 2016. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0931-2017 del 6 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Secretaría General comunica el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 49-2017, celebrada el 6 de junio de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, integrado por los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde y Luis Diego Brenes Villalobos, que dice:

«Del señor Daniel Sáenz Quesada, Gerente del Área de Secretaría Técnica de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, se conoce oficio n.° 05641 (DFOE-ST-0027) del 19 de mayo de 2017, recibido –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 26 de mayo de 2017, mediante el cual, se refiere a los resultados finales del Informe de Gestión Institucional (IGI) 2016.

Se dispone: Agradecer al estimable señor Sáenz Quesada la remisión de dicho informe, el cual pasará a conocimiento del Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de autorización para postular colecciones.  De las señoras Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del Tribunal Supremo de Elecciones y Rocío Montero Solano, Jefa del Centro de Documentación del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° ATSE-039-2017 del 7 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Actualmente está abierta la Convocatoria para postulaciones al Registro de la Memoria del Mundo de Costa Rica año 2017. El Programa Memoria del Mundo reconoce y enaltece el valor de los acervos documentales, de naturaleza archivística, bibliográfica y audiovisual, de cualquier género o soporte.

En un trabajo interdisciplinario las suscritas consideramos que tanto el Archivo del Tribunal como el Centro de Documentación, custodian colecciones de gran valor para la sociedad costarricense, razón por la cual solicitamos autorización para postular las colecciones que se detallan a continuación.

Archivo del Tribunal: Serie documental propuesta declaratorias de elección 1948-2016

Se refiere a las declaratorias de elecciones de presidentes y vicepresidentes de la República de Costa Rica y diputados a la Asamblea Legislativa, alcaldes, regidores y síndicos que integran las municipalidades de las diversas provincias del país para los períodos constitucionales comprendidos de 1948 al 2016.  Esta serie evidencia la cultura democrática del país y su historia política a lo largo del tiempo ya que son documentos originales que muestran los resultados de los actos relativos al sufragio.

Centro de Documentación: Colección propuesta cómputo de votos 1949-2016

Es una publicación que compila los datos de los votos recibidos en cada proceso electoral. La información viene detallada por provincia, por junta receptora de votos, cantidad de electores inscritos, cantidad de votos recibidos por cada partido político inscrito, cantidad de votos válidos, cantidad de votos nulos, cantidad de votos en blanco, total de votos recibidos y observaciones.

Lo anterior con el objetivo de que estos acervos documentales sean declarados patrimonio documental nacional, lo cual significaría un prestigioso reconocimiento al Tribunal Supremo de Elecciones

Para tales efectos deben presentarse los formularios que se adjuntan y que incluyen la referencia de tres especialistas en la materia - que en caso necesario-  serían consultados por la Comisión Costarricense de la Unesco, encargada de la evaluación,  para que emitan criterio sobre su valor cultural e histórico para lo cual hemos solicitado a los señores Sergio Araya Alvarado, Vladimir De la Cruz de Lemus y Joseph Thompson, su  colaboración.".

Se dispone: Elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

D) Gestión documental del TSE. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1656-2017 del 8 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo acordado por el Consejo de Directores en el artículo tercero, inciso D), del acta de la reunión ordinaria n.° 22-2017, celebrada el 9 de mayo de 2017 y comunicado en oficio CDIR-138-2017 del 10 de mayo de mismo año, el cual indica:

Se acuerda: 1.- Aprobar conforme se sugiere. 2.- Procedan la Dirección Ejecutiva y el Archivo Central en el plazo de un mes, a presentar la estrategia respectiva verbalmente en el pleno de este Consejo. ACUERDO FIRME.

El pasado 30 de mayo del año en curso, se recibe en esta Dirección el oficio AC-054-2017, suscrito por la señora Kattia Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central, en el que se remite -para valoración y aprobación del suscrito- el Plan de acción para implementar la Política Institucional de Gestión Documental, el cual se encuentra en análisis a lo interno de esta Dirección y que se constituye como pilar de la estrategia solicitada por este cuerpo colegiado.

En virtud de que lo acordado debe ser atendido de manera conjunta entre el Archivo Central y esta Dirección,  solicito se conceda una prórroga al acuerdo supra citado, de 10 días hábiles posterior a la aprobación, por parte de la Dirección Ejecutiva, del plan de acción de la  indicada política.".

Se dispone: Aprobar la solicitud de prórroga planteada. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Servicio de mantenimiento y otros a tres servidores ORACLE- SUN T4-1”, trámite 2017LA-000019-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0482-2017 del 6 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización Contractual, del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME

B) Adjudicación “Compra de central telefónica, teléfonos inalámbricos y teléfonos sencillos de escritorio”, trámite 2017LA-000015-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0483-2017 del 6 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

N.° de trámite: 2017LA-000015-0012300001 Compra de central telefónica, teléfonos inalámbricos y teléfonos sencillos de escritorio

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Órgano Fiscalizador, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Adjudicación “Compra de Tóner para Impresora Láser Marca Lexmark Modeli Ms312dn, y Tóner para Impresora Hewlett Packard Hp 4525”, trámite 2017LA-000014-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0487-2017 del 7 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

D) Necesidad de corregir a nivel de SICOP monto adjudicado. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0488-2017 SUSTITUIR del 7 de junio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 9 de junio de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En vista del acuerdo adoptado por ese Consejo en reunión ordinaria No. 25-2017 celebrada el 06 de junio de los corrientes, oficio No. CDIR-163-2017 de ese mismo día,  respecto a la adjudicación a favor de Elevadores Schindler S.A., me permito informarle que a nivel del Sistema Integrado de Compras Públicas, el proveedor comercial al cotizar el servicio, lo efectuó por un año, cuando el cartel estableció como plazo contractual, dos años. 

Al remitirse la verificación al Coordinador del Consejo -cuya acción de resultar aprobatoria es la aplicación de la adjudicación según el monto establecido desde la oferta-, el texto incluido -que precisamente es el que conoce ese cuerpo colegiado- fue enviado con la información correcta, pues el monto corresponde a dos años contractuales, por tanto, la cifra que aparece en ese acuerdo es correcta, sin embargo al mantenerse el precio cotizado de ¢17.382.600,00 -un año- en la plantilla que para el efecto el sistema utiliza como referencia de adjudicación y para el cálculo automático de la garantía de cumplimiento y especies fiscales, así como para etapas posteriores, resulta la necesidad de que la cifra sea coincidente con lo establecido desde el cartel y acuerdo del Consejo, sea dos años contractuales por un monto total de  ¢34.765.200,00.

Para este efecto, se requiere que su persona a nivel del sistema, pueda aprobar la verificación enviada, para que así la analista de Proveeduría encargada del trámite pueda realizar esa corrección aritmética y nuevamente pueda remitirle otra verificación con el monto correcto que sea coincidente con el acuerdo oportunamente tomado por el Consejo, lo que permitirá continuar con las otras etapas.

Se adjunta copia de la solicitud de aprobación incluida en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP). Quedo atento a lo que estime disponer.".

Se dispone: Tener por modificado el correspondiente acuerdo de adjudicación conforme se propone. ACUERDO FIRME.

E) Adjudicación “Compra, instalación, configuración y operatividad de un dispositivo de seguridad (HSM: HARDWARE SECURITY MODULE), trámite 2017LA-000016-0012300001: Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0489-2017 del 7 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores de este Tribunal la recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

F) Observación sobre comunicado de órgano fiscalizador. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1646-2017 del 8 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por asuntos de legalidad y formalidad, con el propósito de evitar el debilitamiento en el sistema de control interno institucional, le solicito que, durante el tiempo que rija la transición del modelo de fiscalización contractual basado en la figura del órgano fiscalizador al actual, conducido por la Unidad de Fiscalización de la Ejecución Contractual, se consigne, cuando así proceda, el nombre o nombres de los órganos fiscalizadores (cuando sea colegiado) en el cuerpo del comunicado de adjudicación que emite ese Consejo y que a su vez este sea dirigido a todos los órganos fiscalizadores.".

Se dispone: Aprobar conforme se solicita. Para los efectos referidos, en sus recomendaciones de adjudicación a este Consejo, la Proveeduría se servirá detallar tales nombres. ACUERDO FIRME.

G) Adjudicación “Compra microcomputadoras de escritorio y computadoras portátil”, trámite 2017LN-000002-0012300001. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0495-2017 del 9 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

N.° de trámite: 2017LN-000002-0012300001 Compra microcomputadoras de escritorio y computadoras portátil [sic]

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, del Órgano Fiscalizador, y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.