ACTA N.º 26-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Consejo de Directores a las catorce horas del seis de junio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Personal del Consorcio en el Centro de Personalización de Documentos de Identidad. De los señores Patricia Chacón Jiménez, Jesús Barboza Retana y Tommy Aguilar Peralta, Órgano Fiscalizador del Centro de Personalización de Documentos de Identidad, se conoce oficio n.° FPDI-074-2017 del 30 de mayo de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"De acuerdo con la nota DNNI-241-2017 del Consorcio ICE-Oberthur, en la cual se externan una serie de planteamientos de orden jurídico sobre la posible subcontratación de la empresa PC Central de Servicios S.A. para atender las labores de soporte y mantenimiento del servicio contratado en el Centro de Personalización de Documentos de Identidad (CPDI), este Órgano Fiscalizador Colegiado se permite indicarle lo siguiente:

Mediante oficio FPDI-068-2016 del 5 de octubre del año pasado, los suscritos revisamos las hojas de vida de las personas que brindarían el servicio de soporte y mantenimiento en el CPDI, a fin de aprobar el permiso correspondiente para permanecer en las instalaciones del centro de impresión en horario laboral del TSE; sin embargo, para los suscritos esto no constituye un derecho, como el Consorcio lo indica en su oficio.

El 30 de enero del presente año se remiten oficios FPDI-010-2017 y FPDI-011-2017 a la Jefatura de la Sección de Cédulas y al Consorcio respectivamente, informando que el personal de la empresa Central de Servicios PC S.A. no debe ingresar al CPDI. Dicha acción fue tomada como un ajuste en la ejecución contractual según el criterio jurídico externado por el Departamento Legal mediante escrito DL-045-2017.

Debido a lo anterior, el Consorcio presenta a este Órgano Fiscalizador la nota DNNI-050-2017 donde expone sus consideraciones con respecto al tema de la subcontratación,  siendo atendida esta nota en el escrito FPDI-017-2017 del 3 de febrero de los corrientes e indicando claramente que esta decisión “…se tomó en acatamiento al criterio jurídico emitido por el Departamento Legal del Tribunal Supremo de Elecciones, el mismo obedece a lo acordado por los Superiores Jerárquicos de esta Institución (STSE-0084-2017), con base en el informe realizado por la Auditoria Interna (AI-246-2016); asimismo, dicho informe del Departamento Legal fue avalado por el Consejo de Directores (CDIR-048-2017), que figura como nuestro Superior.”

Posteriormente el Consorcio planteó estas mismas consideraciones directamente al Departamento Legal, quien atendió mediante oficios DL-110-2017 y DL-125-2017 sus petitorias y dejando claro que el criterio de ese despacho fue acogido por el Tribunal (sesión ordinaria n.° 4-2017 del 12 de enero del 2017), por lo que ese criterio se convierte en el de la Administración y no procede una revisión oficiosa al respecto.

Finalmente, el Consorcio presenta una nueva nota (DNNI-241-2017 del 29 de mayo de 2017) donde son planteados los antecedentes relativos al tema de la subcontratación, así como los criterios que aporta el contratista para sostener que “…las actividades que realiza el personal de la empresa son una parte ínfima del contrato y son utilizadas para realizar la obligación principal de la contratación…” y una petitoria para que ese oficio sea trasladado al Consejo de Directores y se valore autorizar el acceso a las instalaciones del TSE al personal de la empresa PC Central.

Así las cosas, es evidente que los suscritos han atendido diligentemente las consultas planteadas por el contratista y ante esta nueva petición del Consorcio procedemos a elevar al estimable Consejo de Directores este caso (nota DNNI-241-2017), en concordancia con lo estipulado en el artículo sexto del Instructivo de Fiscalización Contractual, ya que el mismo escapa de la competencia de este Órgano."

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Seguimiento del plan de acción de mejoras del IGI-2014, resultados IGI-2015 y 2016. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1557-2017 del 29 de mayo de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 31 de mayo de 2017, mediante el cual rinde informe relativo al seguimiento del plan de acción de mejoras del IGI-2014, resultados IGI-2015 y 2016 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"7. CONCLUSIONES.

7.1. Los hallazgos que se identifican en cada ejercicio anual, constituyen oportunidades de mejora que, una vez atendidas contribuyen al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, al sistema de gestión de calidad y a su labor y servicios en forma integral, de allí la necesidad de dar un adecuado seguimiento a cada uno de los hallazgos identificados y las acciones de mejora que se propongan.

7.2. Las categorías que, pese a la modificación en los criterios de construcción de reactivos, han mantenido o incrementado sus calificaciones durante el período analizado (2014-2015-2016) son las Financiero-Contable; Contratación Administrativa; Tecnologías de Información y Recursos Humanos, contribuyendo con esto al puntaje general obtenido por el TSE en el IGI de la CGR.

7.3. Las categorías con aumentos en de puntuación en el 2015 versus resultados obtenidos en el 2014, son las de Control Interno y Servicios al Usuario. Y para el 2016 respecto de los resultados del 2015 son las de Financiero-Contable y Recursos Humanos. De ambos ejercicios, destaca la categoría de Recursos Humanos que mostró un avance significativo.

7.4. Las categorías que por sus resultados históricos demandan atención prioritaria por parte de la Administración en aras de mejorar el puntaje general de la Institución en el IGI, son las de Planificación, Contratación Administrativa y Servicios al Usuario.

7.5. El aumento o disminución de la calificación de una categoría en particular no podría interpretarse como el resultado individual de la gestión de la dependencia que conduce esa labor a nivel institucional, el instrumento se enfoca en medir de forma integral los procesos de apoyo y considera a los diversos actores en sus diferentes ámbitos de acción, escenario que para el TSE es amplio.

7.6. Los ajustes aplicados  por la Contraloría General de la República en cuanto a la rigurosidad de los criterios para la construcción y análisis de los reactivos del cuestionario IGI 2015 y 2016; a saber eficiencia, transparencia; ética y prevención de la corrupción; aunado al rezago en la ejecución de medidas contenidas en el Cronograma de acciones de mejora  IGI-2014, incidieron  en el puntaje a la baja del criterio eficiencia, en las categorías de planificación, financiero-contable, servicio al usuario y recursos humanos; del criterio transparencia, en las categorías de contratación administrativa y recursos humanos; y finalmente en el criterio ética y prevención de la corrupción, en la categoría de servicio al usuario.

7.7. El TSE ha estado presente desde que la Contraloría General de la República inició con esta evaluación a nivel nacional, lográndose mantener en posiciones o calificaciones que evidencian su interés por incorporar las sanas prácticas administrativas a su gestión. Además, sus notas finales en cada ejercicio muestran un balance favorable de su labor y el esfuerzo de estos Organismos Electorales por encontrarse a tono con las demandas actuales.

8. RECOMENDACIONES.

8.1. Que las dependencias cuyo accionar impacta con la aplicación del Índice de Gestión Institucional, a saber: Dirección Ejecutiva por medio de sus  áreas  unidades o procesos de trabajo de Planificación Institucional, Presupuesto, Adquisiciones y Control Interno; Departamentos de Contaduría; Proveeduría y Recursos Humanos, Dirección General de Estrategia Tecnológica y la Contraloría de Servicios, gestionen en los casos que se justifique, los recursos necesarios para dar cumplimiento a acciones de mejora vinculados con hallazgos en el IGI, en su Plan Operativo Anual (POA), haciendo referencia al cronograma de mejoras que corresponda. En los casos restantes las dependencias deben establecer las acciones internas del caso para atender los hallazgos de que deriven de cada aplicación del IGI.

8.2. Que se tenga por aprobado el cronograma de acciones de mejora adjunto, el que detalla el origen de la medida de mejora, dependencias responsables de su atención y plazos definidos o reprogramados para su cumplimiento. Dicho cronograma integra las acciones de mejora derivadas del ejercicio IGI-2014, 2015 y 2016, por lo que debe considerarse como el actualizado. El Cronograma de mejoras IGI-2016 luce en Anexo 5.

8.3. Que el Consejo de Directores solicite a las dependencias a cargo de las medidas de mejora que redunden esfuerzos para que se atiendan en los plazos establecidos, toda vez que su materialización incide en el aumento de la nota general del TSE en el Índice de Gestión Institucional de la Contraloría General de la República, así como en su posición en el ranquin que ese ente contralor aplica a nivel nacional para el sector gobierno. Aspecto que indefectiblemente constituye un referente de valor en diferentes foros sobre la rendición de cuentas institucional.

8.4. Que se remita el presente informe y lo que a bien estime disponer ese Órgano Colegiado, a las dependencias con participación directa o indirecta en la temática a saber; Dirección Ejecutiva, Dirección General de Estrategia Tecnológica, Sección de Riesgos y Seguridad, Departamento de Ingeniería de Software; Departamentos Legal, de Contaduría; Proveeduría, Recursos Humanos, Comunicaciones y Relaciones Públicas, así como a la Contraloría de Servicios.

8.5. Que la Dirección Ejecutiva coordine con el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas a efectos de que se valore la inclusión de este tema en la próxima edición del periódico institucional El Elector, de modo que se incluya una referencia puntual sobre la participación del TSE en el IGI de la Contraloría General de la República y los positivos resultados en el ejercicio IGI- 2016.

8.6. Que la Dirección Ejecutiva realice el seguimiento correspondiente al cronograma de mejoras adjunto, en forma integrada con otras iniciativas que monitorea esa Dirección en el ámbito de sus competencias.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

C) Proyecto de “Reglamento Institucional de Prevención y Atención del Acoso Laboral”.  Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0895-2017 del 31 de mayo de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones del superior [sic], me permito remitirle para su debida atención, copia del oficio n° DL-255-2017 con fecha 26 de mayo de 2017, recibido el mismo día en esta Secretaría General, relativo a la remisión del proyecto de “Reglamento Institucional de Prevención y Atención del Acoso Laboral”."

Se dispone: Pase a estudio individual de los señores Directores de este Consejo. ACUERDO FIRME.

D) Propuesta de convenio con Correos de Costa Rica para emisión de certificaciones mediante el Sistema de Certificaciones Digitales (CDI). Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0901-2017 del 1.° de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 48-2017, celebrada el 1.° de junio de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la propuesta de convenio con Correos de Costa Rica para la emisión de certificaciones mediante el Sistema de Certificaciones Digitales, la cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

E) Propuesta de diseño de un nuevo edificio. Del señor Tito José Alvarado Contreras, Jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura, se recibe propuesta del diseño de un nuevo edificio en cual se trasladarían las oficinas que actualmente se encuentran en edificaciones arrendadas por el Tribunal. 

Se dispone: Acoger la propuesta planteada por el señor Alvarado Contreras, la cual se hará del conocimiento del Superior. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Anteproyecto presupuesto 2018. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-1601-2017 del 2 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como producto del proceso de formulación presupuestaria que conduce la Dirección Ejecutiva, sustentado en la planificación estratégica y operativa institucional a través de los planes operativos anuales de todas las dependencias y atendiendo los Lineamientos sobre Formulación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la República, emitidas por el Ministerio de Hacienda, se adjuntan los cuadros resúmenes con las cifras que componen el anteproyecto de presupuesto 2018 del Tribunal Supremo de Elecciones, por subprograma y los totales globales, el que, según luce en el siguiente cuadro comparativo, asciende a ¢ 68.517.694.000.

Se dispone: Acoger la propuesta de la Dirección Ejecutiva y hacerla del conocimiento del Tribunal, con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Modificación presupuestaria del tercer ajuste ordinario al presupuesto institucional. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-0902-2017 del 1.° de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 48-2017, celebrada el 1.° de junio de 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones, relativo a la modificación presupuestaria del tercer ajuste ordinario al presupuesto institucional, la cual se aprueba.

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Conformación del Registro de elegibles temporal para optar por puestos de oficinista 1. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1873-2017 del 1.° de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual plantea propuesta para la conformación del registro de elegibles temporal para optar por puestos de oficinista 1 de servicios especiales.

Se dispone: Aprobar la propuesta n.° 1, sin perjuicio de que conforme a la normativa aplicable se permitan realizar las inclusiones que sean procedentes. Se instruye al Departamento de Recursos Humanos para que realice las acciones que correspondan con el fin de contar al 1.° de agosto con dicho registro. ACUERDO FIRME.

B) Uniformidad de criterios de las Direcciones institucionales respecto de asuntos disciplinarios. Se dispone: 1.- De conformidad con lo dispuesto en los artículos 55 y 55 bis del Reglamento Autónomo de Servicios de estos organismos electorales, las recomendaciones de suspensión o despido que deban plantear los Directores institucionales al Tribunal serán en lo sucesivo notificadas al funcionario respectivo.

2.- Si en cualquier procedimiento disciplinario el respectivo Director dispone el archivo del asunto, tal acto deberá ser necesariamente puesto en conocimiento de la Junta de Relaciones Laborales, a tenor de lo establecido en el artículo 58 del referido reglamento.

3.- Las justificaciones en materia de asistencia incluyen no solo la autorización de las respectivas jefaturas, sino también la presentación de las boletas respectivas en los plazos establecidos.

4. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con la difusión interna de este acuerdo. ACUERDO FIRME.

C) Indicadores de eficiencia del plan piloto 4/3. Se dispone: Con el objetivo de evaluar la ejecución del plan piloto relativo a la posibilidad de laborar cuatro días por diez horas semanalmente, el cual vencerá el último día de este mes, se instruye a los Secretarios de las distintas Direcciones institucionales, a los Prosecretarios de la Secretaría General del TSE y al Departamento de Recursos Humanos para que, a más tardar el 22 de junio de 2017, rindan informe al respecto. En dicho informe deberá incluirse una referencia a indicadores de eficiencia evidenciados durante el desarrollo de dicho plan, en relación con el período en que aún no se ejecutaba. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO        QUINTO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.

A) Adjudicación “Servicio de impresión, compaginado, encuadernación del padrón registro y listas definitivas de electores”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0466-2017 SUSTITUIR del 1.° de junio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 5 de junio de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Adjudicación “Mantenimiento para impresora CP80+ y CD800”. Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.° PROV-0471-2017 SUSTITUIR del 2 de junio de 2017, recibido en la Coordinación de este Consejo el 5 de junio de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Realizado el procedimiento respectivo, conforme al ordenamiento jurídico, esta Proveeduría -con plena competencia para conducir los trámites del procedimiento de contratación administrativa de estos organismos electorales- plantea al Consejo de Directores del TSE recomendación de adjudicación, conforme al siguiente detalle:

En caso de aprobar dicha recomendación, sugiero hacerlo del conocimiento de la Secretaría General de la Dirección Ejecutiva, de la Unidad de Fiscalización (u órgano fiscalizador, en su caso), del Departamento Legal y de la Auditoría Interna.

Se adjunta copia del respectivo informe incluido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP).".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A las quince horas terminó la sesión.