ACTA N.º 103-2024

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas y catorce minutos del diez de octubre de dos mil veinticuatro, con asistencia de la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron y de la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde. Asiste también la señora Adriana Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA Y DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se tiene por leído y aprobado el orden del día de la presente sesión ordinaria.

B) Se incorpora al orden del día el siguiente asunto:

•       Informe relativo a la declinación del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad y Vigilancia.

C) Se tiene por leída y aprobada la minuta de la sesión ordinaria n.° 102-2024.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Jennifer Barahona Salas de la Oficina Regional de Guatuso. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2445-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite a consideración nota suscrita por la señora Jennifer Barahona Salas, destacada en la Oficina Regional de Guatuso, con la cual solicita que se le conceda una licencia sin goce de salario, según las razones y condiciones que expone.

Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario, conforme a lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Carol Cascante Gómez de la Sección de Servicios Generales. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2410-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite a consideración nota suscrita por la funcionaria Carol Johanna Cascante Gómez, destacada en la Sección de Servicios Generales, con la cual solicita que se le conceda una licencia sin goce de salario, según las razones y condiciones que expone.

Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario, conforme a lo indicado por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud del funcionario Roylin Esquivel Segura para regresar a puesto en propiedad. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2433-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite nota por parte del funcionario Roylin Esquivel Segura en la que solicita el regreso a su puesto en propiedad, n.º 47870, que corresponde a un puesto de idéntica categoría al cual actualmente ostenta, adscrito a la Oficina Regional de Puntarenas, por las razones personales que expone.

Se dispone: Autorizar el regreso del señor Esquivel Segura, en los términos indicados por el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

D) Recargo de funciones en la Sección de Infraestructura y corrección de fecha de encargo de funciones en la Sección de Riesgos y Seguridad. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2085-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura y con sustento en el análisis efectuado por el Departamento de Recursos Humanos, mediante oficio RH-2418-2024, por considerarse oportuno para un mejor servicio público, me permito proponer el recargo de funciones del señor Mario Pereira Granados, Jefe de la Sección de Infraestructura, en el señor Luis Andrés Camacho Montero, Administrador de Servidores, en esa misma Sección, del 21 de octubre al 1.° de noviembre de 2024.

Me permito hacer del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones y para su debida corrección que, en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 101-2024, celebrada el 3 de octubre de 2024, en el que se dispuso el encargo de funciones del señor Esteban Brenes Hernández, Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad, en el señor José Francisco Jiménez Quirós, Profesional en Tecnologías de la Información 2, se consignaron erróneamente las fechas, siendo lo correcto los días 14, 15, 16 y 18 de octubre de 2024.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se solicita. Asimismo, tener por hecha la corrección que se indica en el último párrafo. ACUERDO FIRME.

E) Consulta de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° STSE-2100-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con fundamento a lo dispuesto en los reglamentos a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y a la Ley Marco de Empleo Público y el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, oficio n.° RH-2429-2024, nos permitimos proponer la aprobación de los siguientes nombramientos interinos, todos del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025, a excepción de las líneas 11 y 13 del 16 de octubre de 2024 al 31 de diciembre de 2024:

1.- Del señor Steve Granados Soto, en la plaza número 46153, como Profesional en Gestión 2, Jefe Oficina Regional 2, Oficina Regional de San Carlos.

2.- De la señora Estefanía Castro Guevara, en la plaza número 54402, como Profesional en Gestión 1, Jefe de Oficina Regional 1, en la Oficina Regional de Sarapiquí.

3.- Del señor Jairo Alberto Herrera Barrantes, en la plaza número 76398, como Profesional Asistente 1, Profesional Asistente 1 de la Oficina Regional en la Oficina Regional de Alajuela.

4.- Del señor Diego Armando Mora Rodríguez, en la plaza número 353710, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Regionales en la Oficina Regional de Pococí.

5.- De la señora Eimy González Delgado, en la plaza número 45918, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Ambulantes de Notificación y a Domicilio en el Departamento de Coordinación de Servicios Regionales.

6.- Del señor Jeison Arturo Coto Guillen, en la plaza número 349937, como Asistente Funcional 1, Asistente en Servicios Administrativos 1 en el Departamento de Coordinación de Servicios Regionales.

7.- Del señor Maikol Fonseca Serrano, en la plaza número 382436, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Registrales Civiles en la Sección de Actos Jurídicos.

8.- Del señor Juan José Calvo Araya, en la plaza número 76401, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Regionales en la Oficina Regional de Heredia.

9.- Del señor Minor Vargas Granados, en la plaza número 353562, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

10.- De la señora Vanderlyn Rojas Rojas, en la plaza número 353560, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

11.- Del señor Henry Valerio Santamaría, en la plaza número 86911, como Auxiliar Operativo 2, Oficial de Seguridad y Vigilancia en la Oficina de Seguridad Integral.

12.- Del señor Fabricio Muñoz Fonseca, en la plaza número 382387, como Auxiliar Operativo 2, Trabajador Misceláneo 2 en la Sección de Servicios Generales.

13.- Del señor Leonel Gómez Garita, en la plaza número 382384, como Auxiliar Operativo 2, Conductor 1 en la Sección de Servicios Generales.

En todos los casos, las designaciones podrán finalizar antes del plazo indicado, en el caso que la persona propietaria regrese al puesto, o se conforme el registro de elegibles para dicho cargo según los sistemas de selección dispuestos en la Ley Marco de Empleo Público.

Por último, la aprobación del nombramiento a plazo fijo de la plaza número 382353, de quien ocupa el primer lugar de la terna propuesta, como Asistente Administrativo 1, Oficinista 1 en la Dirección General del Registro Electoral, del 16 de octubre de 2024 al 15 de noviembre de 2024:

 

Quedamos atentos a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone en cada caso, así como aprobar el nombramiento de quien figura en el primer lugar de la referida terna, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

F) Consulta de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° STSE-2101-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Con fundamento a lo dispuesto en los reglamentos a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil y a la Ley Marco de Empleo Público y el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, oficio n.° RH-2430-2024, nos permitimos proponer la aprobación de los siguientes nombramientos interinos:

1.- Del señor Marvin Gustavo Zamora García, en la plaza número 45722, como Asistente Funcional 2, Asistente en Resoluciones Registrales Civiles 1 en la Sección de Actos Jurídicos, del 16 de octubre de 2024 y por todo el tiempo que se prorrogue la incapacidad de la persona que inicia la cadena de nombramientos.

2.- De la señora Mitzi Mariela Calvo Mora, en la plaza número 76371, como Profesional Asistente 1, Encargada de Unidad de Procesos Registrales Civiles, en la Sección de Actos Jurídicos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

3.- De la señora Jacqueline Monge Aguilar, en la plaza número 45623, como Asistente Funcional 3, Asistente en Servicios Registrales Civiles 1 en la Sección de Actos Jurídicos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

4.- De la señora Silvia Cerdas Simpson, en la plaza número 76477, como Asistente Funcional 1, Asistente en Información a las Personas Usuarias en la Dirección General del Registro Civil, del 16 de octubre de 2024 al 31 de enero de 2025.

5.- De la señora Jennifer Vanessa Badilla Calderón, en la plaza número 97565, como Técnico Funcional 2, Técnico en Gestión en la Dirección Ejecutiva, del 16 de octubre de 2024 al 31 de diciembre de 2024.

6.- Del señor Jason José Eugarrios González, en la plaza número 45582, como Asistente Funcional 2, Asistente en Servicios Archivísticos en la Sección de Archivo, del 14 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

7.- De la señora Tamara Quesada Fernández, en la plaza número 90234, como Asistente Administrativo 1, Oficinista 1 en el Departamento de Recursos Humanos, del 16 de octubre de 2024 al 15 de enero de 2025.

En todos los casos, las designaciones podrán finalizar antes del plazo indicado, en el caso que la persona propietaria regrese al puesto, o se conforme el registro de elegibles para dicho cargo según los sistemas de selección dispuestos en la Ley Marco de Empleo Público.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone en cada caso, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

G) Prórrogas de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. De los señores Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° STSE-2104-2024 del 8 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo planteado por las respectivas jefaturas, al criterio técnico emitido por el Departamento de Recursos Humanos, en oficio n.° RH-2409-2024 y, de conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, nos permitimos proponer la aprobación de las prórrogas de los nombramientos interinos que se detallan a continuación:

 

En el caso de quienes se ubican en las líneas de la 1 a la 15 sería a partir del 16 de octubre de 2024 y de las líneas 16 a la 64 a partir del 1.° de noviembre de 2024, por un lapso de 3 meses, según lo dispuesto en el artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que se concrete el trámite respectivo para designar al nuevo propietario o regrese el titular de la plaza a ocuparla (según sea el caso). Para el caso de las personas indicadas en las líneas de la 65 a la 71 se solicita prorrogar según se indica para cada caso, lo anterior en consideración al acuerdo adoptado en el artículo único de la sesión extraordinaria n.° 28-2024, celebrada el 8 de marzo de 2024, comunicado en oficio STSE-0612-2024.

Quedamos atentos a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Prorrogar conforme se solicita, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

H) Informe relativo a la declinación del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad Integral. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-446-2024 del 9 de octubre de 2024, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 99-2024, celebrada el 1.° de octubre de 2024, rinde informe relativo a la declinación del nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad Integral y, con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"d) Conclusión.

Dado que el Tribunal dispuso dejar sin efecto el nombramiento en propiedad realizado en la plaza n.° 45488, por las razones expuestas, en consecuencia se debe dejar sin efecto la comunicación de cese efectuada al señor Emmanuel Chaves Miranda por medio del oficio RH-2302-2024 del 20 de setiembre de 2024, quien mantendría su condición de interino hasta tanto no se cumpla alguno de los supuestos válidos para dar por finalizado su nombramiento.

En cuanto a una posible designación en propiedad en la citada plaza, deberá ser conforme a las disposiciones establecidas en la Ley Marco de Empleo Público y su reglamento, las cuales son de conocimiento del Departamento de Recursos Humanos.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. Proceda el Departamento de Recursos Humanos con lo de su cargo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Guiselle Valverde Calderón, Contadora a. i., y del señor Vinicio Mora Mora, Subjefe del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-394-2024 del 29 de agosto de 2024, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención al oficio n.° STSE-1743-2024 del 21 de agosto de 2024, que remite para consideración de este despacho el oficio n.° STSE-1712-2024 fechado el 16 de agosto de 2024, suscrito por la señora Mary Anne Mannix Arnold, Encargada del Programa Consultivo "Conversemos", en el que se realizan una serie de observaciones respecto a la propuesta de “Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones” enviada por este Departamento Legal en el oficio n.º CONT-0398-2024 del 30 de abril de 2024, nos permitimos indicar que del análisis del documento sometido a estudio, los suscritos comparten las recomendaciones vertidas por la señora Mannix Arnold, las cuales se han incorporado en la nueva propuesta reglamentaria, que se adjunta a este oficio.

En especial, conforme lo sugerido, se ha procedido a una reformulación de los artículos 46 y 47 para incorporar de manera precisa las consideraciones y observaciones que se destacaron en el escrito analizado, con el fin de facilitar a los operadores la aplicación de la norma, así como evitar eventuales transgresiones a la seguridad jurídica y principios de carácter general que han de observarse en materia sancionatoria. Esta revisión tiene como objetivo no solo alinear en un solo artículo (46) las recomendaciones emitidas, sino también garantizar que el texto modificado cumpla con los requisitos necesarios para avanzar en el proceso correspondiente.

Ahora bien, no obstante, la viabilidad de la propuesta remitida por la señora Mannix Arnold en su oficio n.° STSE-1712-2024, los suscritos consideramos oportuno señalar que en cuanto al artículo 19 de la propuesta reglamentaria una de las características propias del arqueo, es que es un mecanismo de control que se utiliza para comprobar los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, el cual opera de manera sorpresiva, para realizar la revisión ante la persona custodia y administradora de dicho fondo, por lo que no se considera pertinente establecer la periodicidad con fechas previamente establecidas.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. En consecuencia, promúlguese el respectivo decreto de conformidad con el siguiente texto:

"EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

De conformidad con las atribuciones que le confieren los artículos 9, 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral.

DECRETA:

El siguiente:

REGLAMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES.

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Ámbito de aplicación. El presente Reglamento establece las disposiciones generales que regulan la asignación, operación y control del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones de conformidad con lo dispuesto en la Ley n.° 10495 “Manejo eficiente de la liquidez del sector público”, los artículos 83 y 86 del Reglamento a Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, y el artículo 8 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas.

Artículo 2.- Definición del Fondo Fijo de Caja Chica. Para los efectos del presente Reglamento, el Fondo Fijo de Caja Chica lo constituyen los recursos del presupuesto institucional que transfiere la Tesorería Nacional a solicitud del Tribunal Supremo de Elecciones para sufragar gastos menores relacionados con la atención de situaciones no previsibles y para la adquisición de bienes y servicios de carácter indispensable y urgente, según las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas por la Tesorería Nacional.

Dentro de los rubros que pueden erogarse con dineros del Fondo Fijo se encuentran aquellos derivados de excepciones de los procesos de contratación pública estipulado y bajo los parámetros indicados en el artículo 3, inciso g) de la Ley General de Contratación Pública y el numeral 12 de su reglamento, cuya naturaleza no permita que sean sujetos a los procedimientos que rige esa materia, pero siempre dentro de los límites establecidos normativamente para la modalidad de caja chica, en el entendido que sean gastos indispensable e impostergables, que no excedan el diez por ciento (10%) del monto fijado para la licitación reducida.

Lo preceptuado en el párrafo anterior será aplicable en el tanto el equilibrio económico del fondo no se vea comprometido, en virtud de la limitación que pueda representar el monto autorizado para operación del fondo fijo institucional. Ante la potencial manifestación de este hecho, el responsable del fondo debe comunicarlo a la Dirección Ejecutiva mediante oficio, a efecto de que se analice por ambas partes y ese órgano director determine lo procedente.  

Los fondos de caja chica operarán mediante el esquema de fondo fijo, considerando que el Tribunal Supremo de Elecciones, según el canon 9 de la Constitución Política cuenta con rango e independencia de los Poderes del Estado, para la ejecución de su presupuesto.

Artículo 3.- Definición de otros conceptos. Para efectos del presente reglamento es conveniente definir los términos subsiguientes:

a)                Adelantos de viáticos: es la suma total estimada para los gastos de viaje dentro o fuera del país que correspondan al período de la gira; así como los gastos de transporte y otros gastos menores cuando procedan, girada de forma anticipada a las personas funcionarias, debe contar con una autorización del viaje y la verificación de contenido económico, con la finalidad de asegurar el debido financiamiento para este propósito.

b)                Arqueo: mecanismo de control que se utiliza para comprobar que los documentos y efectivo contenidos en el fondo de caja chica, corresponden al monto autorizado, el cual opera bajo la forma de presentación del autorizado para realizar la revisión ante la persona custodia y administradora de dicho fondo sin previo aviso.

c)                Cajas auxiliares: constituye un fondo de efectivo o suma de dinero que será exclusivo para sub-cajas que funcionan como articulaciones de la caja central ubicadas en dependencias fuera de la caja chica central, con el propósito de realizar pagos en efectivo u otros medios de pago, solamente para los propósitos para los que han sido autorizadas.

d)                Caja chica central: entiéndase el fondo fijo de caja chica institucional ubicado en el Departamento de Contaduría y bajo la responsabilidad de la Jefatura de este Departamento.

e)                Cheque: es una orden incondicional de pago girada contra un banco y pagadera a la vista.

f) Comprobante de pago: documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios establecidos por las autoridades tributarias en forma de facturas, tiquetes, notas de crédito y notas de débito u otro similar que pueda garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, sustentan las operaciones comerciales que se realizan y constituyen un medio de prueba de una operación

g)                Depósito: en el contexto de este reglamento, esto se refiere a la suma de dinero que debe.

h)                Fondo fijo: Suma total disponible en caja chica representada por: dinero en efectivo, documentos originales: vales o comprobantes de adelanto de dinero, facturas, liquidaciones y otros documentos idóneos, solicitudes de reintegro de fondos en trámite y otros documentos de soporte.

i)  Fondo fijo de caja chica: suma de dinero fija que deposite la Tesorería Nacional en una cuenta autorizada en favor de, y bajo la administración del Tribunal Supremo de Elecciones, para realizar gastos menores para la adquisición de bienes y servicios indispensables y urgentes, que correspondan a las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas conforme al Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo Caja Chica autorizadas por la Tesorería Nacional.

j)  Liquidación: en el presente reglamento se refiere al proceso mediante el cual las personas funcionarias, en apego a procedimientos y formularios autorizados por la administración, rinden informe y cuentas sobre los dineros que le fueron depositados en forma de anticipos, a efecto de verificar los detalles de la gira (viaje), documentos aportados como comprobantes de gastos, determinar la existencia de faltantes o sobrantes y gestionar las acciones derivadas de estos hechos.

k)                Reintegro: reembolso al fondo fijo de Caja Chica de los dineros erogados y utilizados en la compra de bienes, servicios y adelanto de viáticos con cargo a ese fondo, amparados en comprobantes, así como el que realiza la caja central hacia las cajas auxiliares, a efecto de compensar los montos erogados para restituir el monto autorizado a éstas. Asimismo, al dinero que se le traslada a la persona funcionaria para la que se determine que utilizó más dinero del que le fue conferido en el anticipo y se le debe devolver para compensar esta situación. 

l)  Transferencia electrónica: se refiere al traslado de dinero de una cuenta bancaria a otra, utilizando medios digitales a través de plataformas tecnológicas habilitadas para estos fines, en contraposición a la forma de realizarlo ante ventanillas físicas en bancos u otras entidades financieras.

m)              Vales de Caja Chica: documento temporal a utilizar en adelantos de dinero para la compra de algún bien o servicio, aceptado como medio de posterior reintegro.

Artículo 4.- Normativa aplicable. La operación del Fondo Fijo Caja Chica deberá sujetarse a las disposiciones de: el presente Reglamento, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, Ley  General de la Administración Pública y sus reformas, Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios Públicos de la Contraloría General de la República, Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, Ley General de Control Interno, Reglamento General del Fondo Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda, Reglamento para el Funcionamiento de la Caja Única del Estado del Ministerio de Hacienda, y las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).

Igualmente, el Tribunal Supremo de Elecciones podrá dictar los lineamientos y directrices dentro del marco jurídico establecido, que establezcan disposiciones institucionales que atiendan la proyección del flujo de caja de los gastos menores a sufragar por Caja Chica, así como establecer los correspondientes mecanismos de control, por medio de los órganos internos competentes.

Artículo 5.- Naturaleza. La ejecución del gasto mediante el Fondo Fijo Caja Chica es un procedimiento de excepción y por consiguiente limitado a la atención de gastos menores indispensables, imprevisibles y urgentes, según el criterio justificado de la administración del Tribunal. Específicamente, con cargo a dicho fondo se podrán realizar gastos correspondientes a las subpartidas presupuestarias consideradas para tal efecto, de acuerdo con lo que establece el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público para Compras por Fondo Fijo Caja Chica.

Artículo 6.- Gastos menores indispensables, impostergables, imprevisibles y urgentes. Se considerarán gastos menores aquellos que cumplan los requisitos que se citan a continuación:

a)                Que no excedan el monto máximo establecido por la Tesorería Nacional de conformidad con lo indicado en el artículo 7 del presente Reglamento.

b)                Que se requieran para cubrir necesidades de bienes y servicios que por su naturaleza deban ser resueltos de manera indispensable e impostergable, no pudiendo dilatarse conforme los tiempos ordinarios de los procedimientos de compras públicas, para lo cual se debe acreditar el costo beneficio para la Administración, de parte del solicitante.

Además, entre los denominados gastos menores se incluyen los viáticos, tanto al interior como al exterior del país por su naturaleza particular. 

Artículo 7.- Definición del monto. El Tribunal Supremo de Elecciones previo, informe de la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional y visto bueno de la Tesorería Nacional, establecerá el monto del Fondo Fijo Caja Chica que debe operar en el Tribunal Supremo de Elecciones, de acuerdo con la estimación de los gastos menores a atender mediante esta modalidad, en aras de una ágil y eficiente gestión institucional, tomando en cuenta además el presupuesto autorizado en la Institución en las partidas y subpartidas presupuestarias autorizadas para el gasto por caja chica.

Artículo 8.- Responsable. La persona responsable del Fondo Fijo Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones será la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional del Tribunal Supremo de Elecciones, sin perjuicio de otros responsables que este designe a efecto de la ejecución de tareas relacionadas con el manejo y administración del Fondo. La Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional comunicará a la Tesorería Nacional el nombre y el número de cédula de la persona que desempeña el cargo antes mencionado o de quien ejecute estas funciones.

Artículo 9.- Funciones del responsable y designados en la administración del Fondo Fijo Caja Chica. La persona responsable será la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional y las personas funcionarias designadas en la administración y manejo del Fondo de Caja Chica serán aquellas en quién se delegue esa función. Tendrán a cargo el ejercicio conjunto y coordinado de las siguientes funciones:

a)                Elaborar informes permanentes, obligatorios y periódicos del manejo del Fondo Fijo Caja Chica, cuando el superior jerárquico así lo requiera, como parte del debido control y supervisión.

b)                Solicitar la creación de reservas presupuestarias para el pago de las obligaciones con cargo al Fondo Fijo Caja Chica.

c)                Efectuar periódicamente arqueos al Fondo Fijo Caja Chica, sin perjuicio de los que realice la Auditoría Interna, de los cuales debe quedar evidencia debidamente firmada por el personal que realizó los arqueos.

d)                Solicitar los reintegros de caja chica.

e)                Solicitar la apertura de cajas auxiliares cuando éstas correspondan, al amparo de lo dispuesto en el artículo 33 del presente Reglamento.

f) Crear y mantener actualizado el registro de firmas autorizadas para operar la cuenta corriente correspondiente.

g)                Llevar un control diario de los movimientos que se efectúen en la cuenta de Fondo Fijo Caja Chica, para lo cual se llevará un registro auxiliar de manera digital. En el caso de los registros físicos que se encuentran vigentes, hasta que se produzca el cierre de estos.

h)                Realizar las retenciones del impuesto sobre la renta en los casos que corresponda.

i)  Mantener un adecuado archivo de los documentos relacionados con la administración del Fondo Fijo Caja Chica.

j)  Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento.

Artículo 10.- Obligación de caucionar de la persona responsable. Todas las personas funcionarias encargadas del manejo del Fondo Fijo, así como las personas responsables de las Cajas Chicas Auxiliares estarán sujetas, a la obligación de rendir una póliza de fidelidad de conformidad con lo preceptuado en el Reglamento de Rendición de Cauciones del Tribunal Supremo de Elecciones, bajo el precepto del manejo de fondos públicos que conlleva esta obligación.

Artículo 11.- Responsable Control Interno. Es responsabilidad de la Jefatura de la Contaduría Institucional mantener un adecuado sistema de control interno del fondo autorizado en caja chica, en concordancia con las sanas prácticas de control interno establecidas en la Ley de Control Interno y en las Normas de Control Interno para el Sector Público que se encuentren vigentes.

Artículo 12.- Sistema de Archivo. El sistema de control de la administración del Fondo Fijo Caja Chica debe garantizar la custodia y el buen uso de estos recursos y el registro de datos necesario para disponer de información confiable y oportuna, para lo cual la Contaduría dispondrá de un sistema de archivo que permita identificar la trazabilidad y localización de los documentos relacionados con la gestión del fondo.

Artículo 13.- Del plazo de conservación de documentos de respaldo. Los documentos de respaldo de operaciones del Fondo Fijo Caja Chica así como los arqueos que se hayan practicado, deberán mantenerse en custodia en el Área de Tesorería del Departamento de Contaduría por al menos un año para posibles revisiones, sin detrimento de las regulaciones establecidas en la normativa vigente, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, el Reglamento de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos y las directrices que sobre esta materia hayan girado otros órganos de fiscalización y control. Una vez transcurrido el año tales documentos serán remitidos al área secretarial del Departamento para su respectivo tratamiento de Gestión Documental, conforme al artículo 61 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

CAPÍTULO II

FUNCIONAMIENTO DEL FONDO

Artículo 14.- Conformación del Fondo Fijo. El Fondo general de Caja Chica en el Tribunal Supremo de Elecciones estará constituido por la caja chica central que se manejará mediante una cuenta corriente bancaria exclusiva para ese fin. Eventualmente podrá subdividirse en cajas auxiliares con fondos en efectivo, en apego de lo señalado en los artículos 5 y 6 del presente Reglamento. El número de cajas auxiliares y el monto asignado será determinado por la persona responsable del Fondo Fijo en coordinación con su superior jerárquico. El monto autorizado para las cajas auxiliares será definido por la Administración, previo estudio coordinado entre el Departamento de Contaduría Institucional y la Dirección Ejecutiva. Debe comunicarse a la Tesorería Nacional, por medio de la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional, la ubicación y el monto de las cajas auxiliares y los fondos establecidos.

Artículo 15.- Rubros de gasto autorizados. Los montos asignados en el Fondo Fijo sólo podrán utilizarse para ejecutar gastos indispensables, impostergables y urgentes autorizados por la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional y para las partidas indicadas en los artículos 4 y 5 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas del Ministerio de Hacienda. Cualquier afectación a alguna partida no contemplada en ese cuerpo normativo, debe solicitarse mediante autorización del Superior ante la Tesorería Nacional para su respectiva valoración y decisión.

Artículo 16.- Sistema del Fondo. Los fondos de la caja chica central y de las cajas auxiliares, operarán por medio del sistema de fondo fijo, lo que implica que el encargado de dicho fondo tendrá en todo momento la suma total asignada, representada por uno o varios de los siguientes elementos:

a)                Efectivo.

b)                Saldo en cuenta corriente.

c)                Solicitudes en trámite de ingresos y egresos de la caja central y las auxiliares, tales como depósitos, reintegros a la caja central y a las cajas auxiliares, vales de caja chica, cheques, transferencias electrónicas, adelantos de viáticos, entre otros.

d)                Comprobantes de pago conforme los requisitos exigidos por la Tributación Directa, salvo casos calificados según lo establece los artículos 29 y 60 inciso 4 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre el Valor Agregado, numerales 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributario, así como la normativa supletoria atinente a la materia que emita la Dirección General de Tributación Directa. En el caso de los comprobantes de gastos excepcionales donde no se configuren los requisitos señalados en el párrafo anterior, solo podrán ser autorizados por la Dirección Ejecutiva.

e)                Adelanto de viáticos, liquidaciones y otros documentos aceptados, movilizados con recursos del Fondo.

f) Cualquier otra documentación que evidencie entradas y salidas de dinero relacionadas con el Fondo.

Artículo 17.- Monto del pago máximo. El monto del pago máximo a incurrir en gastos por medio del Fondo Fijo Caja Chica se establecerá de acuerdo con la normativa aplicable para cada período presupuestario, en el marco de la normativa vigente, señalada en el artículo 2 del presente reglamento. La persona responsable del fondo debe velar porque no se excedan los límites razonables que podrían causar desfinanciamiento del Fondo y solo serán admisibles por instrucción del Superior.

Las afectaciones a este artículo procedentes de otras Leyes deberán ser analizadas por la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional como responsable del Fondo y su superior jerárquico, siempre en observancia a lo preceptuado en este artículo, respecto al equilibrio y sostenibilidad del fondo.

Artículo 18.- Ampliaciones temporales o permanentes. El Tribunal Supremo de Elecciones podrá solicitar formalmente a la Tesorería Nacional ampliaciones temporales o permanentes para el Fondo Fijo Caja Chica, con el fin de atender situaciones sumamente especiales por razones de conveniencia, oportunidad e interés público para lo cual deberán ajustarse a lo siguiente:

a)                Realizar la solicitud formal de ampliación del Fondo Fijo Caja Chica, temporal o permanente ante la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

b)                Indicar la fecha en la que se reintegrará el monto de la ampliación temporal en el Fondo General del Gobierno, lo cual deberá estar indicado en la solicitud mencionada en el inciso a) de este artículo, utilizando los mecanismos que para tal efecto defina la Tesorería Nacional.

Artículo 19.- De la liquidación y arqueos de caja. Las personas responsables tanto de la caja chica central como de las cajas auxiliares deberán presentar de forma periódica los resultados de las operaciones al Jerarca de la Dirección Ejecutiva y a la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional, según corresponda. Estos reflejarán el saldo en cuenta corriente y/o el efectivo disponible y el detalle de la documentación comprobatoria de los movimientos y transacciones, transferencias, depósitos u otras transacciones bancarias realizadas en ventanilla o en forma electrónica, así como los cheques que se giren. Los cheques que se emitan para el reembolso del fondo de cajas auxiliares deben hacerse a nombre del responsable designado. No se cambiarán cheques con fondos de caja chica.

Se deben programar arqueos que, en el caso de la caja chica central, no deben ser menos de cuatro durante del año y para las cajas chicas chicas auxiliares, los cuales se realizarán de conformidad con el artículo 21 del presente reglamento.

Periódicamente y sin previo aviso, el Departamento de Contaduría, realizará un programa de revisiones del fondo fijo y las cajas auxiliares que incluya conciliaciones bancarias, revisiones documentales y arqueos, cuyos resultados se incorporaran dentro de los informes que deben rendir los responsables del Fondo, la participación del Área de Tesorería solo estará enfocada en aquellos arqueos que correspondan a las cajas auxiliares.

En cuanto a los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias del Fondo Fijo y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo, deben ser cubiertos por el responsable del fondo, una vez atendidos sus derechos de defensa. En caso de que se determine un sobrante, se deberá depositar al fondo general del Gobierno, según el medio que establezca la Tesorería Nacional; no se solicitará devolución cuando el sobrante sea menor a la mínima denominación vigente.

Artículo 20.- Contenido presupuestario. Todo pago por medio de caja chica debe contar con su correspondiente contenido presupuestario y será responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional, el cumplimiento de esta disposición. En el caso de las cajas chicas auxiliares la persona responsable estará en la obligación de consultar la disponibilidad de recursos económicos en alguna subpartida de forma oportuna para el respectivo respaldo de los recursos presupuestarios.

Artículo 21.- Informe mensual del estado del Fondo Fijo. El Departamento de Contaduría Institucional, en consideración de las particularidades institucionales, realizará un programa de revisiones, conciliaciones bancarias y su análisis, así como arqueos, tanto del Fondo Fijo Caja Chica como de las cajas auxiliares, comunicará a la Dirección Ejecutiva los resultados de las revisiones, conciliaciones y arqueos practicados, en un lapso no mayor a siete días hábiles posterior al estudio efectuado de conformidad con los artículos 19 y 39 del presente reglamento.

Los aspectos más relevantes detectados en las revisiones efectuadas serán comunicados a la Tesorería Nacional para lo que corresponda.

CAPÍTULO III

COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS A CARGO DEL FONDO FIJO

Artículo 22.- Justificación para realización de un trámite de compra. Para la gestión del trámite de compra de bienes y servicios con cargo al Fondo Fijo debe elaborarse justificación que podrá hacerse por medio de correo electrónico u otro medio formal, debe contener la justificación de la necesidad de realizar la compra y ampararla en una solicitud formal ante la Proveeduría Institucional para la confección de la orden de pedido interna o documento instituido para este fin, a efecto de someterla a la verificación de contenido económico por parte del Departamento de Contaduría Institucional y aprobación de la compra por parte de la Dirección Ejecutiva.

Artículo 23.- Requisitos para compras por Fondo Fijo Caja Chica. En atención a las compras autorizadas por el Fondo Fijo Caja Chica la persona responsable en la Dirección Ejecutiva deberá observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia:

a)                Evaluar la necesidad y urgencia de realizar compras por Fondo Fijo.

b)                Que el bien o el servicio solicitado corresponda a las subpartidas presupuestadas y autorizadas para realizar erogaciones por caja chica.

c)                Seleccionar el proveedor de los bienes o servicios en procura del mayor beneficio institucional en cuanto a precio y calidad.

d)                Para las compras de bienes superiores al monto máximo establecido por la Tesorería Nacional, atendiendo las orientaciones que establezca la Dirección Ejecutiva en cuanto a la necesidad y urgencia de la compra, se requerirá constancia de la Proveeduría Institucional, indicando que el bien solicitado no existe en bodega, de conformidad con lo que establece el artículo 3, inciso g) de la Ley General de Contratación Pública, en el marco, además, de la normativa vigente, señalada en el artículo 2 del presente reglamento

e)                Las compras de bienes y servicios se realizarán utilizando los formularios que dentro de la operativa institucional se han implementado para efectos de dar soporte a los procesos de compra con cargo a este fondo, en principio constituido por orden de compra u orden de pedido interna, sin perjuicio de los que a futuro se puedan instituir que puedan tener variaciones en nomenclatura o forma.

f) En el caso del uso y registro de formularios estandarizados y prenumerados, se deberá asignar un número consecutivo que los identifique individual y específicamente para efectos de mantener control de los mismos. Dicho procedimiento y su ejecución está definido en el Manual de Procedimientos del Departamento de Contaduría Institucional.

g)                La solicitud de bienes o servicios por Fondo Fijo Caja Chica deberá ser confeccionada por la unidad que requiere la adquisición de un bien o servicio con cargo al Fondo Fijo Caja Chica, en el cual deberá constar por parte de la Proveeduría institucional que el bien solicitado no existe en bodega, la compra debe ser autorizada por el Departamento de Contaduría Institucional y aprobada por la Dirección Ejecutiva, encargada de medir la urgencia y necesidad de la compra, así como de verificar el cumplimiento de lo estipulado en este Reglamento.

h)                La persona funcionaria encargada de realizar la gestión de compra será responsable de entregar el formulario autorizado del pedido con cargo al Fondo Fijo Caja Chica al proveedor comercial, previa consulta de contenido presupuestario ante el Departamento de Contaduría Institucional y el trámite ordinario posterior.

i)  El Departamento de Contaduría Institucional deberá verificar la veracidad de los datos consignados en los documentos, la correspondencia del importe y el límite de gasto; el disponible del contenido presupuestario y las autorizaciones correspondientes.

j)  En los casos que corresponda, el Departamento de Contaduría Institucional deberá efectuar las retenciones por impuestos que afecten las compras con cargo al Fondo, de conformidad con la normativa que al efecto emita la Dirección General de Tributación Directa, para su posterior traslado mediante los mecanismos disponibles para tal efecto.

k)                La recepción a conformidad de los bienes o servicios se realizará por parte la dependencia solicitante.

l)  Toda compra deberá quedar respaldada contra una reserva de recursos para caja chica, la factura comercial debidamente emitida por el proveedor respectivo, la orden de pedido interna, la solicitud de bienes o servicios, copia del comprobante de pago si se ha usado una transferencia o cancelado en efectivo o copia de cheque si se ha utilizado este medio. Estos documentos son responsabilidad del Área de Tesorería del Departamento de Contaduría Institucional en cuanto a recibo, emisión y registro, según corresponda.

m)              Se debe llevar un registro auxiliar detallado por parte de los responsables de las compras realizadas con cargo al Fondo Fijo, así como el archivo de los documentos de respaldo que permita la identificación y trazabilidad de los movimientos derivados del proceso efectuado.

n)                Los pagos a los proveedores deberán efectuarse en moneda nacional, utilizando los medios dispuestos para estos fines, pudiéndose llevarse a cabo por medios electrónicos, siempre que se cuente con la autorización del responsable del Fondo, la plataforma tecnológica y los respaldos pertinentes. Si se utilizan cheques deben emplearse fórmulas estándar, continuas y preimpresas, acatando las disposiciones de seguridad emitidas por los bancos correspondientes, deberán firmarse de manera mancomunada por las personas funcionarias debidamente autorizadas.

o)                Para efectos de control interno, todo pago debe contar con aprobación en dos niveles: Departamento de Contaduría Institucional y Dirección Ejecutiva por parte de las personas autorizadas institucionalmente que fueron comunicadas a la Tesorería Nacional.

p)                Los pagos en efectivo deben respaldarse con las correspondientes facturas, tiquetes o comprobantes por montos menores, según lo establecido en este Reglamento y vía reglamentaria por la Tesorería Nacional.

Artículo 24.- De los comprobantes de pago. Todo pago con cargo al Fondo Fijo Caja Chica estará respaldado por una factura comercial con los requisitos que se detallan en este artículo y el formulario interno autorizado para este fin. En el caso de las giras dentro del territorio nacional y que en razón del servicio no existiera factura que justifique el gasto, se dispondrá de una boleta previamente diseñada para este efecto.

Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pago de servicios debe cumplir los siguientes requisitos para su reintegro:

a)                Estar confeccionada en original a nombre del Tribunal Supremo de Elecciones, con descripción de los bienes o servicios adquiridos, la fecha de compra y cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente. Cuando corresponda a un servicio de reparación de vehículos, equipo o maquinaria, deberá consignar el número de patrimonio o serie del bien, número de placa y oficina que recibió el servicio.

b)                Poseer el sello de cancelación, así como la firma y número de cédula de identidad de la persona física o cédula jurídica del proveedor comercial.

c)                No incluir en una misma factura bienes o servicios de diferente código presupuestal.

d)                No contener borrones, tachaduras ni alteraciones.

e)                Para los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la factura, éstos deberán cumplir con los requisitos establecidos por la normativa tributaria vigente, de conformidad con lo indicado en el artículo 16, inciso d), del presente reglamento.

Artículo 25.- Del límite del gasto. Salvo los adelantos de gastos de viaje en el interior y en el exterior del país, ninguna compra de bienes o servicios, con cargo a caja chica, podrá exceder el monto establecido en los artículos 2 y 17 de este Reglamento.

No obstante, el Tribunal Supremo de Elecciones podrá autorizar gastos por montos superiores para la adquisición de bienes y servicios bajo las debidas justificaciones, al amparo de lo señalado en el artículo 3, inciso g) de la Ley General de Contratación Pública, así como numeral 12 de su reglamento.

Artículo 26.- De la emisión de medios de pago. La erogación de pagos con cargo al Fondo Fijo debe realizarse mediante los mecanismos dispuestos por la Tesorería Nacional, bajo criterios de eficiencia y oportunidad. Los pagos que se efectúen por medios electrónicos deben contener la cuenta bancaria identificadora del receptor del pago, el monto y la descripción, para su ejecución deben contar con autorizaciones mancomunadas por parte de las personas autorizadas de la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Contaduría que aparecen como autorizadas ante la Tesorería Nacional. Para realizar el pago, se requiere autorización de la Jefatura o Subjefatura del Departamento de Contaduría Institucional, separando las responsabilidades de la confección de la transferencia y la aprobación.

En caso de que se deba recurrir al pago mediante cheque, este debe contener el nombre de la persona física o jurídica a cuya orden se dispone a hacer el pago, deberán ir firmados igualmente en forma mancomunada según se indicó en este artículo.

Artículo 27.- Requisitos para viáticos. Eventualmente y por la vía de excepción cuando no pueda llevarse a cabo el pago de viáticos mediante el mecanismo ordinario dispuesto por el Ministerio de Hacienda, se podrán realizar con cargo al Fondo Fijo Caja Chica. En atención al reconocimiento de viáticos y transportes al interior y al exterior del país, se deberán observar los siguientes requisitos, sin perjuicio de otros establecidos en la normativa vigente sobre la materia:

a)                La Dirección Ejecutiva evaluará la necesidad y urgencia de realizar una gira, tanto al interior como al exterior del país, e informará el motivo de su aprobación formalmente al Departamento de Contaduría.

b)                En el caso de los adelantos de viáticos para gastos de viaje y transporte tanto al interior como al exterior del país, deberán indicar claramente la fecha de inicio y fin de la gira, los lugares a visitar y el motivo del viaje que deberá estar acorde con las funciones que el servidor realiza, utilizando los formularios establecidos por la Administración.

c)                La persona funcionaria interesada, llenará la solicitud de adelanto de viáticos por Fondo Fijo Caja Chica, la cual deberá ser debidamente justificada, autorizada y firmada por el Jerarca de la Dirección Ejecutiva.

d)                La persona encargada de la gira presentará la solicitud de adelanto de viáticos en el Departamento de Contaduría Institucional, solicitando la transferencia de fondos a la cuenta personal de la persona funcionaria asignada o efectuar esta transacción mediante cheque.

e)                Previa autorización de los adelantos de viáticos y transportes al exterior del país se deberá contar con la autorización del Tribunal Supremo de Elecciones.

f) El Departamento de Contaduría Institucional deberá verificar que la gira avalada por el encargado de la misma se realizó de acuerdo con lo solicitado y que los viáticos correspondan con la hora de salida y la hora de llegada de la gira, de acuerdo con las tarifas establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos”, emitido por la Contraloría General de la República.

g)                La persona funcionaria que ha realizado una gira, deberá presentarse al Departamento de Contaduría para la liquidación correspondiente dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso de la gira. De no presentarse en ese tiempo, se le realiza un apercibimiento de este hecho, si en los tres días siguientes no responde, se eleva a conocimiento del órgano disciplinario interno para el proceso correspondiente y cumplir con la obligación que ya en esa instancia, corresponde a la devolución total del monto que le fue girado.

h)                El sobrante que resulte de una liquidación de viáticos deberá ser devuelto al Área de Tesorería Institucional mediante los mecanismos dispuestos para este fin.

La liquidación de viáticos al exterior se deberá realizar en el formulario interno autorizado, incorporando la información referida a la gira realizada, a saber: viáticos, tiquete aéreo, traslados, tasas e impuestos y otros.

Artículo 28.- De los intereses devengados. Los intereses devengados por los saldos de las cuentas corrientes del Fondo Fijo Caja Chica deberán ser depositados al fondo general del Gobierno en forma periódica, a partir de la información que sobre el particular se obtenga del estado de cuenta bancario que consigne su acreditación. El Departamento de Contaduría Institucional deberá gestionar por los medios institucionales implementados a estos efectos, el traslado de esos dineros y deberá informar a la Tesorería Nacional adjuntando copia del comprobante de la transacción, en los siguientes cinco días hábiles de efectuado el depósito al Fondo General.

Artículo 29.- Erogaciones con fondos propios. Las personas funcionarias que realicen erogaciones con fondos propios para adquirir bienes o servicios en favor del Tribunal Supremo de Elecciones y no fueron autorizadas de previo para este fin, lo harán bajo su propio riesgo y responsabilidad, también se incluyen aquellas que, estando autorizadas, incumplen con las estipulaciones de este Reglamento, normativa supletoria y directrices emitidas por la Tesorería Nacional, por lo que no le reconocerá el reintegro de la suma aportada salvo por autorización expresa de la Dirección Ejecutiva o, dependiendo de su naturaleza, por el Consejo de Directores o el Superior.

CAPÍTULO IV

REINTEGROS AL FONDO FIJO

Artículo 30.- Comprobantes para reintegros. Bajo el sistema de fondo fijo, se debe procurar un adecuado movimiento transaccional que permita al fondo seguir operando de forma continua.

En esa línea, las Cajas Auxiliares deben mantener y presentar las facturas canceladas y demás documentos de respaldo al Departamento de Contaduría Institucional de forma oportuna, según se establezca en los manuales de procedimientos internos de cada unidad, a efecto de que el Área de Tesorería Institucional pueda gestionar el respectivo reintegro al Fondo Fijo Caja Chica, manteniendo el equilibrio operativo; estas facturas deben cumplir con los requisitos señalados en el artículo 24 de este Reglamento.

Artículo 31.- Responsabilidad de los reintegros. El Área de Tesorería del Departamento de Contaduría Institucional, debe tramitar, con la diligencia y frecuencia debida, los reintegros de las sumas pagadas con cargo al Fondo Fijo, de conformidad con el procedimiento y los requerimientos presupuestarios que establezca el Ministerio de Hacienda, con el objeto de que se mantenga una adecuada rotación y el fondo no alcance niveles de baja liquidez o llegue a agotarse.

Artículo 32.- Importe mínimo para solicitud de reintegro. El monto mínimo estimado que deberá mantener el Fondo para solicitar los reintegros a efecto de procurar que se cuente con los recursos suficientes para seguir operando de forma óptima será de un 10% del total asignado.

CAPÍTULO V

CAJAS CHICAS AUXILIARES

Artículo 33.- Apertura de cajas chicas auxiliares. El fondo Fijo Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones, podrá subdividirse en cajas chicas auxiliares bajo criterios de conveniencia y necesidad institucional, las cuales operarán igualmente por medio del sistema de fondo fijo, con recursos en efectivo u otros mecanismos que se definan idóneos para los fines que representan, de conformidad con los artículos 5 y 6 del presente Reglamento.

Artículo 34.- Responsable de la Caja Auxiliar. La responsabilidad de las cajas chicas auxiliares recaerá en la Jefatura de la dependencia administrativa donde se ubique la caja auxiliar, quien velará por la correcta operación de los fondos, de la custodia del efectivo, los comprobantes de desembolsos y reintegros, los cheques y cualquier otro documento de respaldo. Sin demérito de que esta función pueda ser delegada en alguna persona funcionaria bajo su cargo, en los parámetros de los artículos 84 al 92 de la Ley General de la Administración Pública.

En caso de que la persona encargada de la caja chica auxiliar deba ausentarse por alguna razón, designará a otra persona en su lugar, indicando mediante nota formal al Departamento de Contaduría Institucional este hecho, así como el estado en que se encuentra el fondo en ese momento, informando además a la Dirección Ejecutiva y al Área de Tesonería Institucional. En caso de sustitución de un responsable de una caja auxiliar por cambio en la Jefatura de la dependencia administrativa, se entregará la administración y el control del Fondo al nuevo titular del puesto, debiendo realizarse un arqueo coordinado por la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional, a efecto de dejar constancia del estado en el que recibe la caja auxiliar y resolver cualquier situación que pudiera presentar el anterior responsable.

Artículo 35.- Marco regulatorio. Las Cajas Auxiliares se regirán por las disposiciones de este Reglamento, y las instrucciones que emitan la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional y la persona directora de la Dirección Ejecutiva, como órganos superiores en materia de gestión financiera. Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional y de las personas funcionarias designadas por esta, para labores de administración y manejo del fondo, mantener una adecuada supervisión y controles de operación sobre las cajas chicas auxiliares y velar por que se esté realizando un correcto uso de los recursos, según los fines para los que fueron creadas.

Artículo 36.- Fijación del importe del fondo. El monto de las cajas chicas auxiliares y su límite de gasto será autorizado por el Tribunal Supremo de Elecciones, a propuesta de la Dirección Ejecutiva. Cada caja chica auxiliar tendrá un fin específico de acuerdo con las necesidades a cubrir en cada caso y las razones que justificaron su apertura, bajo la responsabilidad del encargado según indicado en el artículo 34 del presente reglamento. Con estos fondos se cubrirán gastos que no sobrepasen el monto autorizado por la Dirección Ejecutiva en su figura de jefe presupuestario institucional, y que se encuentren dentro de los lineamientos para lo que fueron creadas, a fin de atender con eficiencia las necesidades respectivas.

Artículo 37.- Gastos cubiertos por el fondo de cajas auxiliares. Los renglones del gasto para los cuales se autoriza el uso del Fondo Fijo de Cajas Chicas Auxiliares están en concordancia con lo estipulado en el artículo 15 de este Reglamento y en estricto apego a lo preceptuado en sus artículos 5 y 6. La compra de bienes y servicios requiere de la aprobación del responsable de la caja auxiliar (artículo 34 del presente reglamento).

Artículo 38.- Reintegros del fondo de caja auxiliar. Las personas responsables de las Cajas Chicas Auxiliares deberán presentar periódicamente los reintegros a la Jefatura del Departamento de Contaduría Institucional o a quien esta designe para esta función, presentando toda la documentación necesaria que haga constar los gastos generados, a fin de poder realizar la correspondiente devolución de los dineros y la caja pueda seguir operando con liquidez. El mecanismo de reintegro establecido deberá observar los requisitos de control interno idóneos. En ausencia de un mecanismo idóneo que garantice la transparencia en apego a los procedimientos de control interno, se utilizará el medio del cheque a nombre de la persona responsable del Fondo para estos reembolsos, en tanto resulte factible técnica o normativamente disponer de otro medio para realizarlo. No se podrán cambiar cheques con fondos de caja chica o hacer reintegros de dinero mediante transferencias a cuentas personales del responsable de la Caja Auxiliar, en tanto no exista normativa que lo autorice expresamente.

Artículo 39.- Arqueos de las cajas auxiliares. Se efectuarán arqueos a las Cajas Chicas Auxiliares una vez al mes, sin previo aviso por lo que la persona responsable de la caja auxiliar debe contar en todo momento con: el efectivo reportado en caja, documentos originales como facturas, tiquetes, vales, liquidaciones y similares, solicitudes de reintegro en trámite y cualquier otro documento de soporte, estando en la obligación de aportar cualquier documento que se le solicite en el proceso. Los resultados de estos arqueos serán incluidos en el informe del Fondo Fijo que emite el Departamento de Contaduría Institucional conforme al artículo 21 del presente reglamento.

Cualquier faltante que se refleje en el momento de practicarse el arqueo, deberá ser cubierto de inmediato por la persona responsable de la caja chica auxiliar. En caso de existir sobrante, se entregará a la persona funcionaria del Área de Tesorería Institucional que realiza el arqueo, quien lo consignará y registrará en el formulario respectivo; no se solicitará devolución cuando el sobrante sea menor a la mínima denominación vigente (artículo 19 del presente reglamento).

Este dinero queda en custodia en el Área de Tesorería Institucional para su posterior depósito en la Caja Única del Estado mediante los mecanismos dispuestos para este fin.

Artículo 40.- Contenido presupuestario. Todo gasto efectuado por medio de caja chica auxiliar debe contar con su correspondiente contenido presupuestario y será responsabilidad de la persona funcionaria encargada de este Fondo, velar por el cumplimiento de esta disposición.

En caso de falta de recursos en alguna subpartida solicitada, la persona responsable del Area de Tesorería Institucional advertirá de esa situación a la persona responsable de la caja chica auxiliar.

Artículo 41.- Comprobantes de las transacciones. Todo pago por medio de caja chica auxiliar estará respaldado por una factura comercial debidamente emitida, si debido a la naturaleza del servicio no resulta posible obtener una factura, se utilizará la boleta que compruebe y detalle el mismo, señalando el nombre del beneficiario, el monto y el detalle del gasto. Toda factura comercial que respalde la compra de mercancías o pago de servicios debe cumplir con los requisitos señalados en los artículos 16, inciso d) y 24 del presente Reglamento para su reintegro. Asimismo, debe contener la aprobación de la persona responsable del Fondo.

Artículo 42.- Solicitudes de adelantos y liquidación de anticipos. Las solicitudes de adelanto de dinero para efectuar compras de bienes y servicios se tramitarán con el formulario tipo vale provisional de caja chica utilizado para estos fines, el cual debe estar debidamente numerado, en este se consignará la fecha, monto y firma de la persona que recibe el dinero. La liquidación de los anticipos debe producirse dentro de los treinta días naturales siguientes al retiro de dinero.

La persona funcionaria que tenga pendiente una liquidación de un anticipo de dinero previo, para la adquisición de bienes y servicios, no le será entregado otro monto hasta tanto no liquide el que tiene pendiente.

La persona responsable de la Caja Auxiliar será la encargada de gestionar su cobro oportunamente. El incumplimiento de esta disposición será sancionado de conformidad con las disposiciones que rigen esta materia.

Artículo 43.- Del cierre de cajas chicas auxiliares. Toda caja chica auxiliar que haya estado inactiva por un período mayor de tres meses, o que se determine que su funcionamiento ha dejado de ser sustentable de conformidad con los fines para los que fue creada, debe tramitarse su cierre. A tal efecto, el Departamento de Contaduría Institucional debe llevar a cabo los siguientes procedimientos:

a)                Solicitar formalmente el cierre de la caja auxiliar ante la Dirección Ejecutiva, la cual valorará el caso y propondrá lo propio al Consejo de Directores institucional.

b)                Realizar un arqueo de cierre por parte del Área de Tesorería Institucional y en ese acto, procurar la reposición de faltantes, o depósito de los sobrantes al Fondo Fijo en caso de existir y levantar un acta con las existencias en efectivo y documentos de soporte.

c)                Gestionar el retorno del efectivo al Fondo Fijo y trasladar los documentos al Área de Tesorería Institucional para su custodia por el plazo establecido en el artículo 13 de este Reglamento.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 44.- De la revisión del sistema de control y auditoría del Fondo Fijo Caja Chica. De conformidad con lo señalado en el artículo 34 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas n.° 32874, el Consejo de Directores institucional deberá solicitar a la Auditoría Interna, para que, en el marco de sus competencias, incluya dentro de su programa de trabajo la realización de una auditoría anual al Fondo Fijo Caja Chica autorizado; a fin de evaluar la suficiencia y la efectividad de los controles establecido para la custodia y buen uso de ese fondo.

Artículo 45.- Del incumplimiento de deberes. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Reglamento, que pudiere derivar en un manejo inadecuado de los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica, será motivo suficiente para proceder con la suspensión temporal (sin previo aviso) o definitiva del fondo autorizado, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 del Reglamento General del Fondo Cajas Chicas. Lo anterior, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias administrativas, civiles o penales que eventualmente les correspondan a los responsables.

Las personas responsables de los Fondos Fijos de Caja Chica y de las Cajas Chicas Auxiliares respectivamente, serán las encargadas directas de los recursos que les hayan sido asignados, de su administración y de su uso y custodia.

Articulo 46.- Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente reglamento por parte de alguna persona funcionaria del Tribunal Supremo de Elecciones, le podrá acarrear responsabilidad administrativa y ser sancionada de acuerdo con lo que establece el Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, así como las demás disposiciones vigentes y aplicables en la normativa que rige la materia; sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que conforme al ordenamiento jurídico le sea aplicable.

Artículo 47.- Derogatorias. Se deroga el “Reglamento para la Operación de Cajas Chicas Auxiliares”, publicado en La Gaceta n.° 72 del 15 de abril de 1994 y reformado por el TSE mediante Decreto n° 03-97 aprobado por el TSE en la sesión n.° 11058 del 07 de enero de 1997 y publicado en La Gaceta n.° 38 del 24 de febrero de 1997. Asimismo, se deroga el actual “Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones”, publicado en la Gaceta n.° 40 del 26 de febrero de 2007, Decreto n.° 01-2007.

Artículo 48.- Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.". ACUERDO FIRME.

B) Remisión de la comunicación de la Procuraduría General de la República en relación con consulta realizada por la Auditoría Interna relativa a la obligatoriedad de la grabación en audio y video de las sesiones de los diferentes colegiados. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-422-2024 del 3 de octubre de 2024, mediante el cual comunica lo manifestado por la Procuraduría General de la República, en el criterio n.° PGR-C-210-2024, en relación con la consulta realizada por la Auditoría Interna relativa a la obligatoriedad de la grabación en audio y video de las sesiones de los diferentes colegiados.

Se dispone: Tener por rendo el informe. Hágase de conocimiento del Consejo de Directores, del Departamento Legal y del Cuerpo de Letrados. ACUERDO FIRME.

C) Criterio sobre la solicitud de prorrogar plazo establecido para el cumplimiento de recomendación en estudio especial de Auditoría Interna. Del señor Franklin Mora González, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-427-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual remite criterio sobre la solicitud de prorrogar el plazo establecido para el cumplimiento de la recomendación n.° 4.3 del Informe n.° IES-01-2024-B “Estudio Especial de Auditoría relativo a las acciones realizadas por el TSE y sus diferentes Dependencias en materia de salud ocupacional // I Entregable: Área de Prevención y Salud Laboral (PRESAL) y la Unidad de Servicios Médicos”.

Se dispone: Tener por rendido el criterio, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

D) Donación de bienes muebles declarados en obsolescencia. De la señora Sandra María Mora Navarro, Directora Ejecutiva, se conoce oficio n.° DE-2338-2024 del 24 de setiembre de 2024, mediante el cual informa del proceso de donación de los bienes muebles que se consideran ya no utilizables ni beneficiosos para la institución debido a su obsolescencia y con fundamento en el artículo 34 del Reglamento de Administración de Bienes Muebles del Tribunal Supremo de Elecciones, recomienda adjudicar dicho trámite de donación a la Asociación de Desarrollo Integral de Los Guido de Desamparados.

Se dispone: Autorizar el procedimiento de donación, conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Estudio de Percepción Servicio de Reimpresión de Cédulas de Identidad (RDI), 2024. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-201-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual remite el estudio de percepción realizado al servicio digital de Reimpresión de Cédulas de Identidad (RDI) 2024.

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. Hágase del conocimiento de los despachos concernidos. ACUERDO FIRME.

F) Solicitud de pronta respuesta a consulta realizada en relación con el nombramiento de plazas en la Dirección General de Registro Civil. Del señor Jeffrey Salazar Montero, funcionario del Departamento de Coordinación de Servicios Regionales, se conoce nota del 7 de octubre de 2024, mediante la cual solicita una pronta respuesta a la consulta realizada anteriormente en relación con el nombramiento de plazas en la Dirección General de Registro Civil.

Se dispone: Para su atención, dentro del plazo de tres días hábiles, pase al señor Director General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Informe de participación institucional en el Comité Consultivo de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Del señor Marlon Navarro Álvarez, Viceministro de Planificación Nacional y Política Económica, se conoce oficio n.° MIDEPLAN-DVM-OF-0341-2024 del 2 de octubre de 2024, mediante el cual remite informe de participación institucional en el Comité Consultivo de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la vez solicita la ratificación o nombramientos de las dos personas que representarán a la institución en este Comité.

Se dispone: Tener por rendido el informe. Reiterar la representación del señor Hugo Picado León, Magistrado suplente de este Tribunal y Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, así como la del señor Josué Rojas Rojas, Profesional Especializado de ese mismo Instituto, ante el Comité Consultivo indicado. ACUERDO FIRME.

B) Observaciones sobre los Estados Financieros al Cierre del II Trimestre del 2024. Del señor Errol Solís Mata, Director de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, se conoce oficio n.° MH-DGCN-DIR-OF-1079-2024 del 27 de setiembre 2024, mediante el cual remite las observaciones sobre los Estados Financieros al Cierre del II Trimestre del 2024, según detalla.

Se dispone: Para su atención, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Invitación al proceso de consulta de la Política Pública de los Pueblos Indígenas en el Territorio Indígena de Térraba. De la señora Erika Madriz Chinchilla, Viceministra de Justicia y Paz, se conoce oficio n.° DVMP-404-10-2024 del 4 de octubre de 2024, mediante el cual extiende invitación para que un representante del Tribunal Supremo de Elecciones asista como observador o garante en los talleres de la Política Pública de los Pueblos Indígenas en el Territorio Indígena de Térraba.

Se dispone: Agradecer a la señora Madriz Chinchilla la invitación a participar en dichos talleres. Para su atención, pase a la Dirección General del Registro Civil. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS ELECTORALES

A) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de “Reforma de los artículos 49 y 53 de la Ley general de la administración pública, Ley n.° 6227 de 2 de mayo de 1978 y sus reformas”, expediente n.° 24.492. De la señora Daniella Agüero Bermúdez, Jefa de Área de Comisiones Legislativas VII de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.° AL-CPAJUR-0442-2024 del 1.º de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos, en virtud del informe de consulta obligatoria del Departamento de Servicios Técnicos, ha dispuesto consultarles su criterio sobre el proyecto de “REFORMA ARTÍCULOS DE LOS 49 Y 53 DE LA LEY GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, LEY N.° 6227 DE 2 DE MAYO DE 1978 Y SUS REFORMAS”, Expediente N.° 24.492, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles que vence el 15 de octubre de 2024 y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital. […]".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

I.-Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral”, la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elección popular, solo se podrán convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Órgano Constitucional ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. La iniciativa legislativa n.° 24.492 aspira a modificar los artículos 49 y 53 de la Ley General de la Administración Pública (ley n.° 6227), con el fin de establecer que las plazas vacantes en los órganos colegiados de la Administración deben cubrirse dentro del mes calendario siguiente al momento en que se produjo la salida definitiva del anterior titular; además, se explicita que la existencia de vacantes en el órgano, siempre que se cuente con quórum funcional, no impedirá la celebración de sesiones.

III.- Sobre el proyecto consultado. Este Órgano Constitucional –en múltiples ocasiones– ha precisado que su competencia está acotada a los aspectos relacionados con la organización, dirección y vigilancia de los procesos electorales y consultivos (referéndums nacionales), así como a la cancelación de credenciales de funcionarios de elección popular por las causales taxativamente previstas por el ordenamiento jurídico. Consecuentemente, tendrán carácter de “electoral” aquellas normas que comprenden regulaciones que, directa o indirectamente, se vinculan con el proceso comicial, incluida –desde luego– la constitución, organización, dirección y funcionamiento en general de los partidos políticos, la elección de sus candidatos y el reconocimiento efectivo de su investidura como representantes populares, entre otras.

El proyecto de ley en consulta aspira a modificar los numerales 49 y 53 de la Ley General de la Administración Pública (LGAP), intención de reforma que no tiene relación con los actos relativos al sufragio, en tanto busca establecer que los órganos colegiados de la Administración puedan sesionar aún si tienen vacantes (quórum estructural incompleto); también, se aspira a normar el plazo en el que esas plazas disponibles deben ocuparse.

Este Tribunal Supremo de Elecciones es el jerarca superior supremo de la institución, según la nomenclatura de la LGAP; por ello, cuando ejerce función administrativa -en tesis de principio- está sujeto a las reglas de los órganos colegiados de la Administración Pública que se encuentran en el citado cuerpo normativo.

Sin embargo, en lo que respecta a la conformación de este Órgano, la designación de sus integrantes y la forma de sesionar en ausencia (temporal o definitiva) de alguno de sus miembros, existen normas constitucionales y legales especiales de aplicación preferente.

Los artículos 100 y 101 de la Constitución Política y 13 a 21 del Código Electoral regulan el quórum y la forma de integrar el Pleno de Magistraturas Electorales con ocasión de sus sesiones, por lo que se entiende que la lege ferenda, además de carecer de electoralidad, no incidiría en la dinámica de este Colegiado. Por tal motivo, esta Magistratura omite pronunciamiento en cuanto al fondo de la iniciativa. 

IV.- Conclusión. En razón de que el texto consultado no se relaciona con materia electoral, este Tribunal omite pronunciamiento en cuanto al proyecto de ley que se tramita en el expediente n.° 24.492. ACUERDO FIRME.

B) Respuesta a consulta legislativa del proyecto de “Ley de armonización del recuento electoral”, expediente n.° 24.358. De la señora Cinthya Díaz Briceño, Jefa de Área de Comisiones Legislativas IV de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.° AL-CE23949-718-2024 del 7 de octubre de 2024, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La COMISIÓN ESPECIAL DE REFORMAS AL SISTEMA POLÍTICO ELECTORAL DEL ESTADO, en virtud de la moción aprobada en sesión 18, ha dispuesto consultarles su criterio sobre texto sustitutivo aprobado el proyecto de LEY DE ARMONIZACIÓN DEL RECUENTO ELECTORAL Expediente N.° 24.358, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles que vence el 18 de octubre 2024, de ser posible, enviar el criterio de forma digital.".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

I.- Consideraciones preliminares. El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone en forma preceptiva que, tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral”, la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elección popular, solo se podrán convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, en punto a la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Órgano Constitucional ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electorales, electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II.- Objeto del proyecto. El proyecto de ley n.° 24.358 aspira a modificar el artículo 197 del Código Electoral (Ley n.° 8765). Puntualmente, se pretende eliminar el adjetivo “definitivo” que califica al conteo que realizan las juntas receptoras de votos al finalizar la jornada de votación.

De aprobarse la iniciativa, se retornaría al modelo de escrutinio que se aplicó entre 1952 y 2009, esto es que las Magistraturas Electorales, durante el examen minucioso de la documentación (como paso previo declarar la respectiva elección), deban hacer un recuento total de los votos.

III.- Sobre el proyecto de ley objeto de consulta. La iniciativa sometida a consulta es un texto actualizado del proyecto de ley n.º 24.358, sobre el cual, en su versión original, ya esta Autoridad Electoral se había pronunciado (ver acta de la sesión ordinaria n.° 94-2024 del 12 de setiembre de 2024). Sin embargo, los cambios introducidos en la lege ferenda no son sustanciales, por lo que corresponde reiterar a las señoras legisladoras y a los señores legisladores la postura que, en su momento, se externó sobre esta propuesta de ley.

“El artículo 102.7 de la Constitución Política establece que es una competencia exclusiva y excluyente de este Tribunal el “Efectuar el escrutinio definitivo de los sufragios”; sin embargo, el constituyente no detalló la forma en la que se llevaría a cabo el examen y la calificación de la documentación electoral.

La potestad de legislar está regida por el principio de presunción de competencia, según el cual la Asamblea Legislativa, en ejercicio sus atribuciones constitucionales, puede regular cualquier materia, excepto aquellas que le han sido asignadas por el Derecho de la Constitución a otras instituciones, a otras fuentes del Derecho o que son parte de contenidos a los que se les aplica el principio de Reserva de Constitución.

Tratándose del modelo de escrutinio, como se dijo, el texto político fundamental no hizo un desarrollo profuso de sus elementos ni estableció límites a la citada potestad del legislador en esta materia, por lo que este Pleno entiende que el cambio del contenido del numeral 197 del Código Electoral se encuentra amparado en la discrecionalidad legislativa.

Este Órgano Constitucional, como autoridad pública responsable de organizar, vigilar y dirigir los actos relativos al sufragio (ordinal 9 de la Norma Suprema), tiene el deber de advertir cuando se realicen cambios legales que, pese a ser estar sustentados en la referida discrecionalidad legislativa, puedan causar distorsiones al sistema electoral o que pongan en riesgo cualquier etapa de de los comicios.

En su formulación actual, el proyecto por sí mismo no tendría esos efectos nocivos sobre la dinámica comicial y, por ello, no lo objeta. Eso sí, en el contexto legislativo actual sería incompatible con la aprobación de otras iniciativas legislativas. La obligada sistematicidad de las reglas que rigen el proceso electoral hacen inviable el retornar el modelo de escrutinio con recuento total si se reduce del plazo entre la primera y la segunda ronda (expediente n.° 21.067 ya en Plenario) y si se unifican los comicios nacionales con los municipales (a lo cual aspira el proyecto n.° 23.229, dictaminado afirmativamente por la respectiva comisión legislativa).

Esas iniciativas son excluyentes entre sí, ya que su inserción conjunta en el ordenamiento jurídico produciría una asistematicidad que afectaría el normal discurrir de los procesos electorales y, más grave aún, menguaría las garantías efectivas de pureza del sufragio con las que hemos conseguido el honroso calificativo de “democracia plena”.

La aprobación de reformas que comprometen la organización exitosa de los comicios (por no tomar en consideración que deben variarse otros plazos asociados a ellas) o que llevan a escenarios extremos en los que la Administración Electoral se vería obligada a tomar medidas excepcionales con tal de asegurar la votación, podrían configurar una amenaza a la estabilidad institucional que, durante setenta y cinco años, ha asegurado ejemplares dinámicas electivas.

Este Tribunal Supremo de Elecciones, respetuosamente, invita a las señoras legisladoras y a los señores legisladores a que hagan una evaluación global de las iniciativas de reforma electoral; con esa visión panorámica del entramado normativo, pueden tomarse acertadamente decisiones que no causen una dislocación del sistema electoral.”.

IV.- Conclusión.  Por lo expuesto, este Pleno no objeta al expediente legislativo n.° 24.358. Sin embargo, su eventual aprobación es incompatible con los proyectos n.° 21.067 y 23.229. ACUERDO FIRME.

A las diez horas y cuarenta y cuatro minutos terminó la sesión.