ACTA N.º 86-2022

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de setiembre de dos mil veintidós, con asistencia del señor Magistrado Max Alberto Esquivel Faerron –quien preside–, la señora Magistrada Zetty María Bou Valverde y el señor Magistrado Luis Diego Brenes Villalobos.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Solicitud de licencia con goce de salario para participar en evento internacional oficial. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2389-2022 del 5 de setiembre de 2022, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, se remite a consideración el oficio IA-0457-2022, recibido en este despacho el día de hoy, al que viene adjunto el memorial FCB-342-08-2022, suscrito por la Secretaria General de la Federación Costarricense de Balonmano, señora Sandra Paz Rodríguez, mediante el cual comunica la participación de la servidora Yency Corrales Montero, cédula número 117850898, quien forma parte de la Selección Mayor Femenina de Balonmano, con el fin de que pueda participar del fogueo que se llevara a cabo en Nicaragua, en el periodo comprendido del 13 al 16 de setiembre de este año y que servirá de preparación con miras a los Juegos Centroamericanos que se realizaran en el mes de noviembre próximo.

Concerniente al tiempo de licencia con goce de salario requerido a favor de la servidora Corrales Montero, éste abarcaría un periodo de cinco días- del 12 de setiembre al 16 de setiembre del año en curso- considerando las fechas de traslado para tal evento.  En tal sentido, es menester rescatar que la señorita Corrales Montero, labora para la institución desde el pasado 1° de julio de 2021 en la Sección de Ingenieria y Arquitectura, en la plaza 378476, como Técnica en Mantenimiento Electoral, perteneciente a la clase Técnico Funcional 1-SU- y durante su trayectoria laboral ha solicitado una licencia como la que ahora pretende aprobada en oficio STSE-3154-2021, la cual comprendió del 3 de agosto al 9 de agosto de 2021.

Ahora bien, con respecto al sustento normativo para tener acceso a este tipo de permisos, se desprende del memorial suscrito por la señora Paz Rodríguez, que este encuentra asidero en el articulado que contiene la Ley de Creación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación, Ley No. 7800, emitida el 30 de abril de 1998, que faculta a las entidades públicas a otorgar permiso oficial para representaciones nacionales, lo cual también está sustentado en el Decreto número 31738-MCJD, publicado en la Gaceta No. 74 del 16 de abril de 2004.  Los numerales específicos indican

“ARTÍCULO 36.- Los funcionarios públicos o estudiantes regulares de cualquier nivel del sistema educativo, que sean convocados a una selección nacional o para representar a Costa Rica en una competencia deportiva internacional, tendrán derecho a disfrutar de permiso para entrenar, desplazarse y permanecer en concentración de conformidad con el reglamento de la presente ley.”  Por su parte, el artículo 37 estipula que “El goce de permiso no afectará la continuidad de la relación de trabajo, empleo o escolaridad, según el caso, y las personas o entidades respectivas están obligadas a otorgarlos. Dichos permisos no podrán exceder de noventa días naturales en un lapso de un año.”. Unido a lo anterior, refiere la señora Paz Rodríguez que, en Decreto Nº 31738-MCJD, se adicionó un artículo 36 bis al Reglamento General a la Ley Nº 7800, Decreto Ejecutivo Nº 28922-C del 18 de agosto del 2000, publicado en La Gaceta Nº 183 del 22 de setiembre del 2000, cuyo texto expresa lo siguiente: “Artículo 36 bis.—Los permisos de trabajo a que tienen derecho los funcionarios públicos que sean convocados a una selección nacional o para representar a Costa Rica en una competencia deportiva internacional, en las condiciones establecidas en los artículos 36 y 37 de la Ley Nº 7800, serán invariablemente con goce de salario”.

En ese mismo orden de ideas, a nivel interno, dicha solicitud pudiera respaldarse en lo que establece el artículo 31 de nuestro Reglamento Autónomo de Servicios, que para los efectos que interesa se rescata “Las licencias o permisos por más de uno y hasta tres días del mismo mes calendario, podrán ser otorgadas, sin goce de salario, por el Director General respectivo. Si exceden de ese lapso, o se trata de un permiso con goce de salario por más de un día, solo por el Tribunal Supremo de Elecciones”. 

En esa misma tesitura, también se podría aplicar de manera análoga lo dispuesto para un caso similar, aprobado en sesión ordinaria n.º 93-2018, celebrada el 27 de setiembre de 2018, comunicado en memorial STSE-1881-2018 de igual data, el cual se leía así:

«Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-547-2018 del 21 de setiembre de 2018, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 90-2018, celebrada el 18 de setiembre de 2018, rinde informe relativo a la solicitud de licencia con goce de salario del funcionario (...)

"c) Conclusión.

Del análisis realizado, se considera que es el Tribunal quien tiene la potestad de aprobar o no la licencia solicitada con goce de salario; o bien sin él, valorando que pueda resultar de interés institucional el que un funcionario, independientemente de su condición de interino, (…)

Se dispone: Tener por rendido el informe. Considerando el precedente establecido en el artículo decimoprimero de la sesión ordinaria n.° 37-2005 de este Tribunal y dado que el Poder Ejecutivo declaró de interés cultural la actividad en cuestión, este Tribunal estima que la petición del interesado goza del sustento necesario para ser considerada como una situación excepcional; habida cuenta de lo anterior, se aprueba la licencia conforme se solicita. ACUERDO FIRME.» (lo subrayado no corresponde al original)

Finalmente, puede apreciarse que la gestión cuenta con el visto bueno del señor Tito José Contreras Alvarado, jefe de la Sección de Ingeniería y Arquitectura y de la señora Sandra Mora Navarro en calidad de Directora Ejecutiva a.i, [sic] tal y como se contempla en el Memorando DE-0647-2022 SUSTITUIR; por lo que en virtud de los diferentes análisis antes expuestos este Departamento considera oportuno la aprobación de la solicitud de licencia con goce de salario.".

Se dispone: Aprobar conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de recargo de las funciones del señor Jefe de la Sección de Infraestructura Tecnológica. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1939-2022 del 5 de setiembre de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer:

1.- El recargo de las funciones del señor Jefe de la Sección de Infraestructura Tecnológica, Mario Pereira Granados, el señor Wilfred Mejía Villalobos, del 8 al 22 de setiembre de 2022.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones, conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de encargo de funciones del señor Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1959-2022 del 7 de setiembre de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer el encargo de las funciones del señor Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información, Esteban Brenes Hernández, en el señor José Francisco Jiménez Quirós, del 9 al 16 de setiembre de 2022.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones, conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Autorización para firmar certificaciones del Departamento Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0614-2022 del 2 de setiembre de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad a lo establecido en la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, respetuosamente elevo a conocimiento de las señoras Magistradas y señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones, la solicitud de autorización para firmar certificaciones del Departamento Civil que detallo a continuación:

 

Con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, muy respetuosamente solicito conceder las autorizaciones requeridas.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a los referidos funcionarios para que firmen certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense las firmas y los sellos que utilizarán. ACUERDO FIRME.

B) Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-294-2022 del 23 de agosto de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite informe relativo al proyecto de “Reglamento para el seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”.

Se dispone:  Tener por rendido el informe; en consecuencia, promúlguese el decreto que interesa cuya publicación se ordena de conformidad con el siguiente texto:

"N.° X-2022

EL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral;

CONSIDERANDO

        I.    Que el artículo 10 de la Ley General de Control Interno, Ley n.º 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.° 169 del 4 de setiembre de 2002, establece la responsabilidad del Jerarca y el titular subordinado para instituir, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional.

       II.    Que el numeral 12, inciso c) de la Ley citada supra, establece el deber del Jerarca y de los titulares subordinados de analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna.

     III.    Que el artículo 17 de la misma Ley, dispone que el seguimiento del Sistema de Control Interno (SCI), se realiza para valorar la calidad del funcionamiento de este sistema, a lo largo del tiempo; asimismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud.

    IV.    Que el numeral 22, inciso b) de la Ley General de Control Interno establece la competencia de la Auditoría Interna para verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del Sistema de Control Interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

      V.    Que en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, aprobadas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-DC-119-2009 del 16 de diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.° 28 de febrero de 2010, dispone en la norma 2.11 “Seguimiento de acciones sobre resultados”, que el Auditor Interno deberá establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la Auditoría Interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la Administración. 

    VI.    Que en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, aprobadas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-DC-064-2014 del 11 de agosto de 2014, publicadas en La Gaceta n.° 184 el 25 de setiembre de 2014, dispone en la norma 206 “Seguimiento”, que, cada organización de auditoría del sector público deberá establecer e implementar los mecanismos necesarios para verificar oportunamente el cumplimiento efectivo de las recomendaciones emitidas, así como, establecer con claridad las acciones que proceden en caso de que las disposiciones o recomendaciones sean incumplidas injustificadamente por la entidad auditada.

  VII.    Que, de conformidad con el marco normativo indicado, la Administración es responsable tanto de la acción correctiva como de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de manera oportuna y efectiva, por lo que deberá establecer políticas, procedimientos y sistemas para comprobar las acciones llevadas a cabo para asegurar el correcto y oportuno cumplimiento.

VIII.    Que las Normas de Control Interno para el sector público aprobadas en la resolución n.° R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada en La Gaceta n.° 26 del 6 de febrero de 2009, instituye en la norma 6.1 “Seguimiento del Sistema de Control” que, el Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.

    IX.    Que el artículo 52 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, publicado en La Gaceta n.° 221 del 16 de noviembre de 2007 establece que, para el seguimiento de recomendaciones de informes, el Auditor Interno deberá establecer, mantener y velar, como parte de las actividades de administración de la actividad de la Auditoría Interna, que se aplique un proceso de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios brindados, con el propósito de cerciorarse de la adecuada y oportuna implementación por parte de la Administración.

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA EMITIDAS EN LOS INFORMES DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAPÍTULO I

DISPOCISIONES GENERALES

Artículo 1.- Del Objeto. El presente Reglamento tiene por objeto regular lo concerniente al desarrollo, documentación y cierre del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y demás normativa relacionada.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Este Reglamento resulta aplicable a la Auditoría Interna, en el ejercicio de las competencias conferidas por ley, para velar por el desarrollo del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los diferentes informes de auditoría, así como, para la Administración en cuanto al cumplimiento y seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora.

Artículo 3.- Contenido. Este Reglamento contiene los criterios y las formalidades que se deben cumplir para el proceso del seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de auditoría.

Artículo 4.- Definiciones. Para efectos de la debida comprensión de este reglamento, se establecen las siguientes definiciones:

a)  Acción de mejora: Acciones correctivas dirigidas a la Administración derivadas de la prestación de servicios preventivos de advertencia.

b) Auditoría Interna: La Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

c)  Administración: Administración Activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

d) Informe de auditoría: Documento escrito, mediante el cual la organización de auditoría comunica formalmente a la Administración, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y acciones de mejora o recomendaciones, el que puede comprender según el objetivo, auditorías de tipo financiera, operativa y de carácter especial.

e)  Recomendación: Acciones correctivas dirigidas a la Administración para subsanar las debilidades de control determinadas durante la auditoría.

f)   Relación de Hechos: Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de carácter administrativo, o a la determinación de responsabilidades, y que se constituye como un insumo para la acreditación de dichas responsabilidades, a fin de que se valore la procedencia de la apertura de un procedimiento administrativo o cualquier otra acción que se considere pertinente.

g) Titular subordinado: Funcionario de la Administración Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

h) Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Institución.

Artículo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)  La Ley General de Control Interno.

b) Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

c)  Normas generales de Auditoría para el Sector Público.

d) Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

e)  Otra normativa que sobre el particular resulte aplicable.

Artículo 6.- Actualización del Reglamento. Corresponderá al Auditor Interno proponer ante el Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento.

CAPÍTULO II

INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA

Artículo 7.- Materias sujetas a informes de auditoría. Los informes de Auditoría Interna versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de los que pueden derivarse posibles responsabilidades para las personas funcionarias y ex funcionarios de la Institución, así como terceros. Cuando de un estudio se deriven recomendaciones o acciones de mejora sobre asuntos de responsabilidad y otras materias, la Auditoría Interna deberá comunicarlas en informes independientes para cada materia.

Los hallazgos, las conclusiones, recomendaciones o acciones de mejora resultantes de los estudios realizados por la Auditoría Interna, deberán comunicarse oficialmente, mediante informes al Tribunal o a los titulares subordinados de la Administración, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones o acciones de mejora. La comunicación oficial de resultados de un informe de auditoría, se regirá por el marco normativo relacionado, así como por las directrices emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 8.- Informes dirigidos al Tribunal. El informe de auditoría que se remite al Tribunal para su conocimiento, deberá devolverse posteriormente a la Auditoría Interna con el respectivo acuerdo adoptado, en donde se giran las instrucciones a las instancias competentes responsables de su atención, según el plazo determinado, a efecto de que estas elaboren un informe que contenga el análisis de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora, así como, su plan de implementación, que contemple las actividades a ejecutar, su calendarización y responsables.

Una vez conocido por el Tribunal, el informe de las citadas instancias, como el acuerdo acogido de las recomendaciones y acciones de mejora del informe de auditoría, deberán de remitirse a la Auditoría Interna en un plazo máximo de treinta días hábiles, a partir de la fecha de recibido este último por el Tribunal.

Si el Tribunal discrepa de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en el informe de auditoría, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; y comunicarlas a la Auditoría Interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 9.- Informes dirigidos a los titulares subordinados. Los informes de auditoría dirigidos a los titulares subordinados, en un plazo máximo de diez días hábiles contados, a partir de la fecha de recibido de dicho informe, se deberá remitir a la Auditoría Interna la comunicación formal, en la que se ordena la implementación de las recomendaciones o acciones de mejora.

El titular subordinado a quien se le dirigió el informe, deberá girar por escrito las instrucciones correspondientes, a las instancias de su competencia que sean destinatarias de las recomendaciones o acciones de mejora, a fin de que elaboren un informe que contenga el análisis de cada una de estas, así como, un plan de implementación, que contemple las actividades a ejecutar, su calendarización y responsables, documentos que igualmente deben ser remitidos a la Auditoría Interna.

Si existe discrepancia de las recomendaciones o acciones de mejora, en el transcurso de dicho plazo la instancia respectiva elevará el informe de Auditoría al Tribunal, con copia a la Auditoría Interna, exponiendo por escrito las razones por las que objeta las recomendaciones o acciones de mejora del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. Para tal efecto se deberá seguir el procedimiento que sobre el particular establece el artículo 36 incisos a), b) y c) de la Ley General de Control Interno.

Artículo 10.- Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. En los casos que exista inconformidad de las soluciones alternas planteadas por el Jerarca, y que sean distintas de las propuestas por la Auditoría, el asunto en conflicto de remitirá a la Contraloría General de la República de conformidad con lo establecido en el artículo 38 de la Ley General de Control Interno.

Artículo 11.- De la implementación de recomendaciones. La Administración deberá tomar en consideración para la implementación de las recomendaciones y acciones de mejora, al menos los siguientes factores:

a)          La relevancia de las recomendaciones y acciones de mejora informadas por la Auditoría Interna.

b)         La complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes.

c)          Los efectos e impactos de la implementación de la acción pertinente.

d)         La oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.

Artículo 12.- De la responsabilidad en la implantación de las recomendaciones. Es responsabilidad de la Administración la adopción de todos los medios y acciones que aseguren y permitan la efectiva, eficiente y oportuna implantación de las recomendaciones y acciones de mejora derivadas de los informes de auditoría, de conformidad con la normativa vigente y en atención al presente Reglamento.

CAPÍTULO III

ATENCIÓN DEL SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA POR LA ADMINISTRACIÓN

Artículo 13.- Del procedimiento Control del seguimiento. Las instancias del Tribunal responsables de la atención de las recomendaciones y acciones de mejora de los informes de auditoría deberán:

a)          Llevar un control actualizado de las recomendaciones y acciones de mejora para cada informe remitido por la Auditoría Interna, en el que se detalle, al menos lo siguiente:  Nombre del informe y código, número y fecha del oficio de remisión, transcripción de cada una de las recomendaciones o acciones de mejora, incluyendo el número de esta, la instancia responsable de su implementación, el plazo establecido de atención, el estado de la recomendación o  acción de mejora (cumplida, en proceso, pendiente, no aplica) y observaciones, así como, la información relativa al seguimiento que haya efectuado la Auditoría Interna, que indique: número y fecha del oficio de remisión del informe, estado de la recomendación o acción de mejora y el criterio de la Auditoría que justifica dicho estado.

b)         Mantener el control del cumplimiento de los plazos propuestos por la Administración para la implementación de las recomendaciones y acciones de mejora.

c)          Remitir formal y oportunamente ante la Auditoría Interna, según las condiciones y los plazos establecidos para cada una de las recomendaciones o acciones de mejora determinada en los informes de auditoría, una certificación que acredite el estado de cumplimiento de estas de conformidad con el plan de implementación propuesto para su atención. Dicha certificación deberá enviarse con la documentación necesaria que evidencie dicho estado de cumplimiento.

d)         La instancia competente, deberá mantener un expediente de forma cronológica, en el que se documente toda la información que documente el estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora.

Artículo 14.- Solicitud de prórroga. En los casos que por razones debidamente justificadas la Administración no pueda cumplir con la implementación de la recomendación o acción de mejora en el plazo establecido, previo al vencimiento de la fecha de cumplimiento de estas, deberá solicitar formalmente la aprobación ante la instancia competente que autorizó el plan de implementación, la nueva fecha de cumplimiento, esta deberá contener la justificación correspondiente, la prueba que respalde la solicitud y el nuevo plan de implementación.

La instancia competente tramitará la solicitud de prórroga y notificará formalmente a la dependencia solicitante, el resultado del análisis realizado, así mismo, deberá remitir copia a la Auditoría Interna de la solicitud y decisión determinada con sus respectivos documentos de respaldo.

CAPITULO IV

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORAS POR LA AUDITORÍA INTERNA

Artículo 15.- Control de recomendaciones y acciones de mejora. La Auditoría Interna mantendrá un control de las recomendaciones y acciones de mejora emitido en los diferentes informes, para su respectivo seguimiento.

Artículo 16.- Programación del seguimiento. La Auditoría Interna dará seguimiento a las recomendaciones y acciones de mejora, conforme con el Plan Anual de Trabajo que se determine y los recursos disponibles.

Artículo 17.- Ejecución del seguimiento. La Auditoría Interna evaluará la documentación remitida por la Administración y verificará las actividades realizadas para la implementación de recomendaciones y acciones de mejora, las que clasificará de la siguiente manera:

a)  Cumplida: si la recomendación o acción de mejora acogida por la Administración es atendida en su totalidad.

b) No Cumplida: si la acción recomendación o acción de mejora acogida por la Administración, no se ha ejecutado, así como, que no se haya solventado dentro del plazo establecido en el plan de implementación.

c)  En proceso: si la recomendación o acción de mejora acogida por la Administración, se encuentra en ejecución y su atención se encuentra dentro del plazo establecido en el plan de Implementación.

d) No aplica: se considerará una recomendación o acción de mejora sin efecto en los siguientes casos:

·     Por la solicitud formal debidamente justificada de la instancia competente de su atención, una vez valorada por la Auditoria Interna.

·     Cuando del resultado del análisis se determine que no es viable su cumplimiento, debido a cambios que se hayan presentado en las condiciones internas o externas de la instancia responsable de su atención.

·     En caso de que se descontinúe el sistema informático que haya sido objeto de evaluación.

·     Cualquier otro aspecto que sea considerado por la Auditoría Interna.

Artículo 18.- Cierre de recomendaciones y acciones de mejora. Efectuada la revisión por la Auditoría Interna de la documentación suministrada por la Administración para la atención de las recomendaciones o acciones de mejora, así como, evidenciado su cumplimiento total, se tramitará un oficio a la instancia pertinente para comunicar la finalización del proceso del seguimiento.

En los casos en que se determine que las acciones ejecutadas por la Administración no solventen el cumplimiento total de las recomendaciones y acciones de mejora de conformidad con el plazo determinado en el plan de implementación realizado, la Auditoría Interna realizará lo que al efecto dicte el presente Reglamento, en lo relativo al incumplimiento de la atención de estas.

Artículo 19.- Estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora. La Auditoría Interna cuando lo estime pertinente informará al Tribunal el estado de cumplimiento de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en sus informes, de conformidad con el marco normativo que lo regula.

CAPITULO V

INCUMPLIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y ACCIONES DE MEJORA

Artículo 20.- Servicio Preventivo de Advertencia. La Auditoría Interna tramitará un servicio preventivo de advertencia sobre el riesgo por el incumplimiento de recomendaciones o acciones de mejora cuyo plazo de implementación se encuentre vencido, sin que se tenga autorización de prórroga por la Instancia competente de conformidad con el artículo 14 del presente Reglamento.

El plazo de respuesta para la Administración será de cinco hábiles a partir del día siguiente de recibido el citado servicio, de lo contrario, se deberá aplicar lo que al efecto estime los numerales 21 y 22 del presente Reglamento.

Artículo 21.- Responsabilidades. El incumplimiento injustificado a lo señalado en este Reglamento en cuanto a la implementación de las recomendaciones y acciones de mejora emitidas en los informes de auditoría, aceptadas por el Tribunal o el titular subordinado competente, hará incurrir en responsabilidad administrativa y, eventualmente civil y penal a la persona funcionaria involucrada, conforme lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley n.º 8292, Ley General de Control Interno.

Artículo 22.- Relación de Hechos. De conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para el análisis de los presuntos Hechos Irregulares, la Auditoría Interna tramitará previa investigación, una Relación de Hechos al funcionario o funcionarios que, por omisión o incumplimiento a la implementación de las recomendaciones o acciones de mejora de los informes de auditoría.

CAPITULO VI

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

Artículo 23.- Las recomendaciones y acciones de mejora emitidas previo a la entrada en vigencia de este Reglamento, que no estén cumplidas en su totalidad y su plazo esté vencido de conformidad con el plan de implementación por la Administración, se establecerá un término de seis meses para su ejecución, por lo que, finalizado ese plazo, se aplicara lo dispuesto en el Capítulo V de este marco normativo.

En caso que no sea viable la implementación del plan de recomendaciones o acciones de mejora en el plazo otorgado en el párrafo anterior, la instancia responsable de su ejecución, deberá aplicar el procedimiento señalado en el artículo 14 del presente Reglamento.

CAPITULO VII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 24.- Normativa complementaria. Las situaciones no previstas en el presente Reglamento, se aplicará lo establecido en la Ley n.° 8292, Ley General de Control Interno y demás normativa conexa.

Artículo 25.- Vigencia. Este Reglamento entrará a regir a partir de su fecha de publicación en el Diario Oficial La Gaceta.". ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de "Ley marco de acceso a la información pública", expediente número 23.113. De la señora Daniela Agüero Bermúdez, Jefa de Área de Comisiones Legislativas VII del Departamento de Comisiones Legislativas de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° AL-CPAJUR-0127-2022 del 6 de setiembre de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos, en virtud del informe del Departamento de Servicios Técnicos, ha dispuesto realizar consulta obligatoria a su representada sobre el Texto Base del proyecto de ley, “LEY MARCO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA”, Expediente N° 23.113, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días que vencen el 16 de setiembre en curso y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital […]".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habrá de rendirse a más tardar el 14 de setiembre de 2022- pase al señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:15 horas del 13 de setiembre de 2022. Tome nota el referido servidor y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 16 de setiembre de 2022. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del “Proyecto de Ley vacancia parcial del Código Procesal de Familia, Ley n.° 9747 de 23 de octubre de 2019, publicado el 12 de febrero del 2020”, expediente n.° 23.225. De la señora Daniela Agüero Bermúdez, Jefa de Área de Comisiones Legislativas VII del Departamento de Comisiones Legislativas de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° AL-CPAJUR-0174-2022 del 6 de setiembre de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos, en virtud del informe del Departamento de Servicios Técnicos, ha dispuesto realizar consulta obligatoria a su representada sobre el Texto Base del proyecto de ley, “PROYECTO DE LEY VACANCIA PARCIAL DEL CÓDIGO PROCESAL DE FAMILIA, LEY NO. 9747 DE 23 DE OCTUBRE DE 2019, PUBLICADO EL 12 DE FEBRERO DEL 2020”, Expediente N° 23.225, el cual se adjunta.

De conformidad con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días que vencen el 16 de setiembre en curso y, de ser posible, enviar el criterio de forma digital […]".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta -el cual habrá de rendirse a más tardar el 14 de setiembre de 2022- pase a la señora Carolina Phillips Guardado, Directora General a. i. del Registro Civil, y al señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:30 horas del 13 de setiembre de 2022. Tomen nota los referidos servidores y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 16 de setiembre de 2022. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.