ACTA N.º 8-2022

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del veinticinco de enero de dos mil veintidós, con asistencia de los señores Magistrados Eugenia María Zamora Chavarría –quien preside–, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla, Hugo Ernesto Picado León y Zetty María Bou Valverde.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS 2022.

A) Propuesta de rutas para la Misión de Observación Internacional. De la señora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DCRP-0054-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Acudo a su atenta colaboración, con el propósito de hacer de conocimiento (para su valoración, sugerencias y aprobación) de las señoras y señores magistrados, el documento adjunto, que contiene la propuesta de las rutas de la Misión de Observación Internacional que se utilizarán el día de las elecciones nacionales. Valga añadir que estas rutas son prácticamente las mismas que se recorrieron en los comicios municipales de 2020.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone, con la indicación de que será en el Liceo Luis Dobles Segreda, donde los observadores internacionales presencien la logística previa de apertura y cierre de las juntas electorales. ACUERDO FIRME.

B) Consulta sobre la publicación de las boletas de escrutinio a la página web. De la señora Andrea Fauaz Hirsch, Jefa del Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas, se conoce oficio n.° DCRP-056-2022 del 20 de enero de 2022, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Previo a un cordial saludo, solicito de su colaboración con el fin de conocer el horario en el que se estarán subiendo las boletas de escrutinio a la web. Me permito proponer que en este proceso se utilice el horario desempeñado en el escrutinio anterior, es decir, posterior a las 14:30 horas para las boletas de la sesión de la mañana y a las 20:00 horas o en la mañana del día siguiente, cuando se trate de las boletas de la tarde, toda vez que Control de Calidad haya realizado la verificación correspondiente.".

Se dispone: Para su estudio e informe, pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Consulta de resolución de traslados definitivos de plazas. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce en consulta la resolución n.° 0006-STSE-2022 de las once horas y treinta minutos del diecisiete de enero de dos mil veintidós, mediante la cual literalmente manifiesta:

"El suscrito Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones, con fundamento en lo dispuesto en los artículos 15 de la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil y 37 de su respectivo reglamento, en atención a lo dispuesto por el Consejo de Directores en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 1-2022 y considerándolo oportuno para un mejor servicio público, dispongo efectuar los siguientes traslados definitivos de plazas y a partir de la firmeza del acuerdo que así lo apruebe:

 

Consúltese.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Recargo de funciones en la Contraloría de Servicios. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0181-2022 del 20 de enero de 2022, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer la aprobación del recargo de funciones que se detalla a continuación:

 

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Renuncia del funcionario José Francisco Monge Chinchilla del Instituto de Formación y Estudios en Democracia. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0101-2022 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, se remite nota de fecha14 de enero de 2022, recibida en este departamento de manera electrónica, mediante la cual presenta su renuncia al puesto en que fue nombrado, el señor José Francisco Monge Chinchilla, por los motivos que se sirve exponer. Cabe mencionar que el Superior le concedió, en su momento, un permiso sin goce de salario que abarcaba del 1° de febrero de 2021 al 31 de enero de 2022, según oficio STSE-2461-2020 de fecha 8 de diciembre de 2020.

Cabe mencionar que el funcionario Monge Chinchilla, labora para la institución desde el 1° de julio de 2004 y actualmente posee una plaza en propiedad perteneciente a la clase de Profesional Ejecutor 3, puesto Profesional del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, número 86305 destacado en el Instituto de Formación y Estudios en Democracia –IFED-. El citado funcionario desea la separación del cargo antes indicado, toda vez que su permiso sin goce salarial finaliza el día 31 de enero del corriente.

Así las cosas, se somete a conocimiento de la Magistratura Electoral, la renuncia del funcionario Monge Chinchilla, para que sea efectiva a partir del 1° de febrero del año en curso […]".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia del señor Monge Chinchilla, conforme lo indica el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

D) Renuncia de la funcionaria Nicole Andrea Marín Hernández del Departamento de Programas Electorales. De la señora Kattya Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0100-2022 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, se remite nota de fecha 13 de enero de2022, recibida en este departamento, mediante la cual presenta su renuncia al puesto en que fue nombrada, la señora Nicole Andrea Marín Hernández, por los motivos que se sirve exponer. Cabe mencionar que el Superior le concedió, en su momento, un permiso sin goce de salario que abarcaba del 10 de julio 2021 al 4 enero de 2022 -seis meses-; de igual manera, la funcionaria en mención, solicitó una prórroga por el mismo lapso de tiempo, sin embargo, tal solicitud le fue denegada por la Magistratura Electoral, según consta en oficio STSE-0049-2022 de fecha 6 de enero del corriente.

Cabe mencionar que la funcionaria Marín Hernández labora para la institución desde el 1° de marzo de 2004 y posee una plaza en propiedad como Secretaria 2, perteneciente a la clase Asistente Funcional 3, en el Departamento de Programas Electorales. La citada funcionaria desea la separación del cargo antes indicado, toda vez que su permiso sin goce salarial finalizaba el día 4 de enero del corriente.

Así las cosas, se somete a conocimiento de la Magistratura Electoral, la renuncia de la funcionaria Marín Hernández a partir del 5 de enero, fecha en que debía presentarse a sus labores luego de finalizada su licencia sin goce salarial.

De igual manera, se solicita la revisión de algún pago pendiente que pudiera tener pendiente tal y como lo solicita la señora Nicole Marín Hernández, para notificaciones brinda correo electrónico [...]".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia de la señora Marín Hernández, conforme lo propone el Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.

A) Informe de la sumaria del Padrón Nacional Electoral y de nuevas personas electoras, apertura para el mes de noviembre de 2021, con referencia al artículo 81 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0041-2022 del 19 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual remite informe de la sumaria del Padrón Nacional Electoral y de nuevas personas electoras correspondiente a la apertura del mes de noviembre 2021, con referencia al artículo 81 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Propuesta de “Reglamento para la autorización de libros por parte de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”. De la señora Karla Duarte Azofeifa, Profesional Asistente en Derecho 2, de la Secretaría General de este Tribunal, se conoce oficio n.° CDIR-0491-2021 del 7 diciembre de 2021, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual transcribe lo acordado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 58-2021 del Consejo de Directores, respecto de la propuesta de “Reglamento para la autorización de libros por parte de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones”.

De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce conjuntamente oficio n.° AI-024-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual adjunta revisión a la propuesta indicada.

Se dispone: Tener por rendidos ambos informes; en consecuencia, promúlguese el decreto que interesa cuya publicación se ordena de conformidad con el siguiente texto:

"XXX-2022

TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral;

CONSIDERANDO

        I.            Que el artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno, Ley n.º 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en La Gaceta n.°169 del 4 de setiembre de 2002, prescribe que corresponde a la Auditoría Interna autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban utilizar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio de la Auditoría Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

       II.            Que en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-DC-119-2009 del 16 diciembre de 2009, publicadas en La Gaceta n.° 28 del 10 de febrero de 2010, la norma 1.1.4. “Servicios de la Auditoría Interna” establece, como parte de estos, los servicios preventivos, entre los que se encuentran los relativos a la autorización de libros.

     III.            Que la norma 2.5. “Políticas y Procedimientos” del precitado cuerpo normativo dispone que, el Auditor Interno, debe establecer y velar por la aplicación de la normativa interna para guiar la actividad de Auditoría Interna en la prestación de los diferentes servicios.

    IV.            Que en las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), aprobadas por la Contraloría General de la República mediante resolución n.° R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicadas en La Gaceta n.° 26 del 6 de febrero de 2009, la norma 4.4.4. “Libros Legales” establece que, el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.

      V.            Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley n.º 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta n.°197 del 13 de octubre de 2005, en el artículo 1 dispone que esta norma es aplicable a toda clase de transacciones y actos jurídicos, públicos o privados y, faculta al Estado y a todas las entidades públicas, para utilizar los documentos electrónicos dentro de sus respectivos ámbitos de competencia. De igual manera, en el artículo 3 señala que, cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.

Por tanto;

DECRETA

El siguiente:

REGLAMENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE LIBROS POR PARTE DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Del objeto. El presente reglamento tiene por objeto regular lo concerniente a la autorización de libros de actas y contables en el Tribunal Supremo de Elecciones, y otros libros que a criterio de la Auditoría Interna sean necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Control Interno y demás normativa relacionada.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. Este reglamento resulta aplicable a la Auditoría Interna para la autorización de libros de actas, contables y otros que se enmarquen en el ámbito de su competencia, así como para aquellas instancias del Tribunal Supremo de Elecciones que, por disposición normativa, deban llevarlos para la gestión administrativa.

Artículo 3.- Contenido. Este reglamento contiene los requisitos y formalidades que se deben cumplir para la apertura, cambio en la modalidad, reposición y cierre, por parte de la Auditoría Interna, de los libros de actas, contables y otros que deban llevarse en el Tribunal.

Artículo 4.- Definiciones. Para la debida comprensión de este reglamento, se entenderá por:

a)          Auditoría Interna: La Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

b)         Administración: Administración activa del Tribunal Supremo de Elecciones.

c)          Autorización de libros: Competencia asignada específicamente a la Auditoría Interna en la Ley General de Control Interno, que consiste en el acto de otorgar la razón de apertura de los libros de contabilidad, actas que deban utilizarse por disposición normativa en el Tribunal Supremo de Elecciones, así como de aquellos otros libros que, a criterio de ese Órgano de Fiscalización, deban cumplir con este requisito, a fin de proporcionar una garantía razonable de la autenticidad de los actos registrados y de la información contenida en estos.

d)         Libro digital: Libro generado por medio de un sistema automatizado de conformidad con los requerimientos y controles determinados en la normativa aplicable a esta materia.

e)          Tribunal: Tribunal Supremo de Elecciones y Jerarca de la Institución.

Artículo 5.- Marco normativo. El marco normativo del presente reglamento se fundamenta en:

a)          La Ley General de Control Interno.

b)          Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.

c)          Normas de Control Interno para el Sector Público.

d)          Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

e)          Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones.

f)            Otra normativa que resulte aplicable a esta materia.

Artículo 6.- Actualización del reglamento. Corresponderá a la Auditoría Interna proponer al Tribunal las modificaciones que estime pertinentes al presente reglamento.

CAPÍTULO II

APERTURA DE LIBROS

Artículo 7.- Solicitud de apertura. La instancia a cargo del uso del libro, deberá hacer la solicitud formal de razón de apertura ante la Auditoría Interna.

Artículo 8.- Requisitos para la apertura de libros. El libro sujeto a razón de apertura deberá reunir los siguientes requisitos:

a)  Los folios deberán ser nuevos, encontrarse en buen estado de limpieza y conservación, con la totalidad de estos, numerados en forma consecutiva, y no iniciados.

b)  La cantidad de folios que contendrá cada tomo corresponderá a los que previamente haya determinado la instancia responsable de su uso.

c)  Los folios deberán contar con el logotipo, el nombre de la instancia respectiva y el nombre del libro.

d)  En el caso de existir un tomo anterior, deberá cumplir con los requisitos establecidos en este reglamento para su razón de cierre formal, y presentarse junto con el tomo sujeto a razón de apertura; este último tomo deberá continuar con el número consecutivo del tomo que le precede; la foliatura del nuevo tomo iniciará con el número “1” hasta la cantidad a la que refiere el inciso b) de este artículo.

e)El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes descritos, dará lugar al rechazo de la gestión de apertura.

Artículo 9.- Razón de apertura. Para la razón de apertura la Auditoría Interna deberá:

a)  En el caso de existir un tomo anterior, se deberá practicar primero su razón de cierre, antes de la apertura del nuevo tomo.

b)  El sello de la Auditoría Interna se estampará en cada folio del libro.

c)  El sello de apertura del libro se colocará en el folio inicial de cada uno de los tomos del libro. En dicho sello se hará constar el número de asiento, número de tomo, el tipo de libro que se autoriza, la instancia del Tribunal que lo utilizará, la cantidad de folios que lo integra, la modalidad del libro, la fecha de apertura y la firma de quien lo autoriza. Además, ese primer folio no podrá ser utilizado por la Administración para consignar información.

Artículo 10.- Plazo. La Auditoría Interna tramitará la solicitud de razón de apertura del libro en el plazo de cinco días hábiles a partir de su presentación. En el caso de que los folios no cumplan con los requisitos establecidos en este reglamento, serán devueltos formalmente a la instancia solicitante para que subsane lo pertinente, lo presente nuevamente y se continúe con el proceso de autorización. Una vez presentado el libro, iniciará de nuevo el plazo para atender dicha solicitud.

Artículo 11.- Entrega del libro autorizado. La Auditoría Interna entregará, formalmente y dentro del plazo establecido, el libro sujeto a razón de apertura, a la instancia del Tribunal que lo solicitó.

CAPÍTULO III

CAMBIO DE MODALIDAD DE LIBROS

Artículo 12.- Cambio de modalidad de libros. La Auditoría Interna procederá a la autorización del libro por cambio de modalidad, cuando sea permitido por el ordenamiento jurídico vigente.

Artículo 13.- Requisitos para el cambio de modalidad de libros. La instancia que requiera el cambio de modalidad de libro deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a)  Presentar una solicitud formal, donde detalle las razones que motivan el cambio.

b)  Aportar el tomo de libro sujeto a razón de cierre.

c)  El libro debe reunir los requisitos establecidos en el artículo 8 de este reglamento.

Artículo 14.- Razón de apertura de libros por cambio de modalidad. Para la apertura de un libro por cambio de modalidad, la Auditoría Interna deberá  indicar:

a)  La razón de cierre del libro sujeto a cambio de modalidad, previa verificación de los requisitos establecidos en el artículo 19 de este reglamento.

b)  La razón de apertura, de acuerdo con lo indicado en los artículos 8, 9 y 10 de este reglamento.

c)  Posteriormente al sello de apertura se hará una aclaración sobre las razones que justifican el cambio de la modalidad del libro que va a ser utilizado por la instancia respectiva.

CAPÍTULO IV

REPOSICIÓN DE LIBROS AUTORIZADOS

Artículo 15.- Naturaleza de la reposición de libros. La Auditoría Interna tramitará, ante solicitud formal de la instancia respectiva, la reposición del libro previamente autorizado, en caso de su destrucción, extravío, sustracción, daño o deterioro total o parcial.

Artículo 16.- Requisitos para la reposición de libros. La instancia que ocupare reponer un libro previamente autorizado por destrucción, extravío, sustracción, daño o deterioro total o parcial, deberá cumplir los siguientes requisitos:

a)          Presentar solicitud formal ante la Auditoría Interna, donde señale el número de tomo y las razones que motivan la reposición.

b)         Adjuntar a la solicitud una declaración jurada en la que se detalle quién tenía la custodia del tomo y el hecho ocurrido.

c)          En caso de extravío o sustracción, presentar copia de la denuncia formal ante la autoridad judicial competente, y constancia de haber realizado dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta.

d)         Aportar el libro a reponer a la Auditoría Interna, para que practique la razón de apertura de conformidad con los requisitos establecidos en este reglamento.

Artículo 17.- Razón de apertura de tomo por reposición. Cuando se trate de la reposición del tomo, una vez que la Auditoría Interna haya validado los requisitos, realizará la razón de apertura observando los requerimientos y plazos determinados en este reglamento; adicionalmente, consignará en el folio inicial del nuevo libro el número de tomo que se repone, la indicación de que se trata de una reposición y la justificación por la que se realiza.

CAPÍTULO V

RAZÓN DE CIERRE DE LIBROS

Artículo 18.- Solicitud de razón de cierre de libros. La instancia a la que le corresponda el uso del libro, deberá presentar la solicitud formal de razón de cierre ante la Auditoría Interna.

Artículo 19.- Requisitos para el cierre de los libros. El libro sujeto a razón de cierre deberá reunir los siguientes requisitos:

a)          Encontrarse en buen estado, sin alteraciones de cualquier índole que afecten su encuadernación o foliación y que no presente folios con tachaduras, borrones y correcciones que hagan dudar de la autenticidad de la información que contiene.

b)         Contener la totalidad de los folios y estar ordenados de forma consecutiva. Las hojas anuladas o inutilizadas deben continuar figurando en el lugar que les corresponde a efectos de no alterar el orden de los folios.

c)          Cuando uno o varios folios se anulen, consignar en esos folios el sello o anotación de anulación. Además, inmediatamente después de la última anotación que se realice en el tomo y antes de la razón de cierre, indicar los motivos que generaron la correspondiente anulación, fecha en que se anula y la firma responsable del uso del libro.

d)         Para realizar la razón de cierre de un libro bajo la modalidad de “hojas sueltas”, será necesario que la instancia solicitante proceda de previo a la adecuada encuadernación del libro.

e)          La información que contiene el libro debe encontrarse en orden cronológico de fechas, sin espacios en blanco, ni entrelíneas.

f)           La instancia correspondiente deberá guardar espacio suficiente –de por lo menos un folio- para que se pueda estampar el sello de cierre luego de la última anotación efectuada.

Artículo 20.-Razón de cierre. Para la razón de cierre de un libro la Auditoría Interna deberá:

a)          Colocar el sello de cierre inmediatamente después de la última anotación en el libro, por lo que cualquier anotación subsecuente que se realice después de este carecerá de validez.

b)         En dicho sello se hará constar el número de tomo que finaliza, el tipo de libro, el nombre de la instancia que lo utilizó, la fecha de cierre y la firma del responsable de la autorización.

Una vez efectuada la razón de cierre del tomo, será totalmente prohibido realizar cambios en su contenido, foliación o encuadernación.

Artículo 21.- Plazo. La Auditoría Interna tramitará la solicitud de cierre de libro en el plazo de cinco días hábiles a partir de su presentación. En el caso de que los folios no cumplan con los requisitos establecidos en este reglamento, serán devueltos formalmente a la instancia solicitante para que subsane lo pertinente, lo presente nuevamente y se continúe con el citado proceso de autorización. Una vez presentado el libro ante la Auditoría Interna, iniciará de nuevo el plazo para atender dicha solicitud.

Artículo 22.- Entrega del libro cerrado. La Auditoría Interna entregará, formalmente y dentro del plazo señalado, el libro sujeto a razón de cierre, a la instancia del Tribunal que lo solicitó.

Artículo 23.- Disposición del libro después del cierre. Una vez entregado por la Auditoría Interna el libro con la razón de cierre, la instancia administrativa correspondiente deberá disponer de las condiciones de ubicación física, facilidad de localización y cumplimiento del ordenamiento jurídico que rige en materia archivística, de manera que se evite la presunción de que constituyen documentos carentes de valor informativo, por lo que su tratamiento en términos de uso y utilidad será similar al de los libros aún no cerrados. Lo dispuesto en este artículo podrá ser verificado en cualquier momento por la Auditoría Interna.

CAPÍTULO VI

LIBROS DIGITALES

Artículo 24.- Autorización de libros legales digitales. Será responsabilidad de la Administración que, el sistema informático para el registro y soporte electrónico de libros en formato digital, cumpla con los requisitos y formalidades determinados en este reglamento para la realización de la razón de cierre y apertura correspondiente; adicionalmente, deberá disponer de los controles necesarios que garanticen la exactitud, inalterabilidad, confidencialidad, disponibilidad y respaldo de la información que será contenida en este, en observancia del marco normativo que regula la materia. La disposición de estos libros para la razón de apertura y cierre se regirá por lo señalado en el presente reglamento.

CAPÍTULO VII

OTRAS DISPOSICIONES

Artículo 25.- Controles de la Auditoría Interna. La Auditoría Interna deberá establecer los controles necesarios en lo relativo a:

a)          La custodia de los libros que sean presentados por la instancia respectiva para su razón de apertura o cierre, con el propósito de resguardar la integridad de estos durante el plazo determinado para atender la solicitud.

b)         El registro necesario del tipo de libro y tomos que han sido sujetos a razón de apertura y de cierre.

c)          La custodia de los sellos señalados en este reglamento para la realización de la razón de apertura y de cierre de libros.

CAPÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 26.- Vigencia. Este reglamento entrará a regir a partir de publicación.”. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Atención de audiencia sobre modificación al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. De los señores Ilenia Linoa Ortiz Ceciliano y Julio César Arroyo López, Secretaria de Actas y Secretario de Salud Laboral, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-002-2022 del 18 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a los oficios STSE-3041-2021 y STSE-047-2022, del 13 de diciembre de 2021 y 4 de enero de 2022, respectivamente, hecho el análisis, manifestamos lo siguiente:

Dado que, este [sic] puesto nace como resultado del proceso de mejoras en el Registro Civil, para que las dependencias que conforman dicha Dirección cuenten con personal profesional que atienda las diferentes necesidades en razón de sus responsabilidades, esta organización desde la propuesta inicial, señaló que para la Coordinadora de Servicios Regionales [sic], se requería de un Profesional de Gestión 2, considerando que  estos organismos cuanta [sic] con 32 Oficinas Regionales y parte de ellas no tienen personal profesional en el campo del Derecho, debiendo trasladar a las oficinas centrales los diversos trámites presentados por los usuarios. 

Cabe mencionar que la Dirección General del Registro Civil mediante oficio DGRC-600-2021 del 21 de setiembre de 2021, comparte con esta organización lo señalado oficio [sic] UNEC-23-2021 del 09 de setiembre de 2021, y solicitó a la Magistratura reconsiderar lo propuesto por la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos, de dotar a la Coordinadora de Servicios Regionales [sic], de un Profesional Ejecutor 3 y no un Profesional en Gestión 2 para la atención de todas las labores legales que un departamento tan grande.

A pesar de lo expuesto en los oficios de cita la Dirección Ejecutiva en el informe DE-2499-2021 del 29 de setiembre de 2021, omite referirse a lo sustancial de las observaciones realizadas por la UNEC e incluso ignoran una de las principales referencias, las cuales se hacen ver en los puntos 6 y 7 del oficio UNEC-23-2021 del 09 de setiembre de 2021: [sic]

Por lo que, este [sic] sindicato omite referirse a dicho perfil en virtud de que no corresponde a las necesidades de ese Departamento ni coincide con la descripción de las funciones de un Ejecutor 3 en Derecho; si no que, como se ha venido exponiendo son propias de un Profesional en Gestión 2, funciones que se apartan del perfil en el cual se insiste en encuadrar.

  En razón de lo expuesto se solicita al Superior que antes de la aprobación de este perfil reconsidere lo aquí manifestado.".

Se dispone: Tener por atendida la audiencia por la UNEC, no así por parte del SETSE. Aprobar conforme lo propuso la Dirección Ejecutiva en el oficio DE-3359-2021. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Solicitud de copia del Informe de Evaluación Anual del Ejercicio Económico del Presupuesto Nacional, del período 2021. De la señora Julissa Sáenz Leiva, Gerente de Área de Fiscalización para el Desarrollo de las Finanzas Públicas de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, se conoce oficio n.° DFOE-FIP-0029 del 21 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para efectos de contar con información pertinente para el ejercicio de las funciones de fiscalización asignadas al Órgano Contralor y vinculadas con la evaluación de resultados de la gestión pública, me permito solicitarle suministrar a esta Área de Fiscalización copia del “Informe Anual de Resultados Físicos del Presupuesto del período 2021”, que dicha institución debe presentar a la Dirección General de Presupuesto Nacional (DGPN) del Ministerio de Hacienda, según lo establecido en el inciso a.2) del artículo 74 del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Decreto N° 32988-H-MP-PLAN de 31 de enero de 2006 y sus reformas).

Respetuosamente les solicito remitir la copia del informe solicitado a la dirección de correo electrónico contraloria.general@cgrcr.go.cr, con la respectiva nota de remisión firmada digitalmente.

Finalmente, mucho le agradeceré girar las instrucciones que correspondan a fin de que se les pueda facilitar a los funcionarios, José Chaves Chaves y Anatoly Solís Atyasov, fiscalizadores de esta Área de Fiscalización, la documentación adicional que se necesite consultar en relación con el informe solicitado. Asimismo, me permito solicitarle que, ante cualquier duda o aclaración que pudiera surgir relacionada con el presente requerimiento, se sirva dirigir a los funcionarios citados, a los teléfonos 2501-8027 o al 2501-8505.".

Se dispone: Para su oportuna atención, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

B) Consulta legislativa del proyecto de “Ley para la gestión de las reposiciones de las cédulas de identidad”, expediente número 22.822. De la señora Nancy Vílchez Obando, Jefa de Área de la Sala de Comisiones Legislativas V de la Comisión Asuntos Económicos de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.° AL-CPECTE-C-541-2022 del 13 de enero de 2022, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que corresponda y con instrucciones del señor diputado Wagner Jiménez Zúñiga, Presidente de la Comisión Permanente Especial de Ciencia, Tecnología y Educación, le comunico que este órgano legislativo acordó consultar el criterio de esa institución sobre el expediente 22822: “LEY PARA LA GESTIÓN DE LAS REPOSICIONES DE LAS CÉDULAS DE IDENTIDAD”, el cual se adjunta.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles […]".

Se dispone: Contestar la consulta formulada, en los siguientes términos:

I. Consideraciones preliminares.      

El ordinal 97 de la Carta Fundamental dispone, en forma preceptiva, que tratándose de la “discusión y aprobación de proyectos de ley relativos a la materia electoral” la Asamblea Legislativa deberá consultar al Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) su criterio en torno a la iniciativa formulada y que, para apartarse de esa opinión, “se necesitará el voto de las dos terceras partes del total de sus miembros”. Sin embargo, en los seis meses previos y cuatro posteriores a una elección popular, solo se podrán convertir en ley aquellos proyectos en los que este Tribunal estuviere de acuerdo.

Como parte del desarrollo normativo de la disposición constitucional de cita, el inciso n) del artículo 12 del Código Electoral establece, como función propia de esta Autoridad Electoral, evacuar las consultas que la Asamblea Legislativa realice al amparo de esa norma de orden constitucional.

A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, en punto a la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Órgano Constitucional ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos  electorales, electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Pleno, a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.

II. Objeto del proyecto.

Puntualmente este proyecto tiene por objeto otorgar al Tribunal Supremo de Elecciones la posibilidad de cobrar las reposiciones de las solicitudes de cédula de identidad a partir de la segunda en un mismo año calendario; entendiendo por reposición, como todas aquellas solicitudes de cédula de identidad cuya causa sea relacionada con el deterioro, extravío, robo o hurto del documento de identidad.

III. Sobre el proyecto.

Se somete en consulta de este Tribunal el texto del proyecto de ley tramitado en expediente legislativo número 22.822 cuyo objetivo es la aprobación de la “LEY PARA LA GESTIÓN DE LAS REPOSICIONES DE LAS CÉDULAS DE IDENTIDAD”.

En lo que a la iniciativa legislativa pretende en el sentido de otorgar al Tribunal Supremo de Elecciones la posibilidad de cobrar las reposiciones de las solicitudes de cédula de identidad a partir de la segunda solicitud en un mismo año calendario, este Colegiado manifiesta su plena conformidad con la propuesta, la cual resulta acorde con los esfuerzos y acciones acometidas por esta institución para brindar con excelencia dicho servicio público con resguardo del uso racional de los recursos públicos.

IV. Conclusión.

Con base en lo expuesto y a la luz de las potestades otorgadas en el artículo 97 constitucional y 12 del Código Electoral, este Tribunal no objeta la iniciativa legislativa consultada. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.