ACTA N.º 30-2021

 

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de abril de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Hugo Ernesto Picado León.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Formalización de la nueva estructura ocupacional aprobada para las oficinas regionales. Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-094-2021 del 23 de marzo de 2021, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 15-2021, celebrada el 23 de marzo de 2021 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce el oficio No. DGRC-0187-2021 SUSTITUIR de fecha 12 de marzo de 2021, recibido el día 17 del mismo mes y año en la Coordinación de este Consejo, el cual en lo que interesa indica:

“En atención al oficio CDIR-073-2021 (…) referido al caso de la funcionaria Ana Laura Molina Sánchez en la Oficina Regional de Grecia, respetuosamente me permito informar lo siguiente.

Mediante oficio DL-040-2021 (…) se atendió lo instruido por el TSE, en acuerdo adoptado en la sesión ordinaria n.° 112-2020 del 19 de noviembre del 2020 y comunicado mediante oficio STSE-2291-2020 de la misma fecha, en punto a la recomendación 4.4) del informe presentado por la Dirección Ejecutiva en el oficio DE2690-2020 [sic], referente a la recomendación propuesta para poner en funcionamiento la estructura aprobada para la oficina regional de Grecia conforme con el “Estudio de Mejoras del Registro Civil de las oficina [sic] regionales”.

La propuesta formulada por los departamentos de Recursos Humanos y Legal para la formalización de la nueva estructura aprobada para dicha oficina regional comprendía básicamente 3 movimientos en el sentido de que la funcionaria Ana Laura Molina Sánchez retorne a su plaza en propiedad n.° 76391, lo que permitiría ascender en forma interina a la plaza n.° 46142 a la funcionaria Cristina Bolaños González, quien cumple con el requisito académico de la clase Técnico Funcional 2 y finalmente nombrar en forma interina a la funcionaria Evelyn Rojas Núñez plaza n.° 101924 que dejaría vacante la funcionaria Bolaños González.

Aunque los departamentos mencionados consideraron que era viable jurídica y técnicamente realizar esos movimientos, recomendaron que el Área de Gestión de Empleo consultara a la señora Sánchez Molina si a un corto plazo podría cumplir con los requisitos exigidos para el puesto n.° 46142. Por lo tanto, ese Consejo, mediante oficio CDIR-049-2021, solicitó al Departamento de Recursos Humanos atender esta recomendación, lo cual fue cumplido a través del oficio RH-0338-2021, en el que se señaló que la señora Molina Sánchez “…no se encuentra pronta a cumplir con el requisito académico que demanda el puesto…” y recomienda que, de disponerlo así el Consejo, procedería realizar los movimientos antes señalados.

Por lo anterior, habiéndose atendido lo sugerido por los departamentos de Recursos Humanos y Legal en el oficio DL-040-2021 en punto a la consulta a la colaboradora Molina Sánchez y teniéndose por cumplido el supuesto de respuesta negativa por parte de ella en cuanto a su posibilidad de cumplir en un corto plazo con los requisitos exigidos para el puesto n.° 46142, por razones de servicio público a efectos de consolidar la nueva estructura ocupacional en la oficina regional de Grecia, se propone recomendar a los señores Magistrados y las señoras Magistradas, aprobar los siguientes movimientos de personal:

1. Trasladar (retornar) a la funcionaria Ana Laura Molina Sánchez de la plaza n.° 46142 que actualmente posee, a su plaza en propiedad n.º 76391 de Asistente en Servicios Regionales, –Asistente Funcional 3–.

2. Nombrar de forma interina en la plaza n.º 46142 a la funcionaria Isabel Cristina Bolaños González quien sí cumple con los requisitos exigidos para solicitar la reclasificación de la citada plaza a la clasificación pretendida de Técnico /a Funcional 2 como Técnico / a en Gestión de Servicios Regionales, conforme la estructura ocupacional señalada en el “Estudio de Mejoras del Registro Civil de las oficinas regionales”.

3. Nombrar interinamente en la plaza n.º 101924 vacante en virtud del ascenso anterior, a la funcionaria Evelyn Rojas Núñez, quien actualmente ocupa en forma interina, la plaza que ocupa en propiedad de la señora Molina Sánchez.

Producto del estudio realizado y en concordancia con el acuerdo adoptado por el Consejo en el artículo segundo de la sesión ordinaria 10-2021 celebrada el día 16 de febrero de 2021, comunicada en oficio CDIR-049-2021 de la misma fecha, se solicita recomendar al Superior aprobar los siguientes movimientos:

1. Reclasificar el puesto número 46157 a la clase Profesional Asistente 1 de Profesional Asistente 1 de Oficina Regional (Heredia), manteniendo en su clasificación actual al puesto número 45921.

2. Dejar sin efecto la reclasificación del puesto número 46106, que realizará labores de Asesor /a en Materia Indígena, para lo cual el Departamento de Recursos Humanos elaborará el perfil respectivo. En virtud de lo anterior, se traslada la plaza número 45427 a la Oficina Regional de Talamanca a efectos de que sea reclasificada a la clase profesional en Gestión 1, Jefe de Oficina Regional 1 (Talamanca).

3. El Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría General prepararían los proyectos de resolución correspondientes para la reclasificación de los puestos 46157 y 45427.

Todos los movimientos recomendados se sugieren que tengan fecha de rige a partir del 16 de abril del año en curso.”

Se dispone: 1. Aprobar conforme se propone. 2. Elévese al Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Aprobar conforme se propone los movimientos de personal y las reclasificaciones de puestos con rige en la fecha indicada. ACUERDO FIRME.

B) Modificación de la Ley de Presupuesto por Reprogramación Presupuestaria. Del señor Héctor Fernández Masís, Coordinador del Consejo de Directores, se conoce oficio n.° CDIR-117-2021 del 6 de abril de 2021, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 17-2021, celebrada el 6 de abril de 2021 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos –quien preside–; Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del TSE; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Franklin Mora González, Director Ejecutivo; Ileana Cristina Aguilar Olivares, Directora General a.i del Instituto de Formación y Estudios en Democracia; y Xenia Guerrero Arias, Directora General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce el oficio No. DE-0730-2021 de fecha 5 de abril de 2021, recibido el día siguiente en la coordinación de este Consejo, cuyo asunto es “Modificación de la Ley de Presupuesto por Reprogramación Presupuestaria (Referencia H-004)” y que expresamente recomienda: 

“De conformidad con lo establecido en los artículos 99 y siguientes, y 177 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, con arreglo a los principios de gestión financiera y programación contenidos en el artículo 5, incisos b) y e), en ese orden, de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, como consecuencia de lo expuesto y con base en el inciso r) del artículo 2º del Reglamento de esta Dirección Ejecutiva, se recomienda que se apruebe y se le dirija al Superior la presente propuesta de modificación a los productos e indicadores programáticos del título 401 “Tribunal Supremo de Elecciones” incluida en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico de 2021, Ley n.° 9926, con la recomendación de aprobar también y le remita tal propuesta en atenta instancia a la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda. No omito mencionar que, los cambios en las metas están sustentados en el análisis respectivo que hiciera al Plan Operativo Institucional (POI) 2021 el equipo técnico del Área de Planificación Institucional y la Unidad de Estadística. Además, estos cambios deberán ser incluidos en el Sistema de Formulación Presupuestaria, en su respectivo módulo, como deberán quedar en la mencionada normativa, de lo cual se encargará esta Dirección.”

 Se dispone: 1. Incorporar al orden del día. 2. Aprobar conforme se propone. 3. Elévese al Tribunal con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Informe Técnico MRC-12. Estudio administrativo integral de la Sección Archivo del Registro Civil - Mejoras en el Registro Civil IV etapa. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0737-2021 del 6 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos administrativos correspondientes, y de conformidad com [sic] la programación de labores de esta Dirección Ejecutiva, remito adjunto Informe Técnico MRC-12 relativo al “Estudio administrativo integral de la Sección Archivo del Registro Civil”, cuyas conclusiones y recomendaciones se consignan de seguido.

5. CONCLUSIONES.

5.1. La labor que lleva a cabo la Sección Archivo del Registro Civil, es significativa para el cumplimiento de la misión institucional, en lo relativo al soporte que brinda en los procesos sustantivos de registración civil, identificación de las personas y generación del Padrón Nacional Electoral. Constituye la dependencia que conserva y custodia la información que fundamenta las inscripciones practicadas en el Departamento Civil o en el Electoral, respaldando las acciones materializadas por el Registro Civil en el tiempo.

5.2. Se confirma la necesidad de definir una nueva estructura organizativa para la Sección Archivo del Registro Civil y aplicar ajustes ocupacionales a los puestos que la conforman, en función de las exigencias y responsabilidades que demandan su puesta en operación, independizando las actividades operativas de las técnicas utilizadas en archivística.

5.3. Resulta necesario actualizar el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE, en razón de la creación de nuevos cargos y nomenclaturas producto del presente informe, así como la eliminación de puestos existentes en el Escalafón Institucional. De igual modo, en lo atinente a la incorporación del requisito académico de Bachiller en Archivística para los puestos a cargo de las unidades internas de la sección, en respuesta a observaciones de la Auditoría Interna en informe ICI-05-2019 y la especialidad técnica de las labores que se realizan en la sección Archivo del Registro Civil.

5.4. Es preciso que el diario quehacer y las labores técnicas archivísticas programadas, se ejecuten ininterrumpidamente, de igual modo que se facilite la carrera administrativa a lo interno de la sección, por lo que resulta necesario considerar los puestos destacados en la Unidad Asistencia Archivística y los Encargados/as de sus unidades internas para recargo de funciones.

5.5. La población estudiada, señaló la existencia de factores físico ambientales que, según su percepción, afectan negativamente su desempeño, siendo los más representativos, temperatura, ergonomía y espacio físico.

5.6. Fue posible identificar aspectos de mejora, en cuanto a la administración de la planta física con la que dispone actualmente la sección Archivo del Registro Civil, por lo que debe programarse su posterior análisis.

5.7. La carencia de mobiliario adecuado y suficiente, repercute en la organización interna del trabajo, lo que aunado a la ejecución cíclica de tareas y el volumen de documentación limita la capacidad de respuesta del Archivo del Registro Civil.

5.8. Se identificó la rotación del personal como mecanismo para mitigar los efectos del cierre técnico del Archivo del Registro Civil, por lo que se hace necesario planificar dicha actividad, dadas las nuevas descripciones de los puestos que conformarán la dependencia y el reciente modelo de evaluación del desempeño institucional.

6. RECOMENDACIONES.

6.1. Aprobar el organigrama suplementario y organigrama de puestos de la Sección Archivo del Registro Civil que se detallan en figuras 7 y 8 del presente informe. Con lo que se estaría formalizando su estructura organizativa y ocupacional a partir del 16 de mayo de 2021. De igual forma, las funciones de un nuevo componente en su organigrama a denominarse Asistencia Archivística, las que lucen en el título 2.3.6.2 “Labor Técnica Especializada del Archivo del Registro Civil.”

6.2. Aprobar a partir del 16 de mayo de 2021, el traslado definitivo de la plaza 101892, que presupuestariamente pertenece a la Dirección General del Registro Civil, dado que, a petición de esa Dirección, dicha plaza fue considerada en la población del presente estudio.

6.3. Reasignar o reclasificar según corresponda, a partir del 16 de mayo de 2021, los puestos que lucen en la siguiente tabla, para lo que se cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos. Lo anterior, con las excepciones que surjan de los siguientes puntos.

6.3.1. Alcances del dictamen emitido por Departamento Legal en oficio DL-070-2019 del 4 de febrero de 2019, aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.º 23-2019 del 21 de febrero de 2019, según oficio STSE-0375-2019, en punto al mecanismo que debe aplicarse para puestos a ubicarse en el estrato ocupacional calificado o técnico, cuyos ocupantes no cumplan con los requisitos respectivos.

6.3.2. Alcances del dictamen emitido por el Departamento Legal en oficio DL-004-2020 del 06 de enero de 2020 aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.º 2-2020 del 9 de enero de 2020, según oficio STSE-0042-2020 de igual fecha, sobre el procedimiento a seguir para puestos que se sugieran reclasificar, reasignar o transformar en el estrato ocupacional profesional, cuyos ocupantes no cumplan con los requisitos respectivos.

6.3.3. Lo señalado por el Departamento de Recursos Humanos en criterio técnico rendido al efecto, según oficio RH-0473-2021 del 15 de marzo de 2021, en el que se identificaron situaciones que, para la fecha de su emisión, imposibilitan concretar la reclasificación de las siguientes plazas 55712, 45573, 45582, 97661, 361340 lo que deberá ser corroborado por dicho departamento de previo a la confección de la respectiva resolución, e informar sobre el particular a la jefatura de la Sección Archivo del Registro Civil y personas funcionarias ocupantes de esas plazas.

 

6.4. Cambiar nomenclatura de las siguientes plazas, según recomendación del Departamento de Recursos Humanos para lo que, Dirección Ejecutiva suministrará el insumo correspondiente a ese departamento.

 

6.5. Que la jefatura de la Sección Archivo del Registro Civil, tome nota de los ajustes ocupacionales aquí recomendados y proceda a comunicar tales resultados al personal a su cargo de forma individualizada, documentando lo correspondiente. Considerando, además que, según el análisis efectuado por Dirección Ejecutiva y criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, los puestos 76421 y 45536, ambos de la clase Asistente Administrativo 1, cargo Oficinista 1, así como el puesto 76578 de la clase Profesional Asistente 1, cargo Profesional Asistente en Administración 1 y el puesto 45520 de la clase Asistente Funcional 2, cargo Secretario/a 1, mantendrán en conjunto su clasificación, descripción y nomenclatura.

6.6. Que el Departamento de Recursos Humanos, proceda con la actualización del Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE, incorporando en la clase Profesional Asistente 1 el cargo Encargado/a de la Unidad de Procesos Documentales, en la clase Asistente Funcional 2, el cargo Asistente en Servicios Archivísticos. Asimismo, eliminando de las clases Asistente Funcional 1 y Asistente Funcional 2, los cargos Microfilmador/a 1 y Microfilmador/a 2, respectivamente, así como la eliminación en la unidad administrativa estudiada del puesto Supervisor/a de Unidad.

6.7. Que se apruebe la incorporación del requisito académico de Bachiller en Archivística, para el cargo de Encargado/a de la Unidad de Procesos Documentales, según lo sugirió el Departamento de Recursos Humanos en su informe técnico y lo que fue avalado por esta Dirección Ejecutiva. Siendo el requisito académico a incorporar en la descripción de este cargo, Bachillerato en Administración o Archivística.

6.8. Que una vez materializados los ajustes ocupacionales aquí planteados para los cargos de la Sección Archivo del Registro Civil, Profesional Asistente en Archivística y Encargado/a de la Unidad de Procesos Documentales a saber; 76626, 368548, 55712, 76581,45517 y 361340, se consideren para recargo de funciones.

6.9. Que la sección Archivo del Registro Civil, elabore un plan anual de rotación con miras a su aplicación a partir del segundo semestre del año 2021. Dicho plan debe considerar al menos, a los puestos de Encargado/a de Unidad, así como a los puestos de Asistente en Servicios Archivísticos. Para este requerimiento contará con el acompañamiento del Departamento de Recursos Humanos, en punto a que dicho plan, resulte congruente con los mecanismos actuales de evaluación del desempeño a nivel institucional.

6.10. Que la Dirección General del Registro Civil, así como la Sección Archivo del Registro Civil, consideren los resultados del presente informe, para dar cumplimiento a las recomendaciones 4.1 y 4.2 del Cronograma para el Cumplimiento de Recomendaciones del Informe de Control Interno n°. ICI-05-2019 “Estudio de Auditoría relativo a los procesos operativos y de gestión de la Sección de Archivo del Registro Civil”.

6.11. Que la Dirección Ejecutiva programe estudio a realizarse en el año 2021, enfocado en el análisis de la administración de la planta física actual del Archivo del Registro Civil, con aplicación de la técnica Planeación Sistemática de la Distribución “Systematic Layout Planning” o la que estime pertinente, con el fin de optimizarla y mejorar así la operatividad de sus funciones.

6.12. Que la Dirección Ejecutiva, de puntual seguimiento a los procesos de contratación administrativa y otras medidas programadas para solventar la necesidad primaria del Archivo del Registro Civil, respecto del mobiliario acorde a su gestión técnica archivística.

6.13. Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría General del TSE preparen el proyecto de resolución sobre las reasignaciones o reclasificaciones, de los puestos consignados en recomendación 6.3  a partir  del 16 de mayo del 2021, y se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional para que se les brinde contenido económico con base en la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” con cargo al subprograma presupuestario 850-01 “Tribunal Supremo de Elecciones”, u 850-02 “Organización de Elecciones”, según corresponda.

6.14. Que la Dirección Ejecutiva remita a la Sección de Archivo del Registro Civil inventario de tareas de los puestos sobre los que se recomendaron ajustes ocupacionales, como referente para la asignación y supervisión de labores. Asimismo, al Departamento de Recursos Humanos para que, con plazo a julio del 2021, proceda con la actualización de sus descripciones e integración al Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE.

6.15 Que la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones, considere con especial atención los puestos aquí recomendados para reasignación, reclasificación; esto ante eventuales casos de estudios de puestos que se encuentren en la órbita del Superior pendientes de resolver. De igual forma, deberán tomar nota en lo que les corresponde, la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0702-2021 del 25 de marzo de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere a modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

Se dispone: De previo a resolver y por tratarse de eventuales modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos, se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) y al Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), por el plazo de diez días hábiles, para lo cual la Dirección Ejecutiva suministrará a los estimables representantes sindicales la información que sea de su interés. ACUERDO FIRME.

B) Informe sobre modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0739-2021 del 6 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refiere a modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos.

Se dispone: De previo a resolver y por tratarse de eventuales modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos, se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) y al Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), por el plazo de diez días hábiles, para lo cual la Dirección Ejecutiva suministrará a los estimables representantes sindicales la información que sea de su interés. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Solicitud de permiso para atender actividades sindicales. Del señor Rui López González, Secretario General del Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), se conoce oficio n.° SETSE-021-2021 del 5 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En oficio SETSE 018-2021 y 019-2021 se requirió autorización de licencia sindical para las señoras Cindy Vega Figueroa y Yoryina Coto Rivel, la cual se atendió en sesión ordinaria nº 27-2021 y se comunicó en oficio nº STSE-0717-2021 del 25 de marzo del año en curso; sin embargo, replanteando lo requerido, se les solicita conceder la licencia en las siguientes fechas, respetando para ello los plazos prudenciales establecidos por esta Magistratura: para la señora Vega Figueroa durante los días 19, 21, 22, 23 y 26 de abril y a la señora Coto Rivel durante los días del 19 al 23 de abril; todos estos con el objeto de atender asuntos propios de su labor sindical, a la luz de lo establecido en el referido artículo 61 del Reglamento Autónomo de Servicios del Tribunal Supremo de Elecciones, Decreto n.° 3-1996 y sus reformas.

Ruego que, de ser aprobada la solicitud, se informe lo correspondiente a la respectiva jefatura para que pueda realizar los ajustes del caso y se garantice la continuidad del servicio que brinda.

No se omite indicar que este grupo sindical se encuentra en la mejor disposición de atender cualquier inquietud que se presente respecto de lo planteado en este oficio, en todo caso, para lo que se estime pertinente, queda a su disposición el correo electrónico del sindicato: sindicatoempleadostse@gmail.com.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. Tomen nota la jefatura del Departamento de Recursos Humanos y la inmediata de las funcionarias indicadas. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.