ACTA N.º 29-2021

 

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del seis de abril de dos mil veintiuno, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Luz de los Ángeles Retana Chinchilla y Hugo Ernesto Picado León.

 

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y extraordinaria inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Encargo de funciones de la jefatura de la Coordinación de Servicios Regionales. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0225-2021 del 24 de marzo de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios, el Instructivo para el trámite de recargos de funciones y la circular número STSE-0030-2016 del 19 de julio del 2016, asimismo lo expuesto en los oficios que se dirá, respetuosamente, someto a consideración de la señora magistrada [sic] y señores magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones, la solicitud de encargo de funciones que se detalla a continuación:

 

Con base en lo anterior, esta Dirección avala la recomendación para que la funcionaria Somarribas Salgado sustituya al señor Chavarría Vargas en el lapso indicado, si a bien lo tiene el Superior.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de licencia sin goce de salario del señor Alejandro José Robles Leal. Del señor Alejandro José Robles Leal, Letrado del TSE, se conoce memorial del 5 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Tras extenderles mi saludo más respetuoso, yo, Alejandro José Robles Leal, cédula de identidad 1-1246-0972, letrado del Tribunal Supremo de Elecciones (en lo sucesivo TSE), me permito solicitar una licencia o permiso sin goce de salario desde el 07 de abril y hasta el 13 de mayo de 2021, ambas fechas inclusive, ello con el fin de atender asuntos personales, todo lo anterior de acuerdo con el numeral 31 del Reglamento Autónomo de Servicios del TSE.

En ese mismo sentido, para cualquier notificación o aclaración adicional, puedo ser localizado en el correo electrónico (...)

Sin más por el momento, me despido agradeciendo el trámite oportuno de esta gestión.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Conceder la licencia conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Nombramiento en propiedad en la Oficina de Seguridad Integral. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-0752-2021 del 6 de abril de 2021, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado que al efecto existe un registro de elegibles, con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto por la señora Kattya Marcela Varela Gomez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, en oficio n.° RH-0545-2021 –el cual prohíjo–, me permito someter a su consideración la siguiente terna, de la cual propongo nombrar en propiedad, a partir de la firmeza del acuerdo que así lo apruebe y en el puesto que se indica, a quien figura en el primer lugar:

 

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS DE 2022.

A) Solicitud de autorización para gestionar contratación utilizando el artículo 304 del Código Electoral. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-162-2021 del 18 de marzo de 2021, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 25 de marzo de 2021, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Esta Dirección en conjunto con el Departamento de Programas Electorales y la Sección de Servicios Generales, ha venido trabajando en la definición de los requerimientos para la contratación del servicio de alquiler de vehículos para los procesos de Transmisión de Datos, Asesores Electorales y demás programas electorales

De cara a las Elecciones Nacionales 2022 y como resultado de la retroalimentación obtenida de procesos electorales anteriores, se identificaron una serie de mejoras significativas en lo concerniente a la optimización de los recursos y la atención de los protocolos propios de la pandemia, las cuales se incluyeron en una propuesta de cartel que además se ajusta a la presupuestación prevista (aspecto que fue previamente identificado y oportunamente incorporado en el POA respectivo).

En virtud de la complejidad derivada de los cambios y mejoras planteadas, y ante el riesgo de que se puedan dar atrasos importantes debido a la situación sanitaria que atraviesa el país o por procedimientos ordinarios propios de una licitación pública, esta Dirección estima oportuno y conveniente solicitar la aplicación de la figura establecida en el artículo 304 del Código Electoral.

Sobre esta recomendación, cabe destacar que la Unidad de Transportes de Servicios Generales, mediante un sondeo de mercado, contactó al menos cinco empresas líderes en el mercado en lo referente al servicio de alquiler de vehículos, determinando que existen al menos tres empresas que tienen la capacidad instalada y la experiencia necesaria para llevar a cabo la contratación que interesa, mismas que en los últimos procesos electorales han resultado ser las adjudicatarias, aspecto valioso con el objetivo de asegurarse no sólo la disponibilidad del servicio, sino también la calidad y experiencia indispensables, dada la necesidad de ajustarse a cronogramas de trabajo muy exigentes y ventanas de ejecución que demandan mucha agilidad y flexibilidad en donde el margen de error debe ser prácticamente inexistente.

En virtud de lo anterior, respetuosamente le solicito elevar lo anterior a conocimiento de las señoras y señores magistrados, a efectos de que, salvo superior criterio, la contratación del servicio del alquiler de vehículos para los procesos electorales, se realice bajo la figura de una contratación directa concursada, utilizando la excepción contemplada en el artículo 304, párrafo tercero del Código Electoral, a los efectos de poder establecer la oferta más ventajosa para el cumplimiento de los fines, objetivos y metas planteadas por el TSE.".

Se dispone: Con fundamento en las consideraciones expuestas por el señor Fernández Masís, autorizar la contratación referida al amparo de lo dispuesto en el artículo 304 del Código Electoral, sin emitir criterio respecto de los eventuales oferentes y precisando que los procedimientos que en consecuencia se ejecuten, quedan bajo responsabilidad de las instancias administrativas intervinientes en el proceso de contratación. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre ejecución del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna 2020. De la señora Nidia Elvira Aguilar Acuña, Auditora Interna a. i., se conoce oficio n.° AI-069-2021 del 23 de marzo de 2021, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para su estimable conocimiento y fines consiguientes, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 22, inciso g), de la Ley General de Control Interno, n.° 8292, y artículos 12, inciso d), y 35, inciso g), del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Tribunal Supremo de Elecciones, así como lo dispuesto en  la directriz n.° 7 de las “Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, titulada “Elaboración y presentación del informe anual previsto en el artículo 22, inciso g), de la Ley 8292”, remito el documento denominado: “INFORME SOBRE EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DE LA AUDITORÍA INTERNA 2020”.

Dicho documento contiene la evaluación de las acciones llevadas a cabo durante ese año por esta Auditoría Interna, mediante los distintos servicios que le compete brindar, de conformidad con el marco normativo que regula su accionar.".

Se dispone: Tomar nota. ACUERDO FIRME.

B) Informe de estudio administrativo del Departamento Legal. Del señor Franklin Mora González, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0642-2021 SUSTITUIR del 24 de marzo de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo establecido en el artículo segundo, inciso c) del Reglamento de la Dirección Ejecutiva en cuanto a su función de “Efectuar y dirigir estudios e investigaciones administrativas para el mejoramiento y modernización de la estructura institucional…” y a lo dispuesto por el Superior en sesión ordinaria n.° 054-2011 y comunicado en oficio n.° STSE-1586-2011 del 7 de junio de 2011, que señala “la reorganización, transformación o creación de puestos de estos organismos electorales serán atendidas únicamente por la Dirección Ejecutiva”, remito adjunto el “Estudio Administrativo Departamento Legal”.

No omito indicar que, el citado informe responde a solicitud planteada en oficio n.° DL-146-2020 por el señor Ronny Jiménez Padilla, jefe a.i. del Departamento Legal, donde solicita realizar “el estudio de la plaza n.º 101908”, con la finalidad de “maximizar el recurso humano existente y procurar la eficiencia y eficacia de la labor que desarrolla este Departamento por medio del Área de Empleo Público”.

Las conclusiones y recomendaciones del estudio se consignan de seguido.

9.Conclusiones

9.1. La estructura orgánica que presenta el Departamento Legal en general es adecuada en términos de jerarquía, especialización y departamentalización

9.2.   El Manual de Procedimientos vigente del Departamento Legal muestra una estructura orgánica diferente a la aprobada por el Superior con base en las recomendaciones resultantes del estudio administrativo realizado por la Dirección Ejecutiva en el año 2017.

9.3.   El Departamento legal interactúa a nivel interno (ambiento interno) prácticamente con todas y cada una de las unidades administrativas institucionales desde los estratos superiores e intermedios (TSE-CDIR-Direcciones) y las unidades administrativas subordinadas, así como aquellas comisiones institucionales creadas para el cumplimiento de objetivos específicos ya sean estas de orden permanente o temporal y los organismos e instituciones del estado a lo externo de la institución.

9.4.   Las modificaciones de reciente data en la estructura orgánica institucional, así como los cambios a nivel normativo han incidido en las labores que ejecuta el Área de Empleo Público del Departamento Legal.

9.5.   Las tareas que debe atender el Departamento Legal por medio de su Área de Empleo Público, se han visto incrementadas en cantidad y complejidad, lo que hace necesario contar con el recurso humano calificado que pueda asumir la atención de las labores, bajo los plazos establecidos.

9.6.   El esquema actual aplicado por el Departamento Legal para atender las tareas asignadas, podría disminuir la capacidad de respuesta de esa unidad administrativa, por lo que requiere del recurso humano adecuado según sus competencias, para el logro de sus metas y objetivos.

10.    Recomendaciones

Con base en los argumentos y conclusiones expuestos, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:

10.1. Aprobar la propuesta para el Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en el punto 11 del presente informe.

En consecuencia de la anterior recomendación:

10.2. Aprobar organigrama suplementario del Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en el punto 11.1 del presente informe.

10.3. Reclasificar con rige a partir del 16 de abril de 2021 el puesto que luce en el siguiente cuadro, basado en la propuesta consignada en el punto 11.2, acción que cuenta, según las disposiciones vigentes, con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos (oficio RH-0432-2021).

 

10.4. Aprobar estructura ocupacional del Departamento Legal, cuyo detalle se consigna en la tabla 6 del punto 11.2 del presente informe.

Al Departamento de Recursos Humanos:

10.5. Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría General del Tribunal Supremo de Elecciones preparen el proyecto de resolución para concretar la reclasificación antes mencionada a partir del rige citado, a efectos de que se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional y se le de contenido económico con base a la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” con cargo al subprograma presupuestario 850-01.

10.6. Que el Departamento de Recursos Humanos proceda, según corresponda, con la actualización del puesto descrito en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE, según las tareas que se muestran en la tabla 5 del punto 7.7 del presente informe.

10.7. Que el Departamento de Recursos Humanos tome nota del organigrama de puestos del Departamento Legal que se muestra en la figura 12 del punto 11.2, a fin de que sirva de insumo en futuras solicitudes de estudios de puestos que se presenten en ese departamento.

A la Dirección Ejecutiva:

10.8. Que la Dirección Ejecutiva tome nota de las acciones planteadas a efecto de considerarlas en la actualización del Módulo de Relación de Puestos en el Sistema de Formulación Presupuestaria del Ministerio de Hacienda.

10.9. Que la Dirección Ejecutiva tenga por atendida la solicitud planteada por el Departamento Legal en oficio Dl-146-2020, comunicando lo que corresponde a los interesados.

Al Departamento Legal:

10.10.         Que el Departamento Legal proceda con la actualización de su Manual de Procedimientos donde se reflejen los cambios productos del presente estudio y las prosibles [sic] consecuencias para el Sistema de Validación de Riesgos (SIVAR).".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Autorización para firmar certificaciones del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0237-2021 del 26 de marzo de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Elevo a conocimiento del Tribunal, el oficio DC-1666-2021 del día de hoy, suscrito por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, en el cual solicita autorización para firmar certificaciones a la siguiente funcionaria:

•        Wendy Melissa Arias Chacón, cédula n.° 3-0388-0002

Por lo anterior y con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, muy respetuosamente solicito conceder la autorización requerida.".

Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a la referida funcionaria para que firme certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrese la firma y el sello que utilizará. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TSE.

A) Solicitud de prórroga para atender audiencia respecto de adenda a los contratos de dedicación exclusiva. De las señoras Arlene Castro Jiménez e Ilenia Ortiz Ceciliano, Secretaria General Adjunta y Secretaria de Actas, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-002-2021 del 25 de marzo de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En relación al oficio STSE-0568-2021del 11 de marzo de 2021 y con el fin de brindar el criterio pertinente, solicitamos se nos conceda una prórroga del plazo por otro tanto.".

Se dispone: Conceder la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de permiso para atención de asuntos sindicales. Del señor Rui López González, Secretario General del Sindicato de Empleados del Tribunal Supremo de Elecciones (SETSE), se conoce oficio n.° SETSE-020-2021 del 5 de abril de 2021, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento en el acuerdo tomado por el Superior en sesión ordinaria N° 3-2019 del 8 de enero de 2019, referida al otorgamiento de una licencia sindical permanente los días miércoles de cada semana para dos miembros de la Junta Directiva de este Sindicato, me permito adjuntar la calendarización y el listado de los integrantes de este grupo sindical que tomarán la referida licencia durante el mes de abril.

 

No se omite indicar que este grupo sindical se encuentra en la mejor disposición de atender cualquier inquietud que se presente respecto de lo planteado en este oficio, en todo caso para lo que se estime pertinente, queda a su disposición el correo electrónico del sindicato: sindicatoempleadostse@gmail.com".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.-  Autorizar conforme se solicita. Tomen nota la jefatura del Departamento de Recursos Humanos y las inmediatas de los funcionarios indicados. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Solicitud de aporte a la Unión Interamericana de Organismos Electorales (UNIORE). Del señor José Thompson J., Director Ejecutivo del Centro de Asesoría y Promoción Electoral del Instituto Interamericano de Derechos Humanos (IIDH-CAPEL), se conoce oficio n.° CA-163-21 del 19 de marzo de 2021, recibido el 24 de marzo de 2021 en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante la presente carta, saludo a usted, a los Magistrados (as) y funcionarios (as) del Tribunal Supremo de Elecciones de Costa Rica, deseándoles el mayor de los éxitos. Como es de su conocimiento, en la XII Conferencia de la Unión Interamericana de Organismos Electorales (UNIORE), que tuvo lugar en octubre de 2014 en Santiago de Chile, se adoptó el acuerdo sobre el financiamiento de las actividades de la Asociación.

“Entretanto se generen las recomendaciones del Grupo Cinco y de manera transitoria, se sugiere considerar un aporte voluntario de US$5.000 anuales por cada Organismo Miembro.” Acuerdo 4, XII Conferencia de UNIORE

Respetuosamente solicitamos al Organismo Electoral que usted preside, considerar, en la medida de sus posibilidades, la contribución del aporte voluntario del presente año. Esta colaboración se integra en un fondo que permite la ejecución de actividades que desarrolla la Secretaría Ejecutiva en beneficio de todos los miembros de UNIORE. Agradeciéndole el invaluable apoyo al trabajo y a la continuidad institucional de la Asociación.".

Se dispone: Hacer ver al estimable señor Thompson que dicho aporte no se encuentra incluido en el presupuesto de este Tribunal, por lo que lamentablemente no se puede acceder a lo solicitado. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.