ACTA N.º 110-2018

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del quince de noviembre de dos mil dieciocho, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramientos interinos en departamentos del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-1126-2018 del 12 de noviembre de 2018, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por las respectivas jefaturas, según lo planteado por el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, me permito proponer la aprobación de los nombramientos interinos que se detallan a continuación:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

B) Trámite de la Comisión de Dedicación Exclusiva. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-092-2018 del 14 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión número 23-2018 celebrada el pasado 26 de octubre, esta Comisión conoció la solicitud que presentó la señora Johanna Cortés Vega, funcionaria de la institución, para que se ajuste el beneficio que percibe por concepto de Dedicación Exclusiva. Ella estima cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicita, y con el propósito de verificarlo se revisó el expediente personal de la funcionaria.

En cuanto a dicha solicitud, considera esta comisión que en efecto es procedente pues se trata de una colaboradora que fue ascendida interinamente a un puesto de la clase Profesional en Gestión 2, para lo cual se requiere el grado académico de licenciatura, condición que ostenta en Dirección Empresarial con énfasis en Recursos Humanos.

De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se eleva a conocimiento del Tribunal el trámite de la señora Cortés Vega con la recomendación de aprobar su gestión en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a la solicitante se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Encargos de funciones de los señores Director General de Estrategia Tecnológica y Jefa del Departamento de Recursos Humanos. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2192-2018 del 14 de noviembre de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por las respectivas jefaturas y previo análisis de los requisitos y condiciones, me permito proponer la aprobación de los encargos de funciones que se detallan a continuación:

Asimismo, en virtud de lo acordado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 108-2018 respecto del señor Carlos Alberto Umaña Morales, se solicita dejar sin efecto la solicitud de vacaciones y encargo de funciones dispuestos para los días 12, 19 y 26 de noviembre de 2018 y el respectivo reintegro al saldo de vacaciones del señor Umaña Morales.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Nombramiento interino en el Departamento de Programas Electorales. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-2193-2018 del 14 de noviembre de 2018, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura, según lo planteado por el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, me permito proponer la aprobación del nombramiento interino cuya terna se plantea, sugiriendo nombrar, de conformidad con el criterio del señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, al primer lugar de ella, a partir del 16 de noviembre y hasta el 31 de diciembre de 2018:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Aprobar el nombramiento de quien figura en el primer lugar de la referida terna conforme se sugiere, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Informe sobre la revisión y firma de los estados financieros. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. de este Tribunal, se conoce oficio n.° CDIR-0363-2018 del 13 de noviembre de 2018, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 60-2018, celebrada el 13 de noviembre de 2018 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; Carlos Alberto Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i.; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Prosecretaria General a. i. del Tribunal Supremo de Elecciones, se conoce oficio n.° STSE-2165-2018 del 8 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual comunica el acuerdo adoptado en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 108-2018 celebrada el 8 de noviembre de 2018 por el Tribunal Supremo de Elecciones, en el que literalmente se dispuso:

"Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe. En atención a lo indicado por el Departamento Legal en sus conclusiones y primera recomendación -las cuales se acogen- trasladar de forma cautelar al señor Carlos Umaña Morales a la Dirección Ejecutiva para que ejecute las tareas que el señor Carlos Murillo Montoya le asigne, con pleno respeto a sus derechos laborales adquiridos, y recargar las funciones de Contador institucional al señor Minor Castillo Bolaños, a partir de la firmeza del presente acuerdo. En el plazo de tres días hábiles, el Consejo de Directores -con el concurso de la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos- propondrá las medidas administrativas definitivas que correspondan. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: Recomendar al Tribunal Supremo de Elecciones la aprobación de las siguientes providencias, salvo superior criterio:

Otorgar al funcionario Umaña Morales el plazo máximo de un mes para que gestione su incorporación al Colegio de Contadores Privados. Concomitantemente, ordenar al Departamento Legal, en atención a la conclusión d) de su informe n.° DL-654-2018, que indique, ante la eventual imposibilidad de que el señor Umaña Morales continúe realizando las funciones inherentes al cargo de Contador institucional, si desde el punto de vista legal resulta viable trasladarlo, en la plaza que actualmente ocupa, a otra dependencia institucional, modificando la nomenclatura de su puesto, o bien si debe trasladarse a otro número de puesto de igual clase, de suerte que en ningún caso se afecten sus derechos laborales adquiridos y que las nuevas funciones a realizar sean atinentes al puesto que ocupa. ACUERDO FIRME.»".

Se dispone: 1.- En atención a lo recomendado por el Consejo de Directores, se fija el 15 de diciembre de 2018 como fecha límite para que el señor Carlos Umaña Morales presente ante la Secretaría General de este Tribunal documento idóneo que acredite, en su caso, la aprobación de su gestión de incorporación al indicado Colegio Profesional. 2.- De acaecer tal plazo sin la presentación de la acreditación predicha, el Consejo de Directores propondrá en su sesión inmediata siguiente, las medidas administrativas que correspondan para el traslado definitivo del señor Umaña Morales a la Dirección Ejecutiva con pleno respeto a sus derechos laborales adquiridos. 3.- Respecto de lo recomendado sobre la ampliación del respectivo informe del Departamento Legal, no ha lugar, en virtud de que dicho punto responde a un criterio de oportunidad y no jurídico. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL CUERPO NACIONAL DE DELEGADOS.

A) Comunicación de renuncias de personas integrantes del Cuerpo Nacional de Delegados. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-965-2018 del 12 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual informa sobre renuncias al Cuerpo Nacional de Delegados.

Se dispone: Tener por presentadas las referidas renuncias. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe Autoevaluación de control interno 2018. Del señor Carlos Murillo Montoya, Director Ejecutivo a. i., se conoce oficio n.° DE-3792-2018 del 9 de noviembre de 2018, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 12 de noviembre de 2018, mediante el cual rinde informe relativo a la autoevaluación de control interno de 2018 y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente recomienda:

"En virtud de lo anterior, se recomienda salvo criterio superior:

1.        Comunicar a todas las oficinas del Tribunal el resultado de las autoevaluaciones de Control Interno las que son interés institucional [sic] y, además, de carácter obligatorio; e instarlos a continuar con las acciones de mejora continua que se han propuesto en beneficio de la gestión del Tribunal.

2.        Que la Dirección Ejecutiva, la Dirección General del Registro Civil, la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Dirección General de Estrategia Tecnológica, el Instituto de Formación y Estudios en Democracia, y la Secretaría General del Tribunal propiamente mantengan el seguimiento a las acciones propuestas en la autoevaluación por cada una de ellas, así como la supervisión de los riesgos más relevantes de las unidades a sus cargos.

3.        A nivel de todas las jefaturas:

a) Que continúe la motivación hacia el personal de tal forma que se fortalezca el compromiso y sensibilización en materia de control interno tanto como formadores de líderes, como también multiplicadores de la información.

b) Implementar las acciones de mejora que se propusieron, así como mantener un monitoreo permanente y constante de los cambios en el entorno que signifiquen un eventual riesgo que impida el cumplimiento de los objetivos.

c) Mantener actualizados sus manuales de procedimientos que reflejen de la mejor forma la labor sustantiva de sus oficinas.

d) Registrar en las matrices del SIVAR toda aquella información relevante que sirva para la toma de decisiones oportunas en la mitigación de los riesgos.

Por su parte, el Área de Control Interno de esta Dirección incluirá las acciones propuestas en esta Autoevaluación por las diferentes unidades administrativas para darles el seguimiento respectivo. Posteriormente, en informe aparte, se informará el resultado de las acciones correctivas y de mejoras pendientes de las autoevaluaciones anteriores al cierre del 2018.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANIZACIONES GREMIALES DEL TRIBUNAL.

A) Verificación del aporte patronal cedido por el Tribunal a la Asociación Solidarista. Del señor Minor Castillo Bolaños, Contador a. i., se conoce oficio n.° CONT-0952-2018 del 12 de noviembre de 2018, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en Sesión Nº 70-2008, oficio STSE-2558-2008 de 07 de agosto de 2008 donde la periocidad [sic] en que se deben conciliar los montos del aporte patronal entregado por el Tribunal Supremo de Elecciones a la Asociación Solidarista, será con corte 30 de setiembre me permito informar que esta Contaduría procedió a realizar lo ordenado con el siguiente resultado.

Detalle de cada una de las cuentas que componen la conciliación:

a) Montos registrados por la Contaduría de aporte patronal con corte al 30 de setiembre de 2018.

b) Reporte de la Asociación Solidarista del aporte patronal con corte al 30 de setiembre de 2018.

c) Registro de aportes patronales a funcionarios o ex funcionarios, que en algún momento fueron liquidados por parte de la Asociación debido a que su contrato de trabajo con el Tribunal Supremo de Elecciones concluyo, o por alguna otra razón dejaron de laborar para estos Organismos Electorales y qué por nuestra parte no se le reconoció ningún monto por Auxilio de Cesantía por consecuencia esos montos se mantienen en nuestros registros, y por ley el asociado los retiró.

Es importante señalar que dichos registros se mantienen en nuestras bases de datos debido a que a estos funcionarios no se les ha cancelado cesantía, haciéndose necesario ese ajuste en la conciliación.

d) El reporte de aporte patronal de la Asociación en general coincide con los montos registrados por esta Contaduría, sin embargo existen registros con diferencias de redondeo originados por la forma en que los sistemas procesan la información, y lo van acumulando.

e) Aportes patronales provenientes de otras instituciones que no tenemos reflejados en nuestros registros, pero que ASOTSE si los tiene registrados, razón por la que se incluyen en forma positiva en la columna del TSE.

f) Aportes de períodos anteriores, que algunos funcionarios autorizaron que dicho acumulado no le fuese reintegrado, sino que la Asociación Solidarista los siga administrando estos son registro que mantenemos en nuestro sistema.

g) También existen montos de funcionarios que fueron liquidados por el Tribunal y que a la fecha no han sido retirados los cuales se mantienen en custodia por la ASOTSE.

Es menester informar que la parte liquidada a funcionarios que se acogen a su pensión y que forman parte de la Asociación Solidarista, su aporte es rebajado de lo correspondiente al pago de Cesantía [sic] como es de ley, y a su vez es devuelto por la Asociación en su liquidación correspondiente. Por lo que a la hora de conciliar no van a aparecer en los registros correspondientes ya que son excluidos del sistema.

Además el Tribunal aprobó implementar un control para determinar el uso de los recursos por concepto de aporte patronal, mediante el análisis de los estados financieros proporcionados por la Asociación Solidarista en donde se llega a la conclusión que los recursos se están utilizando conforme el artículo 18 de la Ley de Asociaciones Solidarista.".

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. Hágase del conocimiento de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones y de la Auditoría Interna. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SÉTIMO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Consulta legislativa del proyecto de ley "Creación del cantón Cóbano, Cantón XII de la Provincia de Puntarenas", expediente n.° 20.773. De la señora Erika Ugalde Camacho, Jefa de Área de Comisiones Legislativas III de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° CG-059-2018 del 14 de noviembre de 2018, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones de la Presidencia de la Comisión Permanente de Gobierno y Administración y en virtud de moción aprobada en la sesión N.° 11, se solicita el criterio de esa institución en relación con el expediente 20.773 “CREACIÓN DEL CANTÓN CÓBANO, CANTÓN XII DE LA PROVINCIA DE PUNTARENAS”, el cual se anexa.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles y, de ser posible, enviar también el criterio de forma digital.".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 21 de noviembre de 2018– pase a los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:00 horas del 20 de noviembre de 2018. Tomen nota los referidos funcionarios y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 26 de noviembre de 2018. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.