ACTA N.º 80-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del veintiocho de setiembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde y Luis Diego Brenes Villalobos.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES PRESIDENCIALES Y LEGISLATIVAS 2018.

A) Designación de funcionarios para atender votación en el extranjero. De los señores Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos y Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, se conoce oficio n.° DGRE-486-2017 del 25 de setiembre de 2017, recibido al día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Según lo dispuesto por el Superior en la sesión ordinaria n° 25-2017 celebrada el 16 de marzo del presente, el TSE enviará personas delegadas a los consulados en donde se superen las 500 personas electoras empadronadas, por lo que se procede a remitir la propuesta de las personas que laboran en este organismo electoral que asumirán la labor de delegadas del TSE en el extranjero para ejercer la coordinación de las juntas receptoras de votos y demás labores designadas por el Programa Voto Costarricense en el Extranjero. A continuación se detalla la lista de personas asignadas por consulado, en aquellos consulados que ya superaron el umbral de 500 personas electoras inscritas según el último corte disponible de agosto:

En el caso del consulado de Ottawa -Canadá-, en agosto tenemos registro de 451 personas empadronadas, por lo que se prevé la posible participación de la funcionaria Vangie Campos Montoya (Departamento de Registro de Partidos Políticos), en caso de que para octubre este consulado sobrepasara el umbral establecido.

Además, por la experiencia pasada, se decidió contar con personas de respaldo en caso de que algún imprevisto implique la necesidad de enviar de último momento personas a un consulado, para lo cual es oportuno que cumplan con todo el proceso de capacitación que tienen quiénes [sic] ya están designadas de forma que tengan los mismos elementos y herramientas. En este sentido las personas serían Johanna Barrientos Fallas (IFED), Isabel Cristina Jiménez Ortiz (Oficina de Proyectos Tecnológicos) y Francisco Mora Ruiz (Coordinación de Servicios Regionales).

Para la selección de las personas delegadas de cita, se debe señalar que se siguieron los parámetros establecidos en el perfil previamente aprobado, en el cual se indicó -entre otras cosas- que en los países no hispanoparlantes que al menos manejen el idioma inglés. Para esto el mecanismo de comprobación fue la presentación de certificados de conocimiento del idioma o la aprobación de una entrevista oral en inglés llevada a cabo por funcionarias del Ministerio de Relaciones Exteriores, colaboración que realizaron por medio del Instituto Manuel María Peralta. Además, es importante resaltar que todas las personas propuestas fueron designadas en la elección de 2014 como delegadas del TSE en el extranjero, por lo que ya cuenta adicionalmente con la experiencia de haber estado coordinando las juntas receptoras de votos fuera del país.  

Esta Dirección coordinó oportunamente con el Departamento de Programas Electorales y con el mismo Programa de Voto Costarricense en el Extranjero la conformación de la propuesta que nos ocupa, por lo que se solicita, salvo superior criterio, que se apruebe la designación de estas personas funcionarias, en cuyo caso deberá dirigirse atenta instancia a las jefaturas para las cuales laboran las citadas personas funcionarias, para que se les brinden las facilidades del caso para participar en los procesos de capacitación y demás actividades requeridas por el Programa de Voto Costarricense en el Extranjero.

Además, se solicita la autorización de viaje de estas personas, de forma que se instruya a la Proveeduría y la Contaduría en lo que les corresponde, tanto para la compra de tiquetes como para los gastos de viaje conexos. Esta autorización sería para que las personas designadas viajen el día jueves 1° de febrero y vuelvan el día lunes 5 de febrero de 2018, con la excepción del caso de Madrid, España, que viajaría el miércoles 31 de enero y volvería lunes 5 de febrero. Las fechas exactas para el cálculo de los gastos de viaje los comunicará el Programa de Voto Costarricense en el Extranjero a la Contaduría una vez que se cuente con los tiquetes aéreos, puesto que depende de la disponibilidad de estos la definición de horarios de viaje.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone, con excepción del caso del consulado de Madrid, el cual será atendido por la funcionaria Wendy González Araya, quien cursa estudios en el Reino de España. La funcionaria Morales Mora quedará como elemento de respaldo. Tomen nota las respectivas jefaturas, así como la Contaduría y la Proveeduría. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Encargo de funciones de la jefatura de la Sección de Inscripciones. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0888-2017 del 26 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios, el Instructivo para el trámite de recargos de funciones y la circular número STSE-0030-2016 del 19 de julio del 2016, asimismo lo expuesto en los oficios que se dirá, el suscrito respetuosamente somete a consideración de las señoras magistradas y señores magistrados la solicitud de encargo de funciones que se detalla a continuación:

Con base en lo anterior, esta Dirección General avala la recomendación, para que la señora Montanaro Lacayo sustituya a la señora Phillips Guardado en el lapso indicado, si a bien lo tiene el Superior.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

B) Nombramientos interinos en distintas unidades administrativas del TSE. De los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° STSE-1620-2017 del 25 de setiembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En atención a lo solicitado por las respectivas jefaturas, según lo planteado por el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, nos permitimos proponer la aprobación de los nombramientos interinos que se detallan a continuación:

Observaciones adicionales.

1.- De los candidatos propuestos para dichos nombramientos, solamente el señor Jorge Enrique Jara Solano –línea 11– no cumple con el requisito de experiencia que requiere el puesto, sin embargo se incluye considerando las razones dadas por el señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electoral, así como por el carácter crítico de tales puestos para la exitosa celebración de las elecciones presidenciales y legislativas de 2018.

2.- En los casos de las funcionarias Suellen Díaz Sanabria –línea 1–, Karen Melissa Arguedas Delgado –línea 6–, Hazel Ulloa Estrada –línea 9–, Johanna Brenes Moreno –línea 12– y María Reina Fallas Araya –línea 16–, se solicita que sus nombramientos se acuerden atendiendo a lo estipulado en el artículo 36 bis del reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

C) Solicitud de licencia sin goce de salario de la funcionaria Karla Ramírez Ramírez. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2996-2017 del 26 de setiembre de 2017, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que bien tenga resolver el superior, remito a consideración nota recibida hoy y que suscribe la señora Karla Ramírez Ramírez, quien ocupa un puesto de la clase Técnico Funcional 2 en el Departamento de Programas Electorales, propiamente en el Programa de Asesores Electorales, mediante la cual informa que fue nombrada interinamente en un puesto de la clase Profesional de Servicio Civil 1B, especialidad Derecho y, en virtud de ello, requiere de una licencia sin goce de salario por espacio de seis meses contados a partir del próximo 2 de octubre. 

La señora Ramírez Ramírez labora para la institución desde el 16 de setiembre de 2003 y, durante su trayectoria laboral, ha disfrutado de varias licencias como la que ahora pretende.  Sin embargo, de acuerdo con lo que establece el Reglamento del Estatuto del Servicio Civil (RESC), en esta oportunidad incumple con el plazo establecido para solicitar un nuevo permiso sin goce salarial, el cual es de seis meses (sexto punto, inciso c, artículo 33 del RESC), por cuanto recientemente disfrutó de una licencia sin goce de salario que inició el 26 de junio y finalizó el 10 de agosto del año en curso - artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 62-2017, celebrada por el Tribunal el pasado 20 de julio, oficio STSE-1245-2017 de misma data.  En virtud de lo anterior, en su memorial, luego de explicar los hechos ocurridos previos a su nombramiento, indica que “…precisamente el día 11 de agosto de este año entré del permiso sin goce de salario concedido por el superior en Sesión Ordinaria No62-2017.  // Todo lo anterior hace que en esta ocasión solicite respetuosamente se me otorgue por parte del superior un permiso por excepción de seis meses, a partir del 02 de octubre del presente, esto por cuanto en resolución de las once horas cuarenta y cinco minutos del doce de diciembre de dos mil dieciséis el superior me indicó que era factible dar un permiso de este tipo si el nombramiento era impredecible a criterio de este órgano y por un plazo superior a los tres meses con el objetivo de poder sustituir la plaza.”. 

Sobre el particular, dado que la señora Karla Ramírez no indica el número de resolución a la que hace referencia, este departamento presume que se trata de la N.° 8210-P-2016, dictada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las once horas cuarenta y cinco minutos del doce de diciembre de dos mil dieciséis -en aras de resolver un asunto relacionado con ella- acto resolutivo que, en el Considerando V, inciso a), titulado “Sobre la aplicación de la excepcionalidad prevista por la normativa”, indicó “El artículo 33 inciso c.5 del RESC regula lo concerniente a la concesión de licencias sin goce de salario para desempeñarse, por más de un mes, en alguna institución del sector  público, distinta a aquella en donde se labora.  Para obtener ese permiso, el interesado deberá cumplir con tres condiciones: 1) haber trascurrido seis meses desde la última licencia-mayor de un mes-otorgada por motivos iguales o diferentes; 2) presentar los documentos que respalden la solicitud; y, 3) que el trámite se realice con antelación a la fecha de rige de la licencia (inciso c.6 del artículo de cita).

Esa misma regla permite conceder –en casos muy calificados- vía excepción, licencias sin goce de salario sin que haya trascurrido el tiempo previsto en el requisito, en tanto ello no perjudique los fines de la Administración.  De igual manera contempla la posibilidad de que el funcionario se ausente sin haber concluido el trámite de licencia, cuando se esté en circunstancias comprobadas de extrema limitación de tiempo. Sin embargo, esa normativa no prevé taxativamente las situaciones catalogadas como excepcionales, dejando a discrecionalidad de la Administración el análisis de las circunstancias que podría considerar como tales.

Así, el otorgamiento de una licencia sin goce de salario, partiendo de un criterio de excepcionalidad, deberá sustentarse en circunstancias extraordinarias o no previsibles que permitan a la Administración motivar sus decisiones, aplicando un criterio objetivamente atendible y, a su vez procurando un equilibrio entre los intereses institucionales y las situaciones particulares del trabajador, previo juicio de razonabilidad (artículos 4 y 11 de la LGAP).

Bajo ese esquema jurídico y de la revisión de las situaciones expuestas por la recurrente -enunciadas en el considerando III-, se concluye que no existe la posibilidad de realizar el análisis supra mencionado, pues resulta improcedente calificarlas como excepcionales para conceder una licencia dentro del periodo prohibitivo, dado que todo cambio de puesto -de una institución a otra- implica, normalmente, una mejoría en las condiciones laborales, sociales, económicas psicológicas -entre otras- de los trabajadores; de suerte tal que, aplicar la excepcionalidad tomando como base esas mejorías y sin ningún elemento adicional que permita apreciar una situación ajena a lo ordinario, ampliaría el espectro de lo “calificado”, “especial” o “excepcional”, al punto de constituirlo en la regla general.”

Ese mismo cuerpo de normas -RESC- en su artículo 33, inciso c.5, señala que las licencias podrán ser de “Cuatro años, a instancia de cualquier institución del Estado, o de otra Dependencia del Poder Ejecutivo, o cuando se trate del cónyuge de un funcionario nombrado en el Servicio Exterior; o en los casos de los funcionarios nombrados en otros cargos públicos. El plazo anterior podrá ampliarse hasta por un período igual, cuando subsistan las causas que motivaron la licencia original.” Así las cosas, ante el panorama que ha sido expuesto, se somete a valoración del Tribunal Supremo de Elecciones, la concesión del permiso solicitado por la funcionaria Karla Ramírez, por espacio de seis meses contados a partir del 2 de octubre próximo, para lo cual adjunta documentación relacionada con el nombramiento interino a su favor en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.  Es importante advertir que la gestión cuenta con los vistos buenos de los señores Héctor Fernández Masis, Director General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, Erick Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales y Jorge Monge Alvarado, Encargado del Programa de Asesores Electorales.

Finalmente, con respecto a las vacaciones adquiridas por la funcionaria a la fecha de la licencia pretendida, según ella lo manifiesta en el adendum a su escrito, existe posibilidad de que estas sean reconocidas por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, razón por la cual solicita es innecesario que disfrute aquellas a las cuales ha adquirido derecho.".

Se dispone: Dado que no han transcurrido seis meses desde la última licencia otorgada a la interesada y que este Tribunal juzga que no se acredita razón de excepcionalidad, no ha lugar la licencia pretendida. ACUERDO FIRME.

D) Informe sobre la solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario del señor Kenneth Calvo Navarro. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-412-2017 del 27 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a la solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario del señor Kenneth Calvo Navarro y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"c) Conclusión.

Del análisis realizado, este departamento considera que la petición presentada por el señor Kenneth Calvo Navarro no resulta atendible, bajo los términos del inciso c-2-ii del artículo 33 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, ello en virtud de que los motivos por él alegados no encajan dentro del supuesto que se contempla en dicho artículo, puesto que las capacitaciones técnicas que dice estar recibiendo en la empresa donde labora (financiadas por la misma empresa), no corresponden a estudios de nivel superior (pregrado, grado o postgrado), o a estudios de nivel técnico propiamente dicho, amén de que tampoco se demuestra que requieren de la suspensión total de la prestación de sus labores.

Por otra parte, resulta importante tener en cuenta que, la administración para proceder a otorgar una licencia o permiso de estudios (según sea el caso) a cualquiera de sus personas funcionarias, deberá verificar para ello razones justificables, objetivas y de utilidad para la institución, así como que no se perjudique el servicio público, lo anterior, dentro de sus potestades de decisión discrecionales.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Tener por rendido el informe, cuya conclusión se acoge. ACUERDO FIRME.

E) Nombramientos interinos en el Departamento de Programas Electorales. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1648-2017 del 27 de setiembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo solicitado por la respectiva jefatura, según lo planteado por el Departamento de Recursos Humanos y de conformidad con lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE, me permito proponer la aprobación de los nombramientos interinos que se detallan a continuación:

Observaciones adicionales.

1.- Los candidatos propuestos para dichos nombramientos no cumplen totalmente con los requisitos académicos o de experiencia que requieren dichos puestos, sin embargo se incluyen considerando las razones dadas por el señor Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electoral, así como por el carácter crítico de tales puestos –Asistente Electoral, Técnico Funcional 2– para la exitosa celebración de las elecciones presidenciales y legislativas de 2018.

2.- En los casos de las funcionarias Wendy Bonilla Díaz –línea 3–, Andrés Madrigal Trejos –línea 6–, William Morera Cordero –línea 8–, Magaly Vargas Zúñiga –línea 11–, José Manuel Zamora Jarquín –línea 12– y Roberto González Calderón –línea 14–, se solicita que sus nombramientos se acuerden atendiendo a lo estipulado en el artículo 36 bis del reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del TSE.

3.- Para todos los casos, la vigencia de dichos nombramientos será del 1.° de octubre al 31 de diciembre de 2017, en puestos de Asistente Electoral, Técnico Funcional 2.

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Declaratoria de Costa Rica como país libre de apatridia. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0876-2017 del 25 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"A efecto de que se haga de conocimiento de las señoras Magistradas y los señores Magistrados, respetuosamente me permito comunicarle que el día martes 19 de los corrientes, sostuve una reunión con la señora Marcela Rodríguez-Farelli, Oficial de Protección UNHCR Costa Rica, para abordar temas relacionados con el proyecto conjunto ACNUR y los Registros Civiles de Costa Rica y Panamá, denominado “Chiriticos”, producto de la cual surgió la posibilidad de realizar una declaratoria a Costa Rica, como un país libre de Apatridia.

Como es de su conocimiento, el proyecto de cooperación interinstitucional entre este ente registral y su homólogo de la República de Panamá, ha permito reducir considerablemente, el riesgo de Apatridia de las personas Ngäbe Buglé y dentro de sus competencias, nuestra institución visita zonas alejadas, como por ejemplo en el Chirripó, lo que ha permitido situarnos en un porcentaje superior al 99 % de inscripciones oportunas de nacimientos ocurridos en el país.

Por otra parte, el Poder Ejecutivo promulgó un Decreto para la declaratoria por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de personas en condición de Apatridia y el Tribunal Supremo de Elecciones incorporó un capítulo en el Reglamento de trámites, requisitos y criterios para la resolución en materia de naturalizaciones que permite otorgarle la nacionalidad a una persona declarada apátrida, con condiciones tan favorables o más, que aquellas que se naturalizan en virtud de un vínculo matrimonial con costarricense.

Hoy Costa Rica, de acuerdo con nuestro criterio, de las 10 acciones globales de la ACNUR para acabar con la Apatridia, cumple con las 9 aplicables a nuestro país, y del capítulo sexto del Plan de Acción de Brasil, sobre eliminación de Apatridia, ha cumplido con las instrucciones que ahí se encuentran.

Por lo anterior, se sostendrá una reunión con personeros del ACNUR el día martes a las 15 horas, en la que revisaremos el contenido de ambos planes, a efecto de determinar si corresponde realizar tal declaratoria.".

Se dispone: Continúe el señor Director General del Registro Civil con las coordinaciones respectivas, a lo cual dará seguimiento el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas. ACUERDO FIRME.

B) Estudio administrativo integral de la Sección de Inscripciones. Mejoras en el Registro Civil, primera etapa. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2975-2017 del 25 de setiembre de 2017, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Superior, en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.º 36-2015, celebrada el 28 de abril de 2015 y comunicado mediante oficio STSE-0684-2015 de misma fecha, remito adjunto Informe Técnico MRC-2 relativo al “Estudio administrativo integral de la Sección de Inscripciones”.

El citado informe corresponde a un segundo entregable de la 1ª [sic] etapa del estudio Mejoras en el Registro Civil que comprende al Departamento Civil y sus adscritas.

No omito indicar que, conforme a la metodología de trabajo de Mejoras del Registro Civil, los resultados del presente informe fueron expuestos ante representantes del Registro Civil y de la Unión Nacional de Empleados Civiles y Electorales (UNEC), el 5 de junio de 2017 y posteriormente, esta Dirección aplicó en lo que procedía, las observaciones aportadas en ese valioso espacio de retroalimentación. Sus conclusiones y recomendaciones se consignan de seguido.

7. Conclusiones
1. La labor que realiza la Sección de Inscripciones del Departamento Civil, se caracteriza por su amplio espectro de interacciones a lo interno y externo de la organización, labor analítica, investigativa, precisión y oportunidad en la atención de los diferentes trámites que le competen. Su aporte a los procesos registrales civiles, actualmente certificados bajo la Norma de Calidad ISO 9001:2008 es fundamental, de igual forma, para mantener actualizado y mejorar en forma continua el asiento registral civil del país, con lo que se logra materializar la tarea que le ha encomendado el Constituyente al Registro Civil y por ende, la actividad misional del Tribunal Supremo de Elecciones, en el sentido de prestar los servicios de registración civil.
2. Se confirma la idoneidad de la estructura orgánica de la Sección de Inscripciones bajo el escenario administrativo y tecnológico actual, ya que esta responde adecuadamente a los componentes de análisis estructural de división del trabajo, especialización, jerarquía, autoridad, tramo de control, línea y staff, departamentalización, funciones y coordinación; de modo que se procede con su actualización y formalización, como parte de los productos del presente estudio administrativo integral.
3. Se concluye sobre la necesidad de realizar a posteriori un estudio administrativo, focalizado en la Unidad de Investigación y Fiscalización de la Sección de Inscripciones, dada la carencia de datos e información sobre procedimientos de trabajo, estadísticas de operación, entre otros, al momento de efectuar el estudio, período en el que dicha unidad, recién iniciaba labores.
4. Los puestos relacionados con; [sic] la administración del cambio en los procesos productivos y sistemas de información que soportan los servicios, conducción y supervisión de las unidades especializadas, la registración auxiliar, estudios de expedientes, resolución de expedientes de Inscripción de Mayores de 10 años y administración de la agenda de Paternidad Responsable, ameritaron modificaciones en su clasificación, de modo que respondieran a las exigencias y responsabilidades actuales, en función del logro de objetivos,  consecución de compromisos de gestión en el marco del Plan Estratégico Institucional PEI 2013-2018, así como de otras iniciativas con enfoque de servicio al usuario que promueve el Registro Civil.
5. Fue posible comprobar en la Sección de Inscripciones -según lo dicta la doctrina administrativa- que la condición ocupacional de algunos cargos puestos [sic] se vio modificada debido a la incorporación de las tecnologías de información en los procesos productivos y la implementación de servicios registrales civiles en línea, tales como Matrimonio Digital y Nacimiento en Línea.
6. Producto del análisis ocupacional efectuado en la Sección de Inscripciones, surgió la necesidad de formalizar la nomenclatura del Registrador Auxiliar pues no constaba en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos con esa denominación. Asimismo, la necesidad de crear dos nuevos puestos en el Escalafón [sic] institucional, de modo tal que estos respondieran asertivamente a su realidad operativa en esa sección y contaran con un perfil, nomenclatura y clasificación consistente con sus tareas, responsabilidades y demás factores ocupacionales, estos son; Asistente en Estudios de Expedientes 2 y Asistente en Servicios Registrales.
7. Dada la particular naturaleza de las funciones que realiza la Sección de Inscripciones y Departamento Civil en forma integral, se identificaron puestos que merecen un análisis complementario o posterior, los casos concretos son los de Digitadores ubicados en la Unidad de Paternidad Responsable, así como los puestos destacados en ventanillas.
8. Con base en el análisis particular del puesto 45631, que puede observarse en título 6.9.2 del presente informe, se concluye sobre la conveniencia de reubicarlo en un nivel asistencial, específicamente en la Unidad de Investigación y Fiscalización.
9. El trabajo de campo y la aplicación de instrumentos metodológicos permitieron identificar aspectos susceptibles de mejora en materia de control interno relacionados con; medidas de seguridad para el trasiego, consulta y resguardo de documentación insumo en los procedimientos de trabajo, la aplicación de Nacimiento en Línea. Igualmente, en lo relativo a la práctica de rotación interna del recurso humano.
10. El total de la población estudiada, señaló la existencia de factores físico ambientales que afectan negativamente su desempeño. Por lo que se concluye sobre la necesidad de un análisis e informe posterior a cargo de unidades administrativa con competencia técnica en la materia de salud ocupacional y seguridad humana, de modo que se logren plantear recomendaciones atinentes.
11. Dado que el estudio administrativo integral de cita, se efectuó con base en información recopilada en el año 2015 (noviembre-2015) y este se logra concluir hasta el año 2017 (mayo-2017), surge la necesidad de actualizar datos e información para confirmar la versión oficial organigrama de puestos de la Sección de Inscripciones y por ende su estructura ocupacional.
8. Recomendaciones.

Con base en los argumentos expuestos y en función de cumplir con el objetivo del estudio administrativo integral de la Sección de Inscripciones en el marco del Proyecto Mejoras en el Registro Civil, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:

En cuanto al resultado de las variables de análisis

1. Aprobar organigrama suplementario de la Sección de Inscripciones cuyo detalle se consigna en Anexo 5 del presente informe y con el cual se estaría formalizando su estructura organizativa. Con rige a partir del 1 de octubre de 2017.
2. Reasignar a partir del 01 de octubre de 2017, los puestos que lucen en el siguiente cuadro, acción que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos.

3. Que la Sección de Inscripciones proceda con la actualización del organigrama de puestos de la dependencia que luce en Anexo 5; considerando las reasignaciones aquí detalladas, de modo que se encuentre actualizado al rige mencionado. Asimismo, deberá informar en forma conjunta a la Dirección Ejecutiva y Dirección General del Registro Civil sobre esta actualización para continuidad de las actividades programadas en el estudio “Mejoras en el Registro Civil”.
4. Incorporar a partir del 1 de octubre de 2017, la plaza 45739, correspondiente al Profesional en Sistemas Registrales Civiles y las plazas 45595, 45605, 45859, 45590 y 97466, correspondientes a los Encargados/as de las unidades de la Sección de Inscripciones, al grupo de puestos sujetos a recargo de funciones, para lo que se observarán las condiciones que establece el Instructivo para el Trámite de Recargo de Funciones.
5. Que se incluya en el estudio administrativo integral del Departamento Civil, el análisis complementario de los puestos de Digitador destacados en la Unidad de Paternidad Responsable, así como de los puestos ubicados en ventanillas, estos últimos analizados en conjunto con sus homólogos en Actos Jurídicos y el propio Departamento Civil, de modo que su valoración sea comparativa en procura de la consistencia de la estructura ocupacional de ese Departamento.
6. Que la Jefatura de la Sección de Inscripciones tome nota respecto de la ubicación sugerida para el cargo 45631 en el organigrama de puestos de esa sección. Para lo que deberá remitir al Departamento de Recursos Humanos el instrumento “Cuestionario para la definición de puestos”. Lo anterior al 01 de noviembre de 2017 dado el rige de la recomendación 8.2.
7. Que el Departamento de Recursos Humanos y Sección de Inscripciones, tomen nota para las acciones que procedan respecto de las condiciones particulares que presentan los siguientes puestos, condiciones que no impiden técnicamente lo aquí recomendado.
1. El puesto 349946, que a la fecha se encuentra vacante.
2. El puesto 45605, que su actual ocupante se encuentra en período de prueba por nombramiento en propiedad.
3. El puesto 45608, que la persona propietaria si cumple los requisitos de rigor, no obstante la persona funcionaria que actualmente ocupa el cargo en forma interna, no cumple con los requisitos.
4. El puesto 361351, que se trata de una plaza que no cuenta con propietario, por lo que debe gestionarse el respectivo nombramiento.
8. Que la Sección de Inscripciones incorpore en el modelo de administración de riesgos los aspectos identificados en títulos 6.8.2.3 y 6.10.2 del informe, sobre eventuales riesgos de la aplicación de Nacimiento en Línea y seguridad de la documentación utilizada en los procedimientos de trabajo, para lo que contará con el acompañamiento de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva. Asimismo, que realice los ajustes necesarios, en su manual de procedimientos y otros documentos utilizados por la dependencia, para control interno y normalización documental.
9. Que la Sección de Inscripciones elabore un plan anual de rotación de personal con miras a su aplicación a partir del año 2018, de modo que la práctica identificada en la realización del estudio no se vea suspendida, pues resulta armónica con la normativa de control interno y es positiva desde el punto de vista de, higiene ocupacional y desarrollo de competencias; no obstante, debe responder a una actividad debidamente planificada y a la normativa institucional en materia de méritos y salarios. Para este requerimiento contará igualmente, con el acompañamiento de la Unidad de Control Interno de la Dirección Ejecutiva.
10. Que la Dirección Ejecutiva remita a la Sección de Ingeniería y Arquitectura Área [sic] de Salud y Prevención Laboral del Departamento de Recursos Humanos, el Anexo 2 del presente informe, referente a la tabulación y análisis de factores físico- ambientales, con el fin de que a diciembre de 2017, rindan informe conjunto con recomendaciones posibles de implementar a partir del año 2018, considerando claro está, las acciones que ya se encuentran programadas o en proceso de ejecución.

En cuanto a acciones administrativas complementarias y de seguimiento

11. Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría [sic] del Tribunal Supremo de Elecciones, preparen el proyecto de resolución para concretar las reasignaciones de los  34  puestos antes mencionados a partir del 1 de octubre de 2017, y se remita a la Dirección General de Presupuesto Nacional para que se les brinde contenido económico con base en la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” con cargo al subprograma presupuestario 850-01 “Tribunal Supremo de Elecciones”.
12. Que la Dirección Ejecutiva, una vez culminado el estudio administrativo integral del Registro Civil, realice el análisis administrativo de la Unidad de Investigación y Fiscalización de la Sección de Inscripciones, con el fin de confirmar como mínimo, la cantidad y perfil ocupacional del recurso humano con el que debe contar esa unidad para  atender adecuadamente a la población usuaria de sus servicios, así como las funciones que le fueron encomendadas en el Reglamento para Personas Registradoras Auxiliares, aprobado por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión ordinaria n.°103-2015 del 24 de noviembre de 2015.
13. Que entre tanto se efectúa el estudio administrativo integral en el Departamento Civil y sus adscritas, se evite en lo posible movimientos internos de personal, esto en procura de la consistencia en la información requerida para el análisis estructural y ocupacional de cada una de sus unidades.
14. Que la Dirección Ejecutiva en el marco de sus competencias realice el seguimiento de las recomendaciones aquí consignadas, asimismo, una valoración de los resultados del estudio administrativo integral de la Sección de Inscripciones, transcurrido un año del rige consignado en recomendación 8.2.
15. Que la Dirección Ejecutiva remita a la Sección de Inscripciones y Departamento de Recursos Humanos inventario de tareas de los puestos que se recomendaron reasignar; lo anterior como referente formal en la asignación y supervisión de labores en el caso de la Sección de Inscripciones; y para el Departamento de Recursos Humanos igualmente, como referente para lo de su competencia en materia de análisis ocupacional. 
16. Que se tengan por atendidas las gestiones planteadas por la Sección de Inscripciones en oficios INS-1149-2011 del 22 de diciembre del 2011; INS-0207-2013 del 6 de marzo de 2013; INS-0206-2013 del 7 de marzo de 2013; INS-0277-2014 del 11 de marzo de 2014 e INS-0756-2015 del 7 de julio de 2015. Por el Departamento de Recursos Humanos en oficios; RH-0131-2012 del 18 de enero del 2012; RH-0786-2013 del 03 de abril de 2013 y RH-0040-2014 del 07 de enero de 2014. Por la Dirección Ejecutiva en oficio DE-3462-2015 del 07 de noviembre de 2015 todas ellas, relativas a puestos de la Sección de Inscripciones.
17. Que la Secretaría [sic] del Tribunal Supremo de Elecciones, considere con especial atención los puestos aquí recomendados para reasignación; esto ante eventuales casos que se encuentren en la órbita del Superior pendientes de resolver. De igual forma, deberán tomar nota en lo que les corresponde, la Dirección Ejecutiva y el Departamento de Recursos Humanos.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, cuyas recomendaciones se aprueban, en función del compromiso de este Tribunal de mejorar las condiciones laborales de los funcionarios del Registro Civil y su equiparación con otras dependencias, conforme a las posibilidades financieras. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y ESTUDIOS EN DEMOCRACIA.

A) Convenio específico de cooperación entre con el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica. Del señor Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° IFED-434-2017 del 27 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como parte del esfuerzo que se realiza para involucrar a la ciudadanía costarricense en las elecciones nacionales de 2018, el IFED presentará una exposición museográfica denominada “Nuestros proceso [sic] electorales”. Bajo el marco de la exposición se desea realizar un ciclo de cine sobre elecciones y democracia en conjunto con el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica, por lo que es necesario suscribir y firmar un Convenio Específico de Cooperación a fin de facilitar el préstamo de material audiovisual y apoyo técnico de la contraparte.

Para ello sometemos a consideración del Superior la propuesta en borrador denominada “Convenio Específico de Cooperación entre el Tribunal Supremo de Elecciones y el Centro Costarricense de Producción Cinematográfica”. Le ruego elevar a conocimiento del Tribunal esta propuesta, la cual cuenta con el aval por parte del Centro y de esta Dirección.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.