ACTA N.º 78-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del veintiuno de setiembre de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde y Luis Diego Brenes Villalobos.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Informe sobre política de gestión documental institucional. Del señor Vinicio Mora Mora, Prosecretario General a. i. del TSE, se conoce oficio n.° CDIR-0343-2017 del 19 de setiembre de 2017, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el mismo día, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 41-2017, celebrada el 19 de setiembre de 2017 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Gerardo Felipe Abarca Guzmán, Director General a. i. del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De los señores Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del TSE, Laura Quesada Ramírez, Jefa del Archivo del Registro Civil y Kattya Zamora Guzmán, Jefa del Archivo Central, se conoce oficio n.° DL-395-2017 del 12 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"El Consejo de Directores del Tribunal Supremo de Elecciones, en reunión extraordinaria n° 36-2017 celebrada el 17 de agosto de 2017, comunicado mediante oficio CDIR-0284-2017 de misma fecha, dispuso: “Sobre el particular, en el plazo de un mes, rendirán informe ante este Consejo el Departamento Legal, el Archivo del TSE, el Archivo Central y el Archivo del Registro Civil, quienes propondrán el respectivo proyecto de política de gestión documental y la ampliación del referido Comité, de forma tal que participen en él todos los archivos institucionales, así como cualquier otra acción administrativa que corresponda.”. En ese sentido, a continuación, se brinda el informe requerido.

Sobre la política de gestión documental:

El Tribunal Supremo de Elecciones mediante acuerdo adoptado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 54-2014, celebrada el 13 de mayo de 2014, comunicado mediante Circular STSE-0027-2014 de misma fecha, aprobó la Política Institucional de Gestión Documental, la cual tiene como objetivo: “Establecer las regulaciones generales para administrar la gestión documental institucional por medio de lineamientos que normalicen el ciclo de vida de los documentos, evidencien las funciones y actividades realizadas, garanticen la eficiencia de la gestión institucional y la conservación del patrimonio documental”.

De la revisión pormenorizada del documento de Política Institucional de Gestión Documental (PIGD) vigente, a la luz de los cambios indicados mediante oficio DL-325-2017 del 28 de julio de 2017 relacionados con los dictámenes de la Procuraduría General de la República: C-157-2016 del 18 de julio de 2016, C-183-2016 del 1° de setiembre de 2016 y C-001-2017 del 6 de enero de 2017, se evidencia que no existe necesidad de realizar una nueva Política Institucional de Gestión Documental, pues el cambio producto de los dictámenes mencionados no afecta el contenido del documento actual.

Sobre el Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos:

El Tribunal Supremo de Elecciones –en el artículo quinto de la sesión ordinaria n.° 44-2010, celebrada el 20 de mayo de 2010, comunicado por medio de Circular n.° STSE-0032-2010 del 21 de mayo de 2010- aprobó el Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos.

Una vez revisado y analizado dicho documento, se determina que es necesario realizar ajustes tanto de forma como de fondo, en virtud de los cambios en la normativa establecidos en los dictámenes de la Procuraduría General de la República ya mencionados. Por lo tanto, respetuosamente sometemos a estudio un proyecto de modificación llamado: “Directriz para la selección y eliminación de documentos”, que se adjunta a este informe.

Sobre el Plan de Acción de la Política Institucional de Gestión Documental:

El Archivo Central, mediante oficio AC-054-2017 del 30 de mayo de 2017, presentó a la Dirección Ejecutiva el Plan de Acción de la Política Institucional de Gestión Documental, que tiene como objetivo el desarrollo de acciones que operativicen esta política, el cual fue aprobado por esa Dirección mediante oficio DE-2217-2017 del 3 de agosto de 2017 y del que se realizó una presentación oral ante el CDIR, el pasado martes 5 de setiembre de 2017, según convocatoria comunicada en oficio CDIR-0315-2017 del 31 de agosto de 2017.

De la revisión del citado documento, se sugiere que sea modificada solamente la actividad “4.2. Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos elaboradas, al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su correspondiente aprobación”, en la que se eliminaría el siguiente texto: “… y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.

Sobre el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos:

El artículo 33 de la Ley n° 7202 del Sistema Nacional de Archivos establece que cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de ese mismo cuerpo normativo integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos. Indica, además que dicho comité estará formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El Tribunal Supremo de Elecciones, en cumplimiento a lo dispuesto en la citada ley, dispuso en el artículo quinto de la sesión n.º 9683 del 18 de junio de 1991 la creación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Así las cosas, en virtud de los cambios ocurridos en la Rectoría del Sistema Nacional de Archivos y en razón de lo dispuesto por el CDIR en reunión extraordinaria n° 36-2017 celebrada el 17 de agosto de 2017, y siendo que esta institución cuenta actualmente con tres archivos; cada uno con su respectiva jefatura, se sugiere que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos sea ampliado de manera tal que se conforme por las jefaturas del Archivo Central, Archivo del Registro Civil, y Archivo del TSE, así como por el jefe del Departamento Legal y por el superior administrativo de la institución, que en el caso del Tribunal es el Secretario General del TSE, según lo dispuesto por el Superior en la sesión n.° 081-2011, celebrada el 30 de agosto de 2011 y comunicado mediante oficio STSE 2465-2011 de la misma fecha.

A manera de recomendaciones:

Con base en lo expuesto se sugieren las siguientes recomendaciones:

a) Que siendo que actualmente existe una Política Institucional de Gestión Documental, aprobada por el Tribunal, y dado que no se evidencia necesidad alguna de realizar una nueva Política, se mantenga la vigencia del documento actual.

b) Que en vista que el actual Manual de procedimientos para la selección y eliminación de documentos requiere algunos cambios, tanto de forma como de fondo, se adjunta el proyecto de “Directriz para la selección y eliminación de documentos” en el que se incluyen los ajustes que este grupo interdisciplinario considera pertinentes, a fin de que sean avalados por ese órgano colegiado y sea sometido a la aprobación final por parte del Tribunal.

c) Que de la actividad del Plan de Acción de la PIGD que literalmente indica: “4.2. Presentar las tablas de plazos de conservación de documentos elaboradas, al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su correspondiente aprobación”, se elimine el siguiente texto: “… y a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.

d) Que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos sea ampliado, para que en adelante se conforme por las jefaturas del Archivo Central, Archivo del Registro Civil, y Archivo del TSE, así como por la jefatura del Departamento Legal y el Secretario General del TSE, quienes podrán delegar esas labores en otros funcionarios, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.» ".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ORGANISMOS INTERNACIONALES.

A) Invitación al "III Curso sobre capacitación electoral: análisis de metodologías de aprendizaje para adultos y estudio comparado de innovaciones tecnológicas". De la señora Cristina Díaz Márquez, Directora General de Política Interior Ministerio del Interior del Reino de España, se conoce memorial del 7 de setiembre de 2017, recibido –vía correo electrónico- en la Secretaría General de este Tribunal el 11 de setiembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Plan de Transparencia, Intercambio y Gestión de Conocimiento para el Desarrollo de la Cooperación Española en América Latina y el Caribe –INTERCOONECTA– que ha puesto en marcha la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), es una decidida apuesta estratégica institucional para llevar a cabo una cooperación intensiva en el fortalecimiento de capacidades institucionales mediante la transferencia y el intercambio de conocimiento. De esta forma, INTERCOONECTA tiene como objetivo general contribuir a la generación de capacidades en Instituciones y actores sociales involucrados en el desarrollo humano de la región, y con capacidad de desarrollar e implementar políticas públicas encaminadas a conseguir una mayor cohesión social.

En el marco de este Plan, el Ministerio del Interior-España (Dirección General de Política Interior) y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, han previsto organizar, junto con el Centro de Asesoría y Promoción Electoral del Instituto Interamericano de Derechos Humanos  (IIDH-CAPEL) y el Instituto Nacional Electoral de México (INE), el “III Curso sobre capacitación electoral: análisis de metodologías de aprendizaje para adultos y estudio comparado de innovaciones tecnológicas” a celebrarse en el Centro de Formación de la Cooperación Española de La Antigua (Guatemala), del 13 al 17 de noviembre de 2017. (Véase el borrador de programa adjunto a esta carta de invitación.)

El encuentro tiene como finalidad: analizar las metodologías de aprendizaje para adultos utilizadas para la capacitación en materia electoral por parte de los Organismos Electorales e identificar y compartir las buenas prácticas en esta materia; reforzar el proceso de planificación por parte de los organismos electorales, tanto para la capacitación en materia de gestión electoral como en materia de educación cívica/formación para la democracia; y detectar nuevos grupos receptores de capacitación/educación cívica/formación para la democracia y los retos que esto conlleva para los organismos electorales.

Esta actividad es de convocatoria cerrada, es decir, está dirigida únicamente a representantes de organismos electorales de UNIORE y, en concreto, a los Organismos con unidades especializadas en capacitación electoral o que están valorando la creación de dichas unidades. Es importante mencionar, que la persona designada para representar al organismo electoral, deberá contar con la experiencia directa en diseño, desarrollo y dirección de la gestión en materia de capacitación electoral y/o educación cívica en el organismo electoral o en la unidad especializada correspondiente.

En tal sentido, solicitamos confirmar su asistencia, o de la persona designada por la institución, antes del 28 de septiembre 2017 (…), para contar con el plazo necesario para organizar el evento. A tal efecto, le agradecemos nos envíe una Carta Aval institucional, cuyo modelo se adjunta, como requisito del Centro de Formación para acompañar la inscripción.

Respecto a los aspectos logísticos, la Cooperación Española financiará el alojamiento, la manutención y los traslados internos de las personas participantes (traslados aeropuerto-Hotel Camino Real- Centro de Formación de la Cooperación Española en La Antigua (Guatemala), durante los días del Curso). Los pasajes aéreos deberán ser cubiertos por el participante o por la institución a la que representa.

Para cualquier pregunta o comentario, por favor no dude en contactar con la Dirección General de Política Interior de España, (…).".

Se dispone: Agradecer a la señora Díaz Márquez la cordial invitación que cursa. Para participar en dicha actividad, se designa a la funcionaria Mariana Arguedas Vargas, Profesional del Instituto de Formación y Estudios en Democracia.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Observaciones al Informe de Seguimiento Semestral de la Gestión Presupuestaria del Ejercicio Económico del 2017. Del señor José Luis Araya Alpízar, Subdirector General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, se conoce oficio n.° DGPN-SD-0191-2017 del 11 de setiembre de 2017, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 18 de setiembre de 2017, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Sirva la presente para saludarle y a la vez comunicarle que con fundamento en los artículos 55 y 56 de la Ley No. 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP), 73 y 74 de su Reglamento, esta Dirección procedió a efectuar la revisión y análisis del informe de seguimiento de la Gestión Presupuestaria del Ejercicio Económico 2017 remitido por su representada mediante oficio DE-2157-2017, al cual se le realizaron las siguientes observaciones:

Gestión financiera.

El informe remitido detalla los factores que influyeron en la ejecución, así como las medidas correctivas a implementar con el objetivo de mejorar la utilización de los recursos.

Tomando como base la información remitida, se concluye que la institución alcanzó una ejecución promedio del 41% al 30 de junio, como resultado de que la partida Transferencias corrientes alcanzó un nivel superior al 45%, en contraposición con ejecuciones menores al 43% logradas en las partidas de Remuneraciones, Servicios, Materiales y suministros, Bienes duraderos y Cuentas especiales.

Por lo anterior, con el propósito de que los recursos asignados sean aprovechados en la operación y ciclo productivo de la institución, es fundamental que se les brinde seguimiento y monitoreo oportuno a las acciones correctivas propuestas en el informe, por parte de los encargados asignados; especialmente en las que tienen que ver con procesos de contratación y licitaciones, así como a las facturaciones pendientes por servicios públicos. Asimismo, en el seguimiento se recomienda valorar la efectividad de las acciones emprendidas o la necesidad de incorporar nuevas estrategias para su logro.

Sobre los recursos presupuestados para el Fondo General de Elecciones y para un eventual referéndum, que conforman la partida de Cuentas Especiales, se determinó que su inejecución al 30 de junio es razonable y justificable, por cuanto no se presentaron requerimientos de carácter urgente para el proceso de organización electoral, ni fue necesaria la convocatoria a un proceso consultivo.

Programación presupuestaria.

En lo que se refiere a los resultados de la programación presupuestaria, en el semestre, los productos finales de la institución alcanzaron porcentajes de avance superiores al 45%.

Entre ellos, destaca el porcentaje de avance promedio de los Servicios electorales que fue del 59,5% respecto a la meta anual programada, lo cual es el resultado de que una de sus dos unidades de medida, ciudadano/a empadronado/a logró un avance del 99% respecto a la meta anual estimada, mientras que la otra unidad de medida, resoluciones de liquidación de gastos (emitidas para el reconocimiento del pago de la contribución estatal a los partidos políticos participantes en procesos electorales) alcanzó un avance del 20,0%. En cuanto a este último resultado, se comprende que la cantidad de resoluciones de liquidación de gasto depende de varios factores, entre ellos, que los partidos sometan a revisión sus gastos, lo cual es potestativo pero no obligatorio, y la complejidad del proceso de revisión de la documentación aportada por los partidos políticos; por lo que será importante que a partir del seguimiento a la producción se valoren y ajusten las metas de futuros periodos.

Adicionalmente, se observa que todos los indicadores alcanzaron porcentajes de avance superiores al 61%, por lo que se recomienda valorar las metas, para determinar si es necesario ajustarlas para el próximo ejercicio económico, evaluando las razones que justifican los avances alcanzados, entre ellos el comportamiento de la demanda, por cuanto algunos dependen exclusivamente de esta variable.".

Se dispone: Agradecer al señor Araya Alpízar la atención dispensada a este Tribunal. Para su atención, pase al Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DE COMISIONES Y COMITÉS INSTITUCIONALES.

A) Actividades de celebración de la Semana Nacional de Valores. De la señora Ileana Vargas Arguijo, Coordinadora de la Comisión de Ética y Valores, se conoce oficio n.° CEV-009-2017 del 13 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Me permito informarle que del 2 al 6 de octubre, se celebra en todo el país la Semana Nacional de Valores. Nuestra institución, como integrante de la Comisión Nacional de Valores, está llamada a realizar actividades que recuerden al personal la importancia de la vivencia de principios éticos en el ejercicio de sus funciones.

Dentro de las actividades programadas, se encuentra la difusión de una campaña de valores, que se realizará de forma conjunta con el IFED, con el acompañamiento del Departamento de Comunicación. El objetivo de la campaña es mostrar, con historias puntuales, las vivencias éticas de los funcionarios y funcionarias del TSE, en consonancia con los valores institucionales.

Por otra parte, se realizará un cine fórum el 29 de setiembre, en el que se proyectará la película La Verdad Oculta (Concussion,), [sic] con el objetivo de evidenciar los dilemas éticos a los que se enfrentan muchas veces las personas en el ejercicio de sus funciones, y sensibilizar al personal sobre la importancia de aplicar los valores en la vida profesional y personal, evitando de esa forma incurrir en actos de corrupción. Para comentar la película contaremos con la participación del señor Rafael León, funcionario del Poder Judicial y miembro de la Comisión Nacional de Valores. Esta actividad se desarrollará de las 9:00 a las 12:00 horas, en el Auditorio institucional.

Con base en lo expuesto, respetuosamente solicitamos al Tribunal su apoyo para lo siguiente:

1) que autorice a esta Comisión a convocar al cine fórum el 29 de setiembre, solicitando la participación de al menos dos funcionarios por dependencia, siempre y cuando no se vea afectado el servicio al usuario.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Autorizar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Nombramientos interinos en la Unidad de Transportes de la Sección de Servicios Generales. De la señora Kattia Varela Gómez, Jefa a. i. del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2892-2017 del 11 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al acuerdo tomado por el Tribunal comunicado mediante oficio STSE-1391-2017, el cual textualmente dispone: “Al tratarse de un nombramiento interino que no puede ser llenado con recurso humano interno, para el presente caso, así como para los análogos sucesivos, proceda el Departamento de Recursos Humanos, en coordinación con las respectivas jefatura y Dirección institucional a plantear ante este Tribunal una terna, con el fin de determinar entre más de un oferente su idoneidad para ejercer el respectivo cargo. ACUERDO FIRME.»

Dado lo anterior, en coordinación con la Dirección Ejecutiva, Servicios Generales y este departamento, tomando como referente la documentación que está bajo custodia de Recursos Humanos, a continuación, se proponen las siguientes nóminas para los efectos pertinentes:

De la señora Dessireé González Zamora, Encargada de la Unidad de Transportes de la Sección de Servicios Generales, se conoce conjuntamente oficio n.° SGT-120-2017 del 21 de setiembre de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En respuesta a su oficio STSE-1593-2017, me permito recomendar a los señores:

1. Chacon [sic] Méndez Roy Eduardo.

2.  Lozano Calderón Carlos Daniel.

3. Luna Arrieta Yenner Power.

Dicha recomendación se basa en el estudio de los atestados de cada uno de los candidatos, referencias indagadas, consulta de partes y accidentes de tránsito en COSEVI, experiencia en labores de conducción, tipo de licencia y entrevista previa que se le realizó a cada uno.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme lo recomienda la señora González Zamora, por el plazo de seis meses, a partir del 1.° de octubre de 2017 y con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.