ACTA N.º 52-2017

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del quince de junio de dos mil diecisiete, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Zetty María Bou Valverde y Luis Diego Brenes Villalobos.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Informe sobre consulta relativa a la regulación de permisos a funcionarios. Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-219-2017 del 23 de mayo de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual -según lo ordenado en el acuerdo del artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 38-2017- rinde informe relativo a la gestión planteada por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, respecto de otorgamiento de permisos.

Se dispone: De previo a resolver, por el plazo de diez días hábiles se concede audiencia a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), para lo cual la Secretaría General de este Tribunal suministrará a los estimables representantes sindicales el referido informe. ACUERDO FIRME.

B) Consulta de ascenso en propiedad del funcionario Jorge Enrique Jara Solano en el Departamento Electoral. De los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal y Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta resolución n.° STSE-0045-2017 de las nueve horas y treinta minutos del doce de junio de dos mil diecisiete, mediante la cual resuelven ascender en propiedad al señor Jorge Enrique Jara Solano –a partir del 16 de junio de 2017–, al cargo de Asistente Administrativo 1, Oficinista 1, en el Departamento Electoral, plaza n.° 45763.

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Informe relativo a modificaciones al Manual Descriptivo de Puestos. De las señoras Ilenia Ortiz Ceciliano y Arlene Castro Jiménez, Secretaria General y Secretaria de Actas, respectivamente, de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.° UNEC-35-2017 del 13 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiestan:

"En relación con la audiencia conferida por la Magistratura en la Sesión Ordinaria N° 40-2017, comunicado mediante oficio STSE-0755-2017 del 09 de mayo del 2017, les comunicamos que de acuerdo al análisis correspondiente realizado por esta Junta Directiva, no existe objeción alguna en cuanto a las modificaciones al Manual Descriptivo de Clases de Puestos.".

Se dispone: Tener por atendida la audiencia concedida a la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC) y aprobar las recomendaciones del estudio para modificar el Manual Descriptivo de Clases de Puestos, de conformidad con lo indicado en el oficio n.° DE-1271-2017 de la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

D) Nombramiento interino del señor Alejandro Sura Fonseca en la Dirección General de Estrategia Tecnológica. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-1996-2017 del 12 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, el pasado 8 de mayo mediante oficio RH-1618-2017 este departamento remitió memorial DGET-091-2017 suscrito por el señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, por medio del cual solicitó el nombramiento interino del señor Alejandro Sura Fonseca en la plaza de servicios especiales número 370822 de la clase Profesional Ejecutor 3.

Como producto de lo anterior, en sesión ordinaria n.° 41-2017, celebrada el 11 de mayo 2017 por el Tribunal Supremo de Elecciones dispuso “Dado que el título que acreditaría el grado requerido no ha sido inscrito ante el Consejo Nacional de Enseñanza Superior Universitaria, la cual podría afectar cuando menos la eficacia del acto de titulación, sobre el particular rinda criterio el Departamento Legal.” Para esa fecha, el señor Sura Fonseca cumplía satisfactoriamente los requisitos de experiencia e incorporación, no obstante, no poseía el título de licenciatura, por lo que presento una certificación en la que no constaba el número de Tomo, Folio y Asiento de inscripción ante el Consejo Nacional de Enseñanza Superior Universitaria Privada (CONESUP). Sin embargo, el día de hoy, el interesado presenta ante este departamento una certificación emitida por la Universidad Fidélitas en la que indica el cumplimiento satisfactorio del plan de estudios que le acredita el grado de Licenciatura en Ingeniería en Sistemas de Computación.  Dicha certificación evidencia que el título se encuentra inscrito en la citada Universidad al Tomo VII, Folio 281 y Asiento 13025 y en el CONESUP, código de la universidad 18 y Asiento 151045. 

En virtud de lo anterior, a petición del Director General de Estrategia Tecnológica, se somete nuevamente a valoración el nombramiento a plazo fijo del señor Alejandro Sura Fonseca a partir del próximo 16 de junio y, por ser plaza de servicios especiales, se mantendría vigente hasta el próximo 31 de diciembre, lapso que corresponde a su contenido presupuestario. Tal movimiento podría concretarse con fundamento en el artículo 25 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, toda vez que, con la nueva certificación, satisface los requisitos exigidos en el Manual Descriptivo de Clases de Puestos

No omito manifestar que, recientemente, se realizó una consulta a nivel institucional para determinar posibles candidatos para dicho puesto, sin embargo no se anotó ningún funcionario interesado en el nombramiento.".

Del señor Ronny Alexander Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce conjuntamente oficio n.° DL-254-2017 del 14 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, de conformidad con lo ordenado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.° 41-2017 del 11 de mayo de 2017, rinde informe relativo a la solicitud del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, para nombrar interinamente al señor Alejandro Sura Fonseca y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye:

"3. Conclusión.

En virtud de lo expuesto, y a raíz de lo acontecido con el título que le confiere el grado académico de Licenciatura en Ingeniería en Sistemas de Computación, así como de las certificaciones emitidas de reciente data, este departamento no encuentra ningún inconveniente en que el Tribunal proceda con el nombramiento del señor Sura Fonseca, si así lo considera conveniente.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

E) Nombramiento interino del señor Pablo Benavides Agüero en la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2009-2017 del 14 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto por el Tribunal en sesión ordinaria n.º 51-2017, comunicado en oficio STSE-0979-2017 relativo al nombramiento propuesto en línea 2 del oficio RH-1969-2017 del 12 de junio de 2017, me permito aclarar que el señor Pablo Benavides Agüero no forma parte del Registro Temporal de Elegibles para ocupar puestos de Oficinistas 1. No obstante, si el Tribunal lo tiene a bien, tal designación puede amparase en lo que al respecto estipula el artículo 7, inciso a) del Reglamento a la Ley de Salarios el cual, para lo que interesa indica “…el mecanismo a seguir - traslado, ascenso directo o concurso interno o externo - para llenar las plazas vacantes.”

Aclarado lo anterior, resta indicar que, de ser improcedente tal designación solicitada por la Dirección General del Registro Electoral, también sería necesario dejar sin efecto el nombramiento propuesto en la línea número 3 del RH-1969-2017, por cuanto el nombramiento de Fabiola Espinoza Prado como Conserje Electoral depende de la propuesta efectuada a favor del señor Benavides Agüero.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Con fundamento en las razones expuestas por la señora Brown Pérez, nombrar al señor Benavides Agüero conforme se propone, con la observación según la cual eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

F) Encargo de funciones del señor Coordinador de Servicios Regionales. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0451-2017 del 14 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento en lo que disponen el artículo 40 del Reglamento a la Ley de Salarios y Régimen de Méritos del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, el Instructivo para el trámite de recargo de funciones y la Circular número STSE-0030-2016 del pasado 19 de julio, remito a consideración de las señoras magistradas y señores magistrados oficio RH-1967-2017, suscrito por la señora Jocelyn Brown Pérez, Jefa del Departamento de Recursos Humanos, al que adjunta oficio CSR-0444-2017, que suscribe el señor Alcides Chavarría Vargas, Coordinador de Servicios Regionales, mediante el cual comunica la solicitud de vacacional [sic] correspondiente a 5 días a partir del 19 de junio y solicita que durante ese lapso sus funciones sean encargadas a la señora María Olga Torres Ortiz, Profesional en Gestión 2, quien en ocasiones anteriores ha desempeñado dicho cargo.

Con base en lo anterior, esta Dirección General avala la recomendación, para que la señora Torres Ortiz sustituya al señor Chavarría Vargas en el lapso indicado, si a bien lo tiene el Superior.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

G) Traslado de la funcionaria Ana Isabel Barrantes Oviedo a la Sección de Actos Jurídicos. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Director General a. i. del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-144-2017 de las quince horas del catorce de junio de dos mil diecisiete, mediante la cual resuelve trasladar –a partir del 16 de junio de 2017– el puesto número 95552, Asistente Administrativo 1, ocupado por la funcionaria Ana Isabel Barrantes Oviedo, del Departamento Electoral a la Sección de Actos Jurídicos.

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL CONSEJO DE DIRECTORES.

A) Solicitud de autorización para postular colecciones del Archivo del TSE y el Centro de Documentación del IFED. Del señor Nicolás Prado Hidalgo, Prosecretario General a. i. de este Tribunal, se conoce oficio n.° CDIR-0180-2017 del 13 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Se comunica el acuerdo adoptado en el artículo segundo de la sesión ordinaria n.º 27-2017, celebrada el 13 de junio de 2017 por el Consejo de Directores, integrado por los señores Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General del Tribunal Supremo de Elecciones –quien preside–; Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil; José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo; Héctor Enrique Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos; Hugo Picado León, Director General del Instituto de Formación y Estudios en Democracia y Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, que dice:

«De las señoras Adriana Mena Aguilar, Jefa del Archivo del Tribunal Supremo de Elecciones y Rocío Montero Solano, Jefa del Centro de Documentación del Instituto de Formación y Estudios en Democracia, se conoce oficio n.° ATSE-039-2017 del 7 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Coordinación de este Consejo, mediante el cual literalmente manifiestan:

"Actualmente está abierta la Convocatoria para postulaciones al Registro de la Memoria del Mundo de Costa Rica año 2017. El Programa Memoria del Mundo reconoce y enaltece el valor de los acervos documentales, de naturaleza archivística, bibliográfica y audiovisual, de cualquier género o soporte.

En un trabajo interdisciplinario las suscritas consideramos que tanto el Archivo del Tribunal como el Centro de Documentación, custodian colecciones de gran valor para la sociedad costarricense, razón por la cual solicitamos autorización para postular las colecciones que se detallan a continuación.

Archivo del Tribunal: Serie documental propuesta declaratorias de elección 1948-2016

Se refiere a las declaratorias de elecciones de presidentes y vicepresidentes de la República de Costa Rica y diputados a la Asamblea Legislativa, alcaldes, regidores y síndicos que integran las municipalidades de las diversas provincias del país para los períodos constitucionales comprendidos de 1948 al 2016.  Esta serie evidencia la cultura democrática del país y su historia política a lo largo del tiempo ya que son documentos originales que muestran los resultados de los actos relativos al sufragio.

Centro de Documentación: Colección propuesta cómputo de votos 1949-2016

Es una publicación que compila los datos de los votos recibidos en cada proceso electoral. La información viene detallada por provincia, por junta receptora de votos, cantidad de electores inscritos, cantidad de votos recibidos por cada partido político inscrito, cantidad de votos válidos, cantidad de votos nulos, cantidad de votos en blanco, total de votos recibidos y observaciones.

Lo anterior con el objetivo de que estos acervos documentales sean declarados patrimonio documental nacional, lo cual significaría un prestigioso reconocimiento al Tribunal Supremo de Elecciones.

Para tales efectos deben presentarse los formularios que se adjuntan y que incluyen la referencia de tres especialistas en la materia - que en caso necesario-  serían consultados por la Comisión Costarricense de la Unesco, encargada de la evaluación, para que emitan criterio sobre su valor cultural e histórico para lo cual hemos solicitado a los señores Sergio Araya Alvarado, Vladimir De la Cruz de Lemus y Joseph Thompson, su colaboración.".

Se dispone: Elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones, con la recomendación de aprobar. ACUERDO FIRME.».".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS DEL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL.

A) Informe de la sumaria del Padrón Nacional Electoral de mayo de 2017. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-0197-2017 del 13 de junio de 2017, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Le remito, a la cuenta de correo electrónico recepciontse@tse.go.cr archivo que contiene el resumen del Padrón Nacional Electoral; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la gestión de solicitudes cedulares artículo 81 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil, aprobadas en mayo de 2017.

Asimismo, detallo a continuación algunos aspectos importantes que describen el comportamiento numérico del Padrón Nacional Electoral, según la procedencia de las inclusiones y exclusiones que se ejecutan.

Se dispone: Tener por rendido el informe; continúese informando sobre el particular. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Informe sobre propuesta para digitalizar y preservar registros del Archivo del Registro Civil. De los señores Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica y Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-239-2017 del 5 de junio de 2017, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de junio de 2017, mediante el cual -según lo ordenado en el acuerdo adoptado en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 100-2016, celebrada por este Tribunal el 27 de octubre de 2016- rinden informe relativo a la propuesta para digitalizar y preservar registros del Archivo del Registro Civil y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"(…) 5. Conclusiones:

a)        La Dirección General de Estrategia Tecnológica considera que no existe impedimento técnico para acoger la propuesta para digitalizar los registros de la Dirección General del Registro Civil, siempre y cuando se establezcan los controles que garanticen la protección y confidencialidad de la información sensible y de acceso restringido, antes, durante y después del proceso de digitalización. Asimismo, resulta indispensable de previo al inicio de cualquier trabajo de digitalización que se coordinen aspectos de orden técnico relacionado a los formatos y medios de almacenamiento en los que se irá depositanto [sic] la información digitalizada.

b)        El Departamento Legal considera que no existe impedimento legal para acoger la propuesta para digitalizar y preservar los registros de la Dirección General del Registro Civil, siempre y cuando se restringa el acceso a los datos privados.

c)        De acuerdo con lo manifestado por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, esta iniciativa es de interés para esta Administración pues aporta otros elementos que por el momento carece el Tribunal y enriquece al mejor desempeño de las funciones de la referida Dirección General.

d)        Si bien la organización FamilySearch se encargaría de proveer el equipo y recurso humano para el proceso de digitalización, debe tenerse en cuenta que el Tribunal también incurrirá necesariamente en inversión de recursos debido a que debe contarse con espacio físico en las instalaciones de la institución y personal del Tribunal designado como mínimo a labores de fiscalización y control permanente. Asmismo [sic] deberá realizar las inversiones para el almacenamiento definitivo del producto resultante en las bases de datos institucionales, así como lo correspondiente a la eventual construcción de nuevos sistemas para el uso futuro de esa información.

e)        En materia de contratación administrativa existe la posibilidad de convenir con una organización no gubernamental de forma directa, cuando evidencie su afán de ayuda desinteresada a la Administración, sin que medie un concurso como los que habilita la Contraloría General de la República, toda vez que la organización que prestará los servicios, no se encuentre inhabilitada para contratar con el Estado.

6.        Recomendaciones:

En caso de que el Tribunal acoja la propuesta presentada por el señor Luis Antonio Bolaños Bolaños se sugieren las siguientes recomendaciones:

a)        Que se designe a la Dirección General del Registro Civil, para planificar y supervisar todo el proceso de digitalización, debe además establecer la metodología y controles a seguir para el adecuado tratamiento, protección y resguardo de los documentos, con especial atención en aquellos que garanticen la confidencialidad de los documentos que contienen datos sensibles o de acceso restringido. Asimismo, contará con la asesoría del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones en la definición de formatos de imagen y condiciones de almacenamiento que deban requerirse ya sean requerimientos que deban plantearse a FamilySearch o bien aspectos que deban requerirse a lo interno del TSE.

b)        Que la Dirección Ejecutiva instruya al Departamento de Proveeduría para que, en virtud de sus competencias en materia de contratación administrativa, disponga del procedimiento de rigor, para lo cual contará con los insumos necesarios que deberá brindarle la Dirección General del Registro Civil y cualquier otra dependencia administrativa vinculada al proyecto.

c)        Que todos los aspectos de carácter presupuestario y de gestión de recursos internos necesarios para esta iniciativa, se coordinen de acuerdo a los procedimientos usuales establecidos en la institución, por ejemplo, POA’s, PEI, PETI, entre otros.".

Se dispone: Tener por rendido el informe cuyas conclusiones y recomendaciones se acogen. ACUERDO FIRME.

B) Autorización para uso de certificado de firma digital en productos del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0431-2017 del 8 de junio de 2017, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal, el oficio DC-1943-2017 del 05 de junio de este año, suscrito por el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, mediante el cual se solicita autorización del uso del certificado de firma digital en los productos que se generarán con la puesta en ejecución de “Solicitudes de Trámites por Ventanilla” a través del sistema FileNet.

En virtud de lo anterior y por tratarse de un mecanismo más ágil y eficiente, siendo que de conformidad con lo señalado en el artículo 9 de ley n.° 8454, los documentos suscritos mediante firma digital poseen el mismo valor y eficacia probatoria que aquellos documentos firmados en manuscrito, muy respetuosamente solicito se autorice el uso del certificado de firma digital para todos los documentos que emitirán digitalmente las dependencias del Registro Civil.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.