TSE, Acta 97-2016

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas y treinta minutos del veinte de octubre de dos mil dieciséis, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

A) Informe de participación en el XIII Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV). Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0874-2016 del 14 de octubre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En relación con el acuerdo adoptado por el Superior en el artículo sexto de la sesión ordinaria n.° 72-2016, celebrada el 4 de agosto de 2016, referente a la participación del suscrito en el XIII Encuentro del Consejo Latinoamericano y del Caribe de Registro Civil, Identidad y Estadísticas Vitales (CLARCIEV); muy respetuosamente, para lo que a bien estimen pertinente los señores Magistrados y la señora Magistrada, adjunto remito copia de Acta de la Asamblea General Ordinaria celebrada en dicho encuentro.

Me es grato comunicarles que, producto del proceso de elección del Comité Ejecutivo del CLARCIEV para el periodo 2016-2018, Costa Rica obtuvo la Tercera Vicepresidencia.

Con la participación de este ente registral dentro del Comité Ejecutivo del CLARCIEV, se perseguirá, entre otras cosas, implementar la interoperabilidad con todas las entidades que forman parte de este Consejo, de manera que se logre fortalecer la evolución de procesos registrales civiles e identificación de las personas.".

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL INSTITUTO DE FORMACIÓN Y ESTUDIOS EN DEMOCRACIA.

A) Proyecto de reglamento para el funcionamiento y prestación de servicios del Centro de Documentación del IFED. Del señor Ronny Jiménez Padilla, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-459-2016 del 11 de octubre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención al oficio STSE-1608-2013 del 16 de julio de 2013, mediante el cual el Tribunal pasó a estudio e informe el proyecto de Reglamento para el funcionamiento y prestación de servicios del Centro de Documentación, me permito informar que luego de un proceso en el que participamos en conjunto con el Instituto de Formación y Estudios en Democracia, finalmente por oficio IFED-0559-2016 del 7 de octubre del corriente, obtuvimos la versión final del proyecto en cuestión, la cual contiene nuestro aval, así como el de la jefatura del Centro de Documentación y de la Inspección Electoral.

Razón por la cual, nos permitimos remitirle adjunto el proyecto de reglamento, a fin de que se sirva elevarlo a conocimiento del Tribunal, para los efectos correspondientes.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Promulgar el decreto que interesa, cuya publicación se ordena, de conformidad con el siguiente texto:

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

Con fundamento en lo dispuesto en los artículos 99 y 102 inciso 10) de la Constitución Política y 12 inciso ñ) del Código Electoral,

REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

El presente reglamento establece las normas de funcionamiento del Centro de Documentación (en adelante el Centro), el cual, de conformidad con el artículo 309 inciso i) del Código Electoral, Ley n.° 8765, será administrado por el Instituto de Formación y Estudios en Democracia (en adelante IFED) del Tribunal Supremo de Elecciones (en adelante TSE).

El Centro de Documentación es una unidad de información especializada en democracia y elecciones, accesible a cualquier persona interesada, donde se brinda un servicio profesional utilizando estándares de calidad y avances tecnológicos en los procesos para recolectar, sistematizar y difundir la información.

b) Promover, estimular y facilitar el intercambio activo y permanente de información entre las entidades especializadas en estudios electorales y afines.

c) Facilitar la difusión de información generada por la institución y que, por su competencia, le corresponda.

d) Ofrecer espacios de interacción física y virtual, donde se gestionen la información y el conocimiento y se facilite la investigación en democracia y elecciones.

e) Apoyar el aprendizaje individual y organizacional en temas de democracia y elecciones.

f) Colaborar con sus servicios en los fines y las funciones del Tribunal Supremo de Elecciones que, por su competencia, le corresponda.

g) Recopilar y organizar los recursos de información existentes que, por su competencia, le corresponda.

h) Ordenar y planificar el proceso de adquisición documental seleccionando los instrumentos de control pertinentes.

i) Establecer procedimientos y canales adecuados para la recuperación, organización y control de los recursos de información y capacitación electoral producidos en la institución.

j) Establecer, divulgar y velar por el cumplimiento de las normas para el préstamo de material a las diferentes dependencias del TSE y a otras instituciones que soliciten préstamo interbibliotecario y por el uso equitativo de los recursos de información que brinda el Centro.

k) Realizar la catalogación en la fuente a todo el material cuya autoría intelectual sea del Tribunal Supremo de Elecciones (inscripción del ISBN e ISSN o ficha catalográfica) ante la Agencia Nacional de ISBN.

l) Contribuir con la educación cívica no formal de toda la ciudadanía, conforme a las atribuciones del Instituto de Formación y Estudios en Democracia.

Artículo 4.- Servicios que brinda el Centro. El Centro de Documentación brindará los siguientes servicios:

d) Servicio de alerta (divulgación oportuna de las últimas publicaciones periódicas, según la materia de su competencia).

e) Consultas en las bases de datos del Centro de Documentación sobre la materia de su competencia.

g) Acceso a Internet (inalámbrico para personas usuarias externas e internas y estaciones de trabajo para personas funcionarias del TSE).

l) Consultas resueltas (bases de datos propias o por medio de Internet, sobre la materia de su competencia).

Artículo 5.- Requisitos para solicitar los servicios. Al solicitar los servicios, la persona usuaria debe presentar:

b) La boleta de préstamo de materiales debidamente firmada y con todos los datos correspondientes, dentro de los que se incluye medio o lugar para atender comunicaciones o notificaciones.

Artículo 6.- Préstamo de materiales. Los materiales y recursos de información se prestarán de acuerdo con lo que a continuación se establece:

a) Durante las horas de atención al público, el material solicitado para consultar en sala.

b) Durante las horas de atención al público y para consulta en sala, las obras de referencia, excepto cuando la Jefatura del Centro de Documentación autorice otra cosa.

c) Por un día hábil, las revistas, salvo que estén duplicadas, caso en el cual el plazo de préstamo será de 10 días hábiles

d) Por 10 días hábiles, el solicitado para domicilio, salvo que la escasez de materiales obligue a un préstamo por menor tiempo, a juicio de la jefatura del Centro de Documentación.

e) Hasta por tres meses, renovables a criterio de la Jefatura del Centro, el material solicitado por jefaturas de algún despacho institucional.

f) Hasta por dos años, cuando se trate de materiales técnicamente vinculados a las funciones propias de alguna dependencia institucional.

Cuando se trate de un préstamo a domicilio, el número máximo a prestar por persona usuaria será de cinco materiales. Si la existencia de materiales es suficiente, la jefatura del Centro de Documentación podrá autorizar el préstamo de un número mayor.

La sala de consulta es de uso exclusivo para la revisión de los recursos de información por parte de las personas usuarias y para lo relativo al funcionamiento y objetivos del Centro de Documentación. Fuera de esto, no podrá ser destinada a otro tipo de actividades, excepto aquellas que hayan sido previamente gestionadas ante la jefatura del Centro o ante la Dirección del IFED y debidamente autorizadas por estos.

El Centro de Documentación atenderá y prestará sus servicios de lunes a viernes de 8 a. m. a 3:50 p. m.

c) Utilizar el teléfono celular en la sala de consulta, para atender o realizar llamadas que causen ruido, a fin de evitar molestias a otras personas usuarias.

d) Trasladar las mesas y sillas del lugar donde se encuentren ubicadas, salvo que se cuente con autorización de la Jefatura del Centro.

e) Realizar, en la sala de consulta, actividades ajenas a los fines del Centro de Documentación, salvo que se cuente con autorización previa de la jefatura del Centro o la Dirección del IFED.

Tendrá derecho a usar todos los servicios que presta el Centro de Documentación el personal del TSE que porte su identificación. También tendrán derecho a estos servicios, excepto al préstamo de materiales a domicilio, todas las personas usuarias ajenas a la institución que se identifiquen previamente con el documento de identidad correspondiente. En lo que respecta al servicio de acceso a Internet, las personas usuarias externas tendrán a disposición un equipo informático para consulta de la base de datos de hechos civiles, el sitio web del TSE y el Sistema Nacional de Legislación Vigente; igualmente, tendrán disponible el acceso a Internet inalámbrico para lo cual deberán utilizar sus propios dispositivos.

b) Colaborar con el ambiente de estudio de la sala de lectura, manteniendo un comportamiento adecuado, según las regulaciones que se exhiban para conocimiento público.

c) Devolver los materiales que soliciten, ya sean de préstamo en sala o para domicilio, en la hora y fecha establecidas por el Centro de Documentación.

d) En caso de pérdida del material, la persona usuaria debe informar de inmediato a la jefatura del Centro de Documentación, quien le indicará el trámite a seguir, a la mayor brevedad posible, para su reposición con la misma obra o entrega del valor dinerario.

d) Ayudar a conservar el buen estado de los materiales que conforman el acervo de recursos de información.

El incumplimiento de las disposiciones establecidas en este reglamento podría ser objeto de aplicación de las siguientes sanciones:

a) Suspensión de los servicios por una semana, a quien se atrase en la devolución de los materiales o recursos de información prestados para domicilio.

b) Suspensión de todos los servicios por un período máximo de un mes, a quien promueva el desorden en la sala de consulta o falte al respeto a las personas usuarias o al personal del Centro de Documentación.

c) Suspensión de todos los servicios que ofrece el Centro de Documentación hasta que normalice su situación, ya sea con la devolución del material, con su reposición o pago dinerario del respectivo valor, a quien sustraiga, pierda materiales o recursos de información o se encuentre moroso en la devolución de estos.

d) Suspensión de los servicios hasta que reponga el material dañado o alterado, a quien cause un daño o altere (entre otros, mutile, raye, anote, sobrescriba) los materiales o recursos de información.

En cada caso será la Jefatura del Centro de Documentación la que aplicará la sanción respectiva; previamente y con respeto al debido proceso, deberá demostrarse el dolo o la culpa grave mediante el procedimiento que corresponda, según se trate de personas usuarias internas o externas, sin perjuicio de las acciones civiles o penales, que procedan.

Contra la sanción impuesta y dentro de los tres días hábiles posteriores a la notificación, podrán interponerse los recursos de revocatoria ante la jefatura del Centro de Documentación, concomitantemente con el de apelación ante la Dirección del Instituto de Formación y Estudios en Democracia.

Sin perjuicio de la sanción que corresponda, la persona usuaria a quien se haya comprobado su condición de morosidad o haber dañado, perdido o no devuelto dentro del plazo otorgado algún material o recurso de información, deberá ser prevenida, de manera personal o mediante una llamada telefónica, de la devolución o la reposición respectiva con las indicaciones necesarias, para lo cual se otorgará un plazo de dos días hábiles. De todo ello se dejará constancia formal.

Pasado ese término sin que fuere atendida la solicitud, se prevendrá, nuevamente, por escrito su cumplimiento en un plazo no mayor de cinco días hábiles, lo cual se notificará al medio señalado en la boleta de préstamo. Si el estado de morosidad persiste transcurrido ese plazo, se procederá a enviar nota a la Inspección Electoral para su debido procedimiento administrativo.

Deróguese el “Reglamento para el Funcionamiento y Prestación de Servicios de la Biblioteca del Tribunal Supremo de Elecciones”, aprobado por el TSE en la sesión n.° 10-2001 de 1 de febrero de 2001 y publicado en La Gaceta n.° 53 del 15 de marzo de 2001.

Artículo 17. Vigencia. Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.". ACUERDO FIRME.

A) Consulta legislativa del proyecto de ley “Adiciónese un artículo 9 bis a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, n°8220, para implementación de sede digital en el sector público”, expediente n.° 20.089. De la señora Ericka Ugalde Camacho, Jefa de Área de la Comisión Permanente de Gobierno y Administración de la Asamblea Legislativa, se conoce oficio n.° CG-177-2016 del 18 de octubre de 2016, recibido el mismo día –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con instrucciones del Presidenta de la Comisión Permanente de Gobierno y Administración, diputada Silvia Sánchez Venegas, se solicita el criterio de esa institución en relación con el expediente 20.089 “ADICIÓNESE UN ARTÍCULO 9 BIS A LA LEY DE PROTECCIÓN AL CIUDADANO DEL EXCESO DE REQUISITOS Y TRÁMITES ADMINISTRATIVOS, N°8220, PARA IMPLEMENTACIÓN DE SEDE DIGITAL EN EL SECTOR PÚBLICO”, el cual se adjunta.

Se le agradece evacuar la consulta en el plazo de ocho días hábiles y, de ser posible, enviar también el criterio de forma digital. (…)".

Se dispone: Para que se proponga el respectivo proyecto de respuesta –el cual habrá de rendirse a más tardar el 26 de octubre de 2016– pase al Departamento Legal. Para su examen se fijan las 10:30 horas del 25 de octubre de 2016. Tomen nota el referido Departamento y la Secretaría General de este Tribunal que el plazo para responder la consulta planteada vence el 28 de octubre de 2016. ACUERDO FIRME.

B) Autorización para atender actividad sindical. De la señora Olga Gómez González, Secretaria General a. i. de la Confederación de Trabajadores Rerum Novarum, se conoce oficio n.° CTRN 387-2016 del 7 de octubre de 2016, recibido –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 19 de octubre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Confederación de Trabadores Rerum Novarum, CTRN, les saluda y a la vez les informa que para los días LUNES 24 Y MARTES 25 DE OCTUBRE DE 2016, estaremos realizando la segunda parte de la “encerrona” para tratar el tema del Plan Estratégico de la CTRN, en nuestra sede con un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

En tal sentido, nuestra Confederación solicita respetuosamente, se le brinden los permisos respectivos a la compañera Ilenia Ortíz [sic] Ceciliano, Secretaria de Actas de nuestro Comité Ejecutivo, para que participe en dicha actividad.

Se dispone: 1-. Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se solicita. Tomen nota el Departamento de Recursos Humanos y la jefatura inmediata de la señora Ortiz Ceciliano. ACUERDO FIRME.

A) Estudio para la suscripción de nuevo convenio para el Sistema de Verificación de Identidad (VID). Del señor Dennis Cascante Hernández, Director General de Estrategia Tecnológica, se conoce oficio n.° DGET-215-2016 del 19 de octubre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Como es de su conocimiento, el convenio suscrito entre el Tribunal Supremo de Elecciones y el Banco Central de Costa Rica para dar acceso a datos e imágenes de ciudadanos costarricenses a través del Sistema Nacional de Pagos Electrónicos, fue firmado hace casi ocho años, en la actualidad opera bajo su única prorroga y vencerá el próximo 13 de noviembre de 2016.

El Sistema de Verificación de Identidad (VID), entró en operación el año anterior y al día de hoy es un servicio que poco a poco ha sido puesto a prueba por diversas entidades financieras. Sin embargo, la continuidad del servicio que actualmente se brinda al amparo del convenio de cita resulta de interés público, dado que se constituye en una herramienta para coadyuvar a la protección del ciudadano frente al uso fraudulento de su identidad por parte de terceros, ante el sistema financiero nacional.

Por lo anterior, en procura de que la transición a la implementación de nuevas tecnologías como el VID no desampare a la población costarricense, esta Dirección recomienda se instruya al Departamento Legal para que analice la viabilidad jurídica de suscribir un nuevo convenio considerando los términos actuales y proceda con la redacción del proyecto respectivo. Asimismo, se autorice a la Dirección General de Estrategia Tecnológica a remitir dicho documento a la Gerencia General del Banco Central de Costa Rica para las gestiones de formalización correspondientes.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

A) Nombramientos interinos en la Secretaría General del TSE y el Departamento Legal. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2752-2016 del 19 de octubre de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración el oficio número STSE-1917-2016 recibido hoy en este despacho, a través del cual se solicitan los siguientes nombramientos interinos en la Secretaría General del Tribunal y en el Departamento Legal:

OFICINA / DEPARTAMENTO	NÚMERO Y CLASE DEL PUESTO	CONDICIÓN DE LA PLAZA	CANDIDATO (A) Y PERÍODO DEL NOMBRAMIENTO
Secretaría General del TSE	45420, Ejecutivo Funcional 1	Plaza de cargos fijos temporalmente vacante en virtud del ascenso de su propietario a un cargo de confianza.	Nicolás Prado Hidalgo, 1°-NOV de 2016 al 15-MAR de 2017 o hasta que regrese el titular de la plaza a ocuparla, lo que ocurra primero. El candidato labora actualmente en un puesto idéntico en esa misma Secretaría.
Secretaría General del TSE	97503, Ejecutivo Funcional 1	Plaza de cargos fijos temporal-mente vacante en virtud de la licencia sin goce de salario otorgada a la titular del puesto.	Vinicio Mora Mora, 1°-NOV de 2016 y por el plazo de seis meses prorrogables según artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que regrese la titular de la plaza a ocuparla, lo que ocurra primero. El candidato labora actualmente en un puesto de Profesional Funcional 1 en el Departamento Legal, por lo que existe 1 clase de por medio para llegar a la de Ejecutivo Funcional 1.
Departamento Legal	86307, Profesional Funcional 1	Plaza de cargos fijos que quedaría temporalmente vacante en virtud del movimiento anterior.	Wagner Granados Chaves, 1°-NOV de 2016 y por el plazo de seis meses prorrogables según artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que regrese el titular de la plaza a ocuparla, lo que ocurra primero. El candidato labora actualmente en un puesto de Profesional en Gestión 2 en la Secretaría General del TSE, por lo que existe una clase de por medio para llegar a la de Profesional Funcional 1.

Los candidatos que se proponen han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, tales movimientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

Luis Antonio Sobrado González

Eugenia María Zamora Chavarría

Max Alberto Esquivel Faerron