ACTA N.º 90-2016

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del veintisiete de setiembre de dos mil dieciséis, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Estudio para la implementación de "Plan piloto para descentralizar los servicios de notificación de paternidad y cedulación a domicilio" en varias oficinas regionales. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2346-2016 del 21 de setiembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo al estudio para la transformación de los puestos n.° 45897 y 45877 e implementación de un plan piloto para la mejora de procesos en cuatro oficinas regionales y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"3 Conclusiones

3.1 Para la puesta en marcha del "Plan piloto para descentralizar los servicios de notificación de paternidad y cedulación a domicilio", la Dirección General del Registro Civil, avaló las oficinas regionales del Liberia, Nicoya, San Carlos y Limón, para que desde estas se ofrezca los citados servicios en las zonas alejadas de la sede central, descentralizándolos para que sean proporcionados directamente desde oficinas regionales a las que se le asignará un funcionario.

3.2 La selección de la sede regional de Limón consideró una solicitud presentada por el Diputado Abelino Esquivel Quesada, en oficio AEQ-PRC-53-2016, mediante la cual expuso la necesidad existente en el cantón de Matina y alrededores de que cuenten en ese lugar con los servicios que presta el Registro Civil.

3.3 Actualmente, para dar cumplimiento a los objetivos del plan piloto, las sedes regionales de Liberia y Nicoya tienen asignadas las plazas 368538 y 353431, respectivamente; ambas de la clase Asistente Funcional 2, puesto Cedulador Ambulante.

3.4 El estudio de esta Dirección Ejecutiva, ha determinado la importancia y necesidad de que la Dirección General del Registro Civil disponga de dos puestos de Cedulador Ambulante para las oficinas regionales de San Carlos y Limón, como parte del plan piloto.

3.5 Se cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, el cual  estableció que es procedente transformar el puesto n.° 45897, actualmente vacante para que pase de su clasificación actual como Oficinista 2, clase Asistente Administrativo 2, a Cedulador Ambulante y ubicarse en la clase Asistente Funcional 2.

3.6 Derivado del criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos respecto  al caso de la plaza n.° 45732 de Oficinista 1, se determinó que no sería procedente continuar con la transformación de ese puesto, para lo cual el Director General del Registro Civil propuso la transformación de la plaza n.° 45877 de cargos fijos, de Oficinista 1, ubicada en la Sección de Padrón Electoral.

3.7 No fue necesario requerir un nuevo criterio técnico al Departamento de Recursos Humanos para la transformación de la plaza n.° 45877, dado que según lo indicó el señor Ricardo Carías, Jefe de ese Departamento, se trata de plazas idénticas de asistente administrativo 1, además de que las tareas que asumiría el puesto n.° 45877 son exactamente iguales a las que analizó ese Departamento para el plaza n.° 45732.

3.8 Con el fin de que no se interrumpan las actividades contempladas en el plan piloto, esta Dirección Ejecutiva ha determinado necesario que siempre se disponga del medio de transporte en buenas condiciones.

3.9 El plan piloto será evaluado por la Dirección General de Registro Civil y la Dirección Ejecutiva, en el lapso de 6 meses; a partir del momento que se apruebe este informe. Consecuentemente, se requerirá que los funcionarios y las jefaturas involucradas remitan informe de resultados del plan semanalmente, a efectos de que se tomen las medidas pertinentes que valoren la sostenibilidad al citado plan.

3.10 Para asegurar la continuidad del plan de descentralización de los servicios de notificación de paternidad responsable y cedulación a domicilio, será necesario que la Sección de Coordinación de Servicios Regionales, incluya los  recursos necesarios para su fortalecimiento en el Plan Operativo Anual a partir del 2018, según lo solicitado por cada oficina regional perteneciente al plan piloto.

4 Recomendaciones:

4.1 Someter a consideración del superior, que se apruebe el plan piloto para descentralizar servicios de notificación de paternidad responsable y cedulación a domicilio.

4.2 Transformar  los puestos números 45897 y 45877, actualmente ubicados en la clase Asistente Administrativo 2, Oficinista 2, y Asistente Administrativo 1, Oficinista 1, respectivamente; a la de Asistente Funcional 2,  nombre del puesto Cedulador Ambulante, lo que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos y a lo que se le daría contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 "Sueldos para cargos fijos" del subprograma 850-01 para el puesto n°45897 y el subprograma 850-02  para el puesto n° 45877, para lo cual la Secretaría [sic] del Tribunal y el Departamento de Recursos Humanos deberán preparar el proyecto de redacción de la resolución respectiva, para que la remitan a la Dirección General de Presupuesto Nacional a efecto de que a esta modificación se le dé contenido económico, de manera que pueda regir a partir del 01 de octubre de 2016.".

Se dispone: Aprobar conforme se concluye y recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Propuesta de nombramiento en propiedad del Secretario Académico en el Instituto de Formación y Estudios en Democracia. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1762-2016 del 22 de setiembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado el resultado obtenido en el concurso interno realizado al efecto, con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirá, los cuales prohíjo, me permito someter a su consideración la siguiente terna, de la cual propongo nombrar en propiedad a quien figura en el primer lugar:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

C) Propuesta de nombramiento en propiedad en el Departamento Legal. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1760-2016 del 22 de setiembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado el resultado obtenido en el concurso interno realizado al efecto, con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirá, los cuales prohíjo, me permito someter a su consideración la siguiente terna, de la cual propongo nombrar en propiedad a quien figura en el primer lugar:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

D) Trámites de la Comisión de Dedicación Exclusiva. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CDE-0149-2016 (SUSTITUIR) del 26 de setiembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión número 14-2016 celebrada el pasado 23 de agosto, esta Comisión conoció las solicitudes que presentaron seis personas funcionarias quienes laboran para la institución a efectos de ser incorporadas al Régimen de Dedicación Exclusiva o bien para que se ajuste el beneficio que por ese concepto perciben. Ellas estiman cumplir con los requisitos y reunir las condiciones establecidas para lo que solicitan, siendo que con tal propósito aportan los documentos necesarios a fin de demostrarlo.

En cuanto a dichas solicitudes, las cuales corresponden a quienes se indican en el cuadro que se muestra más adelante, luego de los estudios pertinentes considera esta comisión que en efecto son procedentes, pues se trata de personal que se encuentra nombrado en puestos para los cuales se requiere el grado académico de bachillerato o licenciatura, condición que todos poseen en diferentes disciplinas.  

De acuerdo con lo anterior y con fundamento en el artículo sexto del Reglamento para el Régimen de Dedicación Exclusiva, se elevan a conocimiento del Tribunal los trámites que seguidamente se detallan y que se recomienda aprobar en virtud de las razones dadas.

De confirmar el Tribunal Supremo de Elecciones lo resuelto por la Comisión, a cada solicitante se le otorgaría el porcentaje anotado en el cuadro anterior como incentivo o complemento salarial por concepto de dedicación exclusiva.  Asimismo, de acuerdo con pronunciamiento vertido por el Departamento Legal, en los casos de incorporación dicho complemento regiría a partir de la suscripción del contrato correspondiente por parte de la persona funcionaria y del Director Ejecutivo.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

E) Propuesta de nombramiento en propiedad en la Auditoría Interna. Del señor Erick Adrián Guzmán Vargas, Secretario General de este Tribunal, se conoce oficio n.° STSE-1698-2016 del 23 de setiembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Dado el resultado obtenido en el concurso externo realizado al efecto, con fundamento en lo dispuesto en nuestra ley de salarios y su reglamento y lo expuesto en los oficios que se dirá, los cuales prohíjo, me permito someter a su consideración la siguiente terna, de la cual propongo nombrar en propiedad a quien figura en el primer lugar:

Quedo atento a lo que a bien estime disponer el Tribunal.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre requerimientos de la Secretaría General del TSE en torno al Manual de Procedimientos de la Auditoría Interna. Del señor Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, se conoce oficio n.° AI-192-2016 del 23 de setiembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El 6 de setiembre del año en curso, esta Unidad de Fiscalización recibió correo electrónico del Señor Daniel Jiménez Altamirano, funcionario de la Secretaría [sic] del Tribunal, el cual contiene observaciones y requerimientos relativos al Manual de Procedimientos de esta Auditoría (Manual de Procesos ISO v.03), remitido a esa instancia el 1° de setiembre de 2016, mediante oficio No. AI-181-2016, herramienta que comprende un total de catorce archivos, de los cuales cinco corresponden propiamente al Manual de Procedimientos. 

Sobre el particular, seguidamente se transcribe, en lo de interés, lo señalado por el señor Jiménez Altamirano en el correo de cita:

“…Finalizada la revisión del manual de procedimientos suministrado, es necesario aplicar los dos cambios siguientes:/1.Agregar a la portada la tabla de control que se muestra seguido:/… (que incluye cuadro requiriendo información sobre: la persona que lo preparó, fecha y firma; persona que lo validó, fecha y firma; control de versiones anteriores; e indicación de espacio donde se hará constar la aprobación del señor Secretario General del Tribunal)./En todos los procedimientos, en la columna que corresponde al responsable de cada actividad o paso, cambiar el puesto anotado por la clase correspondiente (ejemplo, Asistente Funcional 3 en lugar de Secretaria)…/Una vez realizado lo anterior, se podrá remitir a este despacho el físico para la correspondiente firma por el señor Secretario General a.i…”

Sobre los aspectos consignados en el citado correo,  este Despacho se permite efectuar los siguientes señalamientos:

1. En relación con los cambios indicados para las portadas de las “tablas de control” de cada uno de los procedimientos del Manual, en donde se consigna el “preparado por”, “validado por” y “aprobado por” [sic]

Como parte de la información que fue remitida por esta Auditoría en el oficio de  cita, se incluyeron cinco hojas (páginas introductorias), correspondientes a cada uno de los cinco procedimientos contemplados en el Manual, con la correspondiente incorporación de las firmas de las personas funcionarias involucradas en el proceso de elaboración, validación y aprobación, de manera que no procede lo requerido en el correo de repetida cita, según se fundamentará más adelante en el presente oficio.

2. Acerca de la “tabla de trazabilidad” del Manual de Procedimientos

Mediante el oficio No. AI-181-2016 citado, se adjuntó esta información, la cual muestra en la portada del documento el control de versiones y el rige de éstos, de manera que tampoco procede lo requerido en el correo indicado.

3. Sobre el cambio requerido para que, en lugar del puesto del responsable de cada una de las actividades que conforman los diferentes procesos del Manual, se consigne la clase correspondiente

La elaboración del instrumento de gestión citado, la efectuó esta Auditoría de conformidad con las directrices instituidas en las circulares de la Dirección Ejecutiva Nos. DE-012-2012 del 06 de junio de 2012, DE-013-2012 del 10 de julio de 2012, DE-027-2016 del 12 de agosto de 2016  y DE-029-2016 del 25 de agosto del presente año, siendo que  el formato determinado para la elaboración de manuales de procedimiento, numeral 2.3 RESPONSABLES, señala: “Se debe indicar claramente los responsables del procedimiento”, sin indicación de que en la columna respectiva deba consignarse específicamente la clase del puesto.

Sobre este particular es preciso señalar, que en la preparación de este tipo de herramientas  -procedimientos, reglamento interno, etc.- esta Auditoría Interna, para una mejor comprensión del lector (interno y externo) y como instrumento que reviste gran utilidad en la inducción a nuevos funcionarios, incluye en la respectiva columna del Manual, el puesto de la persona funcionaria responsable de cada una de las actividades descritas en los distintos procedimientos; lo señalado por cuanto, en nuestro criterio profesional y técnico, refiere de mejor manera a esa persona: Auditor Interno, Subauditor Interno, Auditor Encargado de Área, Auditor Asistente, Secretaria; con lo cual, dicho sea de paso, no se contraviene  el formato, sino que más bien se identifica de mejor manera a la persona responsable, dadas las particularidades de la Auditoría Interna.

Por consiguiente, el corregir la totalidad de matrices como lo requiere la Secretaría, constituye una actividad -aparte de laboriosa-  innecesaria, amén de que le restaría consistencia y uniformidad al Manual con respecto a las otras herramientas de trabajo que se aplican en esta Auditoría Interna y, más aún, conlleva una afectación negativa a nuestra independencia funcional y de criterio, según se dirá adelante.

4. Con respecto a la firma de aprobación del señor Secretario General

En el correo electrónico referido, se establece que el Manual tiene que modificarse y remitirse físicamente, para la aprobación y firma del señor Secretario General, lo cual, por las razones que luego se dirán, al igual que en el caso de los otros aspectos señalados con los numerales del 1 al 3 de este oficio, no son procedentes.

En tal sentido, los requerimientos incluidos en el correo de cita, según se consignó en los numerales 1, 2, 3 y 4 anteriores, no resultan procedentes, de conformidad con lo establecido en la normativa que rige el accionar de esta Unidad Fiscalizadora, principalmente en la Ley General de Control Interno, No. 8292, pues con ello, estima este Despacho, se afecta negativamente nuestro accionar, organización e independencia funcional y de criterio, aspectos fundamentales que rigen el funcionamiento de esta Auditoría Interna, según lo establecido en la normativa que se transcribe a continuación:

“ARTÍCULO 21.- Concepto funcional de auditoría interna. La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones …” (El subrayado es nuestro)

“ARTÍCULO 23.- Organización. La auditoría interna se organizará y funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio…” (El subrayado es nuestro)

“ARTÍCULO 24.- Dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables. El auditor y el subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esta Ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios…/Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su personal; en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente.” (El subrayado es nuestro)

“ARTÍCULO 25.- Independencia funcional y de criterio. Los funcionarios de la auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la administración activa.” (El subrayado es nuestro)

Del marco normativo citado, se desprende que la actividad, así como la independencia funcional y de criterio de esta Unidad Fiscalizadora, no debe verse afectada negativamente por regulaciones o injerencias de tipo administrativo, siendo que el documento de gestión comunicado mediante el referido oficio No. AI-181-2016, de conformidad con lo señalado en este oficio, cumple con los requerimientos técnicos establecidos, de manera que no corresponde ser modificado según lo señalado por la Secretaría General, ni  contar con la aprobación del titular de la referida instancia.

Al respecto, la Contraloría General de la República ha señalado1:

“…Como parte de las condiciones fundamentales para el ejercicio de la auditoría interna, se estipula legal, técnica y doctrinariamente la independencia funcional y de criterio, lo cual entre otros, se prevé con lo dispuesto en el citado artículo 24.  La independencia funcional, en términos generales, se refiere a la posibilidad de cumplir los fines de la auditoría, sin que se den situaciones o restricciones que ubiquen al auditor y demás funcionarios de esa unidad en una relación de subordinación, de dependencia o similar, con respecto a alguno de los órganos sujetos a su fiscalización.  Por otra parte, la independencia de criterio está referida a la independencia mental, a la objetividad e imparcialidad, con que se debe ejercer la actividad de auditoría interna.  La afectación en la independencia funcional, entre otros, puede incidir directamente en la de criterio, pues se propicia la existencia de circunstancias que menoscaban o comprometen dicha objetividad y, en consecuencia, el cabal cumplimiento de sus fines.../La LGCI establece una serie de requisitos necesarios para el ejercicio de la auditoría interna, entre ellos, la independencia funcional y de criterio, y la aplicación de regulaciones administrativas que no afecten dicha independencia ni el accionar de esa unidad, …/…Los requisitos administrativos que se establezcan dentro de una organización, para el caso concreto de la auditoría interna no deben conllevar a situaciones que puedan interferir en el cumplimiento de los fines de la auditoría.  En ningún caso tales regulaciones deben lesionar directa o indirectamente la independencia funcional de que debe gozar la auditoría interna y, por ende, la de criterio.” (El destacado no es del original)

En virtud de lo expuesto y con fundamento en lo que señala la norma No. 102 de las “Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” (Resolución de la Contraloría General de la República No. R-DC-064-2014, del 11 de agosto de 2014), relativa a los impedimentos a la independencia y objetividad, que dispone: “02. El personal que realiza el proceso de auditoría en el sector público es responsable de informar a la instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes…” (El destacado no es del original), así como en las “Directrices sobre las Regulaciones Administrativas Aplicables a los Funcionarios de las Auditorías Internas del Sector Público” (Resolución de la Contraloría General de la República No. R-DC-068-2015, del 29 de junio de 2015), esta Auditoría Interna somete a consideración de ese estimable Órgano Colegiado, a fin de que se instruya lo pertinente, en relación con las situaciones inconvenientes referidas en este oficio, en razón de que, en criterio de este Despacho, las acciones requeridas por la Secretaría General del Tribunal respecto del Manual de Procedimientos (Procesos ISO v.03), afectan negativamente nuestra actividad, independencia funcional y de criterio

_________________________________________

1 Oficio No. 12349 (DI-CR-481) del 30 de octubre de 2003, del entonces Centro de Relaciones para el Fortalecimiento y Fiscalización Superiores, División de Desarrollo Institucional, Contraloría General de la República.".

Se dispone: Instruir al señor Secretario General del despacho para que las situaciones inconvenientes planteadas por el estimable señor Auditor León Alonso no se presenten en lo sucesivo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Informe de trabajo sobre financiamiento de los partidos políticos. Del señor Guillermo Araya Camacho, Director General del Instituto Costarricense sobre Drogas del Ministerio de la Presidencia, se conoce el oficio n.° O-DG-228-2016 del 19 de setiembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Por este medio le saludo, a la vez me refiero al trabajo conjunto que ha venido realizando este instituto con su representada, en la cual han sido designadas a las funcionarias Guiselle Valverde Calderón y Ana Cristina Piedra Ugarte ambas destacada [sic] en la [sic] en el Departamento de Financiamiento de Partidos Políticos. En esta ocasión me refiero al Art. 99 de la Ley 8204 mismo que cita:

“El Instituto Costarricense sobre Drogas será encargado de coordinar, diseñar e implementar las políticas, los planes y las estrategias para la prevención del consumo de drogas, el tratamiento, la rehabilitación y la reinserción de los farmacodependientes, así como las políticas, lo planes y las estrategias contra el tráfico ilícito de drogas y actividades conexas, la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo.

Dicho Instituto, como órgano responsable del diseño y la coordinación en la ejecución de las políticas para el abordaje del fenómeno de las drogas, la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, coordinará con las instituciones ejecutoras de programas y proyectos afines en estas materias”.

En cumplimiento de lo anterior esta Unidad se abocó a coordinar acciones interinstitucionales mediante el desarrollo de una Evaluación Nacional de Riesgos y una Estrategia Nacional de lucha contra la Legitimación de Capitales y el Financiamiento al Terrorismo y con ello se han dictado las acciones que han sido producto de sesiones de trabajo en las que han participado las funcionarias a su digno cargo, referentes a la transparencia de capitales, controles y beneficiario final del financiamiento de los Partidos Políticos.

Como parte de la operacionalización de estas acciones se emitió la Resolución Administrativa No. 02-2016 de fecha 07 de junio del 2016, misma que ha sido aprobada y ratificada por el Consejo Directivo del Instituto Costarricense sobre Drogas mediante acuerdo No, [sic] 061-07-2016, la cual se pone en su conocimiento para lo que corresponda. (Se adjuntan ambos documentos).".

Se dispone: Para su estudio e informe conjunto, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos y al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de permiso para atención de actividad sindical. De la señora Olga Martha Gómez González, Secretaria General a. i. de la Confederación de Trabajadores Rerum Novarum, se conoce oficio n.° CTRN-365-2016 del 22 de setiembre de 2016, recibido –vía correo electrónico– el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Confederación de Trabadores Rerum Novarum, CTRN, les saluda y a la vez les solicita respetuosamente, se le brinde los permisos respectivos a la compañera Ilenia Ortíz [sic] Ceciliano, Secretaria de Actas de nuestro Comité Ejecutivo, para que asista a las Sesiones Ordinarias de dicho Comité, las cuales se realizan todos los primeros y terceros miércoles de cada mes, con un horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Adjunto cuadro de reuniones programadas y convocatoria para el próximo miércoles 05 de octubre de 2016.

Agradezco la colaboración brindada.

De ustedes con toda consideración.".

Se dispone: Autorizar conforme se solicita. Tomen nota el Departamento de Recursos Humanos y la jefatura respectiva. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.