ACTA N.º 2-2016

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las catorce horas del siete de enero de dos mil dieciséis, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

A) Designación del Jefe de la Misión de Observación Electoral de la OEA. Del señor Gerardo de Icaza, Director del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la Secretaría para el Fortalecimiento de la Democracia de la Organización de los Estados Americanos, se conoce oficio n.° SFD/DECO-002/16 del 5 de enero de 2016, recibido el día siguiente –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Me dirijo a usted en relación a la Misión de Observación Electoral de la Organización de los Estados Americanos (MOE/OEA) para las próximas Elecciones Municipales a celebrarse el 7 de febrero de 2016 en Costa Rica.

Sobre el particular, me es grato comunicarle que el Secretario General de la OEA, señor Luis Almagro, ha designado como Jefe de Misión al Señor Edgardo Ortuño.

El Señor Edgardo Ortuño de nacionalidad uruguaya, es profesor y político, fue Subsecretario y Ministro interino de Industria, Energía y Minería (2011-2015) y ex Diputado por Montevideo. Cuenta con una larga trayectoria en temas de defensa de derechos humanos, diversidad, igualdad de oportunidades y discriminación racial en la región.

Igualmente, tengo a bien informarle que la Sra. Marcela Garzón, funcionaria del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la OEA, será quien le acompañe como Subjefa de la Misión.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para expresarle el testimonio de mi más alta estima y distinguida consideración.".

Se dispone: Agradecer al señor De Icaza la cordial comunicación que cursa y hacer de su conocimiento, así como del de los estimables señores Ortuño y Garzón que estos organismos electorales dispensarán todas las facilidades que requieran para el cabal cumplimiento de su objetivo. Tome nota para lo de su cargo la Dirección General de Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

B) Autorización a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para notificar resoluciones de inscripción de candidaturas en horario ampliado. Se dispone: Habilitar a la Dirección General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos para notificar resoluciones de inscripción de candidaturas, en horario ampliado, hasta las veinte horas, a partir de la firmeza de este acuerdo y hasta el viernes 22 de enero de 2016. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Trámites de la Comisión de Carrera Profesional. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CCP-001-2016 del 4 de enero de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo que establece el artículo 28 del Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional de este organismo electoral, me permito hacer de su conocimiento lo resuelto por esta comisión, en sesión número 09-2015 celebrada el pasado 5 de noviembre, con la finalidad de que el Tribunal se sirva resolver lo que estime pertinente de acuerdo al siguiente detalle:

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud de suspensión de vacaciones de la señora Jefa del Departamento de Registro de Partidos Políticos. De la señora Jocelyn Brown Pérez, Subjefa del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0017-2016 del 4 de enero de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones los memorandos DRPP-729-2015 y DRPP-731-2015, que suscriben la Licda. Kattia Rojas Vargas y Licda. Martha Castillo Víquez, respectivamente, ambas del Departamento de Registro de Partidos Políticos, mediante los cuales informan que la señora Castillo Víquez no podrá disfrutar de las vacaciones que tenía programadas del 28 de diciembre de 2015 al 11 de enero de 2016.

Siendo de esa forma, se solicita dejar sin efecto la gestión que fue elevada a conocimiento del Tribunal en oficio RH-4308-2015 del pasado 16 de diciembre y aprobada por el Superior en la sesión ordinaria número 112-2015 del 22 de diciembre de 2015, oficio STSE-2466-2015.".

Se dispone: Toda vez que la señora Castillo Víquez no disfrutó de las referidas vacaciones, dejar sin efecto retroactivamente el acuerdo del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.° 112-2015, en lo referente al encargo de funciones de la Jefatura del Departamento de Registro de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

C) Prórroga de nombramientos interinos en distintas oficinas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0023-2016 del 5 de enero de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones las prórrogas de los nombramientos interinos que vencen los días 15 y 31 de enero de este año, así como las cadenas también de nombramientos interinos que se generan como producto de los primeros, todo de acuerdo con el detalle que se muestra en el siguiente cuadro.

Las personas que se anotan laboran actualmente en los puestos indicados y lo que se requiere es prorrogar sus nombramientos interinos por un nuevo período, lo que sería a partir del 16 de enero para quienes se incluyen en las líneas 1 a 18 y a partir del 1° de febrero para los de las líneas 19 a 42, siendo en todos los casos por un lapso de 6 meses prorrogables según artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que se concrete el trámite respectivo para designar al nuevo propietario o hasta que regrese el titular de la plaza a ocuparla (según sea el caso), lo que ocurra primero.".

Se dispone: Prorrogar conforme se solicita, con la observación según la cual eventuales nuevas prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

D) Encargo de funciones del señor Auditor Interno. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0033-2016 del 5 de enero de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número AI-250-2015 recibido en este despacho que suscribe el Lic. Oscar Alberto León Alonso, Auditor Interno, mediante el cual, en virtud de que disfrutará vacaciones por espacio de 6 días a partir del próximo 11 de enero, solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen al Lic. Juan Vicente García Matamoros, quien se desempeña como Subauditor Interno y en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

E) Trámites de la Comisión de Carrera Profesional. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CCP-002-2016 del 5 de enero de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El pasado 15 de diciembre en el artículo segundo de la sesión 110-2015, el Tribunal Supremo de Elecciones conoció y aprobó lo recomendado por la Comisión de Carrera Profesional en el oficio número CCP-468-2015 de fecha 09 de diciembre de 2015.  Sin embargo, es importante advertir que en ese documento se incluyeron los casos en que a los solicitantes se les reconocían puntos, ya fuese por incorporación al régimen o por ajustes de diversa naturaleza, pero se omitieron los casos en que la comisión recomendó el reconocimiento de horas en actividades de capacitación aunque no en cantidad suficiente como para generar puntos, pero sí para incrementar los saldos que por ese concepto tienen y que les servirá para futuros reconocimientos.

Siendo así, se hace necesario que el Tribunal apruebe lo resuelto por la comisión para tales casos, todo de acuerdo con el siguiente detalle:

Para conocimiento del Tribunal, se adjunta copia del acta número CP-08-2015 de la Comisión de Carrera Profesional, en la que se conocieron tanto los trámites indicados en nuestro anterior oficio  –CCP-468-2015–  como en este ahora que nos ocupa.".

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

F) Nombramientos interinos en distintas oficinas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0024-2016 del 5 de enero de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración los oficios que han presentado ante este despacho diferentes jefaturas de la institución, a través de los cuales solicitan los siguientes nombramientos interinos:

Los candidatos que se proponen forman parte de los registros de elegibles actualmente vigentes para ese tipo de puestos o bien han acreditado el cumplimiento de los requisitos que establece el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para las plazas que se indican, siendo que además cuentan con interés y disponibilidad para los eventuales nombramientos interinos.

Si el Tribunal no tiene objeciones, tales movimientos se podrían autorizar con fundamento en los artículos 9, 22, 25 y 36 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, lo que se haría en los puestos, oficinas y por los períodos que se citan en el cuadro.

Puede apreciarse que las presentes solicitudes cuentan con el visto bueno de la correspondiente Dirección General.".

Se dispone: Nombrar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe del estado de cumplimiento de las recomendaciones del informe de inspección del Archivo Nacional. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0018-2016 del 4 de enero de 2016, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión ordinaria n.° 109-2015 del 10 de diciembre de 2015, comunicada en oficio STSE-2389-2015 de misma fecha, el Superior dispuso que la Dirección Ejecutiva informara respecto a las observaciones al informe sobre recomendaciones técnicas para la conservación del acervo documental del TSE expuestas en oficio DC-1145-2015, suscrito por el señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional, referentes a las recomendaciones 1.6, 1.10 y 1.12 derivadas de la inspección n.° II-08-2011, al respecto me permito informar lo siguiente.

• Recomendación 1.6 Monitorear los niveles de humedad relativa y temperatura que se mantienen en las distintas áreas de depósito de todas las instalaciones, con el fin de determinar qué medidas o acciones correctivas emprender con base en los resultados.
• Recomendación 1.10 Mejorar las condiciones ambientales del Área de Microfilmación con el fin de mantener niveles óptimos de humedad relativa y temperatura (…) para asegurar la conservación de los documentos.

Sobre estas recomendaciones, el Archivo Nacional en sus observaciones señaló lo siguiente:

Nos queda duda con las recomendaciones 1.6, 1.10 y 1.12. (…) Sin embargo, las dos primeras recomendaciones consideramos que sí se pueden emprender, ya que su ejecución depende de la disposición de unidades de aire acondicionado y de extracción de humedad relativa dentro del Área de Microfilm (recomendación 1.10) y en otros espacios del edificio central donde conservan documentos (recomendación 1.6), así como emprender el monitoreo del comportamiento de esas dos variables, lo cual se puede hacer por lo menos una vez al año disponiendo termohigrómetros digitales en distintos aposentos y recogiendo los datos para analizarlos y tomar las acciones correctivas necesarias. El que en esos espacios hayan personas, no impide que se puedan poner en práctica estas dos recomendaciones. (El subrayado no es del original)

En relación con lo indicado por el señor Calderón Calvo, y según lo referido por  la señora Laura Quesada Ramírez, Jefa del Archivo del Registro Civil, cabe señalar que si bien es cierto no ha sido posible cumplir en su totalidad con esas recomendaciones del Archivo Nacional, actualmente el Archivo del Registro Civil del TSE en coordinación con los funcionarios del Área de Prevención y Salud Laboral (PRESAL) realizan el monitoreo de la temperatura y la humedad de algunas áreas, entre las cuales están las que señala el Archivo Nacional en sus observaciones. Sin embargo, ante la falta de espacios físicos que se presenta en la institución, ha sido necesario que los depósitos documentales sigan siendo compartidos con las personas funcionarias, lo que ha impedido mantener las condiciones estandarizadas en cuanto a temperatura y humedad que establecen las normas de conservación documental, por lo anterior, es que esa dependencia ha considerado, por el momento, no gestionar la compra de los dispositivos de medición dado el alto costo de estos y por considerar que serían recursos subutilizados, hasta tanto no se cuente con los espacios adecuados para procurar las citadas condiciones.

No obstante, tal y como se ha indicado en los informes anteriores que se han presentado al Superior sobre el informe de inspección n.° II-08-2011, el Archivo del Registro Civil, continúa con la colocación de deshumificadores en los lugares donde se conserva la documentación, los cuales también se incluyen cada año en el Plan Operativo Anual de esa dependencia.

También, como parte de las medidas adoptadas se tiene que el cuarto para los rollos de microfilm ubicado en la Bodega Las Brisas, en este momento cuenta con aire acondicionado, al igual que el de la Sede Central, sin embargo, se hace ver que este último, al igual que otras tres áreas, no puede tener la temperatura recomendada por cuanto en ese espacio laboran personas funcionarias de ese Archivo.

En cuanto a la situación apuntada, concerniente a que existen varias zonas del referido Archivo donde los depósitos documentales son compartidos con personas, se hace necesario referirse a lo expresado por el señor Calderón Calvo cuando señala que  … El que en esos espacios hayan personas, no impide que se puedan poner en práctica estas dos recomendaciones. Según lo consultado a la señora Quesada Ramírez,  las normas de conservación documental establecen que la temperatura requerida en los depósitos debe ser de 18° C, lo que bien podría afectar la salud de los colaboradores, sobre este aspecto se realizó la consulta al señor Róger Pérez Godínez, Profesional en Salud Ocupacional del TSE, quien refirió la siguiente información:

… con respecto a la consulta los valores recomendados para oficinas o lugares donde se  encuentren personas, una zona de confort térmico o zona de comodidad  oscila entre los  20 grados centígrados y 25 grados centígrados.

 La OSHA (Oficina de Salud Ocupacional y Administración de Salud de los Estados Unidos) indica en uno de sus boletines que de acuerdo a la Sociedad  Americana de Ingenieros de Calefacción, Refrigeración y Aire Acondicionado (ASHRAE), ha desarrollado un estándar voluntario (ASHRAE 55-1981) para escalas de temperatura. El cumplimiento con este estándar podría producir temperaturas satisfactorias para el 80% de la población en general y este oscila entre los 20 y 26 grados centígrados.

De igual manera, se contó con el criterio del señor Randall Rodríguez Castro, Ingeniero mecánico de la Sección de Ingeniería y Arquitectura del TSE, quien al respecto señaló lo que se transcribe a continuación:

El concepto de climatización está claramente definido y marcado  por los criterios de diseño dependiendo del recinto a acondicionar, se establecen los valores que deben de llevar  las dos variables más importantes que se controlan la climatización como son humedad relativa y temperatura.

La norma que define estos valores es una norma americana llamada ASHRAE (Sociedad Americana de Ingenieros en calefacción, refrigeración y Aire  Acondicionado) que actualmente utiliza el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.

Para el caso de recintos donde se acondiciona espacios de documentación, microfilm y otros los valores de diseño son los siguientes:

Rango de temperatura:  18 C⁰ a  21 a C⁰

Rango de Humedad Relativa:40% a 50%

Y para el caso de recintos para ser acondicionados por personas el criterio de diseño para el punto de confort son los siguientes:

Rango de temperatura: 22 C⁰ a 24 C⁰

Rango de Humedad Relativa:45% a 55%

Teniendo claro que el concepto de confort es que la persona esté en condiciones óptimas para su desempeño de sus labores ósea (sic) que no tenga ni frio ni calor.

No es recomendable que los criterios de diseño de climatización de  recintos de documentación sean utilizados para recintos de confort ya que genera problemas de deshidratación en las vías respiratorias de las personas  a consecuencia de la baja humedad relativa.

Hay que recordar que al bajar la temperatura  en la misma proporción se baja la humedad relativa, al bajar ambas variables se salen del intervalo de confort para las personas.

De igual forma los recintos de documentación generan  en algunos casos olores típicos del papel que en algunas personas generan alergias, congestiones nasales ya que se está  constantemente recirculando el aire del recinto.

En consecuencia,  no es dable atender la observación realizada por el señor Calderón Calvo, ya que según se indicó, los climas recomendados en esas normas de conservación  han determinado que esos espacios deben contar con temperaturas de 18° además de humedades muy bajas, condiciones que podrían afectar directamente a las personas funcionarias al no contar con un entorno de trabajo con condiciones las óptimas para la ejecución de sus labores.

Por lo tanto, el cumplimiento de las recomendaciones 1.6 y 1.10 se mantendrá parcial por las razones expuestas, sin embargo, hasta donde sea posible se continuará con la aplicación de las medidas que permitan una adecuada conservación de los documentos, en tanto la administración pueda concretar otras opciones que se están valorando como lo es el alquiler de un inmueble apto para tal fin.

• Recomendación 1.12 Hacer una evaluación rigurosa de las condiciones ambientales que tiene el  local de archivo ubicado en San Rafael Arriba de Desamparados, dado que por lo observado durante la inspección, tiene más desventajas que ventajas de utilizarlo [sic] como área de trabajo y conservación del acervo documental de la institución. En caso contrario, resolver con el propietario del inmueble la toma de acciones de mejoramiento de las instalaciones y su alrededor, con el fin de darle mayor seguridad y condiciones para la conservación del acervo documental.

Tal y como se consignó en el informe aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.° 89-2015 del 8 de octubre, la institución es consciente de que el acatamiento de lo recomendado por el Archivo Nacional, está en función de que los depósitos documentales - tanto los instalados en las oficinas centrales del TSE como en la bodega de Las Brisas - se ubiquen en espacios independientes que cumplan con las normas de conservación documental,  y que ofrezcan las condiciones necesarias de espacio, almacenamiento, temperatura, humedad relativa, limpieza y protección de agentes contaminantes, lo que indefectiblemente requiere dotar a los archivos institucionales de la infraestructura idónea que responda a los lineamientos que rigen esa materia.

Al respecto, es necesario mencionar que dado que la Licitación Pública 2015LN-000003-85002 “Alquiler de inmueble para ubicar el Archivo del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones”, según lo acordado por el Consejo de Directores en reunión ordinaria n.° 49-2015 del 4 de los corrientes, comunicada en oficio CDIR-240-2015 del 7 de setiembre, fue declarada infructuosa, en vista de que las ofertas presentadas no cumplieron con las especificaciones estipuladas en el cartel, por ende, en concordancia con lo que establece la Ley General de Contratación Administrativa y su Reglamento, a efecto de procurar un nuevo proceso de contratación, la institución está realizando las acciones pertinentes que permitan iniciar un nuevo trámite.

Como parte de los esfuerzos realizados por la administración para llevar a cabo dicha gestión se han efectuado varias acciones orientadas a la búsqueda de un inmueble para la ubicación de los depósitos, entre ellas, se efectuó la publicación del aviso de consulta de mercado en el Periódico La Nación, en las redes sociales institucionales y en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, así como en  la página Web del TSE, con el propósito de contar con información oportuna para la conformación del estudio de mercado, actualmente, producto de la promoción efectuada en los medios citados dicho equipo se encuentra realizando la respectiva inspección técnica en varios edificios, con lo que se pretende contar con el estudio de mercado a inicios de 2017 y consecuentemente, hasta donde lo permitan las condiciones presupuestarias, concretar el trámite de contratación para el alquiler del edificio que cuente con las condiciones requeridas.

En síntesis, como se ha reiterado en los informes anteriores presentados a ese órgano colegiado, en tanto se concrete la oportunidad de contratar el alquiler de un edificio óptimo, la institución mantiene el compromiso de continuar con la asignación de recursos, hasta donde sea posible, para la compra de deshumificadores y otros requerimientos que sean incluidos en el Plan Operativo Anual del Registro del Archivo Civil, en aras de coadyuvar con la preservación del acervo documental, en congruencia con la Ley n.° 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y con las normas de conservación documental.".

Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se hará del conocimiento del señor Marco Calderón Delgado, en atención a su oficio n.° DC-1145-2015 del 3 de diciembre de 2015. ACUERDO FIRME.

A las quince horas con treinta minutos terminó la sesión.