ACTA N.º 104-2016

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de noviembre de dos mil dieciséis, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Consulta de resolución de traslado de puesto en la Secretaría General del Registro Civil. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-257-2016 de las quince horas del veintiocho de octubre de dos mil dieciséis, mediante la cual resuelve trasladar –a partir del 16 de noviembre de 2016– el puesto número 45807, Asistente Administrativo 1, ocupado interinamente por la señorita Mónica Espinoza Rodríguez, de la Secretaría General del Registro Civil a la Sección de Inscripciones.

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

B) Consulta de resolución de traslado de puesto a la Sección de Actos Jurídicos. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-256-2016 de las diez horas del veintiocho de octubre de dos mil dieciséis, mediante la cual resuelve trasladar –a partir del 16 de noviembre de 2016– el puesto número 76393, Asistente Funcional 2, ocupado en propiedad por la señora Olga Alicia Marín Arroyo, de la Dirección General del Registro Civil a la Sección de Actos Jurídicos.

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

C) Consulta de resolución de traslado temporal de plaza a la Sección de Actos Jurídicos. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-251-2016 de las once horas del veintisiete de octubre de dos mil dieciséis, mediante la cual resuelve trasladar temporalmente –a partir del 16 de noviembre de 2016– el puesto número 45657, Asistente Funcional 2, ocupado en propiedad por el señor Rodrigo Abarca Céspedes, del Departamento Civil a la Sección de Actos Jurídicos.

Se dispone: Aprobar el traslado temporal por el plazo de seis meses, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

D) Consulta de resolución de traslado temporal de plaza a la Sección de Opciones y Naturalizaciones. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce en consulta la resolución n.° DGRA-252-2016 de las once horas del veintisiete de octubre de dos mil dieciséis, mediante la cual resuelve trasladar temporalmente –a partir del 16 de noviembre de 2016– el puesto número 45547, Asistente Funcional 2, ocupado en propiedad por la señora Catalina Fernández Ulate, del Departamento Civil a la Sección de Opciones y Naturalizaciones.

Se dispone: Aprobar el traslado temporal por el plazo de seis meses, con la observación según la cual, eventuales prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

E) Renuncia por pensión de la funcionaria Grettel Susana Villalobos May en la Sección de Padrón Electoral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2935-2016 del 3 de noviembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota recibida en este despacho que suscribe la señora Grettel Susana Villalobos May, Asistente Funcional 2 de la Sección de Padrón Electoral, mediante la cual presenta la renuncia a su cargo para acogerse al beneficio de pensión por el régimen Invalidez, Vejez y Muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social.

La señora Villalobos May labora para este organismo electoral desde el 16 de julio de 2001 y desea que su cese de funciones sea efectivo a partir del 1° de diciembre de 2016, motivado para ello en el comunicado que, con fecha 11 de octubre de 2016, le dirigió la Licda. María Teresa Carvajal Monge, Jefe de la Oficina Central de Pensiones de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Solicita asimismo el pago de las prestaciones legales que pudieran corresponderle de acuerdo con la legislación laboral vigente y las vacaciones que no haya disfrutado a la fecha de su retiro.".

Se dispone: Tener por presentada la renuncia de la señora Villalobos May, a quien se agradece los servicios prestados a estos organismos electorales, deseándole el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Procedan oportunamente con lo de sus cargos la Contaduría, el Departamento Legal y el propio Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.

F) Prórrogas de nombramientos interinos en distintas unidades administrativas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2954-2016 del 4 de noviembre de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de noviembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, me permito someter a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones las prórrogas de los nombramientos interinos que vencen el próximo 15 y 30 de noviembre, así como las respectivas cadenas también de nombramientos interinos que se generan como producto de los primeros, todo de acuerdo con el detalle que se muestra en el siguiente cuadro:

Todas las personas que se incluyen en el anterior cuadro laboran actualmente en los puestos que se indican y lo que se requiere es prorrogar sus nombramientos interinos por un nuevo lapso.  En el caso de quienes se anotan en las líneas 1 a 4 sería a partir del 16 de noviembre y para quienes se incluyen en las líneas 5 a 13 a partir del 1° de diciembre, siendo en todos los casos por un lapso de 6 meses prorrogables según artículo 9 del reglamento a nuestra Ley de Salarios o hasta que se concrete el trámite respectivo para designar al nuevo propietario o regrese el titular de la plaza a ocuparla (según sea el caso), lo que ocurra primero.".

Se dispone: Prorrogar conforme se propone, con la observación según la cual, eventuales nuevas prórrogas deben ser expresamente autorizadas por este Tribunal. ACUERDO FIRME.

G) Trámites de la Comisión de Carrera Profesional. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° CCP-527-2016 del 4 de noviembre de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de noviembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"De conformidad con lo que establece el artículo 28 del Reglamento para el Régimen de Carrera Profesional de este organismo electoral, me permito hacer de su conocimiento lo resuelto por esta comisión en sesión número 06-2016 celebrada el pasado 3 de octubre, con la finalidad de que el Tribunal se sirva resolver lo que estime pertinente de acuerdo al siguiente detalle:

Se dispone: Aprobar. ACUERDO FIRME.

H) Encargo de funciones del señor Contralor de Servicios y recargo de funciones de la señora Jefa de la Oficina de Proyectos Tecnológicos. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2955-2016 del 4 de noviembre de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de noviembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Con fundamento en lo que disponen el artículo 40 del reglamento a nuestra Ley de Salarios, el instructivo para el trámite de recargos de funciones y la circular número STSE-0030-2016 del pasado 19 de julio, remito a consideración los oficios que suscriben diferentes jefaturas de la institución para solicitar el encargo y recargo de funciones en virtud de las vacaciones que disfrutarán próximamente de acuerdo con el siguiente detalle: 

En el caso del candidato Farid Ovares Soto no cumple con los requisitos de dos años de experiencia en supervisión de personal y un año en supervisión de labores profesionales relacionadas con el puesto que demanda el Manual Descriptivo de Clases de Puestos para ese cargo de jefatura. No obstante, con fundamento en el acuerdo tomado por el Tribunal en sesión 56-2016 celebrada el pasado 21 de junio (oficio STSE-1238-2016 de igual fecha), es viable obviar tales requisitos ya que el candidato pretendido labora en propiedad para este organismo hace más de cinco años.

Puede apreciarse que la solicitud de recargo cuenta con la anuencia de la Dirección General de Estrategia Tecnológica y con el aval presupuestario por parte de Dirección Ejecutiva y del Departamento de Contaduría.".

Se dispone: Aprobar el encargo y recargo de funciones conforme se propone. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DEL REGISTRO CIVIL.

A) Propuesta de reforma al Reglamento relativo a los trámites, requisitos y criterios de resolución en materia de naturalizaciones. Del señor Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0926-2016 del 2 de noviembre de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de noviembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Muy respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, el oficio DC-3423-2016 del 01 de noviembre del año en curso, suscrito por la señora Adriana María Pacheco Madrigal, Encargada de Unidad de Expedientes Civiles y el señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, mediante el cual proponen aprobar el proyecto de reforma a varios artículos del Reglamento relativo a los trámites, requisitos y criterios de resolución en materia de naturalizaciones, con el propósito de dar mayor claridad sobre los alcances de los dictámenes médicos y acatar los objetivos a los que está llamado a cumplir el Estado, en la protección de los derechos de los adultos mayores.

La reforma, denota el interés por el principio de veracidad como presupuesto de fe pública de los médicos; además de la protección a los adultos mayores,  por lo que se recomienda su aprobación.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

B) Naturalización de personas apátridas. De los señores Luis Antonio Bolaños Bolaños, Director General del Registro Civil y Luis Guillermo Chinchilla Mora, Oficial Mayor del Departamento Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0937-2016 del 7 de noviembre de 2016, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual se refieren a la naturalización de personas apátridas y con fundamento en una serie de consideraciones proponen reformar el Reglamento relativo a los trámites, requisitos y criterios de resolución en materia de naturalizaciones.  

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS INTERNOS DIVERSOS.

A) Informe sobre los procedimientos de garantías en el Sistema integrado de Compras Públicas. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-3018-2016 del 31 de octubre de 2016, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 2 de noviembre de 2016, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Mediante el citado memorial, el señor Carlos Umaña Morales, Contador institucional, se refiere a los procedimientos de garantías en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) desde el orden competencial de esa unidad administrativa de conformidad con el reglamento interno de la Proveeduría. 

Básicamente señala,  que a partir de la implementación de esa herramienta en el Tribunal, y la nueva versión funcional del Sistema Integrado de Gestión de Administración Financiera (SIGAF), dada la vinculación entre estas, surge una nueva dinámica de procesos que implica variar la intervención activa de la Contaduría en los procedimientos relacionados a las garantías de participación y cumplimiento, de acuerdo con los ordinales 19, 20 y 22 de dicha normativa y con respecto a la ejecución preventiva de estas:

•        Recepción y custodia de garantías.

•        Emisión de comprobantes de recepción (entrega de recibo numerados, firmas).

•        Trámite de  ejecución preventiva ante entes que emiten las garantías, derivado del hecho de mantener en custodia la documentación original de cada garantía.

•        Devolución de documentación de garantías.

Producto de ello, menciona que por ser un sistema cero papeles, el trámite de consolidación de las garantías es virtual, por lo que en las gestiones que se realizan bajo ese esquema, ese departamento ya no tiene participación. Derivado de ello, en sus controles auxiliares de cartas de garantías no se registran las del SICOP, por lo que no mantiene control sobre su vigencia. Por consiguiente, solicita al suscrito trasladar esas funciones a la Proveeduría institucional, argumentando:

1.        No mantenemos ningún registro de garantías creadas en SICOP.

2.        No participamos del proceso de la emisión de garantías.

3.        No generamos visto bueno o autorización alguna al respecto, como tal no se emite ningún documento de comprobante de “recepción”.

4.        No custodiamos ningún documento físico o archivo digital (autenticada mediante firma digital) que nos permita efectuar ejecuciones preventivas.

Para una mejor comprensión de este contexto, ha de indicarse que en SICOP, la presentación de garantías –participación y cumplimiento- es electrónica y comprende dos alternativas, que el pago se realice por medio del Ente Garante o en efectivo. En la primera modalidad, el oferente para rendir la garantía de participación, realiza el trámite directamente en la entidad respectiva –lista de entes garantes para gestionar garantías- quien crea la garantía electrónica y la transmite instantáneamente en el sistema, además emite un comprobante electrónico, y suministra uno físico al usuario. En la segunda alternativa, el interesado realiza el pago en la plataforma SICOP, la herramienta se encarga de debitar el monto correspondiente de la cuenta domiciliada que este inscribió en su perfil para acreditarlo a la cuenta domiciliada de la institución. Similar procedimiento, aplica para rendir las garantías de cumplimiento; corresponde al usuario en cualquier modalidad, asociar en el sistema la garantía respectiva a la oferta del concurso de su interés. En resumen, la presentación o recepción de estos mecanismos indemnizatorios se hace sea mediante la propia plataforma o ante una entidad ajena al Tribunal, y no se da una custodia física de la garantía como documento; funciones que bajo el esquema del antiguo sistema del Ministerio de Hacienda realizaba la Contaduría, pero que ahora en los trámites en SICOP no tiene injerencia.

En cuanto al proceso de ejecución, según la redacción del reglamento, la Proveeduría -siguiendo el debido proceso-, determina si se ejecuta la garantía; de proceder, lo comunica a la Contaduría para la ejecución efectiva. Lo anterior, no aplica en los trámites de la nueva plataforma de compras, donde el proceso de ejecución básicamente consiste, en que aprobada la resolución para ejecutar la garantía, en forma automática se notifica al banco emisor para que proceda. Similar ejercicio aplica en la liberación de garantías, finalizada la gestión de aprobación el sistema se encarga de notificar para la devolución.

Ahora bien, para la ejecución preventiva de las garantías, en el procedimiento interno, la Proveeduría instruye a la Contaduría para que realice la ejecución cautelar; lo anterior, en términos del SICOP, al no tener la Administración la custodia de esos mecanismos indemnizatorios, se limita únicamente a comunicar a la entidad garante para que esta proceda en forma preventiva. Por consiguiente, ante ese escenario, en pro de una gestión administrativa más eficiente que simplifique y no burocratice los procesos internos, es de conveniencia que sea la Proveeduría la que, una vez que advierta que se debe renovar una garantía, comunique directamente a la entidad garante, con copia a la Contaduría para que tenga conocimiento del caso, ante la eventualidad de que ingrese el dinero a la cuenta del Tribunal de no renovarse la garantía. Cabe mencionar, que el ente rector está realizando mejoras a la plataforma para incorporar la ejecución preventiva de garantías.

De todo lo expuesto, queda en evidencia, que el reglamento interno no se ajusta a la dinámica actual en la tramitación de compras, por lo que se ha visto desfasado frente a procedimientos como los apuntados. No obstante, se debe considerar que nos encontramos ante una nueva plataforma que aún está sometida a constante revisión por el ente rector para su mejoramiento; de igual manera, esta Administración, se encuentra en una etapa de transición y conocimiento del sistema por su reciente implementación, de hecho todavía existen contrataciones originadas bajo CompraRed que no pueden migrar a SICOP para las que esas normas son aplicables. Por consiguiente, en aras de promover una reforma más integral  y atinada de esa normativa interna, sea esta propiciada una vez madurado el uso de esta herramienta a lo interno y en general, su consolidación.

En adición a lo anterior, es importante tener presente, que la intención de este portal de comercio electrónico, es ser una herramienta única para las compras del Estado, que justamente procura eliminar las deficiencias de un modelo fragmentado -multiplicidad de plataformas tecnológicas desintegradas- y de trámites excesivos, por lo que pretende la estandarización de los documentos, procesos de contratación, reglamentos y manuales de procedimientos.

Habida cuenta, al referirse el presente asunto a la aplicación de una norma reglamentaria dictada por la Magistratura Electoral, que se afectó con la operatividad del SICOP por cuanto este ha venido a dejar en desuso algunas de sus disposiciones, es este caso, por la imposibilidad material –técnica- de la Contaduría de cumplir con la literalidad de lo requerido en esta, por su intermedio se hace del conocimiento del Tribunal la situación presentada. En cuanto a la ejecución preventiva, regulada en los procedimientos internos de esas dependencias involucradas, esta Dirección Ejecutiva considera pertinente, se modifique según fue mencionado –sexto párrafo-; en general, dedicándose la Contaduría a ejecutar funciones propias de su giro competencial de acuerdo al sistema, acciones que se encuentren  dentro de la esfera contable.".

Se dispone: Para su estudio e informe, el cual habrá de rendirse en el plazo de diez días hábiles, pase al Departamento Legal. ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.