ACTA N.º 89-2015

Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del ocho de octubre de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría, Max Alberto Esquivel Faerron, Juan Antonio Casafont Odor y Luz de los Ángeles Retana Chinchilla.

ARTÍCULO PRIMERO. APROBACIÓN DE ACTAS ANTERIORES.

A) Se leyeron y aprobaron las actas de las sesiones ordinaria y solemne inmediatas anteriores.

ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE LAS ELECCIONES MUNICIPALES 2016.

A) Plan General de las Elecciones Municipales 2016. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-615-2015 del 30 de setiembre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 2 de octubre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En atención a lo dispuesto en el artículo 2 del Reglamento de la Dirección General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos adjunto le remito el Plan General de las Elecciones Municipales 2016, a los efectos de que lo someta a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones. Adicionalmente junto al Plan General de Elecciones también se remite el Plan de Implementación de los Programas Electorales, elaborado por el Departamento de Programas Electorales.

En virtud de lo expuesto, respetuosamente le solicito eleve lo anterior a conocimiento del Superior, a efectos de que, si a bien lo tiene, autorice la publicación del  Plan General de Elecciones en el apartado de Elecciones de nuestra página web –tanto la versión en PDF del documento escrito como la presentación en Power Point–, así como del Plan de Implementación.".

Se dispone: Tener por presentado el Plan General de Elecciones Municipales 2016, el cual se aprueba y se hará de conocimiento de los partidos políticos, así como de las jefaturas institucionales. Proceda el Departamento de Comunicaciones y Relaciones Públicas con su divulgación. Publíquese en el sitio Web institucional de conformidad con lo propuesto por el señor Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL.

A) Estudio para trasformación de plaza y su traslado a la Sección de Ingeniería de Software. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2791-2015 del 6 de octubre de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual rinde informe relativo a la trasformación del puesto n.° 101910 del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y traslado de plazas y con fundamento en una serie de consideraciones, literalmente concluye y recomienda:

"Conclusiones

El estudio de esta Dirección Ejecutiva, ha determinado  la importancia que se está dando a la modernización de los sistemas que soportan del servicio público que brinda el TSE en los procesos civiles y de la estrategia establecida por la DGET de llevarla a cabo con recursos institucionales, lo que hace necesaria la dotación de recurso humano profesional en materia de TI.

Asimismo, se estima que la intención de transformación del referido puesto debe articularse con movimientos o acciones  administrativas, que procuren el logro de los objetivos definidos y que además  propicien que las estructuras organizacionales de las unidades administrativas institucionales se modelen en función de la eficiencia en la gestión institucional y a la vez se maximice el recurso humano. Consecuentemente, el puesto a transformar procedería, por orden administrativo trasladarlo a la Sección de Ingeniería de Software; sin embargo, debe dedicarse por entero a colaborar con el proyecto que gesta la DGET orientado a la modernización del sistema de registración civil.

Aunado a lo anterior, se cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos, el cual estableció que el puesto n.° 101910 actualmente vacante y adscrito al Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC), considerando las funciones que en adelante tendrá, es dable transformarlo para que pase de su clasificación actual  –Oficinista 1, clase Asistente Administrativo 1–  a una nueva plaza de Profesional en Tecnologías de Información 1 y ubicarse en la clase Profesional  Asistente 2.

Adicionalmente, para no crear un impacto significativo en el DTIC, y con ello maximizar el recurso humano asignado a las dependencias adscritas a la DGET, conviene generar otro movimiento administrativo trasladando el puesto número  357832 –cargos fijos-  de Asistente Administrativo 2, Oficinista 2, actualmente asignados a la Sección de Infraestructura Tecnológica al DTIC.

Recomendaciones

1) Transformar  el puesto número 101910, actualmente ubicado en la clase Asistente Administrativo 1, Oficinista 1, a la de Profesional Asistente 2, nombre del puesto Profesional en Tecnologías de Información 1, lo que cuenta con el criterio técnico del Departamento de Recursos Humanos y a lo que se le daría contenido presupuestario con cargo al disponible de la coletilla 180 de la subpartida 00101 “Sueldos para cargos fijos” del subprograma 850-02, para lo cual la Secretaría del Tribunal y el Departamento de Recursos Humanos deberán preparar el proyecto de redacción de la resolución respectiva, para que la remitan a la Dirección General de Presupuesto Nacional a efecto de que a esta modificación se le dé contenido económico, de manera que pueda regir a partir del 1 de noviembre  de 2015.  Asimismo, trasladarla de [sic] referido Departamento a la Sección de Ingeniería de Software.

2) Trasladar el puesto 357832 de cargos fijos, de la Sección de Infraestructura Tecnológica al  Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones para lo cual la Dirección Ejecutiva deberá  tomar nota para gestionar los cambios en la Relación de Puestos de 2017.".

Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. ACUERDO FIRME.

B) Solicitud para dejar sin efecto nombramientos interinos. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2849-2015 del 6 de octubre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesiones 82-2015 y 84-2015 celebrada en ese orden los días 24 y 29 de setiembre, comunicado mediante oficios números STSE-1751-2015 y STSE-1767-2015 de esas mismas fechas, el Tribunal Supremo de Elecciones aprobó –entre otros y con rige a partir del 1° de octubre en curso– los nombramientos interinos de Cianny Martínez Coto, Stevens Gutiérrez Arce y Karina Vargas Rivera en plazas de Asistente Administrativo 1 (oficinista 1), siendo los dos primeros para el Departamento de Programas Electorales y la tercera para la Sección de Análisis. No obstante, ninguno de ellos se presentó a laborar en esa fecha, a pesar de que previamente habían manifestado interés y disponibilidad para tales nombramientos.

Adjunto los correos electrónicos que esas tres personas remitieron a este despacho para justificar su no aceptación del nombramiento. 

De acuerdo con lo que ha sido expuesto, se solicita al Tribunal dejar sin efecto los nombramientos interinos que para ellos se aprobaron en las citadas sesiones.".

Se dispone: Dejar sin efecto los referidos nombramientos interinos conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

C) Encargo de funciones del señor Jefe a. i. del Departamento Legal. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2848-2015 del 6 de octubre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio DL-492-2015 recibido en este despacho hoy que suscribe el Lic. Ronny Jiménez Padilla, Jefe a.í del Departamento Legal, mediante el cual, en virtud de que disfrutará 4 días de vacaciones a partir del próximo 13 de octubre, solicita que durante ese lapso sus funciones se encarguen en el señor Vinicio Mora Mora, quien ya en otras oportunidades ha asumido esa misma responsabilidad.

Puede apreciarse que la solicitud cuenta con el visto bueno de la Dirección General de Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos.".

Se dispone: Aprobar el encargo de funciones conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

D) Solicitud para dejar sin efecto ascenso interino. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-2845-2015 del 5 de octubre de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de octubre de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:

"Para los efectos consiguientes, remito a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número DPE-421-2015 del pasado 2 de octubre que suscribe el Lic. Eric Schmidt Fonseca, Jefe del Departamento de Programas Electorales, con el cual solicita que se revoque el reciente nombramiento interino que aprobó el Superior para la señora Kattia Jiménez Zamora en una plaza de la clase Técnico Funcional 2 a fin de que se desempeñara como Asistente Electoral (Asesora Electoral).  Para fundamentar su petición, adjunta copia del oficio PAE-169-2015 suscrito por el encargado del Programa de Asesores Electorales y la nota de la señora Jiménez Zamora en la que formula su deseo de dejar sin efecto tal movimiento.

La citada funcionaria labora para la institución en forma continua desde el 1° de diciembre de 2003 y tiene nombramiento en propiedad en una plaza de la clase Asistente Administrativo 2 en la Oficina Regional de San Carlos.  No obstante, desde el 20 de setiembre de 2013 se encuentra con ascenso interino en una plaza de Asistente Funcional 2 en sustitución de otra colaboradora de esa misma oficina que también fue ascendida interinamente.  A solicitud del Departamento de Programas Electorales, el Tribunal aprobó en sesión 82-2015 del pasado 24 de setiembre, oficio STSE-1751-2015 de igual fecha, un nuevo ascenso interino para la servidora Kattia Jiménez en una plaza de Técnico Funcional 2 (Asistente Electoral), de manera que labore los próximos meses con el Programa de Asesores Electorales. Tal nombramiento se hizo con rige a partir del 1° de octubre y se mantendría vigente hasta pasadas las Elecciones Municipales que se llevarán a cabo en febrero del año entrante. El problema que visualiza la empleada es que, una vez que concluya este nuevo ascenso interino, tendría que regresar a su plaza en propiedad de Asistente Administrativo 2 y no a la que venía ocupando de forma interina como Asistente Funcional 2, a menos que la jefatura de la oficina disponga no utilizar esta última plaza durante ese lapso, lo que obviamente no resulta viable en virtud del poco personal con que cuenta dicha sede regional. Tal situación se da como producto de la reiterada jurisprudencia que ha emitido la Sala Constitucional en la que se indica que no es factible quitar a un funcionario interino para nombrar a otro interino, lo que así sucedería si ahora se nombra a una persona en la plaza de Asistente Funcional 2 que dejaría libre la señora Jiménez Zamora y luego, una vez pasadas las elecciones, se le cesa para darle oportunidad a dicha funcionaria de ocupar nuevamente esa misma plaza.

Ante tal panorama la colaboradora declina su nuevo ascenso interino, pues es evidente que prefiere conservar el que tiene en la plaza de Asistente Funcional 2 que, se presume, abarca un mayor plazo.  Así las cosas, si el Tribunal no tiene objeciones sobre el particular, procedería dejar sin efecto el nombramiento aprobado para la servidora Jiménez Zamora en la plaza 368668 de Técnico Funcional 2, el cual fue dispuesto en el sesión 82-2015 según se indicó líneas atrás.  Siendo que la plaza 76404 de Asistente Funcional 2 aún no ha sido ocupada por otra persona, no existe ningún inconveniente para proceder de esa forma.".

Se dispone: Dejar sin efecto el referido nombramiento interino conforme se solicita. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO CUARTO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.

A) Ampliación del monto de la caja chica institucional. Del señor Carlos Alberto Umaña Morales, Contador, se conoce oficio n.° CONT-725-2015 (sustituir) del 6 de octubre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"El Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) es el sistema informático por medio del cual se procesan los documentos de ejecución presupuestaria del Tribunal Supremo de Elecciones, entre ellos los adelantos de viáticos tanto en el exterior como en el territorio nacional. Por el principio de anualidad presupuestaria esa herramienta debe cerrarse  a final de cada periodo contable (31 de diciembre de cada año),  así como ejecutar la correspondiente “carga” del presupuesto del siguiente periodo.  La práctica utilizada por el Ministerio de Hacienda para la apertura presupuestaria de la Institución, consiste en realizarla entre la segunda y tercer semana de enero de cada año. Adicionalmente para el 2016 se tiene previsto  el cambio hacia las nuevas Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) que podría provocar retrasos en el inicio de operación del sistema citado.

Por ese motivo y en razón de que existen giras programadas para la primera semana de enero de 2016, producto del proceso electoral municipal,  solicito al Superior autorización para ampliar en forma temporal el fondo general de caja chica en ¢120.000.000.00 (ciento veinte millones de colones exactos), de esta forma se estaría cumpliendo con lo establecido en el inciso b) del artículo noveno del Reglamento del Fondo Fijo de Caja Chica del Tribunal Supremo de Elecciones y solventando de esta manera, en caso de que el Ministerio de Hacienda no habilite el SIGAF en la primera semana de enero, para que se pueda utilizar ese fondo y de forma contingencial pagar viáticos  a funcionarios de estos Organismos, así como otros gastos imprescindibles.

De estar de acuerdo con la gestión, la cual tiene el aval del señor Director Ejecutivo, el Tribunal, por medio de esa Secretaría, o si a bien lo considera con la participación de esta Contaduría, deberá solicitar formalmente dicha ampliación a la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, con el compromiso de reintegrar la predicha suma en julio de 2016.

Este procedimiento se ha utilizado en anteriores procesos electorales cuya dinámica de ejecución implica erogaciones desde los primeros días del mes de enero del año en que se efectúan los comicios.".

Se dispone: Aprobar conforme se propone. Proceda la propia Contaduría a tramitar lo correspondiente. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO QUINTO. ASUNTOS EXTERNOS.

A) Estado de cumplimiento de las recomendaciones del informe de inspección del Archivo Nacional. Del señor José Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-2743-2015 del 1.° de octubre de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"En sesión ordinaria n.° 79-2015 del 17 de setiembre de 2015, comunicada en oficio STSE-1700-2015 de misma fecha, el Superior dispuso que la Dirección Ejecutiva informara sobre las observaciones al informe de avance institucional en materia de conservación documental expuestas en oficio DC-796-2015 suscrito por el señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional, sobre algunas de las recomendaciones derivadas de la inspección n.° II-08-2011, al respecto me permito informar lo siguiente.

• Recomendación 1.3 Sustituir los estantes de madera por material metálico.

Para el presente ejercicio presupuestario 2015, la Administración asignó presupuesto para la adquisición de vagones adicionales, para lo cual ya se encuentra en trámite, mediante la Licitación Abreviada 2015LA-000033-85002, la compra de 13 módulos, lo que representará una conservación de aproximadamente 624 m de documentación, los cuales se destinarán para el resguardo de la documentación pendiente del Archivo Electoral.

De igual manera, tal y como se indicó en el informe aprobado por el Superior en sesión ordinaria n.° 21-2015 del 3 de marzo, en oficio STSE-0360-2015, en lo sucesivo, la Dirección Ejecutiva asignará los recursos presupuestarios, hasta donde sea posible, para la compra de estantería móvil que sea incluida en los planes operativos anuales del Archivo del Registro Civil, para dar continuidad al plan de adquisición de ese tipo de estantería.

• Recomendación 1.5 Fortalecer de [sic] recurso humano la unidad de encuadernación del Tribunal Supremo de Elecciones, con el fin de que se pueda resolver lo antes posible el problema de deterioro de lomos y cubiertas que presentan una gran cantidad de tomos declarados con valor científico y cultural que se conservan en el Archivo Civil.

Para dar cumplimiento a esa recomendación se determinó realizar un estudio para analizar las cargas de trabajo de la unidad de encuadernación para valorar la posibilidad de fortalecer con recurso humano o gestionar la contratación de un ente privado que efectúe la labor, el cual estuvo a cargo del Área Ejecutiva de esta Dirección.

Al respecto, cabe indicar que dicho estudio fue consignado en el oficio n.° DE-1609-2015, del cual, a continuación se transcriben las recomendaciones que derivaron del análisis efectuado:

9) Recomendaciones

Por tanto, para mejorar la gestión de la Unidad de Publicaciones y atender lo requerido por el Archivo Nacional, se deberán llevar a cabo las siguientes acciones:

a) Esta Dirección dará respuesta al Archivo Nacional indicando que la restauración de Tomos se continuará realizando en la Unidad de Publicaciones del TSE.

b) Que la Sección de Servicios Generales proceda a gestionar ante el Departamento de Recursos Humanos la selección y contratación, a la brevedad posible, de  las plazas vacantes en la Unidad de Publicaciones, a saber los números de puestos: 45485 y 45486. (El subrayado no es del original).

c) Que el Archivo Central lidere el inventario de tomos dañados. Con este dato, Servicios Generales podrá programar y valorar plazos de entrega, con la recomendación de iniciar el proceso con aquellos tomos más dañados.

d) Que Servicios Generales programe y ejecute la instalación de agua potable y desagües que requiere la pila para lavar documentos en la Unidad de Publicaciones.

e) Que Servicios Generales gestione los recursos e instale el tanque de agua caliente que requiere la pila para lavar documentos de la Unidad de Publicaciones.

f) Que el Área de Capacitación apoye la realización de un video de cómo se restaura un tomo en el TSE y otro video respecto de la técnica de elaboración de la “pasta mayor”.

g) Que el Área de Capacitación colabore con el Encargado de Publicaciones para la preparación de material didáctico (folleto, por ejemplo) para capacitación, pues se considera la técnica de Restauración de Tomos, con la confección de la “pasta mayo” como una construcción de conocimiento institucional que no debe perderse. Para este propósito bien puede solicitarse la colaboración del Archivo Nacional.

h) Que el Encargado de Publicaciones solicite al Archivo Central el criterio técnico para que, si así se dispone, Servicios Generales solicite un escáner de mayor formato, para que en el momento en que se restaura cada hoja bien pueda digitalizarse.

i) Que Servicios Generales vuelva a incluir en el informe mensual el renglón correspondiente a la cantidad de tomos de “computo” elaborados por la Unidad de Publicaciones.

j) Que Servicios Generales considere incluir en las peticiones del POA, la petición de una cámara digital, a ser utilizada en la Unidad de Publicaciones para fotografiar el estado del tomo al recibirlo, de manera que se facilite el diagnóstico de las hojas.

Por  lo anterior, se da por cumplida la recomendación 1.5  emitida por el Archivo Nacional, siendo que esta Dirección dará el seguimiento oportuno para procurar el cumplimiento de las acciones planteadas.

• Recomendación 1.7 Levantar un inventario de conservación para determinar cuáles secciones, series o colecciones de documentos de valor científico y cultural necesitan ser guardados dentro de contenedores apropiados. Hecho lo anterior, la administración debe presupuestar los recursos para adquirir los contenedores necesarios.

En relación con el cronograma de actividades propuesto, en el siguiente cuadro se muestra el estado actualizado de cada actividad:

ARC=Archivo del Registro Civil

CSED= Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

En relación con las valoraciones que debe realizar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CSED), como se señaló en el cuadro anterior, actualmente dicho Comité se encuentra en el análisis de las valoraciones presentadas por la Sección de Opciones y Naturalizaciones, Departamento Civil y  Padrón Electoral, siendo que derivado del resultado que se determine de esa revisión procedería que el CSED con las acciones que correspondan o en su defecto solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) la valoración de las series documentales.

Asimismo, sobre la custodia de las series documentales en contenedores apropiados, tal y como se indicó en el informe aprobado por el Superior en oficio STSE-0360-2015, el Archivo del Registro Civil cuenta con un plan de trabajo para custodiar en contenedores esas series, siendo que además de las 28.000 cajas libres de ácido que se han utilizado para la conservación de los documentos, actualmente se encuentra en trámite la adquisición de otras 6000 cajas, por medio de la contratación 2015CD-000289-85002, lo que permitirá el incremento en 840 m de documentación debidamente conservada del fondo documental del Archivo del Registro Civil.

Aunado a lo anterior, la Dirección Ejecutiva continuará asignando recursos para tal fin, hasta donde lo permitan las posibilidades presupuestarias para lograr la compra de este tipo de estantería, tal y como se indicó para la recomendación n.° 1.3.

• Recomendación 1.8 Formular un plan de prevención de desastres y salvamento de documentos esenciales, con el fin de salvaguardar los materiales declarados con valor científico y cultural.

Para dar cumplimiento al cronograma de actividades establecido para esta recomendación resulta necesario contar un Profesional Asistente en Archivística en el Archivo Central. Al respecto, dentro del presupuesto para el presente año se contempló la asignación de ese recurso humano con la plaza n.° 370836 de Servicios Especiales en la clase Profesional  Asistente 1, no obstante, el nombramiento se encuentra en proceso por parte del Departamento de Recursos Humanos, toda vez que se requirió la creación de la descripción del puesto Profesional Asistente en Archivística el cual no estaba contemplado dentro del Manual Descriptivo de Clases de Puestos del TSE (MDCP).

Sobre el particular, en sesión ordinaria n. º 66-2015 del 6 de agosto de 2015, comunicada en oficio STSE-1403-2015 de misma fecha, entre otras modificaciones al MDCP, el Superior aprobó la creación del puesto que nos ocupa, derivado de ello, mediante oficio RH-2770-2015, el Departamento de Recursos Humanos sometió a consideración del Tribunal el nombramiento interino de esa plaza, lo que fue autorizado por esa Magistratura Electoral en oficio STSE-1765-2015, a partir del 1° de noviembre del año en curso.

A raíz de lo anterior, se hace necesario reprogramar los plazos de ejecución de las actividades propuestas en el oficio STSE-0360-2015, para la atención de esta recomendación. Para lo cual se presenta el cronograma ajustado.

    AC= Archivo Central

    CDIR= Consejo de Directores del TSE

Respecto de las siguientes recomendaciones:

• Recomendación 1.6 Monitorear los niveles de humedad relativa y temperatura que se mantienen en las distintas áreas de depósito de todas las instalaciones, con el fin de determinar qué medidas o acciones correctivas emprender con base en los resultados.
• Recomendación 1.10 Mejorar las condiciones ambientales del Área de Microfilmación con el fin de mantener niveles óptimos de humedad relativa y temperatura (…) para asegurar la conservación de los documentos.
• Recomendación 1.12 Hacer una evaluación rigurosa de las condiciones ambientales que tiene el  local de archivo ubicado en San Rafael Arriba de Desamparados, dado que por lo observado durante la inspección, tiene más desventajas que ventajas de utilizarlo [sic] como área de trabajo y conservación del acervo documental de la institución. En caso contrario, resolver con el propietario del inmueble la toma de acciones de mejoramiento de las instalaciones y su alrededor, con el fin de darle mayor seguridad y condiciones para la conservación del acervo documental.

Tal y como se consignó en el informe aprobado por el Superior en oficio STSE-0360-2015 del 3 de marzo, es evidente que el acatamiento de esas recomendaciones, están en función de que los depósitos documentales – tanto los instalados en las oficinas centrales del TSE como en la bodega de Las Brisas- se ubiquen en espacios independientes que no sean compartidos con el recurso humano y que además cuenten con características específicas que permitan mantener las condiciones necesarias de espacio, almacenamiento, temperatura, humedad relativa, limpieza y protección de agentes contaminantes, entre otros aspectos necesarios para la conservación de la documentación y que dependen en gran parte de la mejora en  las condiciones de infraestructura.

Por lo anterior, la Administración siendo consciente de las necesidades apuntadas, continúa con la valoración permanentemente de opciones (alquiler de inmuebles o construcción de un nuevo edificio) que permitan solventar el faltante de espacios físicos a nivel institucional. Sobre lo cual, es preciso señalar que a efecto de resolver en alguna medida la ubicación de los depósitos documentales, se han llevado acabo algunas gestiones, dentro de ellas se promovió la Licitación Pública 2015LN-000003-85002 “Alquiler de inmueble para ubicar el Archivo del Registro Civil del Tribunal Supremo de Elecciones”, la cual según lo acordado por el Consejo de Directores en reunión ordinaria n.° 49-2015 del 4 de los corrientes, comunicada en oficio CDIR-240-2015 del 7 de setiembre, fue declarada infructuosa por cuanto las ofertas presentadas no cumplieron con las especificaciones estipuladas en el cartel.

No obstante lo anterior, se continuará con la valoración de otros mecanismos dentro de lo que establece la Ley General de Contratación Administrativa y su Reglamento para procurar un nuevo proceso de contratación orientado a concretar el  alquiler de un inmueble que cuente con las condiciones requeridas.

En conclusión, se mantiene el compromiso por parte de la Administración, hasta donde lo permita el presupuesto institucional, para la asignación de recursos que permitan la compra de deshumidificadores y otros requerimientos que sean incluidos en el Plan Operativo Anual del Registro del Archivo Civil que permitan favorecer la conservación de los documentos, al respecto, es necesario resaltar que el Área de Planificación de esta Dirección emitió la Decisión Inicial n.° DI-DE-280A-2015 con el propósito de que se gestione la compra de 8 deshumidificadores para uso de ese Archivo, los cuales, una vez adquiridos se destinarán para uso de los depósitos documentales ubicados en la bodega de Las Brisas y los del Archivo Civil.".

Se dispone: Tener por rendido el informe. Hágase del conocimiento del señor Marco Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional en atención a su oficio n.° DC-796-2015. ACUERDO FIRME.

B) Información de registro de régimen prohibiciones y sancionados. Del señor Fabián David Quirós Álvarez, Director General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda, se conoce circular n.° DGABCA- 117-2015 del 28 de setiembre de 2015, recibida –vía correo electrónico– en la Secretaría General de este Tribunal el 7 de octubre de 2015, mediante la cual literalmente manifiesta:

"La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (en adelante DGABCA), en ejercicio de las atribuciones que le confieren los artículos 98 y 99 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 81311; así como el artículo 103 de la Ley de Contratación Administrativa, N° 74942; en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 20 y 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo N° 334113, solicita la siguiente información.

Con la finalidad de integrar registros nacionales de personas físicas cubiertas por el régimen de prohibiciones y sanciones derivadas de procedimientos de contratación administrativa impuestas a particulares de fácil acceso y consulta pública en materia de contratación administrativa, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 20 y 215 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, según los cuales:

“Artículo 20.-Verificación del régimen de prohibiciones.

(…)

A los efectos de llevar a cabo esa verificación, todas las Instituciones de la Administración Pública, deberán registrar y mantener actualizada la información en el "Sistema de Compras Gubernamentales CompraRED", respecto a las personas físicas, cubiertas por el Régimen de Prohibiciones que laboran en su dependencia, para lo cual deberán cumplir con los procedimientos establecidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.”

“Artículo 215.-Sanciones a particulares.

(…)

A fin de mantener un registro de fácil acceso de las inhabilitaciones a particulares, impuestas por la Administración y la Contraloría General de la República, se deberá registrar y mantener actualizada la información (…) para lo cual deberán cumplir con los procedimientos establecidos por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.”

Así como lo señalado en los puntos 4.4 y 4.5. del Informe N° DFOE-SAF-IF-16-2014 de 16 de enero de 2015 de la Contraloría General de la República, el cual dispone para el señor Ministro de Hacienda lo siguiente:

“4.4. Implementar un registro completo y actualizado de las personas físicas cubiertas por el régimen de prohibiciones (según lo establecido en el artículo 20 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa) (…) Para acreditar el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría (…) certificación donde conste que a partir de los procedimientos establecidos, se cuenta a esa fecha con un registro actualizado de las personas físicas cubiertas por el régimen de prohibiciones en toda la administración pública (…)”

“4.5 Implementar un registro completo y actualizado de sanciones impuestas a particulares (según artículo 215 ídem) (…) Para acreditar el cumplimiento de esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría (…) certificación donde conste que a partir de los procedimientos establecidos, se cuenta a esa fecha con un registro completo y actualizado de las sanciones impuestas a particulares en toda la administración pública (…)”

Se solicita brindar en el plazo de 10 días hábiles a partir de la notificación de la presente comunicación, la información sobre todas aquellas prohibiciones que recaen sobre funcionarios que laboran actualmente en sus instituciones, así como, todas aquellas sanciones derivadas de procedimientos de contratación administrativa vigentes impuestas a particulares por sus instituciones; lo anterior, con la finalidad de ser incluidas en los registros de personas físicas cubiertas por el régimen de prohibiciones y sanciones derivadas de procedimientos de contratación administrativa impuestas a particulares, los cuales son de consulta pública y se encuentran actualmente disponibles en el Sistema de Compras Gubernamentales Compra Red. (En adelante CompraRed)

Para tales efectos, las instituciones de la Administración Central y aquellas instituciones fuera de ésta que utilizan CompraRed, deberán actualizar directamente los registros de personas físicas cubiertas por el régimen de prohibiciones y sanciones derivadas de procedimientos de contratación administrativa impuestas a particulares.

Las restantes instituciones públicas, deberán remitir a través de las dirección de correo electrónico bienesycontratacion@hacienda.go.cr la información solicitada a esta Dirección General utilizando para ello el formato del documento denominado “Información Registro de Prohibiciones y Sancionados” adjunto a la presente comunicación.

Por último, en el mismo plazo, las instituciones designarán a un (a) funcionario (a), para que realice actualizaciones (ingresar/modificar) a la información de su dependencia en los respectivos registros. Aquellas instituciones que no cuenten con funcionarios con los perfiles requeridos para esos efectos, deberán coordinar con el Área Técnica de la DGABCA la asignación de perfiles y roles, a fin de realizar correctamente las actualizaciones de dicha información.".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su atención inmediata, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.

C) Nombramiento de la señora Anabelle León Feoli como Asesora Emérita del Tribunal Supremo de Elecciones. Se dispone: Habida cuenta del excepcional desempeño de la señora Anabelle León Feoli cuando fuera Magistrada de este Tribunal, su valiosa experiencia y su ininterrumpido compromiso con la causa democrática, se le designa como Asesora Emérita de este Tribunal a partir de la firmeza de este acuerdo. ACUERDO FIRME.

ARTÍCULO SEXTO. ASUNTOS DE ORGANISMOS ELECTORALES INTERNACIONALES.

A) Participación en taller de capacitación para formar auditores en la nueva norma electoral, ISO/TS 17582:2014: Sistemas de gestión de calidad – Requisitos particulares para la aplicación de ISO 9001:2007 para organismos electorales a todos los niveles de gobierno. Del señor Gerardo de Icaza, Director del Departamento para la Cooperación y Observación de la Secretaría de Asuntos Políticos de la Organización de los Estados Americanos, se conoce oficio n.° SG/SAP/DECO-660/15 del 6 de octubre de 2015, recibido el día siguiente -vía correo electrónico- en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:

"La Oficina del Órgano Internacional de Acreditación Electoral (IEAB) tiene el agrado de invitar a su organización a participar en el segundo taller de capacitación dirigido a funcionarios electorales para formar auditores en la nueva norma electoral, ISO/TS 17582:2014: Sistemas de gestión de calidad - Requisitos particulares para la aplicación de ISO 9001:2008 para organismos electorales a todos los niveles de gobierno. Esta actividad se celebrará del 26 al 30 de octubre de 2015 en la Oficina Nacional de Procesos Electorales en Lima, Perú.

El taller comprende dos cursos: Conceptos Avanzados de la ISO/TS 17582:2014 y Curso sobre la Práctica de Auditoría. El objetivo del taller es promover la conciencia de ISO/TS 17582 dentro de la comunidad electoral y proveer capacitación en el proceso de auditoría a funcionarios electorales involucrados en los sistemas de gestión de calidad basados en normas ISO. A este taller se ha invitado a participar a funcionarios  electorales  capacitados como auditores internos y/o auditores certificados bajo la ISO 9001, provenientes de los países miembros de la OEA que hayan implementado sistemas de gestión de calidad .

Sabiendo de la certificación de procesos electorales en su institución, le extendemos una invitación para nominar a un candidato a participar en este taller. Por favor notar que los requisitos de participación varían de acuerdo a si el aplicante está certificado o no como auditor líder bajo la IS0:9001 :2008.

Requisitos para auditores internos certificados como auditores líderes bajo la 9001:2008:

1.        Ser auditor certificado bajo la ISO 9001:2008

2.        Haber participado en al menos una auditoría interna en alguno de los ocho procesos clave electorales descritos por la ISO/TS 17582:2014. Adjunto encontrará, para su conocimiento, el documento conceptual del taller.

A estos participantes se los autorizará como auditores líderes bajo la ISO/TS 17582:2014. Como tal podrán conducir auditorías externas para cualquier casa certificadora  acreditada por el IEAB.

Requisitos para auditores internos no certificados:

1. Estar capacitados como auditores internos en su institución

2. Conocimiento previo de la ISO 9001: 2008

3. Haber participado en al menos una auditoría interna en alguno de los ocho procesos clave electorales descritos por la ISO/TS 17582:2014.Adjunto encontrará, para su conocimiento, el documento conceptual del taller.

A estos  participantes  se  les brindará  un  diploma  de participación  y podrán  ser  miembros  de equipos de auditorías conformados por casas certificadoras acreditadas por el IEAB.

El costo de participación  en este taller es US$500  por persona.  Los participantes  serán responsables de los gastos asociados con su transporte, alojamiento y alimentación.

Agradeceremos remitir su respuesta a esta invitación a más tardar el 13 de octubre del 2015. En caso de confirmar su participación, por favor indicar el nombre y cargo de los participantes designados a la Sra. Maria T. Mellenkamp por correo electrónico (…) . Cada una de las personas nominadas debe registrarse en el sitio web del Órgano Internacional de Acreditación Electoral https://www.oas ­ ieab.org/ y diligenciar un formulario de aplicación que se adjunta a esta comunicación.

Si tiene alguna consulta sobre el taller puede comunicarse con la Sra. Clara González, Especialista del Departamento para la Cooperación y Observación Electoral de la OEA, (…).".

Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Agradecer al señor De Icaza la cordial invitación que cursa. 3.- Para atenderla, se designa al señor Rafael Arce Cubero, funcionario de la Dirección Ejecutiva.

De conformidad con lo establecido por este Tribunal en el inciso h) del artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 87-2008, celebrada el 02 de octubre de 2008, en relación con el viaje en cuestión se detalla lo siguiente:

ACUERDO FIRME.

A las doce horas terminó la sesión.